Запрос архивной справки о заработной плате. Зачем требуется архивная справка о подтверждении трудового стажа, образец документа

Законодательно утвержденной формы архивной справки не существует, поэтому часто кадровики сталкиваются с трудностями в ее оформлении. Предлагаем скачать готовый образец и узнать о том, как правильно ее составить, чтобы избежать проблем при предъявлении

Читайте в нашей статье:

Как составить архивную справку

Не существует законодательно утвержденной формы архивных справок. В прил. № 42 Основных Правил работы архивов организаций предложена форма для образца, но она носит рекомендательный характер: можно воспользоваться ею, но это не обязательно.

Выдается справка по запросу физического лица (на основании его письменного заявления) либо государственного органа (на основании извещения от него), срок выдачи – три дня. Количество выданных экземпляров не ограничено, как и количество обращений.

Первое и самое главное правило заполнения архивной справки в 2019 году - все сведения, содержащиеся в ней, должны быть документально подтверждены (и очень часто госорганы обращаются с требованием предоставить заверенные копии подтверждающих документов) . Без ссылки на архивные документы справка теряет свою юридическую силу.

В некоторых случаях тот, кто выдал справку с неподтвержденными (ложными) сведениями, может понести ответственность за предоставление заведомо недостоверных данных (подложных документов).

Второе правило – из документов-оснований в справку переносится информация только об одном человеке – заявителе, даже если в них содержатся сведения о группе сотрудников, данные его коллег присутствовать в справке не должны.

Третье правило – соблюдение хронологической последовательности. В каком порядке события совершались и фиксировались в архивных документах, в таком же они переносятся в справку.

Четвертое правило – документ не допускает наличия помарок и исправлений. Его заказывают для того, чтобы подтвердить или уточнить утраченные или сомнительные данные, поэтому вся информация должна быть изложена четко и понятно.

Очевидно, что несмотря на кажущуюся простоту, к оформлению документа нужно подойти со всей серьезностью.

Шаг 1. Составляется документ на бланке организации, содержащем все ее реквизиты.

Шаг 2. Указывается номер исходящего и дата издания.

Шаг 3. Наименование документа «Архивная справка о …» - определить, о каких сведения пойдет речь в документе. Чаще всего это данные о зарплате или о трудовом стаже сотрудника, реже – о награждении.

Шаг 4. Зафиксировать, кому выдается справка и чьи данные в ней содержатся – ФИО сотрудника. Должность служащего в первой части документа можно не указывать, речь о ней пойдет ниже.

Шаг 5. Основная часть документа поясняет, о чем в нем пойдет речь, и почему именно эта организация выдает его. «В документах архивного фонда (название предприятия) на гражданина (ФИО заявителя) имеются следующие сведения о … (суть запроса)».

Шаг 6. Заполнение следующей части документа зависит от того, для каких целей он выдается.

Если это запрос о заработной плате , то данные удобно представить в виде таблицы по месяцам и годам с указанием ежемесячного размера отчислений в пенсионный фонд. Если начисления отсутствуют в те или иные месяцы, то это также следует отметить в справке. Не нужно подводить итогов, рассчитывать общегодовые или среднегодовые показатели.

Задача составителя справки – точно перенести в документ данные из ведомостей или штатного расписания за необходимый период. Если эти бумаги отсутствуют в архиве, задача усложняется, но все же остается выполнимой. Придется потратить больше времени на изучение приказов по основной деятельности и личному составу для определения объема выплат служащему.

Если это запрос о подтверждении стажа, нужно указать периоды работы, привести точное название должности со ссылкой на приказы о приеме на работу и увольнении с указанием их реквизитов. При отсутствии этих документов в архиве - сослаться на другие официальные распоряжения работодателя.

Как правило, у работников, которые долгое время трудились на предприятии, случались переводы на другую должность, в другое структурное подразделение или филиал - эта информация также будет нагляднее представлена в табличном виде.

Обратите внимание

Обычно работники одновременно требуют справки и о зарплате, и о подтверждении стажа. Не стоит объединять их в один документ, правильнее оформить каждую справку отдельно.

Если это запрос о сведениях о награждении конкретного лица , основная часть справки будет содержать наименование награды и дату ее присвоения

Шаг 7. Перечень документов (если они не были указаны в тексте выше), на основании которых выдана справка.

Шаг 8. Подпись руководителя. Если справка выдана о зарплате – добавляется подпись главбуха, если о стаже – начальника отдела кадров. Заверяется печатью организации.

Часто требуются справки, которые основываются на документах с большим сроком давности. За это время могли поменяться многие реквизиты, как на самом предприятии, так и у заявителя.

В справке необходимо указывать именно те данные, что и в архивных документах. В случае, если компания меняла название, в справку заносится ее прежнее наименование, которое было действительно в тот период, относительно которого запрашиваются сведения.

При этом в конце справки требуется пояснить, что реквизит был изменен, когда и на основании чего. Аналогично в случае, например, – в справке прописывается старая, действовавшая на момент его работы на предприятии. Подтверждать свое новое имя заявитель должен будет уже самостоятельно.

