Единый передаточный документ. Универсальный передаточный документ вместо счета-фактуры и накладной. Как оформлять УПД вместо акта выполненных работ

Начиная с 1 января 2013 года в силу статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) каждая организация имеет право самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов. Главное, чтобы в них были все обязательные реквизиты, которые перечислены в статье 9 данного закона.

Назовем эти обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дата его составления;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

5) величина натурального или денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;

7) подписи лиц, ответственных за оформление документа, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Согласно нормам пункта 3 статьи 168 Налогового кодекса РФ, не позднее пяти календарных дней с момента отгрузки товаров (передачи работ, услуг, имущественных прав) поставщик обязан выставить покупателю счет-фактуру.

Поэтому при фактической отгрузке товаров, передаче работ, услуг или имущественных прав поставщику приходится оформлять два документа: счет-фактуру и отдельно передаточный документ - накладную (акт выполненных работ).

Пользуясь правом, которое дает статья 9 Закона о бухучете, компании часто объединяют информацию из ранее обязательных для применения форм по передаче материальных ценностей (формы ТОРГ-12, М-15, ОС-1, товарный раздел ТТН) с дублирующими по большинству позиций реквизитами из счета-фактуры, выписываемого в целях НДС. И это совершенно законно. Во всяком случае, такие разъяснения приведены в письме от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.

Такое объединение не может лишить компанию ни возможности учитывать оформленный факт хозяйственной жизни в целях бухгалтерского учета, ни возможности использовать право на налоговый вычет по НДС, ни возможности использовать право подтверждения затрат в целях исчисления и других налогов. Разумеется, при соблюдении требований Закона о бухгалтерском учете и главы 21 «Налог на добавленную стоимость» Налогового кодекса РФ.

Но, чтобы облегчить работу бухгалтера и уменьшить документооборот, ФНС России разработала и рекомендовала к применению универсальный передаточный документ (УПД) - письмо от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. В этом же письме приведена и форма данного универсального документа.

При этом в ФНС России подчеркивают, что предложенная форма документа носит рекомендательный характер (абз. 10 письма № ММВ-20-3/96). Если по каким-то причинам она неудобна для компании или контрагентов, ее можно не применять.

По сути, УПД представляет собой гибрид первичного документа (накладной) и счета-фактуры. Поэтому он может использоваться и для отражения операций в бухгалтерском учете, и для принятия входного НДС к вычету из бюджета, и для подтверждения расходов для целей исчисления налога на прибыль и других налогов.

Покупатель при этом вправе заявить НДС к вычету на основании универсального передаточного документа, который поставщик составил по форме, рекомендованной ФНС России. Это официально подтвердили в том числе и специалисты из (письмо от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664).

Дело в том, что многие покупатели все еще опасаются принимать от поставщиков универсальные передаточные документы (УПД). Сомнения связаны с тем, что, согласно Налоговому кодексу РФ, основанием для вычета НДС является именно счет-фактура (п. 1 ст. 169 НК РФ). Поправки в отношении УПД чиновники в главу 21 Налогового кодекса РФ так и не внесли.

Однако УПД представляет собой счет-фактуру, дополненную данными первички. А дополнительные сведения в счет-фактуру вносить не запрещено. С 1 января 2015 года в счет-фактуру можно спокойно добавлять дополнительные строки и графы, в том числе реквизиты первички. При условии что сохраняется утвержденная форма. Это прямо прописано в Правилах заполнения счетов-фактур. Поэтому у налоговиков не будет претензий к вычетам НДС, которые подтверждены универсальными передаточными документами.

При этом поставщик вправе использовать УПД наряду с другими формами первички. Например, одним клиентам компания может выставлять УПД, а другим - товарные накладные или акты (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402).

Иными словами, предложенный налоговиками документ вовсе не ограничивает права организаций на применение иных бланков документов - ранее действовавших унифицированных форм первичной учетной документации или самостоятельно разработанных.

Хотя, согласитесь, использование единой формы более удобно и менее трудоемко для бухгалтерии.

Давайте выясним, насколько вообще правомерна разработка не только нового, да еще и универсального документа, применяющегося в рамках сразу и бухгалтерского, и налогового законодательства?

