Как создать архив в организации с нуля. Архив организации: задачи, функции, требования. Должен ли быть в школе архив

«Архивное дело» Сборник федеральных норм

Настоящая книга представляет собой сборник нормативных актов, регулирующих формирование, организацию хранения, учет документов, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всестороннего использования.

Е.В.Алексеева «Архивоведение»

Учебник. Предназначен для изучения архивного дела, правил хранеия документов, выделения документов к уничтожению.

Е.В.Булюлина «Архивоведение: Учебно-методическое пособие»

В пособии рассматриваются вопросы классификации документов Архивного фонда РФ, экспертизы ценности документов, комплектования архивов, научно-справочного аппарата, использования архивных документов и организации работы архивных учреждений.

Б.В.Альбрехт «Архивы коммерческих организаций»

В представленном издании рассмотрены правовые основы функционирования архивов, практические шаги по их созданию и организации деятельности, отражена специфика работы с архивными документами по личному составу, электронными документами и документами ограниченного доступа. Издание рассчитано на широкий круг специалистов делопроизводственных и архивных служб, работающих в коммерческих организациях.

«Делопроизводство и работа архива. Типовая инструкция в таможенных органах»

В настоящем издании публикуется Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утвержденная Государственным таможенным комитетом Российской Федерации.

М.Ю.Рогожин «Делопроизводство. Организация архива предприятия»

Эта книга поможет правильно и быстро организовать делопроизводство и работу архива предприятия в свете положений Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации".

Е.А.Новиков «Делопроизводство в службе персонала»

Как избежать ошибок в работе службы персонала, связанной с документооборотом? В практическом пособии подробно описаны правила составления трудового договора, оформления принятия на работу и увольнения сотрудника, определения стажа для оплаты листа нетрудоспособности. Рассматриваются другие важные вопросы деятельности службы.

А. В. Непогода, П. А. Семченко «Делопроизводство организации. Подготовка, оформление и ведение документации»

Разъясняются требования государственных стандартов по оформлению документов, технология подготовки и оформления обычных и конфиденциальных документов, важнейшие детали документационного обеспечения управления в организации, методические особенности работы с документами по личному составу и с обращениями граждан.

Л. В. Павлюк, Т. И. Киселева, М. Ф. Воронина, Н. И. Воробьев «Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере»

В справочнике рассмотрены основные виды документов, принципы работы по их исполнению и подготовке для передачи на архивное хранение.Основы работы на компьютере дают представление о возможностях использования современных ПК в делопроизводстве.

Л.П.Сулимова, Д.В.Осипов «Как создать архив с нуля на современном предприятии»

Архив должен быть и на каждом предприятии, независимо от его формы собственности, размера и возраста. Сам факт наличия архива говорит о стабильности и устойчивости предприятия. Верно и обратное - создание архива помогает предприятию вырасти и стать стабильным.

Какую задачу ставят руководство и сотрудники организации перед новым руководителем архивной службы? Чаще всего это крик души: «Сделайте что-нибудь с этими чертовыми документами!» На первых порах именно этим и придется заняться, и лучше эту работу проводить по определенному плану, корректируя его по мере необходимости.

Вот некоторые возможные пункты такого плана.

■ Оценить организацию архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения.

■ Установить единую, стандартную систему приема документов из подразделений организации на хранение.

■ Организовать прием на хранение не нужных для оперативной работы документов, рассованных по чердакам, подвалам, чуланам, шкафам и другим неожиданным местам.

■ Провести инвентаризацию всех документов организации.

■ Составить номенклатуру дел.

■ Ограничить доступ к хранилищу документов организации, наладить учет приема и выдачи документов.

■ Разыскать недостающие дела и документы.

■ Решить вопрос с организацией переплета дел.

■ Организовать учет всех выполняемых архивом работ.

В организациях, использующих в делопроизводстве современные информационные технологии, помимо разбора бумажных завалов, возможно, придется решать еще более сложную задачу разбора завалов электронной информации и документов.

Важно также получить информацию о том, какие информационные системы в организации используются в работе с документами и что они собой представляют. Возможно, наиболее распространенные из них вам придется осваивать для того, чтобы максимально автоматизировать работу архива.

Рассмотрим пункты плана работ более детально.

Оценка организации архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения

Если в организации уже есть комната с гордым названием «архив», обязательно тщательно осмотрите ее, особенно если она находится в подвале здания. При этом обращайте особое внимание на следующие моменты:

● есть ли мокрые документы или сырость на стенах;

● не сложены ли документы поблизости от оголенных проводов, рядом с приборами;

● есть ли рассыпанные из ящиков, покрытые пылью документы;

● какая в хранилище дверь как она запирается;

● есть ли пожарная сигнализация и средства пожаротушения;

● что находится в соседних с хранилищем помещениях (мусор, баки с краской, с горючим, баллоны с пропаном и т.п.);

● не находится ли рядом с дверью хранилища помещение для курения.

При посещении рабочих комнат нужно посмотреть, как организовано хранение документов. Есть ли папки, хранящиеся не в шкафах, а лежащие кучками на полу, в коробках от терминалов? Есть ли стопки неразобранных по папкам бумаг, уютно примостившиеся на подоконниках, стульях, а то и просто пылящиеся на полу в углу?

Все эти моменты потребуют самых оперативных действий.

Установление единой, стандартной системы приема документов из подразделений организации на хранение

Требования к системе приема и к документам, предназначенным для сдачи в архив, следующие.

1. Прием документов осуществляется только по актам.

2. Вести учет поступивших документов желательно в электронном виде.