В каких случаях требуется

Чаще всего в 2019 году архивная справка по социально-правовым вопросам требуется для предоставления в пенсионный фонд для назначения пенсии, получения льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством. Обычно для этого достаточно трудовой книжки, но если она отсутствует или записи в ней вызывают у сотрудников ПФР сомнения (неразборчивы, не заверены, содержат исправления) подтвердить сведения о трудовой деятельности можно архивной справкой.

Запрашивается она у работодателя (если их было несколько – то у каждого из них), при невозможности предприятия оформить такой документ, следует обратиться в архив.

Справка о регистрации по месту жительства необходима во множестве ситуаций. Ее по праву можно назвать самой востребованной бумагой при сделках различного рода. Для чего она нужна, как ее получить и чем она отличается от подобных ей документов. Дело в том, что справка по форме 9 “знаменита” народными названиями, которые не всегда в точности соответствуют ее функциям. Тем не менее названия прижились и переучивать кого-либо не стоит.

Будем исходить из официального названия.

Что такое справка форма 9

Официально эта бумага называется справкой по форме 9. Многим людям это ни о чем не говорит. А все потому, что в народе такой документ получил собственные названия:

• Справка о составе семьи.
• Справка о регистрации.
• Справка о прописке.
• Справка с места жительства.

Несмотря на разные наименования, речь идет об одной и той же бумаге. За последние десятилетия со справкой о регистрации по месту жительства произошли крайне незначительные изменения, поэтому названия советских времен до сих пор в обиходе.

Выдача этого документа регламентируется Постановлением Правительства РФ от 17.07.1995 г. №713.

Обычная справка форма 9 отражает информацию о том, кто живет и владеет жилой недвижимостью. Если конкретно, в ней содержатся следующие сведения:

• Данные о типе недвижимости, ее общей и жилой площади, количестве комнат.
• Перечень лиц, зарегистрированных в частном доме или квартире.
• Даты регистрации этих лиц по адресу.
• Данные о собственниках жилья.
• Информация о том, в какой степени родства состоят владельцы недвижимости и прописанные в ней люди.
• Указывается также лицо, которому выдается справка.

Обратите внимание: таким образом, справка о регистрации по месту жительства отражает ситуацию на момент выдачи этой самой справки: то есть, кто проживает и владеет недвижимостью именно сейчас.

Отличия от архивной справки

Но у бумаги по форме 9 есть второй вариант – архивная справка. По сути, это та же самая бумага, но в ней кроме вышеперечисленной информации указываются еще и все лица, которые когда-либо были зарегистрированы в жилом помещении с момента его сдачи и до настоящего времени. С датами прописки и снятия с учета.

Важно: архивная версия справки по форме 9 помогает проследить историю квартиры или дома. Поэтому она так и называется.

Именно возможность отследить динамику жильцов делает разным практическое применение этих двух бумаг. Архивная справка требуется обычно в тех случаях, когда речь идет о каких-то имущественных спорах.

Вот несколько ситуаций, когда она потребуется в пакете документов:

• При оформлении наследства. Часто наследник не обращается к нотариусу, который заверял завещание. И вступает во владение квартирой усопшего фактически – то есть не оформляет его документально, а просто продолжает пользоваться жильем. Чтобы доказать свои права на жилье, ему нужно будет предоставить подтверждение, что на момент смерти завещателя он проживал вместе с ним. Тут-то и поможет выдача справки.
• При имущественных конфликтах, когда требуется доказать, что лицо, вернувшееся из мест лишения свободы, проживало ранее в квартире или доме, которое является предметом спора.
• При приватизации. Архивная справка в этом случае нужна, чтобы доказать, что претендент на приватизацию жилья раньше не пользовался этим правом. Документ по форме 9 запрашивается со всех предыдущих мест жительства заявителя.

Покупка жилья: нужна архивная или подойдет обычная?

Экспертам в сфере жилищного права часто задают вопрос: нужна ли архивная справка при сделках купли-продажи жилых помещений?

Мнения здесь разделяются. По закону необходимости в ней нет, сгодится и обычная версия, отражающая состояние с жильцами на текущий момент. Однако специалисты призывают быть внимательнее. Сейчас на рынке жилой недвижимости слишком много мошенников. И дополнительная проверка покупаемой квартиры никогда не будет лишней.

Попросив собственника заказать архивную справку, вы точно выясните, не имеется ли в временно выбывших из жилого помещения. Это могут быть лица, осужденные на отбывание наказания в местах не столь отдаленных. Или же студенты, имеющие временную регистрацию по месту учебы.

Обратите внимание: в соответствии с российским законодательством форма 9 не имеет срока действия. Но обычно при сделках указывают, что она должна быть взята не позднее, чем месяц назад. Поэтому при затяжных процессах, связанных с оформлением недвижимости или имущественными спорами, может потребоваться несколько раз заказывать справку.

