Как правильно составить штатное расписание образец. Образец заполнения штатного расписания для ип и ооо. Для чего нужно штатное расписание в организации

Статья 213 ТК РФ медицинские осмотры устанавливает в качестве необходимых условий для работы некоторых категорий сотрудников. Какие бывают виды врачебных осмотров, как они оплачиваются, что ждет работника и работодателя за непрохождение осмотра, читайте в статье.

Категории работников, обязанных проходить медосмотры согласно ТК РФ

Некоторые сотрудники в силу специфики их трудовых обязанностей должны проходить врачебные осмотры. К таковым относятся, прежде всего, перечисленные в ст. 213 ТК РФ работники.

Во-первых, к ним относятся лица, работающие во вредных и/или опасных условиях, что означает:

1. На работе присутствуют вредные или опасные факторы, включенные в специальный перечень, который содержится в приложении № 1 к приказу Минздрава РФ «Об утверждении перечней вредных и (или) опасных факторов…» от 12.04.2011 № 302н (далее — приказ № 302н). Это могут быть биологические, физические, химические факторы или факторы трудового процесса (к примеру, физические нагрузки).
2. Сама работа по своему характеру является опасной и включена в соответствующий перечень (приложение № 2 к приказу № 302н). Например, сюда относятся высотные работы и работы на взрывоопасных объектах.

Во-вторых, обязательным медосмотрам подлежат лица, работающие в сфере движения транспорта. Перечень таких сотрудников утвержден Правительством РФ (постановление от 19.01.2008 № 16). Сюда относятся как лица, непосредственно управляющие транспортом, так и прочие работники, чья работа связана с движением транспорта: диспетчеры, операторы, дежурные и т. д.

В-третьих, медосмотры обязаны проходить сотрудники:

• предприятий, торговли, общепита, пищепрома;
• детских учреждений;
• медицинских организаций;
• водопроводных сооружений.

Цели прохождения медосмотров на предприятии. Виды медосмотров

1. Предварительные. Они проводятся до заключения трудового контракта. Основная цель таковых — выявить, нет ли у сотрудника заболеваний, препятствующих выполнению той или иной работы, а второстепенная — раннее установление болезней, а также их профилактика.
2. Периодические. Как видно из их наименования, проводятся они раз в какой-либо период работы. Их цели — мониторинг состояния здоровья работника, предупреждение и своевременное выявление профессиональных заболеваний, а также предупреждение несчастных случаев. Конкретные периоды их прохождения определяются приложениями № 1 и 2 приказа № 302н.

Кроме того, бывают и иные виды медицинских осмотров:

1. Внеочередные. Такие медицинские осмотры ТК РФ предусматривает в случаях, когда имеются соответствующие медицинские рекомендации, зафиксированные во врачебном заключении (п. 13 приложения № 3 к приказу № 302н).
2. Предрейсовые, предсменные, послерейсовые и послесменные. Как видно из названия, проводятся они перед рейсом/сменой или после них. Обязанность их прохождения зафиксирована в различных законодательных актах. Так, водители обязаны проходить пред- и послерейсовые осмотры на основании ч. 1 ст. 23 закона «О безопасности дорожного движения» от 10.12.1995 № 196-ФЗ.

Регулярное психиатрическое освидетельствование некоторых работников

В ч. 7 ст. 213 ТК РФ установлены особые требования к контролю состояния здоровья работников, чья деятельность связана с повышенной опасностью и/или вредными веществами и плохими производственными факторами. Такие сотрудники должны регулярно проходить осмотры у врача-психиатра.

Виды работ, которые предполагают прохождение таких освидетельствований, определены постановлением Правительства РФ «О реализации закона “О психиатрической помощи…”» от 28.04.1993 № 377. В частности, к таковым отнесены работы, сопряженные с воздействием вредных химических (например, производство и прочие процессы, связанные с выделением аминокислоты) и физических факторов (например, работа в условиях постоянно повышенной/пониженной температуры воздуха, физических перегрузок).