3. Каждое дело вносится в акт как самостоятельная единица хранения. В акт вписывается точное название каждого дела по номенклатуре. Если номенклатуры дел еще нет, используется тот заголовок, который написан на самой папке (это необходимо для того, чтобы потом было проще составлять акты на уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

4. При приеме дел проводится экспертиза ценности документов. Например, если в папке имеются документы разного срока хранения или папка содержит одну из форм отчетности за несколько лет, нужно решить, сколько и каких дел следует сформировать из этой папки (в соответствии с нормативами и правилами работы).

На первом этапе работы стоит начать свой рабочий день с посещения одного из подразделений организации. Главные задачи таких посещений:

■ Ближе познакомиться с сотрудниками организации.

■ Уточнить, какие документы у них имеются и что они хотели бы/могли бы сдать в архив.

■ Разъяснить установленную вами систему приема документов в архив. На вопросы типа: «А можно утром – дела, а вечером – внутреннюю опись?», – смело отвечайте: «Всё можно, но внутреннюю опись – вперед». Не должно быть никаких исключений, иначе исключение станет правилом. Даже самые ленивые сотрудники перед лицом опасности обвала полок вынуждены будут действовать по вашим правилам.

■ Прочитать мини-лекцию о номенклатуре дел. Большинство сотрудников о ней, возможно, слышали, но что это за зверь такой и для чего она нужна, не имеют никакого понятия. Главный упор делайте на то, что без их помощи и знания документов организации вам не справиться с задачей, которую поставило перед вами руководство. Расскажите, как вы планируете провести эту работу и предупредите, что будете обсуждать с каждым сотрудником те документы, за которые он отвечает. Поинтересуйтесь, в какое время можно их побеспокоить. У вас с собой всегда должна быть записная книжка, где можно отмечать важные для вас моменты.

Прием на хранение не нужных для оперативной работы документов

Принимать нужно все, что дадут. Полученные документы нужно разложить по годам и отделам, оформить их актами приема.

Не бойтесь, если в актах вы не совсем точно указали состав документов в делах прошлых лет. Дела должны пройти экспертизу ценности документов и, возможно, потребуется их переформирование. Но это планы на будущее. Документы будут ждать своей очереди на обработку, т.к. главное – наладить оперативную работу с текущими документами.

Налаженный прием документов на хранение покажет всем имеющим дело с документами сотрудникам организации, что появилась реально работающая служба, способная очистить их столы и шкафы от накопившегося и очень мешающего «добра».

Если принятые документы аккуратно разложить по подразделениям и годам, то поиск необходимых бумаг в архиве будет требовать гораздо меньше времени и чаще завершаться успешно, чем поиск в грудах бумаг на рабочих местах. Убедившись в этом, сотрудники будут более активно сдавать дела на хранение. Лишь отдельные личности будут держаться за свои документы до последнего, твердо веря в то, что, сдав их в архив, они расстанутся с ними навсегда и больше никогда их не увидят. И, честно говоря, они совершенно правы! Опыт показывает, что документы организации старше двух лет самим сотрудникам практически не нужны, а выполнение справочной работы лучше возложить на архивную службу.

При приеме на хранение бухгалтерских документов необходимо предварительно запастись календарями за прошлые годы (можно использовать соответствующие возможности и/или программное обеспечение). Вам необходимо точно знать, какие дни были рабочими в каждом из годов. По этим календарям можно будет, например, проверить полноту годовых комплектов сшивов и установить, чего не хватает.

Если часть документов уже находится в хранилище, то их тоже необходимо принять по акту. Только с этого момента вы начинаете нести полную ответственность за документы организации.

Проведение инвентаризации всех документов организации и составление номенклатуры дел

Инвентаризация документов – очень важная работа, начинать которую нужно при составлении номенклатуры дел. Инвентаризация – это сбор данных о документах организации. Вам необходимо знать, что именно у вас есть на руках, чтобы этим управлять.

Инвентаризация документов должна выявить следующие важные моменты:

● у кого хранится данный документ (наименование подразделения и ответственный сотрудник, его имя и должность);

● сколько документов этого вида создается в год (количество папок, количество погонных метров документов);

● способ формирования дела (по дате, по алфавиту, по теме и т.д.);

● сколько таких документов существует в данный момент и где они хранятся;

● относится ли документ к категории конфиденциальных, и если да, то по каким критериям;

● имеет ли документ историческую ценность для организации;

● относится ли документ к категории важнейших;

● сколько времени документ должен храниться;

● есть ли в организации документы, которые существуют только в электронном виде, и в каких информационных системах организации они хранятся.

Не переживайте, если с первой попытки список окажется неполным. По ходу дальнейшей работы у вас появится возможность значительно расширить его. Этот список позволит более точно определить состав дел, а также отследить, куда «испарились» отдельные виды документов из дела и где они теперь обитают. Результаты этой работы в дальнейшем могут стать основой для составления номенклатуры дел организации.

Особое внимание стоит обратить на инвентаризацию электронных документов. Важно также выяснить, какие документы в соответствии с требованиями законодательства не обязательно хранить на бумаге, но которые в вашей организации все-таки распечатывают, и не забыть внести их в номенклатуру дел.

Ограничение доступа к хранилищу документов организации

С самого первого дня установите правило, что ни один сотрудник организации без вашего сопровождения не может войти в хранилище, не может взять документы без вашего разрешения и тем более забрать их к себе на рабочее место без регистрации этого факта. Только строгая регистрация выдачи дел на руки поможет быстро обнаружить, у кого они находятся, а если документы не выдавались, то оперативно организовать их розыск в хранилище.

Никто из сотрудников не должен получать документы, не относящиеся к его участку работы. Если такая необходимость все же возникнет, сотрудник должен представить соответствующим образом оформленное разрешение, которое должно быть приложено к акту выдачи дел.

Ограничение доступа в хранилище и контроль доступа к документам – несложное, но очень эффективное средство сохранения конфиденциальности информации ограниченного доступа.

