Взаимодействие делопроизводителя и юридической службы организации. Делопроизводство, ее роль в деятельности юриста Паспорт фонда оценочных средств по дисциплине

Обязанность вести делопроизводство обычно возлагается на секретаря. Должность эта не требует наличия специального образования, и часто на нее принимают соискателей с минимальным опытом работы. Но ведение документооборота - дело ответственное и важное, от его точности и правильности во многом зависит успешная работа предприятия.

Делопроизводство может быть:

• общим - касающимся основной деятельности компании,
• кадровым - для документации по личному составу, ведется отделом кадров,
• секретным - встречается в некоторых государственных структурах и имеет нормативы ведения,
• электронным - когда часть информации передается в цифровом формате.

Самостоятельно освоить основы делопроизводства несложно. Начать лучше с самого важного и основополагающего документа - номенклатуры дел.

Номенклатура дел

Это документ с перечнем всех «дел» в организации. Под «делом» в данном случае подразумевается совокупность деловых бумаг одного вида или направленности.

Номенклатура - это система, позволяющая проанализировать документальную деятельность предприятия. Чтобы ее составить, нужно определить список всех имеющихся разновидностей документов. Затем объединить их по направлениям, Каждому виду присваивается номер - код, он может состоять из нескольких цифр или букв, например, номер, год или даже месяц издания, если объем документов значительный.

Например: 01/БУ/2017, где 01 - номер по порядку, БУ - бухгалтерия, 2017 - год. Указывается также срок хранения и место в архиве, когда дело будет туда сдано. Утвердить номенклатуру можно на определенный период - на год, 3 года или 5 лет, если не предвидится никаких ее изменений. Перед утверждением содержание номенклатуры должно проверяться руководителями подразделений в части, касающейся их работы.

Составляется номенклатура с целью удобного архивирования бумаг, а также для приведения дел в систему. Она помогает изложить основы делопроизводства кратко, отражает основные виды деловых бумаг, учитывая особенности предприятия. Обычно она составляется в виде таблицы - наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. Дела лучше сгруппировать по видам, отделам их издания.

Виды документов в организации

Количество дел и видов документов напрямую связано со спецификой деятельности компании. Часто документооборот разбит на блоки, которые ведут специалисты по направлениям работы. Но есть перечень, характерный для любой компании, будь она коммерческой или государственной:

Входящие - поступающие в организацию извне - всё, пришедшее по почте, с курьерами, лично доставленное представителями других организаций.

Исходящие - отправленные из организации - всё, адресованное в другие юридические лица, а также физическим лицам (ответы, письма, решения).

Внутренние - не выходящие за пределы организации, регламентирующие работу предприятия (приказы, распоряжения, регламенты, положения и др.).

Как правило, по каждому виду ведется отдельный регистрационный журнал, в котором фиксируется номер по порядку, дата, наименование, откуда поступил или куда направлен документ, фамилия ответственного.

Если в журнале регистрируются документы, выдаваемые на руки сотрудникам, оставляется поле для подписи в получении. Также в журнале может быть сделана пометка, в какое дело согласно номенклатуре подшита копия для хранения.

В организации также могут вестись журналы внутренних командировок, учета сдачи ключей, времени прихода на рабочее место и даже телефонных звонков. Порой количество регистрационных книг приводит к заведению журнала учета журналов. Все зависит от необходимости и сложившейся на предприятии практики.

Журналы нужно пронумеровать, прошить и опечатать, это делают для исключения возможности замены листа.

Ведение учета — основы делопроизводства и документооборота. Количество журналов и дел зависит от потребности компании и желания фиксировать все имеющиеся бумаги.

Положение о документообороте

После разработки номенклатуры дел и перечня необходимых журналов разумно составить Положение о документообороте организации. Это регламент, разъясняющий правила составления, передачи, архивирования всех имеющихся бумаг. В нем описывают порядок действий в отношении каждого потока документации и устанавливают сроки ее передачи от одного отдела к другому.

Образец Положения

Положение поможет избежать путаницы, перекладывания ответственности и потерь важных деловых бумаг. Для каждого потока прописывается маршрут - например: издание, согласование, регистрация, отправка адресату, подшивка в архив.

Печати и штампы

Часто новички, да и не только они, не могут разобраться, в каких случая нужна печать организации, а в каких - нет. Ответ очень прост: печатью заверяются исходящие бланки, т.к. наличие печати удостоверяет происхождение письма. Внутренние бумаги не требуют наличия печати, т.к. подписи руководства в этом случае вполне достаточно.

Входящие документы после их регистрации передаются руководителю для принятия решения и назначения ответственного за исполнение или ответ. На них также не нужна печать. Не следует путать печать и штамп. Штампы могут быть самые разные, от «Входящий №…» до «Копия верна», и никакой юридической силы они не имеют. Это просто вспомогательный инструмент для работы секретаря.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Санкт-Петербургский государственный архитектурно-строительный университет

Факультет судебной экспертизы в строительстве и на транспорте

Юридическое делопроизводство

Студентки

заочной формы обучения

2 курса группы 2-ЮЗС-1

Семеновой Полины

Введение

Глава 1. Номенклатура дел

Глава 3. Хранение документов

3.2 Уничтожение документов

Заключение

Введение

Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, которые должны быть заведены в делопроизводстве организации в предстоящем делопроизводственном году в соответствии со структурой организации, ее функциями и задачами, с указанием сроков хранения дел. Это определение относится к номенклатуре дел конкретной организации. Однако усложнение современной государственной и хозяйственной жизни, структуры административно-хозяйственных органов, предпринимательских организаций и объединений предъявляет все более сложные требования к систематизации и классификации документальных комплексов, образующихся в результате их деятельности. Все больше появляется организаций, объединений, холдингов и целых хозяйственных и административных систем, имеющих разветвленную сеть подчиненных им учреждений, фирм, филиалов, отделений, или, с другой стороны, целых отраслей и сфер деятельности, включающих большое число однородных и однотипных по своим функциям и задачам организаций и предприятий (малых и подсобных предприятий, предприятий коммунально-бытового обслуживания и сервиса, сельских предприятий, школ, колледжей, поликлиник, больниц, музеев, библиотек и других учреждений культуры и т.п.). Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.