Цель подобных мероприятий — определение пригодности работников к выполнению их обязанностей, требующих трезвости ума, внимания и концентрации. Освидетельствование проводится перед поступлением на работу (наряду с предварительным медосмотром, который, как правило, также обязателен для таких сотрудников), а затем — не реже чем 1 раз в 5 лет.

Порядок прохождения врачебных осмотров

• поступающие на работу, связанную с движением поездов (см. «Положение о порядке проведения предварительных медосмотров…», утв. приказом МПС РФ от 29.03.1999 № 6Ц);
• граждане, осуществляющие работы по уничтожению химоружия (см. «Порядок проведения предварительных и периодических медосмотров…», утв. приказом Минздрава РФ от 21.03.2000 № 101).

В отношении других сотрудников, которые обязательно должны проходить врачебные осмотры, следует руководствоваться порядком проведения медосмотров, указанным в приложении № 3 к приказу № 302н (далее — Порядок проведения медосмотров).

Для проведения предварительного медосмотра работодателю необходимо выдать соискателю направление на медосмотр. Бланк такого направления не утвержден. Работодатель может использовать бланк медицинской организации, с которой заключен договор на проведение осмотров, либо составить бланк самостоятельно. Важно лишь, чтобы он содержал все необходимые сведения, указанные в п. 8 Порядка проведения медосмотров.

Периодические осмотры также проводятся на основании направления, однако работодатель должен заблаговременно составлять списки сотрудников, подлежащих осмотрам, и согласовывать с медучреждением план их проведения.

По результатам осмотров оформляется медзаключение в 2 экземплярах. Один экземпляр остается в медкарте, а другой — выдается на руки работнику или соискателю. На основании этого заключения работодатель обязан принять решение о допуске либо недопуске к работе.

Важно! Отказ в приеме на работу на основании того, что у сотрудника выявлены к ней медицинские противопоказания, является обоснованным. Пленум ВС РФ указал, что состояние здоровья относится к деловым качествам сотрудника (абз. 5, 6 п. 10 постановления от 17.03.2004 № 2).

Медицинские осмотры по ст. 213 ТК РФ: кто производит оплату

В соответствии с ч. 8 ст. 213 Трудового кодекса медицинские осмотры работников , а также освидетельствования, предусмотренные данной статьей, обязан оплачивать работодатель. Нередко для этих целей компании заключают договоры с медучреждениями. Оплачиваются медосмотры в таких случаях напрямую работодателем в соответствии с условиями договора. Если такого договора нет, то неправомерно требовать от работников (соискателей), чтобы они проходили осмотры у врачей за свой счет.

Вместе с тем в случае с соискателями допустимо установить договоренность о прохождении ими медосмотров за свой счет с последующим возмещением со стороны компании.

ВАЖНО! Закон не ставит оплату работодателем медосмотра в зависимость от результатов этого мероприятия. Так, осмотр может выявить непригодность соискателя к работе, и трудовой договор с ним не будет заключен. Но это не освобождает работодателя от обязанности произвести оплату осмотра.

Для того чтобы получить деньги, сотруднику нужно написать заявление на имя руководителя компании в произвольной форме. К заявлению прилагаются документы, подтверждающие оплату медицинских услуг. При этом закон не устанавливает конкретного срока выплаты денег в счет затрат на медосмотр. Как правило, выплаты производятся в ближайший день перечисления зарплаты.

ВАЖНО! Расходы на обязательные врачебные осмотры сотрудников, в чьей работе присутствуют вредные или опасные факторы, работодатели могут возместить за счет уменьшения страховых взносов в ФСС (см. «Правила финансового обеспечения…», утв. приказом Минтруда РФ от 10.12.2012 № 580н).

Если компания откажется платить сотруднику деньги за медосмотр, он вправе взыскать их в судебном порядке.

Что будет, если сотрудник не пройдет медосмотр

Если сотрудник, для которого обязателен медосмотр или освидетельствование, его не прошел, то работодатель не вправе допускать его к работе. Такого сотрудника от работы нужно отстранять (ст. 76 ТК РФ). Отстранение производится до устранения его причины — т. е. до прохождения сотрудником врачебного осмотра/освидетельствования.