Ограничением доступа к электронным документам обычно занимаются программисты. Стоит поинтересоваться, как они это делают, а заодно и узнать мнение службы безопасности.

Розыск недостающих дел и документов

В процессе передачи документов из подразделений сразу может выясниться, что чего-то не хватает. Заведите себе учетную тетрадь и записывайте туда все дела и документы, которые вам еще не сданы. Если же вы пользуетесь компьютером, то данные об отсутствующих делах лучше сразу занести в него. Не пугайтесь, когда вместо положенных за год 250 дел бухгалтерских документов или договоров подразделение вам сдаст только 240. Главное, что вы четко зафиксировали при оформлении акта приема документов в архив, какие документы вы приняли и за какие даты. В подавляющем большинстве организаций дела не пропадают, их порой просто очень трудно найти. Они, скорее всего, лежат в чьем-то столе или сейфе.

В моей практике были случаи, когда полный комплект бухгалтерских сшивов банка за «доархивные» годы удалось собрать воедино в течение полугода. При этом сшивы не приходили в архив сами – мне приходилось лично подходить к каждому из потенциальных владельцев этих документов и уговаривать их проверить все свои заветные местечки. Последний же из сшивов нашелся (во время очередного переезда отделов внутри банка) в столе заместителя главного бухгалтера, в нижнем ящике.

Все сказанное относится также и к электронным документам, только разыскивать их гораздо труднее. Если это файлы в компьютере, то можно позвать на помощь программистов. А вот если нужно разыскать резервную копию какой-либо базы данных – это порой работа для Шерлока Холмса.

Обратите внимание

Очень важно установить хорошие деловые отношения с сотрудниками организации. У архивиста нет полномочий отрывать сотрудников от работы и заставлять их показывать свои шкафы и сейфы. Ваша задача – уговорить их это сделать, доходчиво объяснив необходимость этих поисков. Порой не помешают и маленькие «военные хитрости». Иной раз я говорила сотрудникам: «Заместитель председателя правления сегодня интересовался, как у нас обстоят дела со сдачей документов в архив, и все ли подразделения все сдали». (И здесь не было никакого обмана. Я действительно незадолго до того обсуждала с высшим руководством ход работы в архиве, хотя и в несколько иной плоскости.)

Решение вопроса с организацией переплета дел

Хотя большинство документов архива организации (до 90 %) составляют документы временного срока хранения и, согласно правилам классического делопроизводства, переплет таких документов не обязателен, я настоятельно рекомендую тщательно взвесить все «за» и «против». В настоящее время в организациях используются два основных варианта хранения бумажных документов:

1. Комплектование и хранение документов в папках типа «Корона». Главное удобство в том, что дело не нужно переплетать. В случае проведения различного рода выемок легко достать необходимые документы из дела. Минусов, однако, значительно больше:

■ Если кто-нибудь хоть раз видел, как рассыпаются документы из этих папок при случайном и неудачном падении и сколько времени стоит собрать вновь все документы и разложить их по порядку, тот поймет, почему я предпочитаю переплетать дела.

■ Объем папок обычно значительно превышает архивную норму дела объемом 150-200 листов. Вес папки с документами составляет 3 кг. При работе нужно будет ее поднять хотя бы 4 раза (снять с полки на тележку, снять с тележки на стол, снять со стола на тележку, поставить на полку), т.е. поднять придется 12 кг – в два раза больше, чем при работе со стандартным сшитым делом объемом 250 листов.

■ При архивном хранении в хранилище папки займут значительно больше места.

■ При архивном хранении в шкафах не получится хранить документы в стопках и делать связки. Количество шкафов для архивного хранения сократить за этот счет не удастся.

■ В папках «Корона» постоянно выходят из строя зажимы, и есть реальная угроза утери документов, которые могут просто выскользнуть из папки даже при закрытом замке.

■ При выдаче дела во временное пользование придется либо пересчитывать документы, либо брать на себя ответственность за утерю документов в том случае, если кто-то забыл положить их на место.

2. Комплектование и хранение документов в переплетенных делах. Имеется в виду помещение документов в картонные обложки и прошив их на четыре дырки. Минус такого хранения в том, что кто-то должен переплетать дела, и становится значительно труднее проводить выемку документов. Плюсов все же, как мне кажется, больше:

■ Даже при самом головокружительном падении вероятность повреждения дела и «разбегания» документов по всему хранилищу очень мала.

■ Вес дела объемом 250 листов – 1,25 кг.

■ При архивном хранении в шкафах можно запихнуть в шкаф в два раза больше дел, да и при хранении дел на открытых полках в хранилище тоже будет экономия места.

■ При выдаче дел во временное пользование возможность неумышленного изъятия документа практически сводится к нулю. Я в своей практике не видела никого, кто бы для снятия копии с документа расшивал все дело: его же придется опять сшивать, и кто же из сотрудников сможет это сделать самостоятельно? Конечно, угроза умышленного изъятия документов сохраняется, но из сшитого дела вытащить документ значительно труднее.

Конечно, выбор за вами и за руководством вашей организации. Я предпочитаю работать с переплетенными документами. Если работы по переплету не проводились, и руководство согласится с вашими доводами, то архив нужно будет обеспечить переплетными приспособлениями (переплетная машина, мощные дыроколы на 4 дырки, большие иглы для сшивания дел) и расходными материалами (картон, клей, бумага, бечевка). Один сотрудник архива за день может сшить 25–30 дел по 150–200 листов. Кроме того, в настоящее время есть также возможность воспользоваться услугами специализированных организаций.

Организация учета всех выполняемых архивом работ

Все перечисленное выше придется делать практически одновременно. Это сложно, но для профессионала вполне по силам. Главное – постоянное и настойчивое продвижение вперед.