Глава 1. Номенклатура дел

Номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных наименований дел, заводимых на календарный год, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство. Ответственность за правильность составления номенклатуры дел несут начальники структурных подразделений.

В номенклатуру дел структурного подразделения должны быть включены все дела и документы, образующиеся в деятельности подразделения. В номенклатуру включаются также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы.

Все дела должны иметь индекс, который состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера дела по номенклатуре.

Типовая номенклатура дел организации содержит в себе таблицу, состоящую из 5 граф. Графы содержат следующую информацию:

· в первой графе проставляются индексы;

· во второй графе включаются заголовки, которые точно отображают основное содержание документов;

· в третьей графе указывается количество дел (томов, частей). Данная графа заполняется по окончании календарного года.

· в четвертой графе указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому или ведомственному). Срок хранения может быть определен по типовой или примерной номенклатурам дел.

· в пятой графе "Примечание" ставятся отметки о переходящих делах, о выделении к уничтожению, о передаче в другую организацию и т.д.

Заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание документов в нем, быть кратким и конкретным.

Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени важности включенных в них документов: организационно - распорядительные документы органов государственной власти, приказы руководства общества, планы, отчеты, протоколы, справки, и т.д. Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом: квартальные отчеты следуют за годовыми, месячные за квартальными.

Сроки хранения дел и номера статей указываются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов. Сроки хранения дел, не указанных в Перечне, устанавливают специалисты структурных подразделений совместно с объединенным архивом.

Дела, образованные в процессе делопроизводственного года и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров.

Номенклатура дел ежегодно пересматривается: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года.

Первый экземпляр номенклатуры дел должен быть завизирован начальником структурного подразделения.

Переходящие (незаконченные дела) структурного подразделения переносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального делопроизводственного индекса. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Итоговая запись заверяется, и эти сведения сообщаются в архив.

Согласно п. 3.5.3 "Основных Правил работы архивов организаций", в одну папку должны помещаться не более 250 листов. Если документов образуется больше, заводится следующая папка с этим же заголовком и индексом.

Глава 2. Заверительная подпись на предприятии

Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи предоставляется должностным лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Общества (уставом, должностными инструкциями и т.п.). От имени Общества документы, как правило, подписывает его директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. Главный бухгалтер Общества подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона "О бухгалтерском учете".

Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости (например, подписание контракта, договора) и на других экземплярах.

Внесение в подписанные (утвержденные) документы каких-либо добавлений или исправлений, меняющих существо изложенного в документе, может производиться только лицом, подписавшим его.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения.

Глава 3. Хранение документов

В настоящее время действует Перечень типовых управленческих архивных документов, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.10 г. №558 (далее - Перечень).

Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения. В целом документы по сроку хранения делятся на следующие группы:

· документы с ограниченным периодом хранения (1 год, 3 года, 5 лет и т.д.), документы постоянного хранения;

· хранения до минования надобности;

· хранения до замены новыми документами.

Например, аналитические документы (таблицы, доклады) к годовой бухгалтерской отчетности должны храниться 5 лет; лицевые карточки, счета работников - 75 лет. Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы, приложения, пояснительные записки к ним, свидетельства о постановке на учет должны храниться постоянно. Исполнительные листы работников - до минования надобности.

3.1 Порядок хранения бухгалтерских документов

С целью хранения документов организация создает архивы (ч. 2 ст. 13 Федерального закона от 22.10.04 г. №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации").

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его механизации (автоматизации).

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Минфин России в письме от 24.07.08 г. №03-02-07/1-314 отмечает, что хранение первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета может осуществляться в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации. При этом их хранение на машинных носителях информации следует осуществлять в соответствии с Федеральным законом от 10.01.02 г. №1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" с применением электронной цифровой подписи, равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе информации.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов у предприятий, учреждений может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством. Изъятие оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку соответствующему должностному лицу предприятия, учреждения. С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут снять копии с изымаемых документов с указанием оснований и даты их изъятия. Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учреждения могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью).

В случае гибели или пропажи первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели, в которую по мере необходимости приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

В соответствии с п. 2 ст. 12 Закона №129-ФЗ в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями, обязательно проведение инвентаризации.

Результаты проведенной инвентаризации являются основанием для отражения убытков в бухгалтерском учете. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

3.2 Уничтожение документов

Уничтожение документов в организации производится в соответствии с требованиями Основных правил работы архивов в организации.

Уничтожаются, как правило, документы с истекшим сроком хранения. Документы для уничтожения отбирает экспертная комиссия. При этом экспертной комиссией составляется акт о выделении документов к уничтожению. К акту прилагается опись дел с временными сроками хранения за определенный период времени. Описи дел и акты должны рассматриваться экспертной комиссией в едином комплексе и утверждаться руководителем организации. Дела, включенные в утвержденный акт о выделении документов для уничтожения, отделяются от остальных дел и хранятся в специально отведенном месте. Отобранные для уничтожения и включенные в акты документы передаются на уничтожение.

Предусмотрен следующий порядок уничтожения документов организации. Папки с документами (дела), подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Перед сдачей папки с документами упаковываются, а в необходимых случаях опечатываются. Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг (передачи на переработку) и составить еще один акт об уничтожении документов. К акту прилагается накладная, согласно которой документы были переданы в переработку. Этот акт также утверждается руководителем организации. Акт о выделении документов к уничтожению вместе с описями дел, акт об уничтожении документов хранятся в архиве общества в формируемом деле.

3.3 Ответственность за сохранность документов

Применительно к документам бухгалтерского учета и отчетности законодательством установлена административная ответственность за нарушение сроков хранения документов на основании ст. 15.11 КоАП РФ. Согласно данной норме грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух до трех тысяч рублей.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации.

Кроме того, нарушение порядка хранения документов, повлекшее их утрату, может повлечь налоговую ответственность организации по ст. 120 или 126 НК РФ. Норма ст. 120 НК РФ устанавливает налоговую ответственность за грубое нарушение организацией правил учета доходов, расходов и (или) объектов налогообложения. При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения для целей ст. 120 НК РФ понимается отсутствие первичных документов или отсутствие счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета.

В ситуации, когда утрата документов произошла не по вине налогоплательщика, применение мер ответственности будет необоснованным.