При этом вопрос об оплате периода отстранения от исполнения трудовых обязанностей решается так:

• если медосмотр не пройден не по вине сотрудника, то данный период должен быть оплачен ему как простой (ч. 3 ст. 76 ТК РФ);
• если работник сам виноват в непрохождении врачебного осмотра, зарплата за это время ему не выплачивается.

Если сотрудник без уважительных причин отказывается либо уклоняется от медосмотра, это можно расценивать как дисциплинарный проступок.

Неисполнение работодателем требований абз. 11 ч. 2 ст. 212 Трудового кодекса РФ

Работодатель должен обеспечить охрану труда и его безопасные условия. Это включает в себя, в том числе, и обязанность по организации и оплате обязательных медицинских осмотров и освидетельствований (абз. 11 ч. 2 ст. 212 ТК РФ).

В случае неисполнения работодателем данной обязанности, которое может выражаться как в допуске не прошедшего осмотр или освидетельствование лица к работе, так и в допуске к ней лица, имеющего противопоказания, может повлечь наложение штрафа по ч. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ. Размеры штрафа следующие:

• для организаций — от 100 000 до 130 000 руб.;
• для должностных лиц и ИП — от 15 000 до 25 000 руб.

При повторном нарушении ответственность усиливается — ч. 5 указанной статьи КоАП РФ содержит повышенные штрафы, а также и более суровые наказания, например в виде административного приостановления деятельности.

За нарушение правил охраны труда установлена и уголовная ответственность. Так, возможно привлечение лица к ответственности по ст. 143 УК РФ, если им был допущен к работе человек, не прошедший медосмотр или имеющий противопоказания к работе, в результате чего наступили последствия в виде тяжкого вреда здоровью или смерти.

Согласно Трудовому кодексу медосмотры всегда должен организовывать и оплачивать работодатель. За невыполнение данной обязанности установлена юридическая ответственность. Но и работник, не прошедший медосмотр по своей вине, также ощутит негативные последствия: время отстранения от работы оплачено ему не будет.

Узнайте, как правильно ввести в действие новое штатное расписание: готовый образец приказа, подробную инструкцию по его составлению, советы экспертов и перечень обязательных реквизитов вы найдете в статье.

В статье

Скачайте полезный документ:

Когда нужен приказ об утверждении документа

Штатное расписание разрабатывают в любом предприятии - крупном и небольшом, государственном учреждении, коммерческих структурах. Это условно обязательный документ, благодаря которому оптимизируется работа с кадрами, управленческая деятельность, налоговый и бухгалтерский учет в организации. Как он будет выглядеть, работодатель решает самостоятельно, хотя в большинстве случаев используют унифицированную форму Т-3. Утверждение штатного расписания оформляют письменным приказом.

★ В журнале «Кадровое дело» вы найдете

Составить приказ без ошибок несложно, если под рукой есть стандартный бланк и подробные рекомендации по его заполнению. Если же у документа нет установленной формы, риск ошибок резко возрастает: не всегда удается придумать правильный заголовок и преамбулу, непонятно, какой должна быть структура.

★

Как оформить приказ об утверждении штатного расписания: образец

Унифицированной формы приказа об утверждении штатного расписания нет. Поэтому составляйте ее в произвольной форме с учетом общих требований к оформлению организационно-распорядительной документации. На сегодняшний день актуален стандарт ГОСТ Р 7.0.97-2016. Его применяют как бюджетные, так и коммерческие организации.

Чтобы составить грамотный приказ, придерживайтесь инструкции:

1. Заполните «шапку»

Если вы не используете фирменный бланк с данными о компании - полным и сокращенным наименованием юридического лица, адресом и другими реквизитами, укажите их в верхней части бланка. Ниже впишите заголовок, дату и место составления, регистрационный номер документа.

Регистрационный номер, иногда - вместе с индексом, присваивают в соответствии с применяемой работодателем номенклатурой дел и инструкцией по кадровому делопроизводству. Нумерация может быть сквозной либо разделенной по типам документов. Под присвоенным номером приказ о штатном расписании вносят в бумажный или электронный журнал регистрации, подшивается в дело, хранят в архиве.