Однако необходимо помнить еще об одной важной вещи: вы должны уметь не только грамотно и квалифицированно наладить работу с архивными документами организации, но и «продать» результаты своей работы руководству организации и ее коллективу, что будет самой сложной задачей. Для этого необходимо с первого дня позаботиться о сборе и сохранении «вещественных доказательств».

Прежде всего, если вам в наследство досталось захламленное хранилище с документами, тщательно задокументируйте этот факт. Хороший способ – сфотографировать все это безобразие. Проводя любые улучшения и усовершенствования в работе с архивными документами, фотографируйте результаты своей работы. Сравнить две фотографии – «до» и «после» – и увидеть разницу сможет даже самый критически настроенный руководитель.

С первого дня тщательно ведите учет всей проделанной работы: сколько дел принято на хранение, сколько выдано, сколько переплетено или обработано. Вы в любой момент должны быть готовыми отчитаться о своей работе, и такие слова, как «много», «очень много» вам мало помогут. Самыми действенными аргументами являются цифры и факты.

Даже в небольшой организации сложно за один-два месяца наладить организацию хранения документов. Поэтому нужно так организовать свою работу, чтобы уже через месяц постепенное продвижение к совершенству было заметно невооруженным глазом не только вам, но и всем сотрудникам организации, и прежде всего ее руководителям.

Н.А. Храмцовская,
ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», член Гильдии Управляющих Документацией и ARMA International

Каждая компания должна обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе по личному составу. Но что делать, если вы никогда не вели архивную работу? В рамках вебинара Кулаева Наталия, заместитель руководителя практики кадрового администрирования и трудового права ООО «Лофтис», рассказала о том, на что обратить внимание при создании архива, как передать дела из структурных подразделений в архив, и как учитывать документы, которые поступают в архив. В конце статьи мы публикуем ответы на популярные вопросы с мероприятия.

,
юрист, заместитель руководителя практики кадрового администрирования и трудового права ООО «Лофтис»

Не пропустите: главная статья месяца от эксперта-практика

Все правила и сроки хранения кадровых документов в наглядной шпаргалке.

Вопросы, которые будут на вебинаре:

1. На что обратить внимание при создании архива
2. Какие нюансы в Приказе о создании архива в организации
3. Какова процедура передачи дел из структурных подразделений в архив
4. Как учесть документы, поступившие в архив, и создать номенклатуру дел
5. Как создать правила выдачи документов, хранящихся в архиве

Какими документами регулируется архивная работа в организации

• Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ;
• Правила, утвержденные приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. №526;
• Перечень, утвержденный приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558;
• Постановление ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ»;
• Закон «О страховых взносах в ПФ Российской Федерации, ФСС Российской Федерации, ФФОМС» от 24.07.2009 № 212-ФЗ;
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утвержден постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. № 28) (утратил силу с 1 марта 2014 года, применяется добровольно). ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)

С чего начать работу с архивом

• оценить организацию архивного хранения документов до момента создания специального архивного подразделения;
• установить единую, стандартную систему приема документов из подразделений организации на хранение;
• организовать прием на хранение не нужных для оперативной работы документов, рассованных по чердакам, подвалам, чуланам, шкафам и другим неожиданным местам;
• провести инвентаризацию всех документов организации;
• cоставить номенклатуру дел;
• ограничить доступ к хранилищу документов организации, наладить учет приема и выдачи документов;
• разыскать недостающие дела и документы;
• решить вопрос с организацией переплета дел;
• организовать учет всех выполняемых архивом работ.

Дело - ϶ᴛᴏ документ или совокупность документов, ᴏᴛʜᴏϲᴙщихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных под одну обложку.

Порядок распределения документов в дела определяется номенклатурой дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.

Инвентаризация документов поможет выявить

• у кого хранится данный документ (наименование подразделения и ответственный сотрудник, его имя и должность);
• сколько документов этого вида создается в год (количество папок, количество погонных метров документов);
• способ формирования дела (по дате, по алфавиту, по теме и т.д.);
• сколько таких документов существует в данный момент и где они хранятся;
• относится ли документ к категории конфиденциальных, и если да, то по каким критериям;
• имеет ли документ историческую ценность для организации;
• относится ли документ к категории важнейших;
• сколько времени документ должен храниться;
• есть ли в организации документы, которые существуют только в электронном виде, и в каких информационных системах организации они хранятся.

К документам по личному составу относятся:

• приказы по личному составу (прием, перемещение, перевод, совмещение, увольнение);
• личные дела;
• личные карточки;
• лицевые счета;
• ведомости по начислению зарплаты;
• табели учета рабочего времени;
• трудовые договоры;
• документы о прохождении учебы и подтверждающие полученное образование (дипломы, аттестаты, сертификаты и т. п.);
• документы по аттестации и установлению квалификации (аттестационные и квалификационные листы, удостоверения, протоколы заседания аттестационной комиссии и т. п.);
• документы, подтверждающие вредные условия производства;
• списки сотрудников, имеющих право на льготную пенсию (документы: ходатайства, справки, анкеты);
• формы учета выданных документов (журналы, книги), записи в которых могут служить основанием для подтверждения трудового стажа, образования или льгот.

Сроки хранения документов

Сроки, в течение которых нужно хранить документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне , утвержденном . Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором они были составлены (абз . 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Так, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении, об отпуске без сохранения зарплаты и другие приказы по личному составу , а также заявления сотрудников, если они хранятся в их личных делах , в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

При этом любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Условия хранения документов

Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы). Рекомендации к устройству таких хранилищ приведены в Правилах , утвержденных .

Коммерческим организациям соблюдать все требования к оборудованию специальных помещений для хранения документов необязательно (п. 1.4 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. № 526).