Глава 4. Пример номенклатуры дел

делопроизводство документ номенклатура заверительный

Заключение

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно.

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения.

Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной.

Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой -- обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов.

Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом "Для служебного пользования", справочные картотеки.

Список использованной литературы

1. ГОСТ Р 6.30-2005. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. М., 2008.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М., - 2008.

3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 9-е, исправленное и дополненное. - М.: ЗАО "Бизнес - школа "Интел - Синтез" совместно с ООО "Журнал "Управление персоналом", 2003

4. Басовская, Е.Н. О языке служебных документов // Делопроизводство. 2007. №2/1.

5. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе. - М.: Библиотека журнала "Управление персоналом", 2007.

6. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. М.; Новосибирск, 2004.

7. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Учеб. пособие. М.; Новосибирск, 2005.

8. Паневчик В.В. Деловое письмо: Практ. пособие. Минск, 2008.

9. Печникова Т.В., Печникова А.В. Практика работы с документами: Учеб. пособие. М., 2008.

10. Румынина Л.А. Делопроизводство: Учебник. М., 2007.

11. Кузнецова А.Н., Вагенгейн Р.Н. Машинопись: Практ. пособие, - 4-е изд., испр. и доп.- М.: Высшая школа; Издательский центр "Академия", 2008. - 319 с.

12. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения и управления): Учебник для ВУЗов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007.- 359с.

13. Чуковенков А.Ю., Янкова В.Ф. Оформление документов. М., 2008.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Общие положения о делопроизводстве в органах внутренних дел. Порядок подготовки и оформление документов. Основные реквизиты и порядок их оформления. Организация работы с документами в министерстве. Составление номенклатуры дел и формирование дел.

реферат , добавлен 03.07.2008


Понятие и функции электронного документа. Законодательное регулирование правоотношений в сфере электронных документов в РФ. Использование электронных документов в качестве прямых доказательств в судебных разбирательствах и судебном делопроизводстве.

реферат , добавлен 13.08.2012


Уголовно-правовой анализ подделки, хищения, уничтожения, повреждения либо сокрытия документов, штампов, печатей, бланков, личных документов, незаконного приобретения либо сбыта официальных документов. Единые правила оформления официальных документов.

курсовая работа , добавлен 16.01.2012


Нормативно-методическая база и характеристика конфиденциальной документации. Носители конфиденциальной информации. Особенности обработки, хранения и последующего использования конфиденциальных документов. Способы уничтожения конфиденциальных документов.

курсовая работа , добавлен 23.02.2016


Определяющий порядок дальнейшего хранения документов ликвидированных организаций. Выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения после работы ликвидационной комиссии. Передача документов временного хранения с неистекшими сроками хранения.

реферат , добавлен 11.12.2008


Государственная система документационного обеспечения управления в России. Делопроизводство в органах внутренних дел. Подготовка документов к архивному хранению в УВД г. Усть-Илимска. Проблемы составления номенклатуры дел и формирование дел в УВД.

курсовая работа , добавлен 30.03.2011


Понятие фальсификации документов. Виды подлога, методы выявления подложной документации и подложных бухгалтерских записей. Использование методов фактической документальной проверки. Криминалистическая экспертиза документов. Документальная ревизия.

курсовая работа , добавлен 02.11.2011


Документ и его виды. Подделка и использование заведомо подложных документов. Правила и методы следственного осмотра, изъятия и предварительного исследования документов. Изъятие документа как вещественного доказательства. Анализ документов следователем.

курсовая работа , добавлен 28.01.2008


Составление договора аренды жилого помещения-"договор найма". Составление "договора о задатке", "договора об авансовом платеже". Подготовка пакета документов для нотариального удостоверения договора купли–продажи; для приватизации земельного участка.

Понятие документа и дело-ва

Вопрос 2 «Классификация документов»

Современная организация делопроизводства начинается с классификации документов по заданным признакам.

По средствам фиксации все документы в организациях можно подразделить на следующие группы:
письменные - документы рукописные и машинописные, а также изготовленные на множительных аппаратах и изданные типографским способом. В общем документообороте они составляют примерно 95% всех документов;
графические - чертежи, схемы, планы, карты, графики, рисунки и т. п. Большое преимущество этих документов в том, что они наглядны и доступны для любого специалиста, не владеющего иностранным языком, поэтому находят все большее применение в народном хозяйстве;
фотокинодокументы - разновидность документов, которые дают возможность запечатлеть те объекты или процессы, фиксация которых с помощью других средств была бы затруднительной, а иногда и невозможной.

По видам деятельности независимо от средств фиксации все документы принято разделять на три большие группы:
организационно-распорядительные;
по финансово-расчетным операциям;
по снабжению и сбыту.

Организационно-распорядительные документы имеют исключительно важное значение. В них отражены вопросы общего руководства предприятием и его производственной деятельностью. Эти документы составляются работниками всех подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности составляют непосредственно работники отдела учета.
Документы по финансово-расчетным операциям составляют в основном работники финансового отдела и бухгалтерии. Правильно составленные документы по финансово-расчетным операциям способствуют рациональному использованию денежных средств.

Документы по снабжению и сбыту составляют преимущественно работники планового отдела, отделов материально-технического снабжения и сбыта, а также работники учета.

Документы классифицируют и по наименованиям. Однако изучать документацию предприятий лучше не по наименованиям, потому что структура и особенно их содержание, несмотря на общие наименования, могут быть различными.

По месту составления документы подразделяются на:
внутренние, составленные работниками данного предприятия;
внешние, поступающие от других предприятий и лиц.

По юридической силе документы классифицируются на:
подлинные, которые выдаются уполномоченными работниками организации с соблюдением всех правил;
подложные, содержание или реквизиты которых не соответствуют действительности.

Вопрос 3 «Нормативно-методическая база делопроизводства»

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности учреждения, а также деятельность службы делопроизводства: ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

Законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

Правовые акты федеральных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

Правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы

по делопроизводству учреждений, организаций, предприятий;

Государственные стандарты на документацию;

Унифицированные системы документации;

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Методические документы регламентируют:

Технологию создания, обработки, хранения, использования документов в организации;

Работу службы делопроизводства (ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и т.д.).

