В состав каждого предприятия включается самостоятельное структурное подразде­ление, основной целью функционирования которого является своевременное обеспечение документами процессов управления и деловых процедур. Таким подразделением является Система Документационного Обеспечения Управления (СДОУ), которая предназна­чена для решения следующих задач:

документирования принимаемых организационных, плановых и администра­тивных управленческих решений;

документационного обеспечения управления (ДОУ);

получения, фильтрации и распределения потоков внешней и внутренней ин­формации руководителям и исполнителям подразделений, в соответствии с их полномочиями;

контроля их исполнения, анализа качества и сроков исполнения;

организации хранения, поиска документов и выдачи документов, необходимых для выполнения функций управления или деловых процессов и процедур.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполне­нии следующих видов деятельности:

Документирование;

Делопроизводство, т. е. организация работы с документами. Рассмотрим содержание этих видов деятельности.

Документирование представляет собой процедуру создания документов, отражаю­щих факты, события или показатели, получаемые при выполнении функций управления или деловых процессов, т. е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство - это комплекс процедур по проверке, отбору и обеспечению ра­ботников аппарата управления предприятия необходимой документированной информа­цией для выполнения каких-либо функций управления, деловых процессов и процедур.

Кроме того, с помощью процедур делопроизводства СДОУ выполняет функцию ин­формационного фильтра между экономической системой и внешней средой путем осуще­ствления операций получения, проверки, сортировки, распределения потоков документов и передачи документов конкретным адресатам. Отсюда вытекает вывод о том, что всем предприятиям и организациям необходимо совершенствовать документационное обеспе­чение управления, поскольку оно оказывает непосредственное влияние на качество при­нятия и исполнения управленческих решений.

Особенностью делопроизводства является его тесная связь с деловыми процессами и функциями управления, поскольку делопроизводственные операции, как правило, впле­таются в деловые процедуры или в процессы выполнения функций управления там, где их необходимо сопроводить документами. Основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за доку-ментационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры - за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практиче­ского управления предприятиями и учреждениями.

Качество организации ДОУ зависит от уровня организации работы с документами -обеспечения движения, поиска, хранения и использования документов, т.е. организации документооборота. Каждый документ (как созданный в организации, так и полученный из других источников) имеет свой регламент, по которому ведется работа с ним на пред­приятии, составляющим ее документооборот.

Документооборот отражает движение документов с момента их создания или полу­чения до завершения исполнения или отправки потребителю. По степени охвата подраз­делений и специалистов экономической системы выделяют централизованный докумен­тооборот, охватывающий все подразделения предприятия в единую систему, и специали­зированный документооборот на уровне конкретного структурного подразделения, обу­словленный спецификой его функционирования.

В централизованный документооборот включается вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Как правило, централизованный документооборот пред­ставлен организационно-распорядительной документацией (ОРД). Документы, обрабаты­ваемые в структурных подразделениях, составляют специализированный документообо­рот (например, бухгалтерские, плановые, маркетинговые, юридические и т.д. документы), обеспечивающий документами конкретное направление деятельности организации.

К числу основных функций, которые должны выполнять работники СДОУ любых предприятий, относят следующие:

прием, регистрация, учет, распределение документов и доставка их исполнителям;

оформление и отправка исходящих документов;

стенографирование и печать документов, контроль за их исполнением;

формирование дел, сдача их в архив;

хранение и обеспечение использования документов в СДОУ и в архиве учреж­дения;

совершенствование процесса документарного обеспечения;

контроль за ведением документационных операций.

В зависимости от объема информации, которую служба СДОУ получает и обраба­тывает, эти системы делятся на четыре класса:

к первому классу относятся СДОУ, обрабатывающие более 100 тыс. докумен­тов в год;

ко второму классу относятся системы, обрабатывающие от 25 тыс. до 100 тыс. документов в год;

в третий класс входят системы с обработкой от 10 тыс. до 25 тыс. документов в

В четвертый - менее 10 тыс. документов в год.

Выделенным классам в свою очередь соответствуют следующие организационные формы СДОУ:

Управление делами (например, Управление Делами при Президенте);

Общий отдел (в министерствах);

Отдел делопроизводства (на предприятиях и в организациях);

Секретарь руководителя (в небольших фирмах).

Наиболее массовой формой организации работы СДОУ является отдел делопроиз­водства, структура которого представлена на рис. 2.1. Руководитель данной службы подчи­няется непосредственно руководителю. Подразделение «По рационализации делопроизвод­ства системы» предназначено вести нормативную базу и методическое обеспечение СДОУ, организовывать делопроизводство и документооборот на предприятии в целом и контроли­ровать его организацию в каждом подразделении, осуществляя постоянный мониторинг де­лопроизводственных процессов, процессов хранения и исполнения документов.

Подразделение «По приему и отправке корреспонденции» осуществляет получение, фильтрацию и оформление потоков входящей и исходящей документации на предприятии.

Подразделение «По контролю исполнения корреспонденции» выполняет функцию контроля за своевременностью исполнения документированных решений.

«Архив» осуществляет сбор и хранение исполненных документов после их обра­ботки, поиск и выдачу необходимых документов для выполнения следующих деловых процедур или функций управления.

Подразделение «Машинное бюро с корректорской группой» предназначено для пе­чати и корректировки составленных специалистами внутренних документов, направляемых в соответствующие подразделения согласно регламента для их обработки и исполнения.

Секретарь руководителя учреждения осуществляет работу по составлению и от­слеживанию ежедневных планов работы руководителя, документированию его поручений и контролю их исполнения.

Руководитель

учреждения

Секретарь руково­дителя учреждения

Машинное бюро с

корректорской

группой

Рис. 2.1. Схема организационной структуры СДОУ

Все операции, выполняемые службами СДОУ любого уровня, основываются на требованиях нормативной базы по организации ДОУ на предприятиях и в организациях. На сегодняшний день действует ряд общегосударственных нормативов и методик, регламентирующих наиболее общие правила организации работы с документами и устанавливающих требования к оформлению официальных документов. Разработка таких документов преследует ряд целей:

обеспечение юридической силы документа;

закрепление технологии обработки документов, позволяющей обеспечить ор­ганизацию длительного их хранения и последующего использования;

создание основы наиболее рациональной технологии обработки документов и ее дальнейшее совершенствование.

Этот комплекс документов был направлен на нормативное закрепление изменений, произошедших в службах делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности. Его основными целями являются упорядочение документооборота, сокра­щение количества и повышение качества документов и, в конечном итоге, совершенствова­ние работы аппарата управления. Составными компонентами ГСДОУ являются следующие:

Единые правила составления и оформления документов по РФ.

Рациональные принципы документооборота.

Единые правила создания учетно-справочной системы.

Формы и методы контроля исполнения документов.

Правила составления номенклатуры дел.

Принципы формирования дел.

Правила подготовки дел к последующему хранению и использованию.

Еще один аспект регламентации работы с документами - их архивное хранение. Практическое значение при организации архивного хранения документов в органи­зации имеет такой нормативный документ, как «Перечень типовых документов», обра­зующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, ор­ганизаций, предприятий с указанием сроков хранения. Он представляет собой список до­кументов, создаваемых при документировании однотипных управленческих операций. «Перечень» дает сведения о хранении документов для организаций, документы которых как подлежат сдаче на государственное хранение, так и нет.

В последние годы был принят ряд правительственных решений, направленных на обеспечение сохранности документов в организациях частных форм собственности. Со­гласно Основам законодательства об Архивном фонде и архивах, в Архивный фонд входят архивные документы, находящиеся на территории государства, независимо от формы собст­венности организаций, в которых они образовались.

Важной частью любой регламентации является установление единообразной тер­минологии, применяемой в регламентируемой области.

К числу основных направлений совершенствования делопроизводственных про­цессов, разработанных в СДОУ, относятся:

установление рациональных форм организации СДОУ;

использование прогрессивных методов и форм работы с документами;

унификация и стандартизация документов;

автоматизация делопроизводственных процессов.

В данном курсе более детально рассматриваются содержание и методы реализации двух последних направлений.

Разрабатываемые или внедряемые готовые электронные системы документооборота должны учитывать правила отечественного делопроизводства и затем быть настроены на параметры конкретного предприятия. Отсюда вытекает вывод о том, чтобы автоматизиро­вать делопроизводство и документооборот на предприятии необходимо предварительно хо­рошо изучить технологию выполнения основных процедур, составляющих содержание де­лопроизводства и документооборота на предприятиях и в организациях Украины.

Введение
1 Общая характеристика службы документационного обеспечения управления (ДОУ) современного предприятия
2 Анализ работы службы документационного обеспечения в ООО «Приморская Строительная Компания»
2.2 Организация документооборота в ООО «Приморская Строительная Компания»
3 Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации
Заключение
Приложение А - Примерная организационная структура управления делами
Приложение Б - Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) негосударственного предприятия
Приложение В - Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации)
Приложение Г - Примерная организационная структура общего отдела
Приложение Д - Пример расчета для определения совокупных затрат времени (СЗВ) по виду работ по ДОУ
Приложение Е – Формы журналов

Организация работы канцелярии учреждения (на примере конк­ретного учреждения

Введение

Актуальность данной темы обусловлено тем, что документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Целью данной работы является анализ организации работы канцелярии учреждения на примере ООО «Приморская Строительная Компания».

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Определить понятие и нормативно-правовую базу деятельности канцелярии (службы документационного обеспечения управления);

Выявить основные задачи и функции службы ДОУ;

Определить особенности организационной структуры и численного состава службы ДОУ;

Проанализировать организацию службы документационного обеспечения управления ООО «Приморская Строительная Компания»;

Исследовать организацию документооборота в ООО «Приморская Строительная Компания»;

Предложить мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельности на основе автоматизации.

1 Общая характеристика службы документационного обеспечения

управления (ДОУ) современного предприятия

1.1 Понятие и нормативно-правовая база службы ДОУ

В соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления (далее - службой ДОУ). Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия. На предприятиях с численностью персонала до 100 сотрудников и относительно небольшим объемом документооборота допускается возложение обязанностей по ДОУ на одного из штатных сотрудников .

Назначение службы ДОУ заключается в организации, ведении и совершенствовании системы документационного обеспечения управления предприятия на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами. При этом основными задачами службы ДОУ являются:

Нормативно-методическая основа (база) делопроизводства – совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует (рисунок 1.1) .

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

Рисунок 1.1 – Основные параметры регулирования нормативно-правовой базы

1) Законы РФ.

Федеральный закон от 20.02.95 № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания, хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней;

Федеральный закон от 10.01.02 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» - устанавливает основы придания юридического значения электронным документам;

Закон РФ от 21.07.93 № 5485 «О государственной тайне» - определяет полномочия госорганов и должностных лиц по защите гостайны и работе с документами, содержащими ее;

Гражданский кодекс РФ (Федеральный закон от 30.11.94 № 52-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы гражданских правоотношений;

Трудовой кодекс РФ (Федеральный закон от 31.12.01 № 197-ФЗ) - содержит нормы права и положения по документам сферы трудовых правоотношений;

Уголовный кодекс РФ (Федеральный закон от 13.06.96 № 63-ФЗ) (в ред. от 20.03.2002) - устанавливает уголовную ответственность за неправомерные действия с документами и информацией;

Основы законодательства РФ об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.06.93 - определяют порядок формирования, хранения, учета и использования архивных документов.