★ Эксперт журнала «Кадровое дело» расскажет,

1. Укажите основание, на котором издается документ

Поскольку речь идет о штатном расписании, ссылайтесь на норму закона, которая требует вводить его в действие письменным распоряжением руководства компании (раздел 1 указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России №1 от 5.01.2004).

1. Оформите распорядительную часть

Напишите, какой конкретно документ вступает в силу, укажите его регистрационный номер и дату составления. Здесь же можно привести ключевые характеристики утверждаемого штатного расписания, например, «с численным составом в количестве 30 штатных единиц, с месячным фондом оплаты труда 932 000 рублей ». Подробно расписывать содержание формы Т-3 не нужно, достаточно скопировать данные итоговой строки.

1. Перечислите приложения к приказу

Обычно прилагается один документ - штатное расписание, но могут быть и другие приложения. Укажите наименования прилагаемых документов и количество листов в каждом из них.

1. Заверьте приказ в установленном порядке

Порядок заверения распорядительных документов по основной деятельности прописывают в локальных нормативных актах компании. Обычно ставят печать организации (если есть) и подпись должностного лица, уполномоченного издавать приказы.

Так выглядит типовой приказ на штатное расписание (образец). Скачать бесплатно его вы сможете в начале статьи .

Чтобы придать документу юридическую силу и минимизировать риск ошибок, используйте готовый пример приказа об утверждении штатного расписания. Перед тем, как передать его на подпись, убедитесь в наличии всех обязательных реквизитов - каких конкретно, подскажет наглядная шпаргалка от «Системы Кадры».

Кто подписывает приказ о введении в действие штатного расписания

На распорядительном документе обязательно должна стоять подпись генерального директора. Без заверительной подписи руководителя организации приказ об утверждении штатного расписания в ДОУ (документационном обеспечении управления) не вступает в силу. Если документ перед утверждением проходит согласование в бухгалтерии, отделе кадров и других службах, дополните бланк полями для подписей ответственных должностных лиц: главбуха, начальника отдела кадров. Возле каждой подписи предусматривается место для расшифровки - фамилии и инициалов сотрудника, наименования занимаемой должности.

Директор компании вправе делегировать право подписи другому сотруднику - например, своему заместителю или главному бухгалтеру. В большинстве случаев достаточно издать письменный приказ о предоставлении права подписи кадровых документов. Но если уставом организации такая возможность не предусмотрена, придется оформлять доверенность от имени работодателя. Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как правильно составить такую доверенность и может ли доверитель в любой момент прекратить ее действие

Внимание! Закон не требует наличия подписей кадровика и главного бухгалтера организации на приказе об утверждении штатного расписания, в то время как бланк штатного расписания они обязаны заверить.

Знакомить остальной персонал с приказом под подпись или нет, решайте самостоятельно. Все, что работник должен знать о своей должности - наименование, оклад, надбавки, режим работы, основные функции и обязанности - прописано в трудовом и коллективном договоре, дополнительных соглашениях, должностной инструкции и локальных нормативных актах. Поэтому отсутствие его подписи на приказе об утверждении штатного расписания в любом случае не вызовет нареканий ГИТ.

Новое штатное расписание утвердите письменным приказом, составленным в произвольной форме. Ориентируйтесь на общие нормы трудового законодательства и актуальный ГОСТ, убедитесь, что на бланке проставлены все необходимые реквизиты.

Приложите к распорядительному документу штатное расписание, заверенное подписями главного бухгалтера и начальника отдела кадров. Чтобы приказ вступил в действие, заверьте его подписью руководителя организации и печатью, если используете ее в работе.

Документооборот необходим для того, чтобы отслеживать различные показатели деятельности компании в динамике. Без него организация процессов носит достаточно хаотичный характер. Поскольку в современном мире персонал является главным активом каждой фирмы, документы, связанные с управлением человеческими ресурсами, должны вестись максимально аккуратно и правильно.

Одним из таких документов является штатное расписание, тонкости работы с которым рассмотрены в данной статье. Оно позволяет установить штатную численность подразделений организации, анализировать организационную структуру и систему оплаты труда, а также облегчает процесс подбора персонала на вакансии в компании.