В России существует государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные требования к документам и службам ДОУ приведены в нормативных документах по организации:

Управленческого труда и охране труда;

Архивного хранения документов.

Вопрос 4 «Оформление реквизитов документов»

Оформление реквизитов

Реквизит - место нахождения учреждения, организации или лица, которому направляют документ. Согласно Почтовым правилам Министерства связи он включает в себя, следующие элементы:

индекс, область (край), город, улицу, дом.

При оформлении адреса допускаются общепринятые сокращения: обл., г. (город), пос., с, (село), р-н, ул., пер., наб., пр, или просп., корп., кв.

Города, в наименование которых входит слово "град" или "город", а также столицы указывают без сокращения - "г" (Новгород, Волгоград), остальные - с сокращением (г. Омск, г. Мурманск).

В обозначениях номеров домов, корпусов, квартир знак "№" не ставят, при литерном написании номеров букву пишут слитно с цифрой (кв.57а).

Наименование адресата указывают на документе одним из способов, установленных ГОСТом Р 6.30-97. Место расположения адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках (уголки или риски) на бланках, нанесенных типографским способом.

Если документ напечатан на листе бумаги, адресат оформляют с 4-го положения табулятора (45 деление на линейке, после 32 печатных знаков от начального поля), через 1 межстрочный интервал, с 1,5-2 интервалами между составными частями реквизита. Составные части реквизита "Адресат":

Наименование организации;

Наименование структурного подразделения;

Должность;

Фамилия и инициалы должностного лица, кому направлен документ;

Почтовый адрес.

Каждый из элементов реквизита "Адресат" должен начинаться с новой строки. В конце смысловых строк (составных частей этого реквизита) знаки препинания не ставят (открытая пунктуация). В середине строк знаки препинания сохраняют. Переносы слов не допускаются.

Вопрос 5 «Виды бланков документов и требования к ним»

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами. На рабочем поле бланка, предназначенном для переменной информации, могут также размещаться символические графические знаки (ограничительные отметки): уголки, линии и т. п., которые служат ориентирами при оформлении документов, указывают место размещения переменных реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает два стандартных формата бланков документов: А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) (Соответствуют Международному стандарту ИСО 216:1975). В делопроизводстве также находит применение формат A3 (297x420), используемый для подготовки больших таблиц, диаграмм, схем в качестве приложений к различным видам документов.

Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица стандартом установлены следующие виды документов: общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. В зависимости от учредительных документов организации, общий бланк включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14 (см. Реквизиты документа и Общий бланк организации (образец)).

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Для бланков писем характерны два варианта размещения постоянных реквизитов в рамках выделенной зоны - угловое и продольное (см. Пример 1 и Пример 2).

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19. (образец бланка приказа).

ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определенные требования к размещению на бланках постоянных реквизитов и ограничительных отметок.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08.

Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов) или

флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Центрированный вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 оставляют трафаретные места.

Флаговый вариант расположения реквизитов используется в основном при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью печатающих устройств (компьютер, печатная машинка) непосредственно при подготовке документа. При эгом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов считается обязательным. Для внутренних документов часть реквизитов (01 - 07, 14), как правило, не воспроизводится.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Бланки документов следует изготавливать на плотной белой бумаге или бумаге светлых тонов. Воспроизведение реквизитов на бланках может производиться типографским способом, с применением средств оперативной полиграфии или с помощью вычислительной техники при подготовке конкретного документа.

При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Более крупным шрифтом выделяется наименование организации и вида документа. Допускается реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами. Бланки печатаются красками насыщенного цвета, обеспечивающими незатруднительное чтение текста в удовлетворительных условиях освещения и получение качественных копий документов с помощью средств копировальной техники.

ГОСТ Р 6.30-2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Инструкция рекомендует при подготовке документов применять текстовый редактор Word версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером N 12, 13, 14 при печати через 1 - 2 интервала.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова "страница" и его сокращенных вариантов или знаков тире (– 2 –).

Особые требования предъявляются к изготовлению, учету, использованию и хранению гербовых бланков. Эти требования в отношении воспроизведения реквизита 01 (Государственный герб Российской Федерации) оговорены Федеральным конституционным законом "О государственном гербе Российской Федерации" от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ (с изм. и доп. от 9 июля 2002 г.).

Сроки хранения документов

Сроки хранения каждого вида документов определены специальным Перечнем: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов имеют срок хранения храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) - постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников - 75 лет. Отметки "до минования надобности" и "до замены новым (новыми)" означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим - не менее 5 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе "Примечание": например, по договорам о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах - 5 лет после снятия с учета и т.д. В статье 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда Российской Федерации, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству - 20 лет, технологической и конструкторской документации -20 лет, научной документации - 15 лет, кино- и фотодокументов - 5 лет и др.).Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до ее ликвидации.Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов.

Например, примечание "При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел - сохраняются до вынесения окончательного решения" конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.

На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов. В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

Вопрос 14 «Подготовка и передача дел в архив»

Архивное хранение документов и дел

Обеспечение сохранности документов

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в организации:

до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

до сдачи дел на государственное хранение;

до ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование.

Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

Электронные документы в архивах

Срок хранения документной информации на компьютерных носителях данных определяется на общих основаниях по соответствующим статьям перечней.

Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.

До настоящего времени более надежного и дешевого, чем бумага (документ на бумаге уже есть, он бесплатен!), носителя с более универсальной и автономной системой записи и чтения информации пока в офисных технологиях не появилось.

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т.е. свыше 10 лет хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться не перезаписываемый (документы править нельзя!) оптический диск (CDR), хотя в последнее время возросли претензии и к его качеству.

Постепенно практика подходит к тому, что все больше фирм признают целесообразным размещать на оптических дисках документы со сроками хранения только до 10 лет. А вот в качестве рабочей копии для каждодневного использования возможно создание электронных копий документов с более длительными сроками хранения, например личных дел сотрудников. Надежнее при этом сканировать и хранить документы в графическом формате для сохранения всех визуальных особенностей документов.