2) Государственные стандарты.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) - это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и в учреждениях. Основными целями ГСДОУ являются:

Упорядочение документооборота;

Сокращение количества документов;

Повышение качества документов;

Нормативное закрепление изменений, произошедших в организации делопроизводства в связи с появлением негосударственных форм собственности;

Совершенствование работы аппарата управления;

ГОСТ 6.38-90 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов». Стандарт устанавливает: состав реквизитов, расположение реквизитов на листе бумаги, требования к тексту и бланкам документов;

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» от 27.02.98 № 28. Стандарт устанавливает современное толкование терминов: по делопроизводству, по архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

В развитие государственных стандартов отраслями и ведомствами РФ разрабатываются отраслевые стандарты но делопроизводству с учетом ведомственной специфики.

3) Общероссийские классификаторы.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) - содержит коды унифицированных форм документов, используемых в деятельности органов власти и управления, которые должны проставляться на документах.

4) Государственные инструкции по делопроизводству.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 27.11.00 № 68 - содержит общие требования к документированию управленческой деятельности и технологии работы с документами, требования по подготовке законодательных актов и правила оформления отдельных документов. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения от 06.10.00 - устанавливает сроки хранения документов.

На основе типовых разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия.

5) Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит:

Общие положения;

Порядок составления и оформления служебных документов;

Порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;

Контроль исполнения документов;

Порядок работы с исходящими документами;

Порядок работы с внутренними документами;

Составление номенклатуры дел;

Правила формирования дел;

Порядок обеспечения сохранности документов;

Порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Повседневная деятельность службы ДОУ регламентируется:

Положением о службе ДОУ;

Положениями о структурных подразделениях (при наличии последних в со­ставе службы ДОУ);

Инструкцией по ДОУ;

Инструкциями по отдельным видам (направлениям) деятельности службы;

Инструкцией по организации рабочих мест персонала службы;

Нормами времени на выполнение работ по ДОУ;

Документами планирования и отчетности;

Должностными инструкциями персонала службы.

В необходимых случаях службой ДОУ разрабатываются и другие документы - частности, документы по совершенствованию деятельности службы ДОУ .

1.2 Основные задачи и функции службы ДОУ

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач (рисунок 1.2) .

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

Разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

Обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

Контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

Рисунок 1.2 – Основные задачи ДОУ

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

Контроль за исполнением документов;

Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан;

Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

Разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

Методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

Повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

Упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

Разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

Постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

1.3 Организационная структура и численный состав службы ДОУ

Организационная структура и численный состав службы ДОУ определятся в соответствии со штатным расписанием.

Для определения оптимальной организационной структуры службы ДОУ, в наибольшей степени отвечающей потребностям конкретного предприятия в документированной информации, представляется целесообразным обратиться к соответствующим положениям ГСДОУ. Данным документом предусмотрены нижеследующие типовые варианты организационной структуры службы ДОУ:

На государственных предприятиях (объединениях) - отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В их состав, как правило, включаются:

а) подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств;

б) рассмотрению писем (жалоб);

в) секретариат;

г) экспедиция;

д) машинописное бюро;

е) копировально-множительное бюро;

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяется руководством организации. В совместных предприятиях (организациях) - правлением. В акционерных обществах - учредительной конференцией. В кооперативах - состав и структура службы ДОУ определяется общим собранием членов кооператива. В органах местного самоуправления и в аппарате, управлениях общественных организаций - общий отдел. В состав общего отдела включаются:

а) секретариат;

б) канцелярия;

в) группа контроля;

г) протокольная группа;

д) группа совершенствования работы с документами;

е) группа писем (жалоб);

ж) машинописное бюро;

з) копировально-множительное бюро;

В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо.

Вариант 1. Обеспечение потребностей в документированной информации министерств (ведомств) РФ и субъектов федерации, иных аналогичных организаций и учреждений предписывается возлагать на управления делами (Приложение А), в составе которых находятся:

Секретариат, включающий приемную, секретариат министра (руководителя ведомства, организации, учреждения), секретариаты заместителей министра (руководителя), секретариат коллегии, протокольное бюро;

Инспекция при министре (руководителе ведомства, организации, учреждения), включающая канцелярию (бюро переписки), бюро учета и регистрации документов, экспедицию, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, телетайпную;

Отдел писем (жалоб), то есть отдел по работе с обращениями, поступающими в адрес министерства (ведомства, организации, учреждения);

Отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (ТС) (средств автоматизации и механизации) делопроизводственных процессов;

Центральный архив (архив).

Вариант 2. Обеспечение потребностей в документированной информации государственных предприятий, научно-исследовательских, проектных, конструкторских организаций и вычислительных центров, высших учебных заведений и других аналогичных организаций предписывается возлагать на отделы (службы) документационного обеспечения управления (канцелярии) (Приложение Б), в составе которых находятся:

Группа (отдел) учета и регистрации;

Группа (отдел) контроля;

Группа (отдел) совершенствования работы с документами и внедрения технических средств (средств автоматизации и механизации);

Группа (отдел) рассмотрения обращений, поступающих в адрес предприятия (организации);

Секретариат; экспедиция; машинописное бюро; копировально-множительное бюро; архив.

Вариант 3. Обеспечение потребностей в документированной информации негосударственных предприятий (организаций), в том числе ассоциаций, концернов, акционерных обществ (включая совместные), кооперативов и др., предписывается возлагать на службы ДОУ, структура которой (иного аналогичного подразделения) определяется органами руководства предприятия (организации) (Приложение В).

Вариант 4. Обеспечение потребностей в документированной информации органов местного управления (власти) и аппаратов (правлений) общественных организаций предписывается возлагать на обилие отделы (Приложение Г), в составе которых находятся:

Секретариат;

Канцелярия (группа делопроизводства);

Группа контроля;

Протокольная группа;

Группа совершенствования работы с документами (внедрения технических средств);

Группа рассмотрения писем (жалоб);

Машинописное бюро;

Копировально-множительное бюро;

Архив .

Определение численного состава службы ДОУ - по структурным подразделениям и в целом - рекомендуется производить на основе соответствующих расчетов. Выполнение таких расчетов следует производить на основе данных о нормативных затратах времени на выполнение тех или иных видов работ (действий), а также исходя из реальных потребностей предприятия в документированной информации, учитывающих:

Объем документооборота;

Основные виды управленческих документов;

Периодичность их применения в целях обеспечения повседневной деятельности предприятия и т. п.). Методика расчетов представлена в укрупненных межотраслевых нормативах времени на работы по ДОУ. Пример расчета представлен в Приложении Д.

2 Анализ работы службы документационного обеспечения в ООО

«Приморская Строительная Компания»

2.1 Служба документационного обеспечения управления ООО

«Приморская Строительная Компания»

Служба делопроизводства в ООО «Приморская Строительная Компания» представлена Общим отделом. Общий Отдел входит в состав Управления делами и осуществляет документационное обеспечение Компании, методическое руководство и контроль за постановкой делопроизводства в структурных подразделениях Компании.

Управление делами включает в себя Общий отдел и юридическую службу. Возглавляется начальником, который подчиняется непосредственно Генеральному директору Компании. Основными функциями Управления делами являются:

Контроль за обеспечением единого порядка организации и ведения делопроизводства в Компании;

Контроль за оформлением документов согласно современным требованиям.

В состав Общего отдела входит:

1) Секретариат Генерального Управления. Основными функциями секретариата являются:

Прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства;

Регистрация документов;

Машинописные работы;

Распределение телефонных звонков;

Отправка документов;

Информационно-справочная работа с документами.

2) Административно – хозяйственный отдел. Этот отдел обеспечивает хозяйственное обслуживание всех управленческих подразделений компании, в связи с чем выполняет следующие функции:

Снабжает канцелярскими принадлежностями;

Обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;

Ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;

Устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.

Также в общий отдел входят все сотрудники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях ООО «Приморская Строительная Компания».

Необходимо отметить, что в структуре Компании отсутствует архив.

Организационная структура службы документационного обеспечения управления ООО «Приморская Строительная Компания» - Общего отдела.

Рисунок 2.1 - Организационная структура службы документационного обеспечения управления ООО «Приморская Строительная Компания»

Основными задачами Общего отдела являются:

1.Обеспечение четкой организации делопроизводства в компании, координация деятельности сотрудников делопроизводственной службы;

2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах компании;

3. Сокращение документооборота, унификация форм документов;

4. Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создание удобных поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки дел к передаче на архивное хранение;

5. Координация работы всех лиц, ответственных за делопроизводство в Компании;

6. Обеспечение повышения квалификации и профессиональных навыков сотрудников службы делопроизводства;

7. Обеспечение хозяйственного обслуживания всех управленческих подразделений компании.

Исходя из вышеперечисленных задач, Общий отдел осуществляет следующие функции:

1. Разработка и внедрение технологических процессов работы с документами;

2. Разработка внутренних нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения управления;

3. Участие в постановке задач, разработке, проектировании и внедрении новых информационных технологий;

4. Осуществление контроля за организацией документационного обеспечения и методическое руководство работой с документами в структурных подразделениях компании;

5. Осуществление контроля за оформлением необходимых реквизитов, наличием и комплектности приложений;

6. Обеспечение экспедиционной обработки, доставки, регистрации документов и справочной работы с ними;

7. Разработка номенклатуры дел Компании, обеспечение хранения дел;

8. Обеспечение рабочих мест современными средствами, в том числе средствами автоматизации;

9. Организация машинописных, копировальных работ с документами и оперативного использования документной информации.

Общий отдел возглавляет начальник, назначаемый на должность приказом Генерального директора и подчиняющийся начальнику Управления делами.

Общий отдел в своей деятельности руководствуется законами РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом ООО «Приморская Строительная Компания» и работает в тесном взаимодействии с другими подразделениями Компании. Необходимо отметить, что положения об Общем отделе на данный момент нет.

Юридическая служба, входящая в состав Управление делами, занимается разработкой документов правового характера; ведет справочно-информационную работу по законодательству, дает справки и консультации работникам Компании по текущему законодательству, оказывает содействие в оформлении документов и актов имущественно - правового характера; подготавливает контракты и договоры по всем направлениям деятельности.

Секретариаты филиалов ООО «Приморская Строительная Компания» являются самостоятельными структурными подразделениями с подчинением непосредственно директорам и не входят в службу делопроизводства Компании, поэтому в данной работе рассматриваться не будут.

В ООО «Приморская Строительная Компания» существует служба научно-технической документации, выраженная архитектурно-проектной мастерской под руководством начальника подразделения. Архитектурно-планировочная мастерская входит в состав Управления развития бизнеса и находится в подчинении директора Управления.

Начальник службы научно-технической документации в своей деятельности действует на основании и в соответствии с Положением об архитектурно-планировочной мастерской, должностной инструкцией и заключаемым с ним трудовым договором. Распределение обязанностей среди работников отдела производится начальником отдела самостоятельно в соответствии с объективной текущей необходимостью, трудовыми договорами (контрактами), должностными инструкциями, специализацией, квалификацией и опытом работы работников.

Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:

Получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;

Входной контроль и регистрация технической документации;

Проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику;

Подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;

Разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;

Документальная подготовка сдачи объекта;

Оформление и согласование проектов технической документации;

Сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;

Разработка технической части договоров на работы отдела;

Лицензирование и сертификация работ и видов деятельности;

Обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.

Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Так как в ООО «Приморская Строительная Компания» служба делопроизводства сложилась совсем недавно, и до этого никаких работ по разработке нормативных документов не проводились.

Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения;

2. Правила подготовки и оформления документов;

3. Требования к реквизитам документов;

4. Организация документооборота:

Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции.

Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

Организация контроля исполнения документов.

Поисковая система по документам.

Составление номенклатуры дел.