Для чего нужен этот документ, обязателен ли он?

Штатное расписание необходимо для того, чтобы можно было обосновать ситуации увольнения работников по причине сокращения штата в случае их обращения в судебную инстанцию. Также оно может служить в качестве обоснования (по причине отсутствия той или иной должности). Поэтому грамотное составление данного документа является основой для законного отстаивания интересов фирмы.

Кроме того, зачастую проверяющие компании (в частности, трудовая инспекция) требуют его наличие при проверках. Отсутствие документа попадает под нарушение закона РФ об охране труда. Соответственно, по КоАП РФ (статья 5.27) организации, не предоставившей расписание, грозит штраф в пределах от 30 до 50 тысяч рублей. К тому же будет оштрафовано должностное лицо (сумма варьируется от 1 до 5 тысяч рублей).

Наконец, без штатного расписания не представляется возможным доказать, что в момент сокращения у компании не было возможности предоставить сотрудникам альтернативные вакансии.

Таким образом, наличие данной бумаги не является обязательным с точки зрения законодательства РФ , и в теории решение налоговой или трудовой инспекции о взимании штрафа можно оспорить в судебной инстанции. Однако на практике документ следует вести любой компании для предотвращения возможных конфликтных ситуаций. При этом важно понимать, что для бюджетных организаций его наличие закреплено законодательно.

Требования, предъявляемые к нему

Поскольку штатное расписание является так называемым локальным нормативным актом, особых требований, предъявляемых к нему, не так много:

• Одним из главных является тот факт, что компания обязана составлять данный документ по установленной федеральным законом унифицированной форме Т-3 . Укорачивать ее нельзя (все необходимые пункты должны присутствовать), а вносить дополнительные данные можно.
• Расписание должно вводиться в действие с первого числа месяца .
• Очень важно, чтобы каждая страница была пронумерована.
• Документ должен быть сшит, иметь печать организации, подпись руководителя и лица, ответственного за составление.

Кто занимается составлением?

На данный момент законодательством четко не определено, кто должен заниматься разработкой документа.

В компаниях с разветвленной организационной структурой обязанность составления может лежать на сотрудниках следующих отделов:

• кадровая служба;
• бухгалтерия;
• юридический отдел (наименее распространенная ситуация).

В небольших фирмах этим может заниматься руководитель или любое другое уполномоченное им лицо. В этом случае изготавливается приказ на имя конкретного сотрудника, который будет заниматься работой с этим документом. Еще одним вариантом определения ответственного является указание на этот факт в должностной инструкции или трудовом договоре.

Чтобы упростить процедуру составления, необходимо прописать ее нюансы в инструкции по делопроизводству:

• сроки и основные правила разработки/внесения изменений;
• форма приказа об утверждении расписания и изменений;
• ответственные лица за формирование документа и подписание приказов;
• сотрудники, с которыми нужно согласовать проект расписания или его изменений;
• состав нормативных актов, которые регулируют все вопросы, связанные с ним.

Как утверждается?

После составления штатного расписания его необходимо утвердить. До того, как будет готова финальная форма для подписания, необходимо согласовать ее с указанными в инструкции сотрудниками.

После этого утверждение необходимо сделать с помощью специального приказа или распоряжения , которое должно быть подписано либо руководителем компании, либо уполномоченным лицом. В приказе обязательно нужно указать даты составления, утверждения и вступления в законную силу – они могут совпадать либо отличаться друг от друга, но дата вступления в силу не может быть раньше, чем дата составления или утверждения.

Структура и порядок заполнения

В первую очередь унифицированная форма должна содержать ряд реквизитов (они обязательны для каждого бухгалтерского документа):

• наименование и номер документа;
• дата его составления;
• наименование компании;
• подтверждение факта осуществления деятельности и выражение величины натурального или денежного измерения;
• наименование и подпись лица, ответственного за правильность составления.