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

Вопрос 18 «Оформление информационно-справочных документов»

Справочно-информационные документы составляются для получения определенных сведений, или ведут к принятию какого-либо управленческого решения на предприятии. Это не поручения, не указание к действию, а скорее различные предложения или объяснения фактов. Справочно-информационные документы передаются сотрудниками по служебной иерархии, например, работник цеха, пишет заявление об отгуле начальнику цеха, а не генеральному директору или совету директоров предприятия.

Существует много разновидностей справочно-информационных документов, рассмотрим некоторые из них:

докладная записка - рапорт руководителю о нарушениях, происходящих на предприятии.

объяснительная записка - документ, в котором работник объясняет причины нарушения трудовой дисциплины, таких как опоздание на работу, невыполнение или некачественное выполнение порученных обязательств, а также в случаях порчи имущества или продукции по его вине.

Предложение - предложение по улучшению на предприятии, советы по внедрению новшеств, а также собственных разработок, которые могут повысить производительность труда и (или) иными способами улучшить финансовую деятельность на предприятии.

Акт - составляется при использовании средств на определенные нужды. Акт составляется для списания денежных или материальных средств предприятия. Акт списания составляется для снятия с баланса предприятия оборудования и материалов, не соответствующих предназначенным целям, из-за утраты ими своих свойств.

Вопрос 1 «Понятие документа и делопроизводства. Особенности юридического делопроизводства»

Понятие документа и дело-ва

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фонодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Документы выполняют ряд важных функций:

информационную: являются носителем и источником информации;

управленческую: позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы;

правовую: служат юридической основой производственной деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели;

коммуникативную: помогают организовывать обмен информацией и общение между различными объектами;

учетную: накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

социальную: отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

культурную: являются памятником культуры данной эпохи, показывают ее специфику, колорит, нравы, обычаи, традиции;

историческую: являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Говоря о юридическом делопроизводстве , следует понимать, что это частное направление отрасли делопроизводства в целом, имеющее свои характерные особенности. В основе общего лежит понятие дела как подборки документов, объединенных по любому произвольному признаку (вопросу) и хранящихся в организации вместе согласно номенклатуре (списку) дел.

Основа делопроизводства – кодексы и ГОСТы

В то же время в юридическом под делом понимается предопределенный кодексом, законом или иным нормативным актом перечень документов. Иными словами, создание, развитие и завершение дела у юриста регламентируется АПК РФ, ГПК РФ для судебных дел, КоАП – для административных дел ит.д., в то время как общее делопроизводство (или документационное обеспечение управления) предприятия регулируется ГОСТами (ГОСТ Р 51141-98).

Что касается учета судебных дел внутри компании, то, как правило, отдельный распорядительный документ на этот счет отсутствует. Недостатком данного подхода является то, что у юридического отдела нет регламентирующего документа, где были бы прописаны основные правила, включая сроки реакции на документы из судов. В то же время в каждом районном и арбитражном суде имеется инструкция по судебному делопроизводству, где все сроки и правила четко прописаны. Мы рекомендуем по крайней мере указывать основные положения внутреннего делопроизводства юристов в положении о претензионно-исковой работе на предприятии.

Суть делопроизводства юриста заключается в том, что он:

• занимается подготовкой документов – исковых заявлений, ходатайств, отзывов и т.д.
• ведет документооборот - регистрирует входящие, исходящие и внутренние (реже) документы, которые он получает из суда, направляет их в суды или госорганы, согласовывает внутри компании.
• обеспечивает хранение документов в привязке к делам.

То есть, главная задача юриста в данном случае заключается в том, чтобы обеспечить ведение документооборота в привязке к конкретному делу (судебному или нет), для чего необходимо вести учет судебных и иных дел..

Учет судебных дел в компании

База судебных арбитражных дел расположена в открытом доступе на сайте http://kad.arbitr.ru/ , информацию по делу в суде общей юрисдикции можно найти на сайте ГАС Правосудие http://sudrf.ru/ на странице соответствующего суда в разделе «судебное делопроизводство», например http://kuzminsky.msk.sudrf.ru

Должен каждый юротдел
Вести реестр судебных дел

В то же время, учет судебных дел внутри юридического департамента также необходимо вести для управленческих целей, вне зависимости от того, есть ли информация о делах на сайтах госорганов и судов или нет. Кроме того, если мы говорим о таких категориях дел, как претензия или регистрация товарного знака, то информации о них, разумеется, ни на каких внешних источниках не размещена.

Главными инструментами ведения делопроизводства у юриста по-прежнему остаются традиционные офисные приложение MS Word и MS Excel (последний более предпочтителен). Вот как может выглядеть образец реестра учета судебных дел в MS Excel пример реестра судебно-арбитражных дел :

При работе с любыми реестрами в MS Excel рекомендуется применять:

• правила сортировки данных;
• автофильтры;
• различные типы данных в ячейках.

Обращаем внимание, что следует различать реестры (списки) по делопроизводству и отчеты по нему. Дело в том, что реестр представляет собой своего рода журнал регистрации юридических документов, т.е. он накапливает информацию в разрезе времени. В то время как отчет предназначен для оперативного получения «среза» информации по определенным показателям на момент времени.

И если использование MS Excel для целей ведения учета судебных дел в принципе удовлетворительно, то построение отчетов по делам в MS Excel у юриста может вызывать значительные неудобства:

реестр ≠ отчет

• потеря времени при сведении данных;
• смешение реестров и отчетов;
• трудности группового использования;
• отчетность в 90 % только в табличном виде

Автоматизация юридического делопроизводства

Мы выяснили, что процессы общего и юридического делопроизводства во многом похожи. Между тем, на рынке существует большое количество систем автоматизации корпоративного документооборота. Наконец, очевидно, что при использовании MS Excel при учете дел возникает ряд трудностей. Исходя из этого, можно сделать вывод, что юридическое делопроизводство также нуждается в автоматизации.

Если рабочее место юриста автоматизировано, то не имеет значение количество дел, которое он одновременно может вести, увеличивается многократно.