Формирование и оформление дел.

Экспертиза ценности документов.

Передача дел в архив.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Подразделения ООО «Приморская Строительная Компания» осуществляют свою деятельность на основе «Положений» данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей. В связи с реструктуризацией Компании, положения некоторых подразделений находятся на стадии разработки. По этой же причине пока не утверждена организационная структура, штатное расписание и должностные инструкции на некоторых сотрудников Компании.

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

2.2 Организация документооборота в ООО «Приморская Строительная

Компания»

В компании четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов идет сразу в отдел к исполнителя. Точно так же распределены полномочия сотрудников при согласовании и подписании документа. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.

В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях.

Анализируя документооборот компании за последние 3 года, была выявлена тенденция к его росту. В документационном обеспечении компании выделяют три группы документов, таблица 2.1.

Таблица 2.1 – Анализ документооборота в ООО «Приморская Строительная Компания» за 2008-2010 гг.

1. Входящие - наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются деловые письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференции. Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении коньюктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

2. Исходящие документы так же, как и входящие можно проанализировать по видам и по корреспондентам, которым они направляются. Их также делят на документы, по которым ожидается ответ, и документы, направленные просто для сведения (реклама и т.п.).

Исходящие документы, в соответствии с ГОСТ Р51141-98, это официальные документы, отравляемые из учреждения.

Исходящие документы, создающиеся в процессе деятельности компании, оформляются на бланках и имеют установленный состав и порядок расположения реквизитов. Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге форматом А 4.

Бланк компании для письма.

Общий бланк для всех других видов документов служебная записка, докладная записка и т.д.

Внутренний документ – это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

Организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (устав, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила);

Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений (приказы, распоряжения, указания);

Информационно - справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные, объяснительные записки, акты, справки).

Сотрудники Общего отдела контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО «Приморская Строительная Компания» осуществляется секретарем-референтом.

Этап обработки входящих документов:

Прием и первичная обработка документов;

Предварительное рассмотрение и распределение документов;

Регистрация;

Рассмотрение документов руководством;

Передача на исполнение.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером, посетителем, переданы по электронной почте, факсу, телетайпу. На этом этапе проверяется правильность их доставки (корреспонденция доставленная не по адресу пересылается отправителю), вскрываются конверты, оценивается физическое состояние документов (поврежденность текста, неполное получение факсимильного сообщения), наличие приложений. Как правило, конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда по штемпелю на конверте можно установить дату отправления или получения документа, адрес отправителя. В этих случаях конверт подкалывают к документу. Если текст документа поврежден, в нем отсутствуют приложения, то составляется акт. Один экземпляр акта вместе с полученными документами отсылается отправителю. Такой акт подписывается членами экспертной комиссии компании.

На этапе предварительного рассмотрения документов секретарь распределяет корреспонденцию между руководством компании, структурными подразделениями.

Цель предварительного распределения документов – освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов. В последние годы участились случаи, когда руководитель требует, чтобы вся полученная корреспонденция передавалась ему для личного рассмотрения. Это связано с тем, что руководитель стремится иметь полную информацию о коммерческой деятельности своей компании, быть в курсе всех заключаемых сделок. Вся почта рассматривается в день регистрации, чтобы не было задержек в исполнении документов, особенно тех, которые поставлены на контроль. Распределяются документы в соответствии с приказом о распределении обязанностей между руководством, в котором закрепляются направления деятельности за каждым должностным лицом.

После этого документ рассматривается руководством. Соответствующее должностное лицо пишет на нем резолюцию, содержащую принятое им решение по информации, представляемой в документе.

Документ с резолюцией возвращается в общий отдел или секретарю, резолюция переносится в регистрационную форму.

После регистрации документ передается на исполнение. Если он предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или снимают ксерокопии для всех лиц, указанный в резолюции. Всю работу по подготовке документа организует ответственный исполнитель, названный в резолюции первым.

Обработка, рассмотрение и передача документов на исполнение осуществляется в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. В случае безотлагательного исполнения по ступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством компании.

Оформляемые предприятием документы называются исходящими. Этапы обработки исходящих документов включают:

Составление чернового документа;

Подготовку проекта документа;

Его согласование (визирование);

Удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати, даты подписания, регистрационного индекса);

Отправку документа.

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель составляет черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом. После необходимых консультаций исполнитель составляет проект документа, подлежащий согласованию.

Начальник общего отдела компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется гриф согласования. Он может согласовываться с должностным лицом, коллегиальным органом или документом. Гриф согласования при подготовке проекта документа заранее печатают ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе согласования и оформляют в соответствии с требованиями ГОСТ Р6.30-2003г.

Внутреннее согласование документа оформляется визой. Виза включает должность визирующего, его личную подпись, ее расшифровку, дату визирования.

Если подлинник документа остается в организации, визы собираются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Если подлинник документа отсылается из организации (например, подлинник письма), визы собираются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (под реквизитом «подпись»).

Внутреннее согласование проводится с руководящими сотрудниками организации, руководителями структурных подразделений, специалистами, если текст документа касается их должностных обязанностей. Визируя документ, каждый из них высказывает свое мнение в соответствии с направлением деятельности, за которое он несет профессиональную ответственность. Например, юрисконсульт, визируя документ, подтверждает, что его текст соответствует законодательству, руководитель делопроизводственной службы подтверждает, что документ составлен и оформлен в соответствии с правилами, действующими в Российской Федерации. Секретарь обычно следит за движением документа во время его согласования.

Визы помогают руководителю принять верное решение, так как, подписывая документ, он всю ответственность берет на себя.

В составлении документов все больше место отводится обязательным унифицированным формам документов, содержание которых требует лишь заполнения. В организации работы с документами ведущее место занимают постановка регистрации документов и рационального их хранения. Налаженная работа этих участков предопределяет быстрый поиск необходимой информации и документов.

Регистрация документов, по мнению автора, – это ключевой момент в постановке работы с документами. Одна из важнейших задач секретаря в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Это невозможно сделать, если сам секретарь – референт не владеет всей совокупностью информационно – документационных ресурсов организации. Чтобы все знать, надо учитывать все документы, проходящие через организацию, как получаемые, так и создаваемые в ней. Для этого документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация определяется как запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, так как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, но не оформлен, он как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п.

Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так как факт получения не подтвержден.

Регистрация преследует три цели:

1. учет документов;

2. контроль за их исполнением;

3. справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Сам процесс регистрации – это снятие с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ) для создания базы данных о документах предприятия. Таким образом, в процессе регистрации создается информационно – поисковая система по всем документам компании, которую затем можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. В компании есть утвержденный перечень нерегистрируемых документов, в который входят: все рекламные письма; поздравительные письма и телеграммы, приглашения, программы конференций; печатные издания (книги, брошюры, журналы); пакеты с пометкой «лично»; копии нормативных документов; информационные материалы.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, под которым он вносится в регистрационную форму и таким образом учитывается. Этот номер переносится на документ.

Для ООО «Приморская Строительная Компания», как для строительной компании, характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального управления, другая же - в структурных подразделениях и филиалах. Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие – в день поступления, исходящие – в день отправки.

Принимаются и регистрируются документы, поступающие в организацию по почте, через курьерские службы, по факсу, электронной почте. Поэтому факс, осуществляющий прием документов, поступающих на имя организации, установлен рядом с рабочим местом секретаря.

Регистрация входящих документов в ООО «Приморская Строительная Компания» осуществляется путем занесения данных в журнал регистрации входящих документов. В регистрационный журнал вписываются сведения, представленные в Приложении Е.

На исходящих документах компании проставляется исходящий регистрационный номер в соответствии с действующими требованиями. Он располагается в верхнем левом углу первого листа и состоит из порядкового номера пределах регистрируемого массива документов. В соответствии с требованиями ГСДОУ в индекс документа должен входить индекс по номенклатуре дел подразделения, код подразделения, порядковый номер и дата. В компании номенклатура дел находится в стадии разработки и номера по ней в индекс не входит, поэтому регистрация представляет собой только валовой номер.

В регистрационный журнал исходящих документов в ООО «Приморская Строительная Компания» выписываются, как правило, следующие сведения (Приложение Е).

В компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно – хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя компании. Все внутренние документы в компании, независимо от вида, регистрируются в одном журнале.

В регистрационный журнал внутренних документов компании вписываются, как правило, следующие сведения (Приложение Е).

ООО «Приморская Строительная Компания» имеет в своем составе несколько филиалов, территориально находящихся за пределами главного офиса. Документы, поступающие из этих филиалов, регистрируются как входящие, что является ошибкой, так как они относятся к группе внутренних документов.

При анализе регистрации документов ООО «Приморская Строительная Компания» была выявлена серьезная ошибка в процессе регистрации: регистрация приказов по личному составу и приказы по основной деятельности осуществляется в одном журнале. Сроки хранения приказов по личному составу и основной деятельности совершенно различны. Это является грубым нарушением ГСДОУ. Следует разделить регистрацию этих приказов на две группы соответственно их тематике.

Одним из наиболее существенных недостатков организации регистрации в компании является то, что в нарушение пункта ГСДОУ 3.2.1.2. об одноразовой регистрации корреспонденции, должностные лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляют повторную регистрацию документов в журналах. Это вызвано недостаточно четким порядком регистрации.

Для регистрации исходящих документов предлагается использовать только электронную форму с возможностью поиска по максимально большему количеству реквизитов. Базу, которая будет образовываться при регистрации документов, можно будет использовать при ведении контроля за их исполнением. Также это позволило бы сделать информационно – поисковую работу более упорядоченной и централизованной.

Контроль исполнения документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления и следовательно, составная часть процесса документационного обеспечения управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно – поисковой системы по документам организации.

В ООО «Приморская Строительная Компания» для ведения контроля исполнения сотрудники службы документационного обеспечения управления используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Excel, в которые заносятся все документы требующие исполнения.

Контроль исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

Постановку документов на контроль;

Проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

Предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

Учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

Сроковый контроль своевременности исполнения поручений и документов;

Контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

Контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

Контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

Контроль соответствия всех экземпляров документа на идентичность;

Контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

После указания руководителя ООО «Приморская Строительная Компания» о постановке документа на контроль, секретарь просматривает его, ставит штамп на левом поле напротив реквизита «заголовок» букву «К». Затем заносит номер этого документа, содержание резолюции, исполнителя, контрольный срок исполнения в регистрационную базу данных.

После этого снимают копию для исполнителя и подшивает в папку с текущими документами, поставленными на контроль. Сроки подготовки, представления и типовые сроки исполнения должны быть закреплены в инструкции по документационному обеспечению. Типовые сроки исполнения документов Компании, если они не указываются в самом документе, устанавливаются в соответствии с ГСДОУ.

Недостатком существующего порядка контроля за исполнением документов является то, что формируемые базы не сведены в одну единую и в каждом подразделении ведется своя база. Контроль исполнения документов компании проводится не совсем в соответствии с существующими требованиями, так как результаты исполнения должны обязательно отмечаться на документе, не только в регистрационных базах. Также к недостаткам можно отнести та, что база данных, формируется в процессе регистрации, не используется для ведения контроля, это приводит к дублированию ввода информации документов.

Несмотря на то, что ООО «Приморская Строительная Компания» существует несколько лет, за все это время не было составлено ни одной номенклатуры дел.

В ООО «Приморская Строительная Компания» формирование дел проводится по номинальному признаку - названиям видов документов (акты, контракты, приказы). Для оперативного поиска предлагается вводить и другие признаки классификации. Например, контракты и договоры разделить на дела, содержащие контракты и договоры на поставку продукции, на оказание каких-либо услуг и т.д.