Налоговики детально отвечают на этот И начинают они с рассмотрения формы счета-фактуры, которая собственно и легла в основу разработки УПД.

Порядок оформления счета-фактуры постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137(далее - постановление Правительства РФ № 1137). Согласно данному документу, если в счете-фактуре указана дополнительная информация, то это не является основанием для отказа в вычете сумм НДС, предъявленных покупателю (заказчику) продавцом (исполнителем). И именно поэтому форму счета-фактуры и решила взять за основу ФНС России для разработки УПД, включив в него реквизиты первичного учетного документа.

Кроме того, специалисты ФНС России готовят методические рекомендации по применению электронного формата универсального передаточного документа для оформления всех типовых сделок, которые прописаны в письме № ММВ-20-3/96.

Хотя стоит отметить, что форма универсального передаточного документа предназначена для упрощения работы с бумажными документами (сокращение количества документов и затрат на печать, заполнение одного документа вместо двух с одинаковыми полями и др.). При электронном документообороте подобные преимущества неактуальны.

Проблема решается с помощью автоматического заполнения счета-фактуры на основании первичного учетного документа. А отправка, и обработка данных документов могут производиться пакетом, что по удобству практически равносильно использованию электронного универсального передаточного документа.

Какие компании могут применять универсальные передаточные документы

Универсальный передаточный документ могут применять любые организации и в том числе и те, которые не платят налог на добавленную стоимость. Например, организации, перешедшие на специальные налоговые режимы (упрощенку, уплату единого сельскохозяйственного налога) или использующие освобождение от исполнения обязанностей по НДС по статье 145 Налогового кодекса РФ. Все они могут применять универсальный передаточный документ в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). Правда, при этом таким организациям не нужно заполнять графу 7 «Налоговая ставка» и графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

При этом в графе 5 книги учета доходов и расходов можно указать стоимость покупки с учетом НДС. Сумму налога в таком случае укажите справочно в графе 3. То есть разбивать расходы на отдельные строки необязательно.

По каким операциям можно оформлять универсальный передаточный документ

Из самого названия - универсальный передаточный документ - уже следует, что этот документ подтверждает передачу чего-то, а именно товаров (работ, услуг), а также имущественных прав. То есть это не бланк, предназначенный только для внутренних целей организации, а именно документ, которым оформляются хозяйственные операции, совершаемые между участниками сделки (договора).

Для одной стороны УПД подтверждает передачу товаров (работ, услуг, имущественных прав), для другой - их получение.

Приведем перечень операций, при оформлении которых может применяться универсальный передаточный документ.

В их число входит:

1) отгрузка товаров (любого имущества, кроме объектов недвижимости) без транспортировки с передачей их покупателю, в том числе по посредническим договорам, когда продавцами выступают комиссионеры (агенты, поверенные);

2) отгрузка товаров с транспортировкой и передачей их покупателю либо транспортной компании, в том числе по посредническим договорам, когда продавцами выступают комиссионеры (агенты, поверенные);

3) передача имущественных прав;

4) передача результатов выполненных работ подрядчиком (субподрядчиком), а также исполнителем научно-исследовательских работ и принятие их заказчиком (генподрядчиком) или заказчиком научно-исследовательских работ;

5) подтверждение факта оказания услуг исполнителем, экспедитором (при составлении документа на вознаграждение экспедитора), агентом, хранителем, доверенным управляющим, комиссионером, поверенным или агентом (при составлении документа на вознаграждение комиссионеру, поверенному или агенту) и принятия услуг заказчиком, клиентом, поклажедателем, доверителем управления, комитентом или принципалом;

6) подтверждение фактов отгрузки (передачи) комитенту (принципалу) товаров (работ, услуг) комиссионером (агентом), который приобрел эти товары (работы, услуги) от своего имени в интересах комитента (принципала).

Как перейти на УПД

Предположим, вы приняли решение перейти на работу с УПД. Вот пошаговый алгоритм действий на случай, если вы решили работать с универсальным документом.

Решите, по каким договорам ваша компания будет использовать УПД. Для начала советуем определиться, по каким конкретно видам договоров компания будет выставлять клиентам УПД. Или же хочет получать универсальный документ от контрагентов.