Юрайт представляет собой автоматизированную систему судебного и иного регламентированного законом делопроизводства. Юрайт обеспечивает информационно-аналитическую и управленческую (организационную) поддержку всего благодаря следующим возможностям:

1. Ведение карточек дел любого вида: исков, претензий, исполнительных производств, с указанием всех основных параметров. Арбитражному юристу будет интересна функция интеграции с сайтом my.arbitr.ru и сервисом

ВВЕДЕНИЕ

2. Порядок рассмотрения и исполнения документов в органах Прокуратуры Украины
3. Постановление о предании суду

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ
В отличие от других социальных идей и политических ориентаций демократическое правовое государство при верховенстве правового закона и приоритете прав человека и гражданина практически воспринято обществом как будущее государственного строя Казахстана. Решение этой задачи связано не только с созданием современного законодательства, обеспечением законности деятельности государства и его органов, муниципальной системы и общественных формирований, надежной, быстрой и справедливой юстиции, независимого правосудия, но с преодолением достигшего опасных пределов правового нигилизма, находящегося ныне на грани беспредела во всех сферах государственной и общественной жизни, и, главное, формирование высокого уровня правовой культуры общества и каждого человека.
Необходимым условием развития этих процессов является их правовое сопровождение и обеспечение государством - единственной на территории страны политической организации, осуществляющей суверенитет, источник которого - народ Казахстана. Но государство и право имеют не только инструментальное значение и " самостоятельную ценность. Одновременно это право жить цивилизованной жизнью и средство обеспечить человеку соответствующие свободы". К этой цели общество придет только через повышение ответственности, возложенной " на институты государственной власти", решительные действия по экономическому, политическому и социальному реформированию, созданию качественной " правовой базы для таких действий".
Все вышесказанное можно претворять в жизнь имея высокую культуру производства и культуру управленческого труда, в котором важнейшую роль играет делопроизводство.