И те, и другие лица вполне способны оспорить куплю-продажу спустя какое-то время. Поэтому выдача архивной справки поможет проверить чистоту сделки.

Как получить

Бумага выдается после обращения в паспортный стол или МФЦ. Но для начала
разберемся, кто может заказать «девятку».

• Собственно владелец квартиры (даже если он в ней не прописан). Он может получить архивный вариант справки за весь период, пока является обладателем жилья. Для более ранней версии придется разыскать прежних собственников.
• Лицо, имеющее регистрацию по данному адресу (в справке содержаться сведения только за период регистрации).
• Родитель, опекун или попечитель ребенка, который является собственником жилого помещения или же проживает в нем.
• Поверенный гражданина, который относиться к любой из трех вышеперечисленных категорий.

Важно: всех лиц, имеющих законное право на получение формы 9, объединяет одно: они могут получить справку только за период, когда проживали или владели домом, или квартирой.

То есть, риелторы, потенциальные покупатели и иные третьи лица не имеет никакого права заказать такую справку. Строгость здесь обусловлена тем, что сведения о жильцах защищены Федеральным Законом «О персональных данных».

Как уже было сказано, выдача справки происходит в паспортном столе по месту нахождения жилья или в МФЦ. В госучреждении заявителю необходимо предъявить документ, доказывающий право требования «девятки».

Им может быть:

• Паспорт с пометкой о регистрации по адресу, о котором просят предоставить информацию.
• Свидетельство о регистрации права собственности на жилье.
• Заверенная у нотариуса доверенность (если оформлением бумаги занимается поверенный).

В большинстве регионов достаточно просто попросить паспортиста о выдаче справки. Но в некоторых субъектах РФ требуется заполнить заявление установленного образца. После того, как сотрудник учреждения проверит ваши данные, остается только ждать.

Важно: выдача справки по форме 9 производится абсолютно бесплатно. Обычная версия, как правило, предоставляется заявителю уже в день обращения. А вот подготовка архивной «девятки» займет несколько дней. Точные сроки регламентируются нормативными актами каждого конкретного региона. Но обычно период ожидания не превышает десяти дней.

С ростом доступности интернета в большинстве областей и республик России документ можно заказать на едином портале госуслуг.

Фактически отказать в выдаче справки могут только по двум причинам:

• Вы не вправе получать этот документ (то есть, не проживаете в квартире, о которой запрашиваете информацию, не владеете ею и не представляете интересы жильца/собственника).
• Вы не предоставили документа, подтверждающего ваши права на получение формы 9.

Нередко паспортные столы располагаются в управляющих компаниях, которые предоставляют населению коммунальные услуги. И паспортисты отказывают выдать «девятку» людям, имеющим долги за воду, газ или свет. Данный отказ неправомерен и является незаконным методом давления с целью уплаты долга. Дело в том, что выдача справки является госуслугой. И не имеет никакого отношению к договору, заключаемого с поставщиком коммунальных услуг.

Обратите внимание: бороться с подобными инцидентами несложно. Обычно одного требования письменного отказа хватает. Можно попытаться обратиться к руководству УК. Если первичные жалобы не помогли, направьте обращение в региональное УФМС и напишите заявление в прокуратуру – действия паспортистов в данном случае трактуются как «самоуправство».

Формы 9 и 8: в чем разница

«Девятку» иногда путают с другим документом – справкой формы 8. Эта бумага о постоянной регистрации, в свою очередь, выдается исключительно для детей до 14 лет.

«Восьмерка» является приложением для свидетельства о рождении и без него считается недействительной. В форме 8 указано:

• ФИО несовершеннолетнего.
• Адрес его прописки.
• Реквизиты свидетельства о рождении.
• Когда и кем выдан документ.

Главным отличием «восьмерки» является то, что она выдается на ребенка. А форма 9 выдается на жилое помещение.

Электронные услуги

Полное название услуги

Исполнение социально-правовых запросов граждан, связанных с подготовкой и предоставлением архивной справки, архивной выписки, архивной копии и информационного письма по архивным документам, хранящимся в подведомственных Главному архивному управлению города Москвы архивных учреждениях

Оформление услуги на сайте

Услуга позволяет получить справки и иные информационные документы из государственного архива Москвы.

• Кто может обратиться за услугой

  Граждане Российской Федерации.
  Интересы заявителя может представлять иное лицо при наличии нотариально заверенной доверенности.

• Тематика запросов

  Можно получить информацию о:

  • заработной плате, в том числе для оформления пенсии при потере кормильца;
  • трудовом стаже, в том числе для оформления пенсии при потере кормильца;
  • награждении;
  • учёбе;
  • пособии по безработице по документам территориальных органов труда и занятости населения города Москвы до 2002;
  • мобилизации в народное ополчение и на трудовой фронт в годы ВОВ;
  • создании или переименовании организации (для оформления трудовой пенсии);
  • медицинском освидетельствовании в районных Бюро медико-социальной экспертизы города Москвы до 2005 года (копия);
  • приговоре Московского городского суда (копия);
  • установлении опеки, попечительства (кроме решений органов социальной защиты населения);
  • пребывании детей в учреждениях для сирот, оставшихся без попечения родителей (детских домах, интернатах и т.п.).