Формирование дел руководства компании проводит секретарь Генерального директора. Формированием дел в структурных подразделениях ООО «Приморская Строительная Компания» занимаются сотрудники Общего отдела. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником Общего отдела.

Анализируя работу секретаря-референта Генерального управления по формированию дел, были выявлены следующие недостатки:

Папки с делами никак не оформлены, что является грубым нарушением «Основных правил работы ведомственных архивов»;

Ля приложений к документам сформирована отдельная папка;

Документы, относящиеся к одному вопросу, расформированы по двум папкам;

В дела помещаются лишние экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального управления (копии бухгалтерских счетов, рекламные и прайс-листы и т.д.) и документы не подлежащие регистрации;

В дело со сроком хранения один год были подшиты документы с 5-ти летним сроком хранения.

Таким образом, при формировании дел, сотрудникам службы делопроизводства ООО «Приморская Строительная Компания» необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполнение, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; помещать приложения вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения.

В структуре ООО «Приморская Строительная Компания» до настоящего момента отсутствует такое подразделение как архив, но ведутся работы по его созданию. Дела хранятся в подразделениях. За сохранность документов в делах отвечают работники структурных подразделений или секретарь, которые по распределению обязанностей отвечают за формирование и ведение дел.

Приказом Генерального директора №68. от 06.03.2002г. создана комиссия по проведению экспертизы ценностей документов из сотрудников Общего отдела. В состав комиссии входят:

Начальник Общего отдела;

Секретарь-референт Генерального управления.

Определение экспертизы ценности документов дает ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Под экспертизой ценности понимается определение срока хранения документов в зависимости от их содержания, представляющего исторический, научный, хозяйственный и другие интересы. В своей деятельности комиссия руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов.

Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов компании должна регламентироваться Положением о комиссии. В ООО «Приморская Строительная Компания» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению.

В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в компании за последние 3 года, разделили на 3 группы:

Документы, предназначенные для архивного хранения;

Документы, подлежащие уничтожению;

Документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве компании.

После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов должны быть составлены акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт должен согласовать его с руководителем структурного подразделения и отнести его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить заверительную надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.

Все лица, ответственные за делопроизводство в компании обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставить в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства ООО «Приморская Строительная Компания» обладает рядом недостатков:

Отсутствует четкий порядок регистрации документов (приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности);

Встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов;

Отсутствуют необходимые организационные документы по документационному обеспечению управления: инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе, Положение об экспертной комиссии;

Не разработана должностная инструкция для секретаря Генерального директора;

Отсутствует номенклатура дел Компании.

При внутренней переписке сотрудники Компании используют два вида документов – докладные и служебные записки. Служебная записка – документ, не вошедший в существующую официальную классификацию, широко используется при сообщении и передаче информации от одного должностного лица другому. При этом докладная записка выполняет особую роль – информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Все эти недостатки необходимо устранить, поскольку только упорядоченный документооборот позволяет получать своевременную и полноценную информацию для принятия верных решений и исключает возможность утраты документов и информации.

3 Мероприятия по совершенствованию документационного

обеспечения деятельности на основе автоматизации

Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно – технологического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс .

Для такой организации как ООО «Приморская Строительная Компания», имеющей разветвленную структуру и филиалы на отдельных территориях, наиболее эффективной формой использования стандартов и нормативных актов, регламентирующих документационное обеспечение деятельности предприятия, является создание корпоративной информационной системы. Это позволило бы все перечисленные материалы представлять в виде электронных текстов, доступ к которым может быть возможен с любого рабочего места корпоративной сети.

Учитывая территориальный разброс филиалов и некоторых подразделений ООО «Приморская Строительная Компания» по всему Приморскому краю, создание единой корпоративной информационной системы позволило бы сократить время на передачу, согласование и подписание документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений, участвующих в технологических процессах делопроизводственной деятельности.

Управленческая деятельность основана на реализации всех перечисленных видов информационных технологий в соответствии с последовательностью и содержанием отдельных этапов процесса принятия решений. Поэтому современные информационные технологии обеспечения управленческой деятельности основаны на комплексном использовании различных видов информационных процессов на базе единого технического комплекса, основой которого являются средства компьютерной техники.

Управление организацией основана на следующих процессах:

Получение информации и ее обработка;

Анализ, подготовка и принятие решений;

Выполнение решений;

Учет и контроль принятых решений.

Деятельность служб делопроизводства направлена на организационное и документационно - информационное обеспечение указанных процессов.

Делопроизводственные функции формализованы и закреплены соответствующими государственными и отраслевыми стандартами и нормативными документами, что создает основу их автоматизации с использованием информационных компьютерных технологий. Реализация этой задачи позволяет повысить эффективность делопроизводственной деятельности и как следствие, - управления организацией.

Автоматизация делопроизводства преследует достижение следующих целей в области работы с документами:

Регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

Регистрация всей исходящей корреспонденции и ее внутренних документов;

Осуществление контроля за исполнением поручений;

Поиск документов.

Информационные технологии многочисленны и многообразны.

В литературе можно встретить различные типологические признаки, позволяющие упорядочить это множество. К выбору системы электронной документации следует подходить, исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:

На каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

Какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

Какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисами Компании, эффективность сетевого взаимодействия;

Определиться с финансовыми затратами.

Главным параметром системы должно стать обеспечение свободного обращения за информационным услугами для всех сотрудников офиса независимо от их статуса, если этого требуют их должностные обязанности. При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то автоматизация делопроизводства преследует следующие цели:

Создание для исполнителей необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документами и снижения трудозатрат на рутинные операции;

Исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;

Повышение оперативности и качества работы документами;

Упорядочение документооборота.

В области контроля над исполнительской дисциплиной:

Обеспечение контроля исполнения;

Обеспечения автоматизированного контроля прохождения документов в подразделениях организации с момента их получения до завершения исполнения;

Обеспечения автоматизированного упреждающего контроля своевременного исполнения документов, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа.

В области организации доступа к информации:

Обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, а также всех поступающих документов с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу;

Обеспечение оперативного поиска документов.

Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Исходя из этого, система должна как минимум обеспечивать:

Единую регистрацию всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан, с последующим направлением документов на рассмотрение руководству организации или в ее структурные подразделения;

Единую регистрацию всей исходящей корреспонденции и внутренних документов организации;

Регистрацию движения документов внутри организации, включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;

Списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел;

Контроль своевременного исполнения поручений, обращений граждан, организаций, резолюций и указаний руководства, проверку правильности и своевременности исполнения документов;

Поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации;

Формирование реестров отправки для экспедиции учреждения или отправку документов с помощью систем электронной почты.

Также система автоматизации делопроизводства и документооборота должна функционировать в локальной вычислительной сети, объединяющей компьютеры, установленные на рабочих местах работников структурных подразделений и филиалов, участвующих в процессах делопроизводственной деятельности.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота также позволяет:

Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса – вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять и «узкие места» в документообороте и работе персонала;

При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа – достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска. Согласно результатам исследований, полученных западными консалтинговыми компаниями при оценке эффективности перехода от работы с бумажными к работе с электронными документами, эффективность работы только возрастает.

Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты .

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Заключение

Итак, в соответствии с требованиями Государственной системы документационного обеспечения управления документационное обеспечение управления на современных предприятиях должно осуществляется специальной службой - службой документационного обеспечения управления. Такая служба функционирует на предприятии в качестве самостоятельного структурного подразделения, возглавляемого руководителем службы и подчиненного непосредственно руководителю предприятия.

Основными задачами службы ДОУ являются:

Внедрение на предприятии единого порядка работы с документами в соответствии с ГСДОУ и иными нормативно-методическими и организационно-распорядительными документами;

Осуществление методического руководства организацией работы с документами в структурных подразделениях предприятия;

Обеспечение действенного контроля над соблюдением установленного порядка работы с документами;

Совершенствование форм и методов работы должностных лиц предприятия с документами.

Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации.

Внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работ с офисной и производственной информацией. В конечном счете, при внедрении систем электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Список использованных источников

1 Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» [Электронный ресурс] Режим доступа: www// consultant.ru.

2 Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации» [Электронный ресурс] Режим доступа: www// consultant.ru.

3 Федеральный закон от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» [Электронный ресурс] Режим доступа: www// consultant.ru.

4 Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» [Электронный ресурс] Режим доступа: www// consultant.ru.

5 Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 2005.

6 Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения./Росархив, ВНИИДАД. - М., 2001.

7 ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

8 ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Стандарт, 1997.

9 Андреева В.И. Делопроизводство. - М.: Интел-Синтез, 2008. - 192 с.

10 Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на снове ГОСТ Р 6.30.-2003): Учебное пособие. – М.: Дашков и К, 2009. – 344 с.

11 Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. – М.: Дашков и К, 2007. – 520 с.

12 Кузнецова Т.В Делопроизводство (Документационное обеспечение управления.- М.: Управление персоналом, 2007.- 528с.

14 Петелин В.Г. Делопроизводство на предприятии. - М.: Ось-89, 2008. - 112 с.

15 Санкина Л. В. Справочник по кадровому делопроизводству. - М.: МЦФЕР, 2006. – 235 с.

16 Стенюков М.В. Конспект лекций по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2008. - 128с.

17 Справочник секретаря-референта: Практич. пособие / Автор-составитель М. И. Басаков. - Ростов н/Д: Феникс, 2008. – 368 с.

18 Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практическое пособие. – М.: Проспект, 2007. – 368 с.

19 Управленческая документация. Классификатор. - М.: Книга-сервис, 2006. – 274 с.

20 ЧувенковА. Ю., Янковая В. Ф. Правила оформления документов. Комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. - М.: Проспект, 2009. – 462 с.

21 Фионова Л.Р., Основы ДОУ. Конспект лекций. - Пенза: Пензенский государственный университет, 2010. – 96 с.

Приложение А

Примерная организационная структура управления делами

Приложение Б

Примерная организационная структура отдела (службы) ДОУ (канцелярии) негосударственного предприятия

Приложение В

Примерная организационная структура службы ДОУ негосударственного предприятия (организации)

Приложение Г

Примерная организационная структура общего отдела

Приложение Д

Пример расчета для определения совокупных затрат времени (СЗВ)

по виду работ по ДОУ

	Наименование вида работы			Объем за год	Значение нормы, ч	Затраты, чел.-ч
	Обработка входящих документов
	Обработка исходящих документов
	Контроль исполнения документов
	Разработка норм.-мет. пособий
	Исполнение тематич. запросов
	Проведение проверки организации работы в подразделениях
	ИТОГО чел.-ч:

СЗВ с учетом затрат времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала составляют: СЗВп = 12 651 х Ку = 13 916 чел.-ч, где Ку - учетный коэффициент со значением 1,1.

Примерная численность специалистов (с учетом квалификационных требований, предъявляемых содержанием работ), исходя из значения показателя полезного фонда рабочего времени одного работника (Фпв) составит: СЗВп: Фпв =13916: 2006 = 7 ед.

Приложение Е

Форма регистрационного журнала для входящих документов

Форма регистрационного журнала для исходящих документов

Форма регистрации журнала для внутренних документов

"Организация и технология документационного обеспечения управления"

Оглавление

• Введение
• Заключение

Введение

Цель работы: рассмотрение организации и структуры службы документационного обеспечения управления на примере конкретного предприятия ООО "Молочная Торговая Компания "Милком" ("МТК "Милком") и изучение основных функций службы делопроизводства.