Налоговики считают, что универсальные документы можно использовать по договорам поставки (купли-продажи), мены, дарения, оказания услуг, подряда, комиссии, поручения, агентирования. А также уступки права требования, факторинга, хранения, доверительного управления, выполнения НИОКР, транспортной экспедиции, лицензионным договорам, сделкам по отчуждению исключительных прав, коммерческой концессии. Это следует из приложения 2к письму ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.

Можно опробовать универсальный документ только на поставке товаров. А по договорам оказания услуг и подряда применять прежние бланки-то есть разработанные компанией самостоятельно или же утвержденные Госкомстатом России. Возможен и еще один вариант - оформлять УПД по любым сделкам.

Утвердите форму УПД. Теперь надо утвердить форму универсального первичного документа для тех хозяйственных операций, по которым вы решили его использовать. Например, для учета отгрузки товаров. Сделать это можно в отдельном приказе или же в учетной Заметим, что изменять учетную политику в течение года можно в ограниченном числе ситуаций. Формально выпуск налоговиками формы УПД к ним не относится (п. 6, 7 ст. 8 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Однако в данном случае компания корректирует всего лишь формы первичных документов, приведенные в приложении к учетной политике. Такие изменения не влияют на достоверность отчетности и не требует пересчитывать ее показатели. Поэтому вряд ли у налоговиков будут какие-либо претензии, тем более что они сами настоятельно рекомендуют использовать новую форму.

Рекомендуем также сделать оговорку, что компания может использовать и другие формы первички, которые установлены в договоре с клиентом. Например, товарную накладную № ТОРГ-12. Или тот же универсальный документ, в который стороны договорились добавить какие-либо дополнительные показатели (чиновники против этого не возражают). Тогда у налоговиков не возникнет вопросов, почему компания по одной и той же хозяйственной операции выставляет покупателям различные форматы первички.

Еще три вопроса, которые полезно зафиксировать в учетной политике или приказе руководителя.

1. Как нумеровать универсальные документы. О том, как присваивать номера универсальным документам, вы можете прочитать в гл. 2.4.

2. Как исправлять универсальный передаточный документ.

3. Как хранить. Удобно не смешивать универсальные документы со счетами-фактурами и первичкой, а хранить их отдельно. Чтобы не запутаться, если налоговики запросят бумаги компании.

Назначьте сотрудников, которые будут подписывать УПД. Подписывают УПД те же сотрудники, что заверяют счета-фактуры и первичные документы. А право подписи счетов-фактур и первички уже должно быть зафиксировано в документах компании: в доверенности или приказе руководителя.

Согласуйте использование УПД с контрагентами. Переход на УПД надо предварительно согласовать с постоянными клиентами, чтобы потом не приходилось переделывать документы на отгрузку. Ведь не исключено, что кто-то из покупателей предпочтет, как и раньше, получать две бумаги - счет-фактуру и товарную накладную или акт на услуги (работы).

Если покупатели согласны применять универсальный документ, то надо заключить с ними дополнительные соглашения к договорам. И приложить форму УПД.

Но в дополнительном соглашении должно быть не только согласие на применение УПД между сторонами и его форма. Необходимо обговорить ряд условий, связанных с выставлением этого документа.

Во-первых, возможно, что в договоре с контрагентом изначально была установлена определенная форма первички. Тогда в этой части условия договора необходимо скорректировать.

Во-вторых, если вы хотите, чтобы контрагент заверял универсальный документ печатью, это условие тоже надо установить в допсоглашении.

В-третьих, надо предусмотреть порядок исправления УПД. Конечно, здесь поставщик будет продвигать свои условия, которые закреплены в его учетной политике. Ведь иначе может получиться, что различные клиенты станут требовать, чтобы поставщик исправлял документы по-разному. Дело в том, что налоговики еще не разработали правила, по которым можно уточнять универсальный документ. Ошибки в показателях, которые относятся к счету-фактуре, надо исправлять по правилам, утвержденным постановлением Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. А вот с недочетами в других реквизитах возможны варианты. Поэтому, чтобы избежать путаницы, проще сразу договориться с контрагентом о порядке исправления. Подробнее об этом вы можете прочитать в гл. 3.1.