• Стоимость услуги и порядок оплаты

  Бесплатно

• Перечень необходимых документов

  • сведения о документе, удостоверяющем личность заявителя;
  • скан-копия нотариальной доверенности, подтверждающей полномочия представителя действовать от имени заявителя;
  • скан-копия трудовой книжки или выписки из нее – для запроса сведений о трудовом стаже, заработной плате, награждении.
  В случае запроса сведений о трудовом стаже или заработной плате умершего лица (для оформления пенсии при потере кормильца) нужно дополнительно прикрепить:
  • скан-копию свидетельства о смерти (если оно выдано до 01.01.1993 или за пределами Москвы);
  • скан-копию документа свидетельства о рождении/свидетельство о браке (если оно выдано до 01.01.1990 или за пределами Москвы);

• Сроки предоставления услуги

  • 20 рабочих дней;
  • 11 рабочих дней по запросам о создании (переименовании) организации при указании даты и номера правового акта.
  Если запрос поступил с Портала, то 20 дней начнут отсчитываться со следующего дня после регистрации запроса в архивном учреждении.

• Результат оказания услуги

  • информационное письмо;
  • архивная справка;
  • архивная выписка;
  • архивная копия.

• Форма получения

  • на портале в Личном кабинете;
  • в центре госуслуг.

Условия получения услуги в ОИВ

• Кто может обратиться за услугой:

  Физические лица

  В качестве заявителей могут выступать физические лица - граждане Российской Федерации. Интересы заявителей, указанных в пункте 2.4.1 Регламента предоставления услуги, могут представлять иные лица, уполномоченные заявителем в установленном порядке.

• Стоимость услуги и порядок оплаты:

  Бесплатно

• Перечень необходимых сведений:

  Запрос (заявление) на предоставление государственной услуги (оригинал, 1 шт.)

  • Обязательный
  • Предоставляется без возврата

  Запрос (заявление) на предоставление государственной услуги, содержит необходимые для поиска архивного документа сведения, указанные в приложении 1 к Регламенту предоставления услуги. Запрос оформляется согласно приложению 2 к Регламенту предоставления услуги. При обращении заявителя через Портал запрос заполняется посредством внесения соответствующих сведений в интерактивную форму запроса.

  Паспорт гражданина Российской Федерации (копия, 1 шт.)

  • Обязательный
  Представляется паспорт гражданина Российской Федерации или иной документ, удостоверяющий личность в соответствии с Едиными требованиями.

  Свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния (о рождении, браке, смерти) (копия, 1 шт.)

  • Обязательный
  • Предоставляется только для просмотра (снятия копии) в начале оказания услуги
  Представляется свидетельство о государственной регистрации акта гражданского состояния, выданное Управлением записи актов гражданского состояния города Москвы до 1 января 1990 г. либо выданное за пределами города Москвы (нотариально заверенная копия), в случаях подачи запросов о подтверждении фактов трудового стажа и заработной платы умершего лица для оформления пенсии при потере кормильца. В случае подачи запроса в электронной форме с использованием Портала заявитель прикрепляет к запросу электронную копию (электронный образ) свидетельства о государственной регистрации акта гражданского состояния.

  Нотариально заверенная доверенность (оригинал, 1 шт.)

  • Обязательный
  • Предоставляется только для просмотра (снятия копии) в начале оказания услуги
  В случае обращения представителя заявителя предоставляется документ, подтверждающий полномочия (нотариально заверенная доверенность). В случае подачи запроса в электронной форме с использованием Портала заявитель прикрепляет к запросу электронный образ указанной доверенности (скан-копию).

  Документ о трудовой деятельности (трудовая книжка или выписка из трудовой книжки) (копия, 1 шт.)

  • Обязательный
  • Предоставляется только для просмотра (снятия копии) в начале оказания услуги
  Представляется за исключением случаев утраты трудовой книжки, при подаче запроса о подтверждении фактов трудового стажа, заработной платы, награждения (представляется копия, не требующая удостоверения). В случае подачи запроса в электронной форме с использованием Портала заявитель прикрепляет к запросу электронную копию (электронный образ) документа о трудовой деятельности.

• Сроки предоставления услуги

  20 рабочих дней

  Основания для приостановления предоставления государственной услуги отсутствуют

• Результат оказания услуги

  Выдается:

  • Информационное письмо (оригинал, 1 шт.)

    Информационное письмо - письмо, составленное на бланке архивного учреждения по запросу заявителя, содержащее информацию о хранящихся в архивном учреждении архивных документах по определенной теме, их отсутствии или отсутствующих сведениях в документах

  • Архивная выписка (оригинал, 1 шт.)

    Архивная выписка - документ архивного учреждения, составленный на бланке архивного учреждения, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения

  • Архивная копия (оригинал, 1 шт.)

    Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке

  • Архивная справка (оригинал, 1 шт.)

    Архивная справка - документ архивного учреждения, составленный на бланке архивного учреждения, содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.

• Формы получения

  На WEB сайте

  Одна из основных задач каждого архива – организация использования документов, находящихся на архивном хранении. В практической деятельности довольно часто возникает необходимость составить справку на основании хранящихся документов. Сегодня мы рассмотрим организацию работы по исполнению поступающих в архив запросов.

  Как правило, в архив организации поступают запросы социально-правового характера. В частности, для урегулирования вопросов пенсионного обеспечения, получения льгот и компенсаций в соответствии с действующим законодательством у людей может возникнуть необходимость подтвердить какие-либо сведения личного характера согласно имеющимся архивным документам. Поэтому наиболее типичные случаи обращения в архив организации – запросы о подтверждении трудового стажа и заработной платы, о произошедших несчастных случаях на производстве, о получении сведений о награждении, об образовании (в учебных заведениях).

  Архив организации обязан предоставить информацию бесплатно по требованию тех организаций и лиц, которых она касается.

  Получение запроса

  Для начала работы в архив должен поступить письменный запрос от гражданина или организации. При этом он может быть как доставлен лично, так и направлен по почте.

  Согласно принятому порядку делопроизводства письмо-запрос на общих основаниях проходит стадии документооборота – регистрацию, рассмотрение и наложение резолюции руководством и, наконец, передачу в архив организации на исполнение.

  Далее ответственный исполнитель проверяет наличие всех необходимых сведений в запросе: Ф.И.О., адреса для ответа, подписи заявителя, оценивает полноту запрашиваемой информации. Если в запросе не содержится необходимой информации, заявителю направляется ответ с просьбой дополнительно указать соответствующие сведения.

  Если не представляется возможным подготовить запрашиваемую информацию (например, дело передали в иную организацию, по различным причинам в архиве отсутствуют необходимые сведения и т.д.), об этом также следует письменно уведомить заявителя. При этом ему можно дать рекомендации, куда следует обратиться для получения требующихся сведений.

  Так, личное дело государственного служащего при смене места работы могло быть направлено в соответствующую организацию либо в результате ликвидации организации документы были переданы на хранение в государственный или муниципальный архив и др.

  Поиск архивных документов для исполнения запроса

  В зависимости от запрашиваемой информации исполнитель определяет круг архивных документов, которые необходимы для работы. Чаще всего основным научно-справочным аппаратом в архиве организации являются описи дел по личному составу и постоянного хранения. Очень удобно проводить поиск, когда архивные описи дел дублируются в электронном виде.

  На основании описей дел исполнитель отмечает номера дел, к которым следует обратиться для исполнения запроса, проводит поиск и отбор нужных ему дел.

  В зависимости от принятого распределения обязанностей в каждой конкретной организации архивист может выдать архивные дела для исполнения запроса в структурные подразделения (например, бухгалтерию или кадровую службу – в этом случае сам запрос останется в данном подразделении, а в архив поступит только заявка на выдачу конкретного архивного дела) или приступить к подготовке ответа самостоятельно.

  Для подготовки информации по запросам о стаже работы и заработной плате полезно иметь представление о наименованиях структурных подразделений, в которых работал заявитель (переход из одного в другое, их переименование). Простейший способ получить эти сведения – изучить копию трудовой книжки. Поэтому при наличии множества таких изменений за период работы человека имеет смысл запросить данную информацию у заявителя (попросить перечислить в запросе места работы и должности или приложить к нему копию трудовой книжки). Более трудоемкий способ – изучение приказов по личному составу и приказов по основной деятельности за весь интересующий период работы человека в конкретной организации.

  Если фамилия человека менялась (самый распространенный пример – при вступлении в брак у женщин), то следует уточнить, какая фамилия была в запрашиваемый период.

  Просмотр документов обычно начинают с последнего года работы человека в конкретной организации, поэтому нужно позаботиться, чтобы в запросе был указан период работы (желательно число, месяц, год приема на работу и увольнения).

  Для подтверждения стажа работы бывает достаточно сделать копию (копии) соответствующих приказов по личному составу. Для подтверждения заработной платы обращаются к лицевым счетам по заработной плате, при их отсутствии – к расчетно-платежным ведомостям на выдачу заработной платы и других выплат.

  Обратите внимание! Документы, составленные непосредственно самим заявителем, в т.ч. в период работы в этой организации (например, анкета, автобиография и др.), не могут служить основанием для справки. Для подготовки ответа следует пользоваться только официальными документами организации, в установленном порядке подписанными руководством.

  Подготовка информации для запроса

  В результате исполнения запроса на основании изучения отобранных архивных документов подготавливают отрицательный или положительный ответ.

  При большом количестве запрашиваемых сведений из архива в инструкции по делопроизводству или ином локальном нормативном документе допускается перечислить различные ситуации и регламентировать сроки подготовки ответа. Но в любом случае этот срок не должен превышать 30 дней после регистрации запроса. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя.

  Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата (архивных описей дел и др.) – не более 15 дней с момента регистрации .

  Пересылка запросов по принадлежности в другие организации или архивы – 5 дней (такое часто встречается, особенно в пределах одного ведомства).

  Если запрашиваемые сведения можно документально подтвердить на основании имеющихся документов в архиве, то составляют положительный ответ. Информацию подготавливают в форме архивной справки, архивной выписки или архивной копии.

  Архивная справка составляется на бланке организации по установленной форме (Примеры 1, 2). Она содержит информацию о предмете запроса, при этом следует указать архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, на основании которых она составлена (в конце текста справки). Архивная справка без ссылки на документы (поисковые данные) не имеет юридической силы.

  ПРИМЕР 1

  Архивная справка о стаже работы

  Виноградов Сергей Иванович 22.03.1992 принят на работу в Управление производственно-технической комплектации № 2 (с 01.02.1993 – переименовано в Управление производственной комплектации № 2) на должность мастера 2 разряда (приказ директора от 21.03.1992 № 39-к), 18.10.1994 переведен на должность начальника производственно-технического отдела (приказ директора от 15.10.1994 № 142-к), 02.08.1996 уволен по собственному желанию (приказ директора от 31.07.1996 № 63-к).

  Основание:

  Ф. 50, оп. 2, д. 64, л. 42.

  Ф. 50, оп. 2, д. 71, л. 196.

  Ф. 50, оп. 2, д. 97, л. 14.

  Справка выдана для предоставления по месту работы.

  Руководитель управления Усиков А.М. Усиков

  Матвеева О.В.

  ПРИМЕР 2

  Архивная справка о заработной плате

  ФГБУ «САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ» (ФГБУ «СПБГУ») ул. Калошкина, д. 22, Санкт-Петербург, 132756 Тел. 8-495-321-45-68, факс 8-495-321-45-69 ИНН/КПП 1234567890/123456789 АРХИВНАЯ СПРАВКА					Зацарицинскому Александру Олеговичу ул. Тяпкина, д. 45, кв. 204, Санкт-Петербург, 132756
  	б/н от 03.09.2013

  Согласно лицевым счетам по заработной плате работников Санкт-Петербургского гуманитарного университета Зацарицинский Александр Олегович за период август–декабрь 2003 г. имел следующие начисления:

  август 2003 г. – 1589,80 руб.;

  сентябрь 2003 г. – 1862,49 руб.;

  октябрь 2003 г.

  ноябрь 2003 г.

  декабрь 2003 г. – 1841,23 руб.

  Информации о начислении за октябрь,ноябрь 2003 г. в лицевых счетах нет.

  Зацарицынский Александр Олегович (так в документах указана фамилия) за период январь–март 2004 г. имел следующие начисления:

  январь 2004 г. – 1620,75 руб.;

  февраль 2004 г. – 1736,08 руб.;

  март 2004 г. – 843,67 руб.

  Суммы указаны как в документах и в масштабе цен, действовавших в запрашиваемый период.

  Основание:

  Ф. 1255, оп. 2, д. 126, л. 44–47.

  Ф. 1255, оп. 2, д. 144, л. 53–56.

  Справка выдана для предоставления по месту требования.

  Директор университета Смирнов А.В. Смирнов

  Левачко А.В.

  В справку включают сведения, имеющие отношение к лицу, упомянутому в запросе. Нельзя дополнительно указывать сведения о других лицах, содержащиеся в архивных документах.

  Текст составляется в хронологической последовательности. Все данные воспроизводятся так, как они упомянуты в архивных документах.

  В случае выявления расхождения со сведениями, изложенными в запросе, а также при наличии любых неточностей (неразборчивый текст, исправления в оригинале) необходимо сделать примечание. Для этого, как правило, в тексте в скобках указывают: Так в подлиннике документа или делают любую подобную отметку.

  В архивной справке не допускается делать собственные выводы, предположения, комментарии, а также исправления в тексте .

  В справке все наименования организации, структурных подразделений, должностей должны быть указаны действующими в прошлом (на момент запрашиваемого периода), при этом каждое переименование организации фиксируется в справке.

  Начисление заработной платы указывается за каждый месяц отдельно, суммы – как в архивных документах в соответствии с масштабами цен, действовавших в интересующий заявителя период. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработков архивом не производится.

  Необходимо сделать примечание к справке в случае отсутствия начисления заработной платы за отдельные месяцы или лицевых счетов.

  При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты – на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.

  При подготовке справки о награждении требуется указать: документ, на основании которого проведено награждение (постановление, приказ, решение и др.), название награды, фамилию, имя, отчество награжденного. Допускается на данный вид запроса подготовить информацию в виде архивной выписки, в которой приведены выдержки из соответствующего архивного документа.

  Подписывает документ руководитель или в установленном порядке уполномоченное должностное лицо (согласно приказу, должностной инструкции и т.д.).