1. Предмет и задачи делопроизводства, ее роль в деятельности юриста

Основным видом делового текста является документ.
ДОКУМЕНТ - (слово латинского происхождения, которое означает “доказательство”) - это метод закрепления разными способами на специальном материале информации о фактах, действий, явлений объективной действительности и разумной деятельности человека. Документ имеет правовое и хозяйственное значение, и может служить письменным доказательством, а также есть источником разнообразных сведений дознавательского характера. Документы дают возможность восстановить факты деятельности учреждения, организации или предприятия, найти в оконченных и сданных в архив делах такие сведения, какие имеют значение для поточной оперативной работы и для истории.
В широком значении этого слова документом можно считать какой-либо материальный объект, что вмещает информацию в зафиксированном виде.
Управленческий документ вмещает информацию, которая возникла и используется в области управления. Таким образом, всякий документ - в первую очередь носит информацию, и это наиважнейшее его свойство, используемое в процессе управления.
Документ - это также своеобразный материал, “сырьё для обработки”. Он должна быть доброкачественным: информация должна добываться быстро и продуктивно. Это касается в первую очередь цифровой, плановой и отчетной документации, обработка которой хорошо механизируется, и в значительно меньшей мере - документы организационно-распорядительного характера (где преобладает текст). Плановые и отчетные документы уже сейчас приобретают такие формы, которые позволяют машинную обработку их.
Часть документов (планирование, отчетность, деловая переписка) предназначена для непосредственного восприятия, поэтому они должны быть особо удобными для чтения и по возможности наглядными.
Требование к документам, которые должны быть полноценным источником информации:
1. Документ должен издаваться полноправным органом или лицом в соответствии с его компетенцией.
2. Документ не должен противоречить действующему законодательству и директивным указанием вышестоящих органов.
3. Документ должен быть достоверным и отвечать заданиям конкретного руководства, т.е. основываться на фактах и вмещать конкретные и реальные пропозиции или указания.
4. Документ должен быть составлен в установленной форме.
5. Документ должен быть безукоризненно отредактирован и оформлен.
ПРИМЕЧАНИЕ. Внешний вид документа есть беспрекословное свидетельство стиля работы управления, дисциплины и личной культуры работников. Если документы выполнены небрежно - значит в учреждении низкая культура труда (это, прежде всего, 5-6 экземпляров машинописи, где отдельные слова совсем неразборчивы, а общее содержание едва понятно; это документы, напечатанные на тонкой, прозрачной бумаге; это документы, на которых резолюция закрывает половину текста и т.д.)
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО - это деятельность, которая охватывает вопросы документирования и организации работы с документами в процессе выполнения управленческих функций.
Делопроизводство - это важная составная часть работы каждого учреждения, организации, предприятия. В их практической деятельности используются разные системы в делопроизводстве, но для всех них обязательным является ведение административного делопроизводства (его еще называют общим делопроизводством).
В процессе делопроизводства берут участие (большей или меньшей мерой) все работники аппарата управления: одни создают документы, другие обеспечивают их передачу, третьи руководствуются этими документами в своей практической деятельности. Всё, что решается аппаратом управления и внедряется потом в практические дела, оформляется документами.
Единая государственная система делопроизводства. «Единую государственную систему делопроизводства» (основные положения) и рекомендовал министерством и ведомством руководствоваться ней с целью усовершенствования делопроизводства в центральных аппаратах, а также в подведомственных им учреждениях, организациях и на предприятиях. Данная система зарекомендовала себя с положительной стороны и до сих пор действует в с небольшими изменениями.
Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - это научно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и рекомендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления документов и до их сдачи в архив. Государственные стандарты (ГОСТы), которые вошли в состав этой системы, вводятся одновременно с ней.
Созданию ЕГСД предшествовало всестороннему изучению систем делопроизводства в разных коллективах государственного аппарата с целью выявления общих закономерностей в работе с управленческой документацией, а также выявлению возможностей, границ и масштабов системного упорядочения однотипных операций в делопроизводстве.
Характерная особенность этой системы лежит в том, что она базируется на общепринятой передовой теории и практики применения прогрессивных форм и методов работы с документами. Основное задание ЕГСД - способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления. Это система требует доведения до уровня общих и обязательных учреждений норм уже проверенных практикой рациональных методов делопроизводства.
БЛАНК - это лист бумаги с напечатанным на нём реквизитами содержащими постоянную информацию. Наиболее распространенными являются бланки служебных писем, справок, актов, приказов, протоколов и др. Все основные документы должны печататься на бланках: использование бланков при составлении документов повышает культуру труда управления, выдает информацию официального характера, облегчает исполнение и дальнейшее использование документов.
“Если документ - лицо организации, то бланк - её визитная карточка”. Так принято про него говорить. Бланк должен быть безукоризненно изготовлен (хорошая полиграфичная работа, хороший шрифт, продуманный текст). Особое внимание должно быть уделено четкости и полной грамотности напечатанного текста.
2. ПОРЯДОК РАССМОТРЕНИЯ И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В
ОРГАНАХ ПРОКУРАТУРЫ
2.1 ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБРАЩЕНИЯ. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Документы передаются на рассмотрение и исполнение не позднее следующего дня после их поступления, при поступлении в пятницу во второй половине дня - не позднее понедельника. Срочные документы исполняются немедленно.
Приказы, указания, обзоры и другие документы передаются для ознакомления по указанию руководителя прокуратуры или структурного подразделения.
Лица, которые ознакомились с документом, расписываются на нем на отдельной странице, указывая дату и фамилию и др.
Передача документов на всех этапах прохождения (на рассмотрение, исполнение от одного исполнителя к другому, с одного подразделения в другой) производится только через работников канцелярии по резолюции руководства.
Наблюдательное производство передается в другое подразделение во временное пользование под расписку на карточке движения наблюдательного производства.
Передача наблюдательных производств для постоянного использования, а также жалоб, дел и писем по жалобам и делам ведется через алфавитную картотеку с отметкой в книгах учета, когда и кому переданы документы; бумаги, которые не касаются переписки по жалобам и делам, - через корреспондентскую картотеку.
Жалобы и заявления могут передаваться с одного подразделения в другой по соглашению руководителей структурных подразделений, а в спорных случаях - согласно с указанием руководителя прокуратуры, который ранее поставил резолюцию.
2.2 ПРИЕМ И ПЕРВИЧНАЯ ОБРАБОТКА ВХОДЯЩЕЙ КОРРЕСПОНДЕНЦИИ
Прием и первичную обработку входящих документов осуществляет в вышестоящей прокуратуре картотека или специально выделенный работник канцелярии, в районной, городской и приравненной к ним прокуратуре - начальник канцелярии, старший инспектор или инспектор.
Корреспонденция сортируется на:
- жалобы, письма, заявления, телеграммы граждан;
- документы, которые относятся к переписке по жалобам и делам;
- уголовные и гражданские дела;
- другие документы.
При этом отбираются документы, которые не подлежат регистрации. Руководителям вышестоящих прокуратур передают наиболее важные документы, которые требуют их решения.
Анонимные обращения не регистрируются. Если в них содержатся сообщения о преступлении или о лицах, которые их совершили, они отправляются в органы, ведущие оперативно-розыскную деятельность.
Жалобы и другие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме граждан или при выезде в другие прокуратуры, предприятия и учреждения, передаются ими для регистрации в установленном порядке не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.
Работникам картотеки запрещается принимать жалобы, письма, заявления и другие документы непосредственно от граждан. Заявитель может опускать жалобы в ящик “Для жалоб и заявлений”, который обязан быть в каждой прокуратуре и размещаться в доступном для граждан месте. Обращения граждан также принимаются оперативными сотрудниками на личном приеме.
Жалобы из ящика вынимаются ежедневно и передаются в подразделение, которое занимается предварительным рассмотрением этих документов. При этом в них выделяются и подчеркиваются данные, необходимые для регистрации (фамилия, имя, отчество; год рождения; когда, каким судом рассмотрено дело; по каким статьям осужден, привлечен к другой ответственности; адрес заявителя и текст просьбы; в правом верхнем углу первой страницы проставляются первые буквы фамилии лиц, на которые следует завести алфавитные карточки, через дробь - лиц, на которых выписываются карточки-отправления, а при наличии приговора делается отметка “см. приговор”.