Задачи работы: описать организацию и структуру службы делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком" и рассмотреть основные функции службы делопроизводства.

Основными нормативными материалами являются: положение об Отделе документационного и информационного обеспечения; должностные инструкции сотрудников организации; так же Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ), которая упорядочивает организационную структуру ДОУ в организациях путем решения вопросов построения соответствующих типовых служб.; ГОСТ Р 51141-98. "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" расшифровывает основные термины в области делопроизводства и архивного дела.

В статьях А.Н. Сокова "Перспективы развития правил оформления управленческих документов" предложена дополнительная информация об основных положениях и составлении инструкции по делопроизводству и должностных инструкций сотрудников.

Янковая В.Ф. выделяет три формы организации делопроизводства и предлагает соответствующую им структуру службы ДОУ.

Кирсанова М.В. определяет структуру и функции службы ДОУ в зависимости от штатной численности работников предприятия и объема документооборота.

1. Понятие службы документационного обеспечения управления

Документационное обеспечение управления осуществляет служба документационного обеспечения управления (ДОУ), действующая на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю.

Служба документационного обеспечения управления может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат) так и отдельным сотрудником (секретарь-референт).

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др.).

Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно - правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Российской Федерации и другими действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления.

Руководство службы ДОУ должно замещаться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет свою печать с обозначением своего наименования.

документационное обеспечение управление делопроизводство

2. Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации

Деятельность учреждения фиксируется в разных видах документов. Согласно действующему законодательству организация издает уставы, положения, инструкции, штатное расписание. Все эти виды составляют группу организационных документов.

Положение о службе ДОУ - это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Значительную роль в регламентации деятельности делопроизводственной службы играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, её функции, задачи и порядок работы.

Подобную роль играют и положения о структурных подразделениях, где закрепляются задачи и функции, права и обязанности, выполняемые в процессе деятельности конкретного структурного подразделения.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий для устранения дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей - должностная инструкция. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Санкина Л.В. "Должностная инструкция, рекомендации по составлению"

Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия. Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

Второй источник - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений.

Правила внутреннего трудового распорядка - организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы: организация работы предприятия; взаимные обязанности работников и администрации; предоставление отпусков; командирование сотрудников.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются путем обсуждения на собрании работников предприятия, визируются юристом и утверждаются руководителем предприятия.

Штатное расписание - основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положения;

2. Правила подготовки и оформления документов;

3. Требования к реквизитам документов;

4. Организация документооборота;

4.1 Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции;

4.2 Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов;

4.3 Организация контроля исполнения документов;

4.4 Поисковая система по документам;

4.5 Составление номенклатуры дел;

4.6 Формирование и оформление дел;

4.7 Экспертиза ценности документов;

4.8 Передача дел в архив.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации.

3. Цели, задачи и функции службы ДОУ

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Служба ДОУ решает следующие задачи:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем;

контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами;

сокращение документооборота, количества форм документов;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации;

участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров.

Функции службы ДОУ:

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

·организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;

разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;

организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Российской Федерации;

повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции;

организация рабочих мест, в том числе автоматизация.

4. Права и ответственность службы ДОУ

Служба ДОУ имеет право:

1) осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры;

2) требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение данных правил;

4) проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;

5) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;

6) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;

7) совместно с вычислительным центром определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации;

8) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

9) разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников;

10) вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;

11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;

12) вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за:

1) обеспечение установленного порядка работы с документами в организации;

2) выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

5. Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями

Служба ДОУ взаимодействует:

1) со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления;

2) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

3) со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники, разработки и внедрения мероприятий, связанных с научной организацией труда, совершенствования стиля и методов работы с документами;

4) со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5) с вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники, оперативной обработки информации и соблюдения требований нормативно-методических документов.

6. Нормы условий труда в отделе документационного и информационного обеспечения

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению.

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда. К санитарно-гигиеническим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение; устранение шумов; вентиляция воздуха; температура воздуха; установление правильного режима труда и отдыха.

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Помещения, где эксплуатируются компьютерами, должны иметь естественное и искусственное освещение.

Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности.

В санитарных нормах определены требования к влажности и скорости воздуха. Эти физические величины согласно законам физики оказывают непосредственное влияние на теплообмен человеческого организма.

Уровень шума является еще одним фактором, определяющим условия работы. Излишний шум снижает работоспособность и сказывается на психологическом состоянии человека

Для рациональной организации рабочих мест работников отдела документационного и информационного обеспечения необходимо: правильную освещённость; по возможности исключения теплового излучения от приборов отопления и светового излучения от экранов мониторов; выбрать форму и габариты мебели для обеспечения удобного положения корпуса работника при работе, создания хорошего зрительного восприятия и свободного положения; организовать места сотрудников в соответствии с технологическим процессом выполняемых ими работ; совершенствовать условия труда, создавая благоприятные санитарно-гигиенические условия труда.

Воздействие вредных и опасных производительных факторов можно исключить или довести их до безопасных величин путем надлежащей организации рабочих мест, поддержания микроклимата, соблюдения режима труда и отдыха, применения комплекса мероприятий по предупреждению переутомления работающих и др.

7. Порядок организации делопроизводства в ООО "МТК "Милком"

В ООО "МТК "Милком" службой делопроизводства является отдел документационного и информационного обеспечения. Отдел документационного и информационного обеспечения является самостоятельным структурным подразделением предприятия. Положение Об отделе документационного и информационного обеспечения

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников отдела документационного и информационного обеспечения, относятся Положение Об отделе документационного и информационного обеспечения и должностные инструкции.

Подразделения ООО "МТК "Милком" осуществляют свою деятельность на основе "Положений" данных подразделений, в которых определены основные цели, задачи, функции, обязанности и права их руководителей.

Организация работы с документами в компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив.

Анализируя документооборот компании за последний год, была выявлена тенденция к его росту. Стабильное увеличение объема документооборота связано с расширением организационной структуры компании за счет расширения сферы деятельности, образования новых отделов, увеличения количества филиалов, постоянным возрастанием количества работников. Организация в зависимости от объема документооборота входит в 3-ю категорию - учреждение с объемом документооборота от 10 тыс. до 25 тыс. документов в год.

В документационном обеспечении компании выделяют три группы документов: поступающие (входящие); отправляемые (исходящие); внутренние.

Прием всей входящей корреспонденции и вся последующая обработка в ООО "МТК "Милком" осуществляется секретарем отдела документационного и информационного обеспечения.

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу доставки, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь возвращает или пересылает по назначению. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом "лично" секретарем не вскрываются и передаются адресату. Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые.

Корреспонденция, поступившая на имя Генерального директора ООО "МТК "Милком" передается секретарю Генерального директора. Он рассматривает поступившую корреспонденцию, регистрирует и относит на рассмотрение руководителю.

После рассмотрения документов Генеральный директор наносит резолюцию - распределяет поручения между заместителями. С документа снимаются копии, оригинал подшивается в дело, копии разносятся исполнителям. Если документ требует контроля исполнения, то секретарь Генерального директора ставит на контроль и вносит данные в компьютерную базу.

Наиболее распространенной входящей корреспонденцией являются письма по вопросам делового сотрудничества. Поступает большое количество писем по вопросам проведения различных совещаний конференций.

Из филиалов, кроме служебных писем, регулярно поступают документы, содержащие информацию в отношении конъюнктуры рынка, отчеты о проделанной работе.

Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником отдела документационного и информационного обеспечения. Начальник этого отдела вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

В ООО "МТК "Милком" проект исходящего документа обязательно согласовывается с юристом компании. После подписания руководителем, исходящий документ передается секретарю для регистрации. После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

Бланки отпечатаны типографским способом на бумаге формата А4. Применяются следующие виды бланков: бланк компании для письма, бланк для письма, общий бланк для всех других видов документов (служебная записка, докладная записка и т.д.).

Внутренний документ - это официальный документ, не выходящий за пределы организации, подготовившей его. Внутренние документы компании по формам и назначению можно разделить на 3 группы:

§ Организационные документы, которые регламентируют деятельность компании (Устав, Положения об отделах, инструкции и т.п.);

§ Распорядительные документы, издаваемые Генеральным директором, его заместителями и руководителями структурных подразделений;

§ Информационно-справочные документы, создаваемые для решения оперативных вопросов (докладные и служебные записки, акты, справки).

Внутренние документы в компании оформляются на бумаге формата А4 с воспроизведением следующих реквизитов: название компании, название подразделения, вида документа, места составления, даты и номера.

Передача внутренних документов между сотрудниками организации осуществляется по локальной сети в электронном виде или через делопроизводителя в печатном виде.

Все документы, как внутренние, так и исходящие составляются в компании при помощи компьютера и текстового редактора Microsoft WORD из пакета Office 07. Сотрудники отдела документационного и информационного обеспечения контролируют правильность оформления документов в соответствии с требованиями Типовой инструкции в федеральных органах власти.

Необходимо отметить, что при внутренней переписке сотрудники компании используют два вида документов - докладные и служебные записки.

Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит.

Для этой функции существует докладная записка, при помощи которой происходит информирование руководителя о нештатных ситуациях, нарушениях правил внутреннего трудового распорядка и т.д. Эти два документа по своему содержанию и оформлению идентичны, и представляется нецелесообразным введение в управленческую практику еще одного вида документов того же целевого назначения, что и докладная записка.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как "запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения". ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - 1998, п.65

Для организации характерна разветвленная структура, наличие филиалов, находящихся на разной с главным офисом территории. Учитывая специфику компании, в ней принята смешанная система, при которой часть документов регистрируется централизованно секретарями Генерального директора, другая же в структурных подразделениях и филиалах.

Регистрация документов, поступивших на имя Генерального директора, производится однократно его секретарем. В организации регистрация входящих документов, происходит в следующем порядке: секретарь разбирает входящую корреспонденцию и заносит данные о поступивших документах в компьютерную базу. При этом регистрируются практически все поступающие в компанию документы, включая приглашения, поздравительные письма, прайс-листы и т.д. Резолюция руководителя вносится в базу документов, поставленных на контроль.

В компании регистрацией внутренних документов занимаются секретари структурных подразделений. Все внутренние документы, поступающие на имя Генерального директора, а также приказы по основной и административно - хозяйственной деятельности регистрирует секретарь руководителя компании.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Практическая работа по контролю осуществляют сотрудники отдела документационного и информационного обеспечения по поручению руководства компании. В организации для ведения контроля исполнения сотрудники отдела документационного и информационного обеспечения используют компьютерные базы данных в программе Microsoft Exсel, в которые заносятся все документы требующие исполнения.

Для классификации и систематизации документов, формирования дел в организации составляется номенклатура дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел составляется на основе фактического состава документов, находящихся и используемых в делопроизводстве. Номенклатура дел составляется в двух экземплярах секретарем на общем бланке организации, согласовывается с архивом, подписывается генеральным директором ООО "МТК "Милком"

Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться секретарю для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела. Формирование дел руководства компании проводит секретарь Генерального директора.

Формированием дел в структурных подразделениях ООО "МТК"Милком" занимаются сотрудники отдела документационного и информационного обеспечения. Контроль за правильным формированием дел в этом структурном подразделении осуществляется также секретарем и начальником отдела документационного и информационного обеспечения.

В ООО "МТК "Милком" документы группируются в дела по следующим признакам: номинальный (личные дела сотрудников, трудовые книжки работников); авторский (приказы начальника организации по основной деятельности); корреспондентский (переписка с вышестоящими и подведомственными организациями по вопросам основной деятельности); хронологический (ежемесячные отчеты);

Порядок формирования документов в дела закреплены в Инструкции по делопроизводству.