  Справка заверяется печатью организации.

  Архивная выписка составляется на официальном бланке организации с обозначением названия документа «Архивная выписка», при этом текст дословно воспроизводит часть текста оригинала документа по предмету запроса (Пример 3). В выписке также принято приводить архивный шифр и номера листов единицы хранения, на основании которых она составлена.

  В архивной выписке полностью воспроизводят реквизиты бланка архивного документа (в т.ч. дату и номер), на основании которого подготовлена запрашиваемая информация.

  ПРИМЕР 3
  

  Архивная выписка
  

  Государственное учреждение «Реабилитационный центр

  для граждан с ограниченными возможностями "Отклик"»

  (ГУ «РЦ ГОВ ”Отклик”»)

  ул. Ким, д. 5, г. Пенза, 123567

  Тел. 8-495-456-45-69, факс 8-495-456-45-70

  http://otklik.ru

  ОКПО 12345678 ОГРН 1234567890123
  ИНН/КПП 1234567890/123456789

  АРХИВНАЯ ВЫПИСКА

  Нижегородской области

  г. Никольск

  В связи с профессиональным праздником – Днем социального работника, а также за безупречную работу и высокие достижения в труде

  ПРИКАЗЫВАЮ:

  2. Наградить Почетной грамотой Администрации Никольского района Нижегородской области

  Языкову Валентину Алексеевну – социального педагога ГУ «Реабилитационный центр для граждан с ограниченными возможностями ”Отклик”».

  Глава администрации Н.А. Картошкин

  Основание: оп. 3, д. 145, л. 203–205.

  Архивариус Левачко А.В. Левачко

  Есть еще один вариант подготовки ответа – изготовить выписку из архивного документа. Отличие от предыдущего образца только в оформлении «шапки» – к названию архивного документа добавляют слово «выписка». Например, название «ПРИКАЗ» заменяют на «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА» (Пример 4).

  ПРИМЕР 4
  

  Фрагмент выписки из архивного документа

  Администрация Никольского района

  Нижегородской области

  ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА

  г. Никольск

  О награждении социальных работников

  в связи с празднованием Дня социального работника

  При наличии в начале подлинника документа общей части (преамбулы) ее воспроизводят полностью.

  Начало и конец каждого извлечения, все пропуски в тексте архивного документа допускается обозначать многоточием.

  В выписку переносят наименование должности и фамилию с инициалами лица, подписавшего документ (непосредственно личная подпись будет отсутствовать).

  Заверить выписку может работник архива. Для этого внизу последнего листа делается надпись «Верно», ниже указывают должность, ставят личную подпись с расшифровкой фамилии, дату и заверяют печатью организации (см. Пример 3).

  В многостраничной выписке можно заверить каждый лист отдельно или скрепить листы нитью (металлической скобой) и пронумеровать их. Затем на место скрепления приклеивается небольшой листок бумаги с надписью вида «Прошито и пронумеровано 5 листов» с указанием должности заверяющего, подписи. Печать организации обычно захватывает часть наклейки.

  Для направления по почте выписки обычно составляют сопроводительное письмо.

  Архивная копия дословно воспроизводит текст архивного документа (например, это может быть копия, выполненная при помощи копировального аппарата). Ее необходимо заверить в порядке, аналогичном установленному выше (см. Пример 3). На обороте копии следует проставить архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа.

  Для направления изготовленной копии адресату обычно требуется составить сопроводительное письмо.

  Для обеспечения конфиденциальности информации архивные копии изготавливают, если оригинал документа содержит сведения только о человеке, на которого сделан запрос. В иных случаях составляют архивную справку или архивную выписку.

  Если запрашиваемые сведения невозможно документально подтвердить на основании имеющихся в архиве дел, то подготавливают отрицательный ответ. На официальном бланке организации сообщают адресату об отсутствии в документах архива запрашиваемой информации (Пример 5). Ответ также может содержать рекомендации об организации, в которую следует обратиться для получения интересующих сведений; запрос дополнительных сведений, необходимых для исполнения обращения; информацию о передаче архивных документов в другую организацию, фактах утраты документов и т.д.

  ПРИМЕР 5

  Письмо-ответ

  Открытое акционерное общество «Уралмебель» (ОАО «Уралмебель») ул. Советская, д. 22, г. Челябинск, 123678 Тел. 8-495-555-45-70, факс 8-495-555-45-71 ОКПО 12345678 ОГРН 1234567890123 ИНН/КПП 1234567890/123456789					Конокрадову Анатолию Евгеньевичу ул. Московская, д. 32, кв. 4, г. Челябинск, 123678
  	б/н от 04.09.2013
  Об отсутствии сведений о доходах Конокрадова А.Е.

  Сообщаем, что в документах архивного фонда ОАО «Уралмебель» сведения о начислении заработной платы Конокрадову Анатолию Евгеньевичу за 1999–2006 гг. отсутствуют.