Если организация хранит документы в электронном виде, то необходимо обеспечить такой режим хранения, который исключает утрату, уничтожение или искажение информации. Кроме того, в процессе хранения таких документов необходимо проводить их перезапись на новые носители по мере устаревания прежних носителей. Об этом говорится в пункте 2.32 Правил, утвержденных приказом Минкультуры России от 31 марта 2015 г. №

Установление единой, стандартной системы приема документов из подразделений организации на хранение

Требования к системе приема и к документам, предназначенным для сдачи в архив, следующие.

1. Прием документов осуществляется только по актам.
2. Вести учет поступивших документов желательно в электронном виде.
3. Каждое дело вносится в акт как самостоятельная единица хранения.
4. При приеме дел проводится экспертиза ценности документов.

Порядок выдачи документов из архива

Порядок выдачи таких документов во временное пользование закрепите или в Положении об архиве организации, или в Положении о работе с персональными данными.

Например, сформулировать такие правила можно так: «Документы по личному составу из архива могут выдаваться во временное пользование только работнику, которого они касаются, руководителю структурного подразделения, где он работает, или руководителю организации по их письменным запросам. Остальные работники к документам по личному составу права доступа не имеют.

Выдача дел из архива производится только под расписку работника, которому выдается дело, в журнале или картотеке учета выдаваемых дел.

Всегда оформлять выдачу архивных дел только по книге выдачи дел из хранилища с обязательной росписью о получении каждого дела.

Посторонних не допускать к архивным делам и никогда не забывать, что вы несете персональную ответственность за сохранность дел.

Ответственность за нарушения, допущенные при работе с архивными документами

За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов предусмотрена административная ответственность (ст. 13.20 КоАП РФ).

Меры ответственности – предупреждение или административный штраф в размере:

• от 100 до 300 руб. для граждан;
• от 300 до 500 руб. для должностных лиц (например, руководителя организации).

Ответы на вопросы

Что должно входить в личное дело сотрудника?

Личные дела сотрудников коммерческих и общественных структур могут вестись по утвержденным локальным актам самой организации. Законом строго не установлен перечень документов, которые должны входить в личные дела сотрудников.

Рекомендуется включать следующие копии документов: вторая страница и страница регистрации паспорта или иного удостоверения личности, дипломов или других подтверждающих документов о специальном образовании, сертификата, если он предусмотрен и имеется в наличии, свидетельства о государственном пенсионном страховании, медицинской справки (при ее необходимости), ИНН, удостоверений о присвоении квалификационной категории, свидетельств о прохождении курсов повышения квалификации, страхового полиса, свидетельств о заключении/расторжении брака, о рождении детей. Если работа связана с ограничением к допуску в связи с уголовным преследованием или имеющейся судимостью, необходимо включать копию соответствующей справки из органов.

В момент заведения в личное дело вкладывается фото сотрудника размером 4×6 и документы, подтверждающие факт трудоустройства: заявление о приеме на работу, копию приказа о трудоустройстве, экземпляр ТД. Позднее к личному делу могут приобщаться различные дополнительные соглашения к ТД, копии приказов о поощрениях и взысканиях, договор о материальной ответственности и другие документы, характеризующие сотрудника по профессиональным и личным качествам.

Архив только создается, но старые документы есть. Опись нужно составить со старых документов или начинать с настоящего момента?

Первыми при составлении сдаточной описи необходимо описывать самые старые документы, систематизируя их по годам и по названиям структурных подразделений. Поэтому самый старый документ на предприятии должен получить первый порядковый номер.

Составление описи понадобится для документов временного и постоянного (свыше 10 лет) сроков хранения. При составлении описи учтите, что документы по личному составу и ряд специфических документов (судебные и следственные дела, медицинские карты, научные отчеты по темам и др.) должны быть включены в отдельные описи. Также в соответствии с «Основными Правилами работы архивов организаций», в отдельные дела формируются документы с разными сроками хранения. В любом случае опись нужно начинать с самых старых документов.

Что делать, если часть личных дел сотрудников сгорела? Хранилась в отдельном помещении на складе, который снимала организация. Как оформить такую утерю?

Прежде всего, нужно создать комиссию для расследования причин гибели документов, определения точного перечня тех документов, которые погибли, поиска возможностей их восстановления. Для участия в работе комиссии приглашаются представители государственного пожарного надзора.

По результатам работы комиссии составляется соответствующий акт по факту утраты части личных дел сотрудников вследствие пожара с указанием причины гибели подлинников документов организации.

Акт составляется в произвольной форме, но обязательно должен содержать такие сведения, как состав комиссии, выясненные причины утраты личных дел, их перечень, объяснительные записки опрошенных ответственных сотрудников. Акт подписывается всеми членами комиссии и заверяется руководителем организации.

Составленный акт об утрате личных дел вместе с описью нужно передать в архив. Если есть возможность, то личные документы сотрудников восстанавливаются, а в номенклатуре дел в разделе «Примечание» ставится отметка о дубликате.

Какова процедура передачи дел в госархив, куда обращаться и т.д.?

Передачу дел в госархив нужно проводить ежегодно или раз в 3-5 лет, в зависимости от вида документов (см. п. 9. «Основные Правила работы архивов организаций»). Если у вас негосударственная организация, чтобы передать дела в госархив, нужно заключить с ними договор. Государственный архив можно найти в любом муниципальном образовании.

Оформите историческую справку на ваш архив. Подготовьте упорядоченную опись документов, передача дел будет проводиться поединично, в особо ценных случаях полистно. Причем на каждом экземпляре описи должны проставляться отметки о приеме документов в госархив.

В целом процедура передачи документов организации в госархив выглядит так: сначала экспертно-проверочной комиссией госархива утверждаются описи передаваемых организацией дел, при этом один экземпляр описи остается в госархиве, затем выполняется проверка состояния дел в организации сотрудником госархива, и только после этого состоится передача дел на основании составленной и утвержденной описи.