Подготовьте памятку для работников. На первых порах в отношении УПД у работников, скорее всего, будет возникать много вопросов. А в самих документах наверняка будет встречаться недочеты. Поэтому для сотрудников, которые имеют дело со счетами-фактурами и первичкой, лучше разработать памятку. В ней можно предусмотреть:

• как заполнять УПД;
• какие реквизиты нужно проверить, когда универсальный документ поступил от поставщика;
• кто должен подписывать универсальный документ, ставить ли печать на УПД;
• как исправлять ошибки в универсальном документе.

Если, согласно договорам, контрагентам нужно выдавать разные формы первички, это также можно написать в памятке. То есть привести перечни покупателей, которым необходимо оформлять универсальные документы и которым нужны счета-фактуры и ТОРГ-12.

Универсальные передаточные документы еще только входят в стандартный документооборот между покупателем и поставщиком. Поэтому каждый даже мелкий недочет в полученном от контрагента УПД вызывает тревогу: не откажут ли налоговики в расходах и вычетах?

Мы выделили самые частые ошибки, которые вероятнее всего могут встретиться вам во входящих УПД. И разделили их на две группы. В первой группе — неточности, с которыми можно, не опасаясь, принимать НДС к вычету и списывать расходы. Во второй — существенные ошибки, из-за которых можно потерять вычет и расходы. Сориентироваться в них поможет также образец

Возможно, вы впервые получили УПД поставщика, который раньше всегда передавал стандартный комплект — счет-фактуру и накладную или акт приемки-сдачи. О переходе на новый бланк договоренности не было. В договоре о нем ничего не сказано. Не теряйтесь: вы можете без риска принять к учету такой УПД. Конечно, если он верно заполнен. Ведь прописывать в договоре формы первичных документов необязательно.

Недочеты в УПД, которые не мешают вычету

Многие недочеты в УПД не влияют на право компании заявить вычет НДС или учесть расходы при

Ошибочный статус документа

Поставщик может ошибиться в статусе документа (1). Например, в универсальном документе, который заменяет счет-фактуру и накладную, отразить значение 2 вместо 1. Или вообще забыть о заполнении этого реквизита.

Это некритично. Данный показатель носит информационный характер. При определении фактического статуса документа нужно исходить из того, заполнены ли в нем обязательные показатели счета-фактуры и первички (приложение № 4 к письму от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96@). Таким образом, компания вправе заявить вычет по УПД с ошибкой в статусе. Но при условии, что «счет-фактурная» часть документа заполнена верно.

Но без этих данных не ясно, в чем выражены стоимостные показатели «первичной» части УПД. А для налоговиков это лишний повод снять расходы. Поэтому документ поставщику надо исправить — дописать в него название и код валюты. Или нужно взять у поставщика новый правильный экземпляр.

Не хватает подписей

УПД подписывают руководитель и главный бухгалтер поставщика или вместо них уполномоченные работники. Также на документе должны расписаться сотрудники, за отгрузку товаров (строка 10) (8) и за оформление документа (строка 13) (9). Если эти подписи не проставлены, лучше обратиться к поставщику, чтобы он исправил недочет. Инспекторы при проверках особое внимание уделяют тому, как заверены документы. Ведь подписи — обязательный реквизит как счета-фактуры, так и первички (п. 6 ст. 169 НК РФ, п. 7 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).

Но есть особенности для ситуации, когда ответственными за отгрузку или оформление УПД являются те же работники, которые подписали «счет-фактурную» часть документа. В этом случае можно обойтись без подписей в строке 10 или 13 документа, а привести в ней только должность и Ф.И.О. работника.

Возможно также, что в компании один и тот же работник отвечает за отгрузку и оформление УПД. Тогда он может расписаться только в строке 10 , а в строке 13 указать свои Ф.И.О. и должность (приложение № 3 к письму № ММВ-20-3/96@).

Сегодня универсальными передаточными документами (УПД) пользуются уже многие налогоплательщики. Однако есть бухгалтеры, которые не доверяют новым формам и предпочитают действовать «по старинке». Что такое УПД? Когда его следует использовать? На эти и на некоторые другие вопросы мы ответим в нашей статье.