2.3. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Документы регистрируются один раз: входящие - в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания. Регистрируются документы, которые требуют исполнения, жалобы граждан. Внутренние документы (приказы, указания, инструкции, задания и др.) регистрируются по тем же правилам, что и входящие документы. На таких документах проставляют индекс структурного подразделения и номер дело по номенклатуре, в которой они группируются.
Документы регистрируются на карточках. Исходящие документы не подлежат дополнительной регистрации. Регистрация документов в журналах (книгах) не разрешается.
Во время регистрации жалоб алфавитную карточку выписывают на лицо, касательно которого подана жалоба. Карточка-отправление - на заявителя, если жалоба поступила от другого лица.
При регистрации жалоб, по которым не заведено наблюдательное производство, а также жалоб к которым прилагаются копии приговора, решения, постановления, определения суда; выводы (справок, определений) о проверке дел; постановления о возбуждении дела или принятия его к производству, о продлении срока следствия, наблюдательных производств и других документов по делам -- алфавитные карточки заводятся на всех указанных в этих документах лицах (обвиняемых, осужденных, оправданных, истцов, ответчиков и др.). Кроме алфавитных карточек на них выписывают справки.
После принятия решения по жалобе работник канцелярии структурного подразделения указывает на оборотной стороне справки номер заведенного наблюдательного производства или, если оно не заведено, дату, номер и кому направлена жалоба, а также фамилию исполнителя, который принял решение по жалобе, и возвращает справку в алфавитную картотеку, где эти данные переносятся на алфавитную карточку, а справка уничтожается.
2.4 РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ НАБЛЮДАТЕЛЬНЫХ ПРОИЗВОДСТВ
Учет наблюдательных производств осуществляется в каждом структурном подразделении в книге учета наблюдательных производств.
Переписка по жалобам, принятых к производству, ведется за номером наблюдательного производства, который складывается из индекса структурного подразделения, порядкового номера книги учета наблюдательных производств и двух последних цифр года принятия жалобы к производству.
Наблюдательные производства передаются оперативным сотрудникам с отметкой на карточке учета движения наблюдательного производства, какого числа, с каким документом (делом) и кому передано. Эти карточки сберегаются у инспектора по порядковым номерам.
По жалобам, направленным на рассмотрение в подчиненные прокуратуры и другие органы без контроля, наблюдательные производства не заводятся. Сопроводительные письма по ним направляются за номером структурного подразделения с буквой “Р”. Копии сопроводительных листов подшиваются в дело в порядке. Не допускается направлять одним сопроводительным письмом дела и документы, не связанные между собой.
2.5. РЕГИСТРАЦИЯ И УЧЕТ УГОЛОВНЫХ И ГРАЖДАНСКИХ ДЕЛ,
ЗАТРЕБОВАННЫХ В ПОРЯДКЕ НАДЗОРА
Уголовные и гражданские дела затрепываются, когда решение по ним вступили в законную силу, только в связи с обращением лиц, принимавших участие в рассмотрении дела, руководителей предприятий и организаций, которые являются сторонами в споре, поручением прокуроров высшего уровня либо когда решения касаются государственных интересов. Запрос подписывается руководителем прокуратуры или по его поручению руководителем структурного подразделения.
Уголовные, арбитражные и гражданские дела, которые проверяются в порядке надзора, а также дела с представлением подчиненных прокуратур и те, что пришли для утверждения обвинительного заключения, регистрируются в алфавитной картотеке и учитываются в книгах отдельно по каждому разделу.
Дела, затребованные для обобщения судебной и прокурорской практики, в алфавитной картотеке не регистрируются, а только учитываются в книгах с отметкой “Для изучения”, наглядное производство по этим делам не заводится.
2.6 РАССМОТРЕНИЕ И ИСПОЛНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ
- проекты нормативных актов;
- поручения Головы Верховной Рады, его заместителей и председателей постоянных комиссий;
- документы, которые исходят от Президента Казахстана, Премьер-министра Казахстана, вице-премьеров и членов правительства, руководителей Верховной Рады и правительства Республики Казахстана.
Заместители Генерального прокурора рассматривают обращения народных депутатов Казахстана, руководителей министерств, других центральных органов государственной исполнительной власти, спецуведомления, оперативные сведения относительно состоянию преступности, ответы на протесты, представления, другие документы, а также жалобы на решения начальников управлений и отделов, письма, сигналы о наиболее серьезных нарушениях закона.
Начальникам структурных подразделений на рассмотрение передаются планы работы коллегии подчиненных прокуратур и другие документы, отнесенные к компетенции управления, отдела; заявления и жалобы граждан на решения, принятые руководителями прокуратур Республики Казахстана, областей, городов Казахстана.
Руководитель прокуратуры или структурного подразделения обязаны рассмотреть документ не позднее следующего дня с момента регистрации, а срочные - немедленно и поставить резолюцию, которая должна иметь ясную и исчерпывающую резолюцию о порядке, характере, сроке исполнения, необходимости истребовании дела, других материалов либо выезде на место и др.
На документе должна быть только одна резолюция. Другая резолюция, которая не должна дублировать предыдущую, допускается только в случае, если в ней конкретизируется порядок исполнения или уточняются исполнители. Прохождение документа с резолюцией со времени ее наложения руководителем к непосредственному исполнителю не должно превышать одного дня.
Резолюция пишется на свободном от текста месте, а если документ подлежит возврату, то на отдельном листе.
Если исполнение жалобы либо другого документа поручается нескольким подразделениям или должностным лицам, то эта жалоба либо документ передается непосредственному исполнителю, указанному в резолюции первым. Он несет ответственность за исполнение и организовывает проверку жалобы либо проверку с документом в полном объеме, при необходимости снимает копии либо делает выборки и передает руководителю соответствующего подразделения. Вместе с другими управлениями, отделами готовит единое поручение, ответ заявителю или должностному лицу.
Ответственность за качественную и своевременную подготовку материалов одинаково несут все должностные лица, указанные в резолюции руководителя прокуратуры или структурного подразделения.
Срок исполнения документов, жалоб отсчитывается со дня поступления их в прокуратуру, а документов, которые требуют перевода, - со дня их перевода.
Если окончание срока исполнения выпадает на нерабочее время, то последним днем срока считается первый следующий за ним рабочий день.
Исполнитель несет ответственность за исполнение по существу и в установленный срок. Перед передачей подготовленного документов на подпись исполнителем проверяется его текст, правильность оформления, наличие необходимых виз и приобщаются материалы проверки.
3. Cоставить постановление о предании суду
П О С Т А Н О В Л Е Н И Е
11 марта 1998 г. г.Симферополь
Судья Железнодорожного районного суда г.Симферополя Иванов И.И., рассмотрев материалы уголовного дела по обвинению ТИТАРЕНКО АЛЕКСАНДРА ЕВГЕНЬЕВИЧА, 1980 г.р. по ст. ст. 86-1, 142 ч.3 УК Украины,-
У С Т А Н О В И Л:
Уголовное дело подсудно Железнодорожному районному суду г.Симферополя. По делу собрано достаточно доказательств для рассмотрения дела в судебном заседании. Действия обвиняемого квалифицированы правильно. Требования УПК при возбуждении уголовного дела и производства предварительного следствия соблюдены, обвинительное заключение соответствует материалам дела.
На основании изложенного и руководствуясь ст.ст.237,242,243 УПК Украины,-
П О С Т А Н О В И Л:
ТИТАРЕНКО АЛЕКСАНДРА ЕВГЕНЬЕВИЧА, 1980 г.р. предать суду по ст. 86-1, 142 ч.3 УК Украины.
Назначить дело к рассмотрению в открытом судебном заседании на 21 марта 1998г. в помещении Железнодорожного районного суда г.Симферополя с участием прокурора и защитника.
В судебное заседание вызвать всех лиц, указанных в списке обвинительного заключения.
Судья Железнодорожного районного суда г.Симферополя
ИВАНОВ И.И.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Конечно, в объеме 1-й контрольной работы трудно полностью осветить такую глубокую и обширную тему как ПРЕДМЕТ И ЗАДАЧИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА однако фундаментальные понятия и базовые положения в указанной работе приведены.
По ряду объективных и субъективных причин российская правотворческая мысль немного опережает украинскую, что дает нашим законодателям использовать положительный опыт накопленный российскими юристами после принятия тех или иных нормативных актов, и избегать ошибок, обязательно встречающихся на таком тернистом пути как правотворчество.
Используя положительный опыт не только России,но и других развитых государств, учитывая национальные и исторические особенности нашего народа Украина станет демократическим и правовым государством, которое займет свое достойное место среди развитых демократических государств.
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Уголовно-процессуальный кодекс РК.
2. Краткий словарь архивной терминологии. М.: 1968.
3. Югов А. Думы о русском слове. М.,1972, с.54.