Анализируя работу секретаря Генерального директора по формированию дел, были выявлены недостатки: в дела помещаются экземпляры и документы, не относящиеся непосредственно к входящим документам секретариата Генерального директора (копии бухгалтерских счетов, прайс-листы и т.д.).

В зависимости от сроков хранения сотрудниками отдела документационного и информационного обеспечения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает: подшивку или переплет дела; нумерацию листов в деле; составление листа - заверителя дела; составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов; оформление реквизитов обложки дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов. При изменении названия структурного подразделения компании в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

Подготовка документов к сдаче в ведомственный архив включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. В состав комиссии по проведению экспертизы ценностей документов входят: начальник отдела по проведению экспертизы ценностей документов; юрист; секретарь Генерального директора.

В результате работы экспертной комиссии все документы, накопившиеся в компании за последний год, разделяют на 3 группы: документы, предназначенные для архивного хранения; документы, подлежащие уничтожению документы, необходимые для дальнейшего использования в делопроизводстве компании.

После утверждения номенклатуры дел и проведения экспертизы ценности документов составляют акты "Об уничтожении документов" в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь согласовывает его с руководителем структурного подразделения и относит его в архив. В архиве акты должны сверить с номенклатурой дел и поставить надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря и работника архива.

Акт о выделении к уничтожению документов составляется на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

Все лица, ответственные за делопроизводство в компании, обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив.

Среди методов, направленных на совершенствование документооборота в отделе организации, можно выделить: сокращение объема документооборота. Сокращение объема документооборота связывается уменьшением количества документов, созданием унифицированных систем документации. В соответствии с этим должна формироваться методика совершенствования документооборота. Она должна быть основана на изучении организационной структуры, органов и звеньев управления, принимающих решения.

Заключение

Значение документов для предприятия трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов.

Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия.

От правильной организации службы делопроизводства во многом зависит качественное выполнение учреждением его управленческих функций и задач, эффективность всего процесса управления. Проблема совершенствования организации службы делопроизводства является актуальной в современном документоведении.

Список используемой литературы

1. Степанов Е.Е., Хмелева Н.В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие. - М.: М ФОРУМ: ИНФА-М, 2004. - 154 с. (Серия "профессиональное образование")

2. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса6 Учеб. пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. - М.: Министерство, 2012. - 176 с.

3. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря / Сост. И.В. Самыкина. - М.: БИНОМ, 2012. - 400 с.

4. Офис-менеджемент / Серия "Учебники, учебные пособия", - Ростов н/Д: Феникс, 2010. - 224 с.

5. Секретарское дело: азбука мастерства / Под ред.Г.Ю. Касьяновой. - М.: Абак, 2006. - 252 с.

6. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие. - М.: Альфа-Пресс, 2009. - 267 с

Подобные документы

Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности на примере ООО "Теплосеть". Документы, регламентирующие организацию делопроизводства предприятия. Функции специалистов службы по управлению документацией.

дипломная работа , добавлен 31.10.2014


Служба документационного обеспечения управления: ее назначение, задачи, структура и состав. Форма организации делопроизводства. Выбор наименования службы, определение ее должностного состава и штатной численности, квалификационного состава организации.

курсовая работа , добавлен 17.05.2015


Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.

дипломная работа , добавлен 06.01.2013


Практическое пособие, в доступной форме освещающее все ключевые вопросы организации делопроизводства документационного обеспечения управления. Материал пособия излагается, на основе законодательства регламентирующих организацию делопроизводства.

анализ книги , добавлен 04.08.2010


Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".

дипломная работа , добавлен 12.12.2011


Характеристика, функции и организационная структура службы документационного обеспечения управления и подразделения. Управления социальной защиты населения. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы. Организация работы с документами.

отчет по практике , добавлен 18.09.2013


Общая характеристика видов деятельности ООО "Безопасный город", знакомство с проблемами и методами организации делопроизводства. Знакомство со структурой нормативно-правовой базы делопроизводства. Анализ функций документационного обеспечения управления.

дипломная работа , добавлен 25.05.2015


Понятие человеческих ресурсов. Основные направления совершенствования кадрового и документационного обеспечения управления. Содержание системы управления человеческими ресурсами организации. Анализ кадрового и документационного обеспечения управления.

дипломная работа , добавлен 08.02.2015


Организационная структура, система управления и история развития ОАО "Газпром нефть". Анализ организации делопроизводства на предприятии. Рассмотрение деятельности службы документационного обеспечения управления. Основные пути его совершенствования.

курсовая работа , добавлен 18.04.2011


Описание структуры служб документационного обеспечения управления - документирование и организация работы с официальными документами. Задачи и функции службы. Источники для разработки должностных инструкций. Четыре организационных структуры службы.

Введение 3

1.Оформление реквизитов, размещаемых на рабочем поле документа 5

2.Порядок формирования, оперативного хранения и передачи дел в архив 14

3.Требования, предъявляемые к оформлению документов по личному составу 25

4.Язык и стиль делового документа 31

5.Приказ о приеме на работу 40

Заключение 41

Унифицированные формы документов по учету кадров имеют свои особенности оформления, тем не менее многие положения ГОСТа и Типовой инструкции вполне применимы по отношению к ним, например, правила датирования, присвоения регистрационных номеров, подписания, заверения копий документов и т.п.

Среди огромного количества кадровой документации особое значение имеет документация по личному составу. Особая аккуратность при оформлении, ведении, хранении кадровой документации на протяжении длительного времени обусловлена составлением на ее основе государственного статистического наблюдения (№ П‑4) «Сведения о численности, заработной плате и движении работников» (Постановление Госкомстата РФ от 1 декабря 2003 г. N 105 «Об утверждении Порядка заполнения и представления унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения»). Не меньшую важность представляет и то, что кадровая документация по личному составу представляется всеми юридическими лицами – коммерческие и некоммерческие организации всех форм собственности.

К кадровой документации по личному составу относятся:

1. Трудовые договоры (контракты).

2. Приказы по личному составу.

3. Личные дела.

4. Личные карточки (форма Т‑2).

5. Лицевые счета по зарплате.

Существует общепринятая система регистрации кадровой документации. Это книги учета и журналы. Перечислим основные виды журналов, регистрирующих кадровую документацию:

1. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

2. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

3. Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним.

4. Журнал учета приказов по основной деятельности.

5. Журнал учета приказов по личному составу.

6. Книга регистрации и контроля за поступающими и отправляемыми документами.

7. Книга регистрации распорядительных и нормативных документов организации.

8. Журнал учета отпусков.

9. Журнал учета личных карточек Т‑2.

10. Журнал учета военнообязанных и лиц, подлежащих призыву.

11. Журнал учета мероприятий по контролю.

12. Журнал учета командировок.

13. Журнал учета командировочных удостоверений.

14. Журнал ознакомления с инструкцией (прохождения инструктажа) по охране труда.

15. Журнал учета медицинских осмотров.

Таким образом, кадровая документация включает в себя внушительный список обязательных документов, которые должны оформляться, заполняться и храниться определенным образом.

Личная карточка – это основной документ по учету персонала предприятия, который подлежит хранению 75 лет и при ликвидации организации сдается в архив вместе с приказами и лицевыми счетами. Ведение личной карточки предусмотрено в Правилах ведения трудовых книжек, то есть при любой записи в трудовой книжке работодатель обязан дать расписаться сотруднику в личной карточке. Личная карточка заводиться на работника в одном экземпляре. Все записи в личной карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных сотрудником. Личная карточка содержит следующие разделы:

Общие сведения

Сведения о воинском учете

Прием на работу и переводы на другую работу

Аттестация

Повышение квалификации

Профессиональная переподготовка

Поощрение и награды

Социальные льготы

Дополнительные сведения

Основание увольнения

Карточки уволенных сотрудников изымаются из оперативного пользования и сдаются в архив предприятия.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. В условиях современного делопроизводства организация вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел.

Личное дело сотрудника должно включать следующие документы:

– внутренняя опись документов

– анкета

– резюме (автобиография)

– копии документов об образовании

– копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях и т.д.

– заявление о приеме на работу или трудовой контракт

– данные аттестации

Личное дело подшивается в отдельную папку и ему присваивается порядковый номер. Под этим номером личное дело регистрируется в «Журнале учета личных дел».

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных сотрудника. Изменения в личные дела вносятся менеджером по персоналу.

Личное дело не выдается на руки работнику, на которого оно заведено.

Личное дело хранится 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

Кадровое делопроизводство – это комплекс методов и процессов работы с кадровыми документами, осуществляемый предприятием при выполнении им своих функций и задач.

Кадровое делопроизводство является составной частью управления. Кадровое делопроизводство предусматривает составление и оформление документов по определенным кадровым задачам: прием на работу, увольнение, перевод, перемещение, совместительство, временный перевод для замещения отсутствующего работника, поощрение, взыскание, предоставление отпуска, командирование, аттестация и т.п.

Кадровое делопроизводство регулируется нормативно-методической базой. При ведении кадрового делопроизводства необходимо учитывать требования Федеральной инспекцией труда. Кадровое делопроизводство ведется по установленным требованиям, закрепленным в инструкции. Информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить в специальной литературе, на специализированных семинарах, курсах. Сотрудник кадрового отдела должен своевременно знакомиться со всеми изменениями в кадровом делопроизводстве.

Кадровые документы являются неотъемлемой частью делопроизводства, которые документируют движение кадров на предприятии. Под движением кадров специалисты понимают:

– прием на работу

– перевод на другую работу

– увольнение

– предоставление отпусков

– командировки.

Кадровые документы включают:

– Приказ о приеме на работу

– Личная карточка

– Штатное расписание

– Приказ о переводе на другую работу

– Приказ о предоставлении отпуска

– График отпусков

– Приказ о прекращении трудового договора

– Приказ о направлении работника в командировку

– Командировочное удостоверение

– Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

– Приказ о поощрении работника

– Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы

– Табель учета использования рабочего времени

– Личные заявления сотрудников

– Докладные записки

Кадровые документы регламентируются нормативно-методической базой. Кадровые документы регистрируются в книге учета или специальном журнале. Кадровые документы хранятся в отделе кадров. Кадровые документы заполняются кадровиком, руководителем организации или сотрудником, отвечающим за делопроизводство.

Штатное расписание – организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом. Стандартная форма штатного расписания содержит следующие разделы:

1. Наименование структурного подразделения.

2. Наименование должности.

3. Код профессии.

4. Количество штатных единиц.

5. Месячный оклад или тарифная ставка (диапазон).

Правильно составленное штатное расписание включает в себя название предприятия, дату составления, подпись утвердившего штатное расписание лица и печать предприятия. При возникновении необходимости в новых сотрудниках издается приказ о внесении в штатное расписание новых единиц. Особенно важно штатное расписание для бюджетных организаций (оно должно быть составлено и утверждено до начала нового календарного года, иначе финансирование будет невозможно). Небольшие компании могут обходиться без штатного расписания, довольствуясь списком сотрудников. Для автоматизации кадрового учета созданы специальные компьютерные программы, в которых работа со штатным расписанием облегчена и регламентирована.

Постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 утверждены и введены в действие формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Данные формы документов согласованы с Минфином России, Минэкомики России, Минтрудом России.

Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности. Унифицированные формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

4. Язык и стиль делового документа

Деловые документы возникли на Руси вскоре после появления письменности. Деловая письменность была развита и в Московской Руси. В XV-XVI вв. на основе московского говора развился деловой («приказный») язык Московской Руси, сформировавшийся главным образом в московских «приказах» (т. е. в учреждениях, ведавших отдельными отраслями государственного управления). На приказном языке писались государственные и юридические акты, а также письма московских великих князей, посольские донесения, географические и исторические сочинения, лечебники, поваренные книги и т. п.

Язык деловых документов как Киевской, так и Московской Руси отличается от языка летописной и художественно-повествовательной литературы, во-первых, крайне ограниченным использованием славянизмов; во-вторых, специфическими терминами, устойчивыми сочетаниями слов и синтаксическими явлениями; в-третьих, почти полным отсутствием каких-либо приемов литературной отделки; Своего рода «штампом» деловой речи является сложное предложение с придаточным условия.

Русская деловая речь создает свои штампы, свою устойчивую фразеологию, в составе которой иногда используются наиболее распространенные славянизмы. Возможно также, что писцы, работавшие в русских княжеских канцеляриях домонгольской эпохи, употребляли устойчивые формулы, сложившиеся в языке болгарских царских канцелярий. Очень многие из древних русских грамот начинаются одной и той же формулой.

Стили речи – системы языковых элементов внутри литературного языка, разграниченные условиями и задачами общения; форма наших высказываний зависит от того, где, с кем и зачем мы говорим.

Выделяют пять стилей; четыре книжных: научный, официально-деловой, публицистический, художественный – и разговорный стиль. Для каждого стиля характерны определенные средства языка: слова, их формы, словосочетания, типы предложений, причем их принадлежность к разговорному или книжному стилю осознается при сопоставлении с нейтральными средствами.

Стили речи реализуются в определенных формах, или типах текстов, называемых жанрами речи. Жанры речи – типизированная форма организации речи, определяющая типы текстов, отличающихся заданным характером речевой деятельности (монологический жанр публицистической статьи и диалогический жанр интервью) и формой использования языка (устный жанр доклада и письменный жанр статьи). В основном каждый жанр речи принадлежит к определенному стилю речи, но есть и межстилевые жанры, например: статья, очерк, эссе (научные и публицистические), интервью (публицистическое и официально-деловое).

Официально-деловой стиль – один из книжных, используется в сфере деловых отношений, деловых бумагах, т. е. законах, документах, актах, договорах, постановлениях, уставах, служебной переписке и др.

Задача этого стиля – сообщить информацию, дать инструкцию. Официально-деловой стиль характеризуется точностью, однозначностью, неличным характером, стандартизированностью построения текста, долженствующе-предписывающим характером текста.

Для этого стиля характерно:

1) использование официальной лексики и фразеологии, которая практически не употребляется в других стилях: ультиматум, аннулировать, дипломатический корпус и т.п. Официально-деловому стилю нужны в определенной мере канцеляризмы. В лексике можно отметить также частое употребление сложных слов, которые экономнее, чем аналогичные словосочетания: судопроизводство, квартиросъемщик и т.п. Широкое использование отглагольных существительных: значение, решение, развитие; отыменных предлогов: на предмет, по линии, по истечении (срока) и т.п.

2) употребление сложных синтаксических конструкций

3) употребление номинативных предложений: Вознаграждение за труд. Охрана труда.

Для официально-делового стиля характерно использование следующих языковых средств:

на уровне лексики:

употребление полных наименований, точных дат;

книжная лексика (вследствие, в течение, в силу того что, характеризоваться);

использование слов в прямых значениях;

отсутствие экспрессивной и оценочной лексики;

частое употребление отглагольных существительных (апробация, использование, выполнение);

наличие стандартизированных оборотов (по истечении срока, в установленном порядке, вступать в законную силу);

ограниченные возможности синонимической замены, частые лексические повторы;

на уровне морфологии:

отсутствие личных местоимений, особенно 1 и 2 лица, вместо которых используются собственные имена, собственные наименования или специальные обозначения (Заказчик, Исполнитель), а также глаголов в форме 1 и 2 лица;

на синтаксическом уровне:

осложнение простого предложения обособленными оборотами, однородными членами;

четкое членение текста на смысловые блоки, обычно с использованием подзаголовков и цифрового оформления пунктов.

Для официально-делового стиля характерны как монологические способы организации речи, так и диалог (разговор двух лиц) или полилог (разговор нескольких лиц).

Основные жанры: монологические – приказ, служебное распоряжение, инструкция, заявление, запрос, жалоба (рекламация), рекомендация, отчет, обзор; жанры-полилоги – собрание, совещание, переговоры, интервью.

Черты официально-делового стиля:

– отсутствие личных местоимений;

– полное именование действующих лиц с указанием их социального статуса;

– замена их в дальнейшем на специальные обозначения Автор, Фирма;

– стандартизированные обороты: настоящий Договор о нижеследующем, именуемый в дальнейшем, действующий на основании;

– точное указание на место и время заключения договора;

– осложнение простого предложения различными обособленными членами – см. первое предложение договора;

– членение текста на блоки с использованием подзаголовков и цифрового обозначения.

Документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно – это основное требование письменного делового общения. Следовательно, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются особые требования:

– соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения;

– однозначность используемых слов и терминов;

– нейтральный тон изложения.

Невыполнение этих требований, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой – лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного высказывания в значительной степени обусловлена точностью словоупотребления, т. е. использованием слов согласно их значениям. Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. В связи с этим затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию родственные, однокоренные слова, различающиеся значением). Например: представить (предъявить, показать: представить отчет) – предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо: предоставить справку); проводить (осуществлять что-либо: проводить совещание) – производить (вырабатывать, изготавливать: производить товары).

Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов. Так, например, слова построить (стилистически нейтральное), возвести (стилистическая окраска – «высокое»), соорудить (создать нечто технически сложное); воздвигнуть (построить что-либо значительное; высокое) различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие этого, имеют разную сочетаемость. Так, например, правильно составлены словосочетания построить склад, соорудить мост, воздвигнуть арку; сочетания же возвести склад, соорудить киоск, воздвигнуть жилой дом стилистически некорректны.

Нежелательно использование в текстах деловой документации профессионализмов (например, пересадка вместо трансплантация; кардан вместо карданное устройство и др.). Область применения профессионализмов – это, как правило, устная речь, их использование в письменной речи делового общения является стилистической ошибкой. Например, дострой вместо завершение строительства, незавершенка вместо незавершенное строительство; студенты-дневники вместо студенты дневного обучения, безнал, безналичка вместо безналичный расчет.

Термины, употребляемые в деловой документации, должны быть понятны как автору, так и адресату. Если термин является малоупотребительным и его значение может быть непонятным, следует прибегнуть к одному из предлагаемых способов:

– дать официальное определение термина, например:

факторинг – продажа права на взыскание долгов;

– уточнить, расширить содержание термина словами нейтральной лексики, например:… невыполнение договора вызвано форс-мажорными обстоятельствами (ливневыми дождями размыло пути сообщения с заводом);

– убрать термин и заменить его общепонятным словом или выражением.

Трудности в восприятии текста документа может вызывать неоправданное использование заимствованных слов. Наиболее типичная ошибка – немотивированное употребление иноязычных слов вместо уже существующих для обозначения понятий привычных слов, например:

В документах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Следует писать не при сем направляем, а направляем; не сего года, а этого года (текущего года); не настоящим сообщаем, а сообщаем; не настоящим акт составлен, а акт составлен.

При употреблении числительных в текстах документов следует помнить, что однозначные числа воспроизводятся словом, а в случае, если есть указание меры – цифрой (не более пяти рейсов, но 9 кг). Составные числительные записываются цифрами, за исключением тех случаев, когда числительное стоит в начале предложения (Сто наименований компакт-дисков, но комиссия забраковала 15 объектов). Порядковые числительные записываются с указанием падежных окончаний (до 16‑го разряда). В финансовых документах наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

К стандартным аспектам языка деловой письменной речи относится унификация сокращений, широко используемых в деловых письмах. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующиеся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов и т. д. Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.

Отмеченные ниже особенности официально-делового стиля являются объективным фактом языка, их применение в текстах документов закономерно и закреплено традицией. Нарушением функционально-стилевой нормы считается использование не присущих деловому стилю языковых средств, которые противоречат требованию логичности, точности и краткости языка деловых бумаг и документов. Это прежде всего слова и фразеологизмы просторечно-разговорной и эмоционально – экспрессивной окраски.

В языке деловых бумаг и документов широко используются:

Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и содержанием служебных документов. В первую очередь – это термины юридические, дипломатические и бухгалтерские (импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т. п.).

Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеуказанный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т. п.).

Имена существительные – названия людей по признаку, обусловленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, свидетель, наниматель, истец, ответчик и т. п.). Существительные, обозначающие должности и звания, употребляются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т. п.).

Отглагольные существительные. Среди них особое место занимают существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невыполнение, несоблюдение, непризнание и т. п.).

Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспекты содержания (в целях., в отношении, в силу, по линии, в части и т. п.).

Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т. п.).

Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окраской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т. п.).

«Расщепленные» сказуемые (оказать помощь, произвести реконструкцию, провести расследование и т. п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т. п.).

«Нанизывания» родительного падежа в цепочке имен существительных (…для применения мер общественного воздействия;… в целях широкой гласности работы органов государственного контроля и т. п.).

Утверждения через отрицание, в которых адресат санкционирует административные действия. Инициатива этих действий исходит не от адресата (Министерство не возражает…, Коллегия не отклоняет…, Ученый совет не отвергает… и т. п.).

Страдательный залог при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется; предложение одобрено; документация возвращена и т. п.). Действительный залог употребляется, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности (Завод «Электросталь» срывает поставку сырья; Руководитель кооператива не обеспечил соблюдение норм техники безопасности и т. п.).

Особого внимания заслуживает также аспект убедительности делового послание. Специалисты отмечают, что информативность и убедительность официального документа достигаются за счет употребления языковых формул, принимающих правовую силу, представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использования придаточных предложений, отражающих причинно-следственные связи, и союзных слов, формирующих логический контекст. Основным условием убедительности любого документа называют его доказательность. Только точные, бесспорные факты должны быть основой делового послания. Убедительность письма зависит также от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого оно направлено.

Язык и стиль официальных бумаг отличается от языка и стиля посланий, в которых авторы выступают как личности. Адресаты и адресанты официальной корреспонденции являются субъектами правоотношений, а деловое послание может служить предметом прямой правовой оценки. Стиль изложения в деловых посланиях – формально-логический. Для него характерны сухость и максимальная точность изложения мысли. Его основные признаки: нейтральность, надличностный характер изложения, унификация, типизация речевых средств и стандартизация терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, повторяемость отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

Официально-деловой стиль – это стиль официального общения, деловой переписки, приказов, объявлений, документации, судопроизводства. Этот стиль – самый замкнутый и консервативный в системе стилей.

5. Приказ о приеме на работу

Закрытое акционерное общество «Ассоль»

ПРИКАЗ

03.11.2006 г. № 1

О приеме на работу

1. Иванова Ивана Ивановича на должность юрисконсульта с 03.11.2006 с окладом 5000 руб. согласно заключенному трудовому договору.

Основание: личное заявление с визами начальника отдела кадров и начальника юридического отдела; трудовой договор от 03.11.2006.

С приказом ознакомлен Личная подпись Дата

Генеральный директор Подпись А.М. Семенов.

Заключение

По результатам проведенного исследования можно сделать следующие выводы.

Документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

Основной целью работ с документами в организации является руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления. Служба, работающая с документацией решает следующие задачи:

совершенствование форм и методов работы с документами;

обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив;

сокращение документооборота, количества форм документов и документов;

разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе (для организаций, имеющих подведомственную систему), прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, направленных на реализацию деятельности организации.