Факт передачи документов оформляется актом приема-передачи дел на госхранение в 2 экземплярах, по одному каждой стороне. С документами также отдаются 3 экземпляра описи, один вы заберете себе.

Учтите, что все работы по подготовке к передаче документов в госархив будет оплачивать ваша организация.

Нужно ли создавать приказ о подразделениях для номенклатуры дел?

При ежегодном составлении номенклатуры дел сведения, необходимые для нее, должны предоставить все структурные подразделения организации, так как уже на основе номенклатуры дел структурных подразделений составляют сводную номенклатуру всего предприятия.

Поэтому целесообразно начать ее разработку с издания соответствующего приказа о подразделениях. В приказе необходимо указать, в какой срок сотрудники должны подготовить и предоставить информацию о заводимых в подразделениях делах и видах существующих документов. Форму номенклатуры дел структурного подразделения вы можете посмотреть в приложении 8 к «Основным Правилам работы архивов организаций».

Посредством создания приказа руководителя о подразделениях закрепляется собственно сам перечень категорий документов, используемых на предприятии, и обязанности определенных сотрудников по ведению утвержденной номенклатуры дел.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется также сотрудниками этого подразделения и согласовывается со службой документационного обеспечения управления и с ответственным за архив организации лицом.

Нужно ли создавать экспертную комиссию перед созданием номенклатуры дел?

Вопросы создания и работы экспертной комиссии организации подробно освещены в «Основных Правилах работы архивов организаций». На практике создание экспертной комиссии происходит сразу после создания архива организации. Экспертную комиссию обычно составляют из компетентных сотрудников, которые помогают установить сроки хранения каждого документа, а также определить, требуется ли его хранить вообще и как долго.

Формирование экспертной комиссии организации проводится приказом руководства по основной деятельности. Изданием аналогичного приказа состав комиссии может быть при необходимости изменен.

Должен ли быть в школе архив?

В школе, как в любом учреждении, ведущем личные дела сотрудников и работающим с иными документами, нужно создавать архив. Номенклатура дел школы составляется по форме, определенной нормативными актами Государственной архивной службы РФ, и утверждается директором школы.

Сотрудники школы отвечают за формирование дел в соответствии со своими должностными обязанностями. Контроль за правильностью ведения номенклатуры возлагается обычно на секретаря и директора учреждения.

Должен ли быть в Доме культуры архив?

Дом культуры имеет право создавать собственный архивный фонд. Его комплектация и хранение осуществляется согласно правилам, утвержденным приказами Минкультуры РФ. Дело в том, что документы постоянного срока хранения не каждый год сдаются в муниципальный архив, а примерно раз в 10-15 лет, поэтому иметь свое хранилище как минимум для документов по личному составу необходимо.

Однако есть вариант решения вопроса без создания своего архива – заключение договора с другим муниципальным учреждением о ведении для Дома культуры архива. Но при этом желательно одновременно делегировать стороннему архивисту полномочия на выдачу соответствующих справок из архива.

Вложенные файлы

Пятигорская торгово-промышленная палата информирует о том, что Международный институт менеджмента для объединений предпринимателей Торгово-промышленной палаты Российской Федерации разработал серию, а именно
18 мая 2016 г.
«АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ: С ЧЕГО НАЧАТЬ?»
Практические рекомендации профессионала по созданию, оптимизации и ведению архива на предприятии.
В процессе своей производственной деятельности любое предприятие создает множество документов, обязательных для хранения на протяжении некоторого, а иногда достаточно продолжительного времени. И возникает вопрос: где и как хранить документы, которые образуются в ходе ее деятельности. Нужно ли для этого создавать специальный архив? И если нужно, то какими нормативными документами при этом руководствоваться? Обязательно ли издавать специальное положение об архиве? Каким требованиям должно отвечать помещение, отведенное под архив?
В настоящий момент архивное дело регулируется следующими нормативными актами:
1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2. Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.) (далее - Основные правила);
3. «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06 октября 2000 г.);
4. Постановление ФКЦБ РФ от 16 июля 2003 г. N 03-33/пс «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» (Зарегистрировано в Минюсте РФ 21 августа 2003 г. N 4994);
5. “Основные Правила работы архивов организаций” (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), добавим к этом внутренние положения и распоряжения.
О том, как правильно организовать работу архива и обеспечить сохранность документов на долгие годы, мы будем говорить на нашем вебинаре.

Программа вебинара:
Тема 1. Законодательство Российской Федерации по архивному делу и государственный контроль за его соблюдением.
1.1. Порядок создания архива, организация его работы. Новые требования к организации. Формированию и использованию архивного фонда организации. Понятие архива организации, его организационно-правовые формы.
Тема 2. Номенклатура дел – основополагающий документ для организации работы архива.
2.1. Виды номенклатур дел, порядок их разработки.
2.2. Участие архива организации в составлении и согласовании номенклатуры дел.
Тема 3. Передача дел на хранение в архив организации. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения.
3.1. Контроль архива организации за формированием и оформлением дел в структурных подразделениях.
3.2. Определение сроков хранения документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве и в архиве организации.
3.3. Составление и оформление описей дел при передаче документов в архив организации. Составление сводных описей дел в архиве.
3.4. Порядок уничтожения документов и дел с истекшими сроками хранения.
Тема 4. Учет и сохранность документов и дел в архиве организации.
4.1. Учет документов в архиве, разработка научно-справочного аппарата.
4.2. Обеспечение сохранности документов в архиве организации (требования к помещению, оборудованию, размещению дел, режиму хранения).
4.3. Использование документов в архиве организации (исполнение запросов, выдача дел).
5. Ответы на вопросы слушателей.