В таблице необходимо указать следующие сведения (слева направо):

• структурное подразделение;
• код подразделения;
• должность, разряд, класс квалификации (например, инженер 1 категории);
• количество штатных единиц;
• оклад (указывается в рублях, единицы измерения стоят только в шапке таблицы – например, 20 000,00);
• надбавки (в руб.) – например, за ученую степень. Под них отведено 3 графы;
• всего, руб. – в этой графе указывается общая сумма заработной платы;
• примечание.

После заполнения всех граф в таблице необходимо заполнить строку «Итого». В ней необходимо просуммировать все значения по столбцам (суммы окладов, сколько будет штатных единиц и т. п.). После этого ставятся необходимые подписи и печать.

Процесс формирования и заполнения в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:

Как внести изменение?

На 2019 год существует 2 основных способа внесения изменений в штатное расписание:

1. Так, можно изменить непосредственно этот документ посредством создания нового, который будет иметь следующие регистрационный номер. При этом новый вариант должен утверждаться приказом по основной деятельности.
2. Однако, чаще всего вносимые изменения достаточно незначительны. В данном случае достаточно оформить изменения . Приказ может быть назван следующим образом: «Об изменении штатного расписания» или «О внесении изменений в штатное расписание».

При этом для этой процедуры необходимо иметь обоснование. Таковыми могут служить следующие причины:

• необходимость проведения оптимизации административной деятельности;
• совершенствование организационной структуры компании;
• проведение реорганизации;
• устранение дублирования функций и формирование центров ответственности;
• изменения в законодательстве РФ;
• необходимость организации мероприятий по совершенствованию деятельности того или иного отдела в компании;
• сокращение основной деятельности, ее расширение или диверсификация.

Если переименовывается должность сотрудника, перед внесением изменений нужно получить его письменное согласие.

Срок хранения и периодичность составления

В законодательстве РФ нет норм, которые регулировали бы периодичность составления штатного расписания. Если в компании высокий уровень текучки кадров, целесообразно составлять его один раз в месяц. Однако чаще всего составляют его раз в 6 или 12 месяцев, при необходимости лишь внося изменения. Это обусловливается тем, что такое расписание является так называемым плановым документом.

Также существует возможность составлять форму Т-3 на несколько лет – но это можно делать только тем фирмам, которые не планируют корректировать штат, вводить новые должности или убирать некоторые из существующих.

Поэтому данный вариант нельзя рассматривать как целесообразный на момент 2019 года – кризисные условия заставляют организации постоянно менять различные аспекты своей деятельности.

Что касается срока хранения, на данный момент документ должен храниться в компании в течение 3-х лет . При этом данный срок исчисляется со следующего года после того, в котором расписание утратило свою силу. Штатные расстановки (которые могут служить как облегченная альтернатива рассматриваемой бумаги) должны храниться в течение 75 лет.

Предприятие, чтобы адаптировать существующие нормы трудового законодательства к своим условиям работы, может разрабатывать собственные положения, которые должны закрепляться соответствующим образом. Это нужно, чтобы документ обрел юридическую силу. Среди подобных актов важное место отводится штатному расписанию. Для его утверждения используется такой документ, как приказ об утверждении штатного расписания. Скачать образец на 2019 год можно ниже.

Такой локально нормативный акт, как обязателен только в случаях, когда в компании используется наемный персонал.

ТК РФ требует, чтобы суммы, отраженные в трудовом контракте по оплате труда, соответствовали действующему на предприятии штатному расписанию.

Данный акт применяется также с целью планирования, так как его данные используются при составлении бюджета по расходам на зарплату в будущем. Он же обосновывает затраты на оплату труда в целях налогообложения.

Многие компетентные органы при проведении контрольных мероприятий в сфере труда, часто запрашивают именно этот документ. В его разработке участвуют разнообразные специалисты предприятия - кадровые работники, юристы, экономисты и т. д.

Росгосстатом специально для данного бланка разработана стандартизированная форма Т-3. Каждый субъект бизнеса может применять либо ее, либо разрабатывать на ее основе собственный документ.

Внимание! Когда с будущим работником составляется , размер оплаты труда по нему берется из соответствующей данной профессии графы штатного расписания.