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документов: оперативное и качественное их исполнение и поиск; возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники; качество документов как исторических источников.

С введением в действие унифицированных форм первичной учетной документации возникает основа для создания единой системы кадровой документации и исключения из документирования учета и движения кадров неоправданных различий, сложившихся из-за несовершенства действовавшей ранее нормативно-методической базы.

Список литературы

1.ГОСТ Р 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2.Постановление Госкомстата России от 24.03.99 № 20 «Об утверждении Порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»

3.Постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

4.Документы в организации. «Управление организацией». №3 – 2004 г.

5.Комлев Н.Г. Компоненты содержательной структуры слова. М., 1999

6.Практическая стилистика русского языка: функциональные стили /под ред. В.А. Алексеева и К.А. Роговой. М., 1982.

7.Розенталь Д.Э. Практическая стилистика русского языка. М., 1989.

8.Сопер П. – Основы искусства речи. – М., 1992

Залог обоснованного и эффективного управленческого решения, продуктивной и целесообразной деятельности - своевременность получения и достаточность информации. По мнению экспертов, объемы информации в мире каждые три года удваиваются, что отражает высокие темпы развития человеческого сообщества по всем направлениям. В нашей стране каждый год появляется масса новых предприятий различных форм собственности, созданных с различными целями, и которые становятся объектами и субъектами передачи информации. Таким образом, актуальность знания вопросов документирования велика и постоянно возрастает.

Информация - важнейший товар. В условиях жесткой конкуренции выживает тот, кто умеет получить своевременно в нужном объеме информацию о рынке, о новинках техники, технологий и т.д. Средством материализации информации, закрепления ее в пространстве и во времени является документ, а деятельность по составлению и оформлению документов называется документационным обеспечением управления.

Необходимой составной частью современного управления является обеспечение высокого уровня делопроизводства. Если на предприятии не налажена четкая работа с документами, то ухудшается и самоуправление, поскольку оно зависит от качества и достоверности информации, оперативности ее приема и передачи, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

В современных условиях значительного роста объемов информации, увеличения номенклатуры выпускаемой продукции, расширения международных экономических связей, роль организации процесса создания и оформления документов, а также контроля за их исполнением значительно возросла. Повысилась значимость единого порядка составления документов и работы с ними, возросла необходимость составления на предприятиях специальных инструкций по делопроизводству, обязательного ознакомления с ними всех сотрудников.

Документационное обеспечение управленческой деятельности (управления) - сфера деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях. Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов называется документированием. Вопросы движения и учета документов связаны с понятием документооборот. Деятельность по организации хранения документов относится к архивному делу.

Документационное обеспечение управления является основополагающей технологией менеджмента, основной целью которого является обеспечение руководства информацией о состоянии дел на предприятии для принятия обоснованных управленческих решений и контроле их выполнения.

Объектом ДОУ являются как отдельные документы, так и вся совокупность документации.

Предмет ДОУ - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия; надлежащая организация документооборота согласно требованиям ГОСТа.

Общеизвестно, что любое управленческое решение основывается на информации, основными критериями которой являются: своевременность, объективность, многоаспектность, достаточность по объему. Для оперативного принятия управленческого решения также важна быстрая ее обработка.

Информация закрепляется в документах на различных носителях с применением методов, обеспечивающих эффективное использование информации внутри организации в полном объеме. Документы требуют определенной процедуры документирования, которую совершают в процессе деятельности юридические лица независимо от формы их собственности и организационно-правовой формы. Значительный массив документации составляют управленческие документы. Характер информации в них зависит от тех функций, которые реализуются с помощью этой документации. Документы могут иметь как сугубо социальное назначение, затрагивающее узкий круг лиц и отношений, так и общее назначение, распространяющееся на несколько или на все субъекты и объекты управления.

Неправильно составленный или не вовремя полученный и обработанный документ часто приводит к негативным экономическим последствиям. Чрезвычайно актуальной является и проблема обеспечения сохранности документов. Обязательное сохранение определенных видов документов предписывается законодательными актами.

Любому органу управления для исполнения своих функций необходимы эффективная система документационного обеспечения управления (ДОУ) и профессионально подготовленные специалисты в этой области. управление документ деловой

Основные задачи ДОУ:

• 1. Отражение управленческой, производственной и иной деятельности предприятия в соответствующих документах;
• 2. Обеспечение рационального использования документов в деловой практике предприятия.

Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных целей предприятия. В связи с этим каждое предприятие самостоятельно выбирает форму организации делопроизводства: централизованную, децентрализованную и смешанную.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре-канцелярии, общем отделе или у секретаря.

Децентрализованная форма предусматривает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями.

При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация) и децентрализовано (хранение, формирование дел). Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера предприятия, объема документооборота, состава структурных подразделений. (В небольших коммерческих предприятиях чаще всего применяется централизованная форма).

Понятие о документах

Для нормального функционирования и развития любой организации необходимо постоянно владеть как оперативной, так и стратегической информацией в соответствующей области деятельности. Под информацией обычно понимают совокупность сведений, показателей, данных, требуемых для описания того или иного явления или процесса.

Управленческий процесс по своей сути сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации с целью выработки управленческого решения.

Информация может быть устной и документированной, то есть зафиксированной на каком-либо носителе информации (бумажном, магнитном и др.). Процесс фиксирования информации, то есть создания документа, называется документированием управленческой деятельности. При этом важно подчеркнуть, что запись информации на различных носителях (документирование) должна осуществляться по установленным правилам.

Таким образом, документ или документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось основное внимание. Латинское слово "documentum" произошло от "doceo" - "учу" или "извещаю" и означало как раз "свидетельство", "доказательство". Важно заметить, что термин "документ" более старый, нежели термин "информация". К тому же до начала 20 века понятие информации было связано, прежде всего, с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.

В России термин "документ" был переведён Петром Первым именно как "письменное свидетельство". На всём протяжении 18 столетия в определении понятия "документ" выделялось, прежде всего, его правовое назначение. Между тем сам этот термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: "акт", "дело", "бумага".

Однако понятия постоянно изменяются, совершенствуются, уточняются, наполняются новым содержанием. Почему? Прежде всего потому, что углубляются представления об изучаемых явлениях и предметах, их сущности, их наиболее значимых сторонах. Постепенное накопление знаний о документах привело в 19 в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в знаменитом словаре В.И. Даля, где документ определялся как "всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство".

К середине XX века получил определённость ещё один важнейший аспект документа - исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы "Словаря современного русского литературного языка", изданного в 1954 г., выделили "исторические документы - летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.". В первой половине 20 столетия было существенно пересмотрено содержание понятия "информация", которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине 20 в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятия. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий "документ" и "информация". Однако незавершённость научных представлений и, как следствие, наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия "информация" не могли не отразиться также и на определении понятия "документ". Каким образом?

Среди философов, естествоиспытателей, представителей технических наук вот уже в течение нескольких десятков лет идёт спор вокруг двух различных подходов к понятию "информация". Одни из них рассматривают информацию как свойство, как атрибут, присущий всем материальным объектам, в том числе и неорганической природе. Эта концепция информации получила название атрибутивной. Другие полагают, что информация появилась лишь с возникновением жизни и связывают её с функционированием самоорганизующихся систем, не признавая наличия информации в неживой природе. В свою очередь, среди сторонников второго подхода есть кибернетики, считающие, что информационные процессы протекают во всех самоуправляемых системах, и антропоцентристы, которые относят информацию лишь к человеческому обществу и сознанию.

Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия информация. Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространённых толкования этого понятия:

• 1. "Информация - это смысл полученного сообщения, его интерпретация";
• 2. Информация - это "содержание сообщений", а также "само сообщение, данные";
• 3. "Информация - это третья составляющая трёх основ мироздания (материя, энергия и информация)";
• 4. "Информация - это то, что уменьшает неопределённость события".

Однако, в конечном счёте все авторы сходятся на том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации, которая подразделяется на массовую (мировоззренческую, эстетическую, бытовую), специальную (научную, деловую, корпоративную) и личную. Именно социальная информация связывается с понятием документа.

Неоднозначное толкование понятия "информация" вызывает в ряде случаев необходимость более чёткого его определения и фиксации в отдельных нормативных актах. Так, в ст. 2 действующего с 1995 г. Федерального Закона РФ "Об информации, информатизации и защите информации" информация рассматривается как "сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления".

Таким образом, к настоящему времени понятие "документ" вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов. Вместе с тем определение понятия "документ" в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или, напротив, менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном его функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как "материальный объект, содержащий информацию в закреплённом виде". В результате под это определение подпадает необъятное множество объектов, так как в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике - одной из наук об информации - под документом понимается "любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью её обращения в динамической информационной системе". Это определение значительно сужает понятие документа, но, тем не менее, включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.

Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений 25. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются, прежде всего, как исторические источники, т.е. носители ретроспективной информации. В этой связи перед документоведением, изучающим в историческом развитии все категории, виды и разновидности документов, стоит важная задача - дать наиболее точное, обобщающее определение понятия "документ". Однако решить такую задачу непросто, о чём свидетельствует и отмеченное выше многообразие дефиниций, и продолжающиеся дискуссии на эту тему. Ярким отражением трудного процесса выработки оптимального определения понятия документа являются отечественные Государственные стандарты на термины и определения.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д. Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом. Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Функции документов

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

• - ретроспективную (относящуюся к прошлому);
• - оперативную (текущую);
• - перспективную (относящуюся к будущему)

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых ярко выражена коммуникативная функция:

• 1) документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);
• 2) документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладающие ею и приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.)

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Классификация документов

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации документов является повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей. Первичная классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

Классификация документов - необходимое условие для проведения работ по их унификации, являющейся важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления. Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото- и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом. К графическим документам относятся чертежи, карты, рисунки, схемы, планы. Фото- и кинодокументы фиксируются с помощью специальной аппаратуры на специальных носителях. Акустические документы позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации.

По наименованию различают большое количество документов. Это и приказы, и инструкции, и справки, и протоколы и т.д.

По видам документы бывают типовые, примерные, индивидуальные. Типовые документы разрабатываются заранее вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер. Примерные документы тоже разрабатываются вышестоящими органами, но носят рекомендательный характер, а индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

По степени сложности различают простые документы, содержащие один вопрос, и сложные, содержащие несколько вопросов.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние. Внутренние - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не выходящие за пределы учреждения. Внешние - входящая и исходящая корреспонденция учреждения.

По срокам исполнения документы подразделяются на срочные и несрочные. Показателем этого признака является срок исполнения документа, который устанавливается законом и соответствующими правовыми актами.

По происхождению документы бывают служебные и официально - личные. Первая группа - документы, созданные в организациях по вопросам их деятельности, вторая группа - документы, касающиеся конкретных лиц.

По степени гласности выделяют обычные, секретные документы и для служебного пользования.

По юридической силе различают подлинные и подложные документы. Подлинными считаются документы, выданные в установленном порядке с соблюдением всех правил; подложными - документы, оформление или содержание которых не соответствует истине.

По назначению документы подразделяют на подлинники и копии. Подлинник - первоначальный документ, содержащий исходную информацию, надлежащим образом оформленный. Копия - точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная. Следует различать такие разновидности копий, как отпуск, выписка и дубликат. Отпуск - это полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя. Выписка из документа - это копия части документа, а дубликат - второй экземпляр документа, выданный в связи с утратой подлинника.