Что такое УПД

Универсальный передаточный документ – это детище реформы налогового администрирования.

Так, чиновники ФНС России разработали документ налогового учета, который одновременно подтверждает:

· вычеты по НДС;

· расходы в целях исчисления налога на прибыль (единого налога при использовании УСН, ЕСХН).

Налоговой службой было выпущено специальное письмо от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96 . Этим документом опубликованы:

· форма универсального передаточного документа;

· разъяснения о сфере применения УПД;

Обратите внимание: форма универсального передаточного документа (УПД) имеет рекомендательный характер. Налогоплательщик не несет ответственности за ее неприменение в хозяйственной деятельности. Таким образом, организации могут использовать другие формы документов и счетов-фактур, в том числе и параллельно с УПД (письмо ФНС России от 29 января 2014 г. № ГД-4-3/1402).

Введение УПД связано, в частности, со вступлением в силу Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» , который позволил объединить в одной форме первичный документ и счет-фактуру. Причем создавался УПД на «базе» именно счета-фактуры.

Когда можно использовать УПД

Так, например, письмо содержит, в том числе, перечень хозяйственных операций, при которых может использоваться указанная форма:

· отгрузка любого имущества (за исключением объектов недвижимости) без транспортировки и с передачей покупателю или его доверенному лицу;

· отгрузка товаров с транспортировкой и последующей передачей (в т.ч. другому перевозчику);

· передача имущественных прав и результатов выполненных работ;

· оказание услуг;

· передача товаров между участниками договоров комиссии и агентских договоров.

УПД может использоваться по различным основаниям. Так, компания должна присвоить передаточному документу определенный статус:

· «1» — УПД является счетом-фактурой и передаточным документом (актом);

· «2» — УПД – только передаточный документ (акт).

Имейте в виду: если УПД используется организацией исключительно в качестве «первички», то в нем можно не заполнять те реквизиты, которые обязательны исключительно для счетов-фактур.

Интересно также, что налогоплательщики при необходимости имеют право добавлять в форму УПД дополнительные реквизиты (см., например, письмо ФНС России от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121).

Исправляем ошибки

В практике бухгалтерии ошибки в документах – к сожалению, не редкость.

Возникает вопрос – как исправить «технические» ошибки в УПД (например, опечатки в наименованиях, ИНН, адресах и реквизитах)?

Здесь следует руководствоваться следующими нормами:

В частности, указанные положения предписывают зачеркнуть одной чертой неправильный текст или суммы и надписать над зачеркнутыми значениями исправленный вариант. Устранение ошибки обозначается надписью «Исправлено» с указанием даты исправления и заверением подписями соответствующих лиц. Альтернативный вариант: составление нового, правильного экземпляра УПД. Документ должен иметь тот же номер, но содержать корректную информацию. Второй подход следует применять в том случае, когда ошибки были допущены в «фактурной» части УПД.

Обратите внимание: при получении покупателем некорректного УПД типа «первичка + счет-фактура», расходы можно признать на фактическую дату осуществления сделки. А вот вычетом по НДС получится воспользоваться только в том периоде, когда был получен исправленный документ.

Электронные УПД

Документы в электронном виде могут выступать полноценной альтернативой своим бумажным аналогам. Однако для этого должно быть достигнуто взаимное согласие между сторонами хозяйственных отношений, а также обеспечено соответствующее техническое обеспечение электронного документооборота.

Возможность использования электронного УПД для подтверждения налоговых расходов подтверждает и ФНС России в письме от 6 февраля 2014 г. № ГД-4-3/1984 .

При этом универсальный передаточный документ должен, в частности, отвечать требованиям Федерального закона от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» .

Интересно, что налоговые расходы можно подтвердить электронным УПД свободного формата (т.е. такого, который не утвержден специальными нормативно-правовыми актами) – письмо ФНС России от 30 мая 2014 г. № ГД-4-3/10380 .

Если УПД используется и в качестве замены счета-фактуры, то при обмене электронными документами налогоплательщики следует пользоваться установленными ФНС форматами и порядком, утвержденным Минфином России (п. 1 ст. 169 НК РФ).