В штатном расписании содержится не только информация о зарплате, но также данные о потребности предприятия в работниках по определенным профессиям.

Порядок утверждения штатного расписания

Штатное расписание вводится, в основном, на календарный год, но на малых предприятиях его действие может быть больше этого периода.

Составленный шаблон документа при наличии на предприятии органов профсоюза, необходимо отправить им на согласование. Только после этого можно приступать к процедуре утверждения данного локального акта.

Чаще всего для этого используется распоряжение руководителя, которое составляется на фирменном бланке в свободной форме. Приказ может формироваться кадровой службой или отделом делопроизводства. После этого он передается для подписания руководству. Штатное расписание, для утверждения которого подготавливается в этом случае приказ директора, идет к нему приложением.

На штатном расписание после издания распоряжения, нужно проставить специальный гриф «Утверждено», а также отразить реквизиты соответствующего приказа.

Штатное расписание как локальный документ по регулированию трудовых отношений на предприятии подлежит обязательному ознакомлению, если он затрагивает трудовую деятельность работника. Например, если зарплата работника зависит от штатного расписания. В иных случаях, по мнению Роструда ознакомление сотрудников с ним не обязательно.

Процедуру ознакомления работников можно провести путем составления на каждого лица , либо оформления специального журнала. Кроме этого, его копия должна быть доступна для прочтения каждому сотруднику.

Важно! При вводе в действие новой версии штатного расписания нужно не забыть старое признать утратившим свое действие. Это можно сделать в приказе, которым выполняется утверждение локального норматива.

Образец приказа об утверждении штатного расписания на 2019 год

Как правильно составить приказ об утверждении в организации штатного расписания

Приказ об утверждении нового штатного расписания не наделен специальной формой. Его удобнее оформлять на фирменном бланке, где уже проставлены название компании, ее номера ИНН и ОГРН, адрес, банковские реквизиты и т. д.

Ниже посередине проставляется название документа – «Приказ», после чего записывается его порядковый номер. Под ним этот документ нужно будет далее зарегистрировать в журнале учета приказов.

В следующей строке проставляется название издаваемого документа – «Об утверждении штатного расписания».

Затем необходимо в середине строки записать слово «Приказываю», после чего изложить содержание приказа по пунктам:

• Произвести утверждение штатного расписания в компании. В этом пункте нужно обязательно проставить какое число штатных единиц предусматривает данный документ, а также общий месячный фонд зарплаты.
• Произвести ввод штатки в действие с указанием точной даты. Если дата не будет задана, то считается, что документ начнет действовать с момента издания этого распоряжения.
• Если это необходимо, то старое штатное расписание нужно объявить утратившим действие.
• Определить ответственное лицо, на которое будет возлагаться контроль по исполнению принятого документа. Как правило, когда в компании работают главный бухгалтер и специалист-кадровик, то обязанность возлагается на них.
• Определить ответственное лицо, которое будет производить ознакомление работающего персонала с новым документом.

Затем в приказ включается информация о приложениях к документу. Обычно, им выступает штатное расписание, которого нужно указать реквизиты.

Заключительным этапом на приказе проставляются подписи ответственных лиц, которые были упомянуты в тексте. Кроме этого, они также должны указать свою должность, Ф.И.О. и записать дату, когда они произвели ознакомление с документом.

Как вносятся изменение в штатное расписание

В процессе осуществления деятельности может возникнуть необходимость внести коррективы в действующее штатное расписание. Они разделяются на значительные и нет. В первом случае количество изменений настолько велико, что необходимо оформить новое штатное расписание. Во втором случае внести изменения можно при помощи приказа, изданного руководителем.

Как правило, внесение изменений может происходить по следующим причинам:

• Появляется новая должность;
• Изменение названия должности;
• Сокращение размера штата;
• Изменение размера окладной части или ставки по тарифу;
• Ликвидация пустых должностей.

Подготовкой изменений обычно занимается кадровый специалист. На небольших предприятиях эта работа может быть возложена на бухгалтера.

Внимание! Если процесс внесения изменений происходит путем создания нового штатного расписания, процесс его утверждения аналогичен первичному документу.