Ведущая вебинара:
ДОРОНИНА Лариса Алексеевна – кандидат экономических наук, документовед, специалист по информационным технологиям управления, доцент кафедры Документоведения и ДОУ Государственного университета управления, член национальной Ассоциации профессиональных секретарей и офис-менеджеров. Ведущий специалист в области документационного обеспечения управления. Автор более 150 публикаций, в том числе статей в журналах «Справочник секретаря и офис-менеджера», «Справочник кадровика», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Управление персоналом», «Служба кадров», «Поиск: от проекта до ключа» и др.

Целевая аудитория вебинара:
Специалисты служб ДОУ,
работники канцелярии,
секретари,
специалисты, чья работа связана с организацией делопроизводства и документооборота организационно-методических отделов коммерческих и государственных (муниципальных) учреждений и органов власти.

Участники вебинара (интернет-семинара) могут принимать участие:
1. Очно, находясь в региональной ТПП, где будет оборудован зал с проекционным и интернет-оборудованием с налаженной связью с центральным отделением проведения мероприятия;
2. Дистанционно через интернет на своем рабочем месте;
3. Дистанционно через интернет на своем домашнем компьютере;
4. Имеется возможность участвовать с планшета или смартфонов.
Участники вебинара получают именной электронный сертификат установленного образца Международного института менеджмента ТПП РФ о повышении квалификации.
Слушатели, прослушавшие 3 семинара по программе «Офис-менеджер», получают удостоверение установленного образца о повышении квалификации, соответствующее Приказу Минобрнауки РФ №499 от 1 июля 2013г., в объёме 72 часов по специализации «Офис-менеджер» и вносятся в Реестр сертифицированных специалистов МИМОП ТПП РФ.

Дополнительно: участникам вебинара после проведения мероприятия предоставляется на месяц интернет-ссылка записи вебинара для просмотра в офлайн-режиме.
Стоимость участия в вебинаре:
1. Для участия специалистов из коммерческих организаций – 4000 руб.,
2. Для участия специалистов из организаций-членов палат – 3500 руб.,
3. Для участия специалистов государственных организаций – 3500 руб.,
4. Для специалистов торгово-промышленных палат- 3000 руб.
(в случае набора 2–х слушателей из коммерческих организаций (и/или членов ТПП) на вебинар 1 специалист ТПП участвует бесплатно)

Дополнительная скидка: для двух и более участников с одной организации 10%

Обращаем Ваше внимание, количество возможных подключений к вебинару ограничено!
1)Регистрация на вебинар (интернет-семинар) на электронной почте:[email protected]
Далее зарегистрированному участнику будет по электронной почте выслан счет на безналичную оплату и ближе к проведению вебинара логин и пароль для входа в систему.
2) Интернет-ссылка на техническое тестирование предоставляется после оплаты счета
3) Техническая проверка компьютерного оборудования слушателей вебинара состоится 17 мая 2016 г. в 12-00 по московскому времени.
В случае заинтересованности и для подробной информации просим обращаться: Ставропольский край, г. Пятигорск, ул. Козлова 24/1/ Калинина 74 т/ф 8 8793 33-43-56 или [email protected]отдел по работе с предприятиями.

Организация, подобно живому организму, непрерывно взаимодействует с внешним миром и поддерживает многочисленные внутренние процессы: заключает договоры с контрагентами, принимает либо реализует товары и услуги, осуществляет разнообразные платежи, согласовывает и утверждает локальные нормативные акт.

Оформляется при этом множество документов , большинство из которых рано или поздно теряют текущую актуальность и отправляются в архив. Каждая организация придерживается собственной политики документооборота, однако следование общим рекомендациям, успешно применяемым на практике и подкрепленным правовыми нормами, позволяет максимально оптимизировать архивное дело и избежать возможных проблем в будущем.

Весь массив документации, накапливаемой организацией в процессе ее деятельности и подлежащей хранению, подразделяется на несколько категорий:

• учредительные документы – являются правовой основой существования организации и определяют ее базовые юридические характеристики;
• распорядительные документы – носят императивный либо информационный характер, оформляются как правило от лица высшего руководства;
• документы по личному составу – затрагивают все возможные отношения, которые могут возникнуть между работником и работодателем;
• бухгалтерская отчетность – включает в себя первичные документы, отражающие осуществление организацией купли-продажи товаров и услуг;
• специализированная документация – внутренние нормативные акты, регулирующие основные аспекты деятельности организации и обеспечивающие согласованность работы ее структурных подразделений.

В более широком смысле все документы, которыми располагает организация, можно поделить на две группы : документация, делопроизводство по которой окончено, и бумаги, все еще участвующие в каком-либо актуальном деловом процессе. Одна из основных задач ответственного за ведение архива сотрудника заключается в грамотном распределении имеющихся документов по соответствующим делам и их своевременном дополнении вновь оформляемой документацией.

Подготовка к передаче и требования к хранению

Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.

Пунктом 3.4. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных в 2002 г. и носящих рекомендательный характер, форма номенклатуры дел предлагается в виде таблицы, включающей в себя следующие поля:

• индекс дела , который состоит из цифрового кода структурного подразделения и порядкового номера дела;
• заголовок дела , вписываемый в виде краткого и точного обозначения сути относящегося к нему процесса без использования сложных конструкций и вводных слов;
• поле количество единиц хранения отражает число томов или частей в составе дела и заполняется в конце года;
• последняя графа содержит примечания , касающиеся производимых над делами операций – заведении, перемещении, и т. д.

Архивируются организованные в соответствии со сводной номенклатурой дела на срок, зависящий от вида составляющей их документации. Так, учредительные документы сохраняются в течение всего срока существования юридического лица, а в случае его ликвидации подлежат передаче в государственный или муниципальный архив.

Часть бухгалтерской отчетности также подлежит бессрочному хранению, тогда как для первичной документации срок ограничен 5 годами . Самый длительный период архивации предусмотрен для кадровых документов – например, ведомости о величине заработной платы должны храниться 75 лет , такой же срок установлен для трудовых договоров и личных карточек работников.