  В 2006 г. предприятие, указанное в запросе, было ликвидировано. В результате проведения ликвидационных мероприятий документы были переданы на хранение в МУ «Городской архив документов по личному составу». Рекомендуем Вам обратиться в данный архив, расположенный по адресу: г. Челябинск, ул. Кривошапки, д. 145, тел. 8-495-854-63-78.

  Заместитель генерального директора Каморников Т.А. Каморников

  Удочкина Н.М.

  Выдача личных документов

  Особую группу запросов составляют обращения о выдаче подлинных личных документов. В учебных заведениях зачастую в личных делах студентов остаются документы об образовании (аттестаты зрелости и др.), которые они впоследствии запрашивают. Могут запрашивать трудовые книжки работников (например, невостребованные в связи со смертью работника) и другие личные документы, не полученные в свое время владельцами и находящиеся на хранении в архиве организации.

  При наличии запроса допускается изъятие из архива организации таких документов с разрешения руководителя организации и выдача владельцам или их родственникам по предъявлении документа, удостоверяющего личность, доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные документы могут быть также высланы заявителю ценным письмом.

  Отправка подготовленной информации

  Все письма-ответы составляются в двух экземплярах, один из которых предназначен для отправки заявителю по почте после обязательной регистрации согласно принятому порядку ведения делопроизводства, другой помещается в дело организации в соответствии с номенклатурой дел.

  Заявитель может также получить ответ лично. При этом обычно получателя просят на экземпляре организации поставить роспись и дату.

  Порой возникают ситуации, когда сотруднику необходимо подтвердить свой трудовой стаж. Зачастую для этого нужно собрать целый пакет самых различных справок и документов. Например, такая потребность может возникнуть при утрате трудовой книжки. Справка о стаже работы может также пригодиться и при оформлении пенсии.

  В каких случаях нужно доказывать свой опыт работы? Кто может выдать справку, подтверждающий трудовой стаж? Как долго он действует? Об этом читайте в данной статье. Кроме того, мы расскажем, как правильно и грамотно оформить подобную справку.

  Справка о стаже работы пригодится . Например, если вы по какой-то причине , и не спешите делать ее . Кроме того, это один из документов, который необходимо подготовить для оформления пенсии. Его основная задача – доказать сам факт трудовых отношений. В ней должны находиться сведения о каждом месте работы новоявленного пенсионера. Такая справка имеет особое значение и для лиц, трудящихся во вредных условиях. Так, ее нужно будет предъявить при досрочном выходе на пенсию.

  Где получить?

  Запросить справку о трудовом стаже можно у работодателя по последнему месту работы. Он обязан выдать документ работнику в течение 3 рабочих дней. Как правило, специалист отдела кадров указывает в нем сроки трудовой деятельности в годах, месяцах и днях. Для того, чтобы получить справку, нужно:

  • Обратиться в кадровую службу с запросом из пенсионного фонда;
  • Написать заявление руководителю организации;
  • Приложить к документу копии паспорта и трудовой книжки.

  Получить справку можно и в Пенсионном фонде. Для этого нужно составить и подать заявление в местное отделение ПФР или в МФЦ. Кроме того, оставить свою заявку в личном кабинете на сайте фонда либо на портале госуслуг. Справка должна быть представлена работнику в течение 10 дней с момента обращения.

  В том случае, следует обратиться в архив по месту регистрации фирмы. В подобных учреждениях довольно долгое время хранятся документы всех существующих предприятий. Рассмотрение запроса в госархиве займет несколько больше времени, но зато по его итогам вы получите справку с указанием точных сведений о предыдущих местах работы.

  Как ее оформить?

  Согласно , по заявлению действующего или будущего сотрудника работодатель обязан оформить справку о стаже работы в данной организации. Этот документ должен содержать следующую информацию:

  • Сведения об организации (наименование, адрес, контактная информация);
  • Дату и номер регистрации документа в журнале выдачи справок;
  • Сведения о сотруднике (ФИО и должность);
  • Информацию о трудовой деятельности (с первого до последнего места работы, с указанием организации, должности и причины увольнения);
  • Условия работы (отпуск, совмещение работы с чебой и т.д.);
  • Информацию о стаже (суммарное количество отработанного времени);
  • Реквизиты трудовой книжки;
  • Цель документа (куда и кому направляется);
  • Подпись и печать организации.

  Документ составляется на фирменном бланке предприятия, либо на ней должен быть представлен угловой штамп. Ее подписывают несколько должностных лиц: работодатель, руководитель отдела кадров и бухгалтер.

  Если справка нужна для назначения льготной пенсии, то в нее нужно включить более подробное описание трудовой деятельности, а также указать наличие следующих документов:

  • Распоряжения о ;
  • Приказ о присвоении работнику разряда;
  • Приказ о должностей.

  При отсутствии трудовой книжки совсем не сложно. Для этого нужно взять справки и выписки со всех предыдущих мест работы и сложить периоды, указанные в этих документах. Неважно, когда именно вы брали у работодателей сведения о трудовой деятельности, поскольку срока действия у справок о стаже работы нет.