Нормативные акты и ответственность

На федеральном уровне общие принципы организации архивного дела регламентируются законом №125-ФЗ от 22.10.2004 , отдельные положения которого являются обязательными для исполнения всеми предприятиями, имеющими постоянный документооборот.

Помимо правовых норм в части ведения архивов, закон также предусматривает ответственность должностных лиц и организаций за допущенные в этой области нарушения. Штраф в таком случае не превышает 500 руб , однако полное или частичное отсутствие обязательной к хранению документации может привести к куда более серьезному взысканию – до 300000 руб .

Отдельные положения об архивации бухгалтерских документов обозначены в предписании Минфина СССР, утвержденном еще в 1983 г. и до сих пор не потерявшем актуальности. Исчерпывающий перечень документов, оформляемых на всем протяжении существования организации наряду со сроками их хранения, представлен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 №558 . Свод уже упомянутых выше Правил работы архивов организаций содержит подробный перечень рекомендаций, касающихся всех аспектов такой деятельности.

Доступ к документам и сроки их предоставления

Сформированные дела как правило перемещаются в архив не позднее 3 лет с момента завершения отраженных в них хозяйственных процессов. Порядок хранения и выдачи документов устанавливается в соответствии с утвержденным внутренним регламентом на основе нормативных требований и рекомендаций.

Для внутреннего пользования продолжительность работы с архивными документами ограничена 30 днями , но по заявлению ответственного сотрудника, при условии сохранности дел, обозначенное время может быть продлено еще на месяц.

Пошаговая инструкция по архивации и ведению архива

Процедуру оформления и передачи дел на хранение можно разбить на несколько основных этапов :

Следует отметить, что сдаче в архив обычно подлежат документы, имеющие период хранения не менее 10 лет . Остальная документация может храниться непосредственно в отделах и передаваться на уничтожение, как только истечет предусмотренный законом срок.

Оснащение архивохранилища и экспертиза пригодности помещения

Порядок обустройства мест хранения документации подробно описан в Основных Правилах. Главный принцип при оснащении архива в пределах организации – использование отдельного строения или помещения под его нужды .

При этом эксплуатация сооружений, находящихся в крайне ветхом состоянии, а также сырых и неотапливаемых, не допускается. Ограничение распространяется и на помещения, находящиеся в одних зданиях со службами общественного питания и запасами пищевых продуктов, а также располагающиеся рядом со складами огнеопасных либо агрессивных веществ.

Внутреннее обустройство архивного хранилища должно быть выполнено таким образом, чтобы обеспечить максимальную сохранность находящейся в нем документации. Для этого необходимо соблюдение перечня условий :

• помещение архива должно быть защищено от затопления, отвечать нормам пожарной безопасности, иметь производительную систему вентиляции;
• вся электропроводка и розетки должны быть максимально изолированы;
• отделка помещения должна быть выполнена негорючими и неагрессивными материалами;
• не допускается прокладка через хранилище водопроводных и канализационных труб.

Окончательное решение о пригодности помещения для нужд архива принимается рядом специализированных служб на основе экспертизы. При этом учитывается пожарная безопасность помещения, его санитарное состояние, и т.д. По итогам проведения каждой экспертизы оформляется акт , отражающий результаты ее проведения.

Особенности использования документов и организация работы

Основой для работы архива является утвержденное руководством положение либо инструкция о ведении архива организации. На основании такого документа назначается сотрудник, исполняющий обязанности архивариуса и отвечающий за сохранность и полноту вверенных ему бумаг.

Архив в организации может существовать как в виде независимого структурного подразделения, так и находится в рамках административной службы. Независимо от формальной принадлежности, основной целью его функционирования является формирование, учет и обеспечение целостности архивных данных организации.

Достигается она путем систематической деятельности архивариуса по ведению номенклатуры дел, приему корректно оформленных томов, их систематизации и т.д. Кроме того, в обязанности сотрудников архива входит своевременное и полное предоставление запрашиваемых документов, а также участие в процессе уничтожения документации с истекшим сроком хранения.

Порядок контроля

Помимо внутренних нормативных актов, работа архива регулируется законодательными актами, предусматривающими в том числе меры по контролю архивного делопроизводства в организации.

Так, согласно закону №125-ФЗ , контроль соблюдения порядка хранения документов осуществляется специальными органами на федеральном уровне и уровне субъектов РФ. На практике данная функция обычно выполняется Налоговой инспекцией и Пенсионным фондом как основными внешними пользователями документацией организации. Тот же закон предусматривает ответственность вплоть до уголовной за нарушения законодательства об архивном деле.

Обзор программы автоматизации процесса делопроизводства в организации представлен ниже.

Оформление электронных носителей

В мире всепроникающих высоких технологий «классический» носитель информации – бумага и ее производные – медленно, но верно уступает место носителям электронным. В связи с этим у сотрудника архива рано или поздно возникнет вопрос: каким образом принимать к хранению такие документы? Ответ на него прост: в том же виде, в каком они были изначально оформлены.

Если, к примеру, инвойсы от зарубежного поставщика поступают в форме электронного документа, заверенного цифровой подписью, то и сохранять их следует в памяти компьютера – дополнительно печатать и заверять ничего не нужно. Подобная документация вносится в номенклатуру дел на общих основаниях с учетом установленного срока хранения.

Архивное делопроизводство в организации – сложный и многоступенчатый процесс , требующий от его участников тщательного планирования и соблюдения многочисленных требований и рекомендаций. Тем не менее, качественно построенная система хранения документов не только свидетельствует о слаженной и продуктивной работе подразделений, но и демонстрирует потенциал организации как эффективной хозяйственной единицы.

Подробная инструкция по передаче документов в архив представлена на видео.