А так как электронный формат УПД до сих пор не разработан, те налогоплательщики, которые наладили между собой электронный документооборот, при запросах от налоговиков должны направлять в инспекции УПД на бумажном носителе в виде заверенной копии с отметкой о подписании документа квалифицированной электронной подписью. Данный порядок Минфин России приводит, например, в своем письме от 26 августа 2011 г. № 03-03-06/1/521 .

Резюме:

1. Универсальный передаточный документ (УПД) – это документ, подтверждающий данные налогового учета сразу по двум платежам: налогу на прибыль (единый налог по УСН, ЕСХН) и по НДС.
2. Применение универсального передаточного документа носит добровольный характер.
3. УПД может использоваться одновременно как первичный документ и счет-фактура. Или просто как первичный документ.
4. Порядок внесения исправлений в УПД аналогичен корректировкам в «первичку» и счета-фактуры.
5. В хозяйственной практике допускается применение электронных УПД. При этом следует иметь в виду ряд нюансов.

Универсальный передаточный документ (УПД) - специально разработанный бланк, объединяющий в себе первичный документ для целей бухучета и счет-фактуру. Зачем разработали бланк УПД? Кто и когда может его применять? Как его заполнить? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в материале далее. Вы также сможете скачать бланк УПД в форматах Excel и Wordи посмотреть образец его заполнения.

Предпосылки для применения УПД

Реализация товаров у плательщиков НДС, как правило, сопровождается оформлением двух документов:

• первичного учетного — в силу законодательства о бухучете (ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ);
• счета-фактуры — по требованию налогового законодательства (пп. 1, 3 ст. 168, п. 1 ст. 169 НК РФ).

Форма счета-фактуры утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137. А в п. 9 Правил заполнения счета-фактуры, содержащихся в том же постановлении, говорится о возможности добавления строк или граф для дополнительной информации. Налоговый кодекс тоже не содержит запретов на дополнение этого документа. Также еще с 2013 года любая организация может разрабатывать собственные первичные документы для целей бухучета (п. 4 ст. 9 закона № 402-ФЗ). В связи с этим налоговики решили упростить процедуру оформления документации для продавцов и предложили единый документ на базе счета-фактуры.

ВАЖНО! Применение этого документа может осуществляться по выбору организации. Он не является обязательным, он только призван облегчить труд бухгалтеров и уменьшить затраты организаций.

Какой документ предложила ФНС?

Свое предложение ФНС оформила в письме «Об отсутствии налоговых рисков при применении налогоплательщиками первичного документа, составленного на основе счета-фактуры» от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@, где рекомендовала налогоплательщикам к использованию форму универсального передаточного документа (приложение № 1).

Этот документ включает все необходимые реквизиты, обязательные как для первичного учетного документа, так и для счета-фактуры. Налогоплательщик вправе применять его как для целей бухгалтерского учета, так и для целей налогообложения по НДС, а также по иным налогам. УПД, оформленный поставщиком, для покупателя является одновременно основанием как для вычета НДС, так и для подтверждения расходов по налогу на прибыль.

Если организация принимает решение об использовании УПД в своем документообороте, то ей необходимо учесть ряд организационных моментов , а также привести в соответствие рекомендуемый бланк с актуальной формой счета-фактуры.

Соответствие УПД и счета-фактуры

Поскольку с 01.07.2017, а затем с 01.10.2017 форма счета-фактуры менялась, бланк УПД также нуждается в корректировке, в том числе, в добавлении:

• строки 8 для указания идентификатора госконтракта. Заполняется эта строка теми, кто работает по госконтрактам, остальные здесь ставят прочерк.
• графы 1а для отражения кода вида товаров, вывозимых в страны ЕАЭС. При отсутствии экспорта в Белоруссию, Казахстан, Армению, Киргизию в графе ставится прочерк;
• указания на то, что УПД может быть подписан не только индивидуальным предпринимателем, но и уполномоченным им лицом.

Также в бланке универсально-передаточного документа в графе 11 нужно изменить наименование на «Регистрационный номер таможенной декларации».

Скорректировать счет-фактурную часть УПД можно самостоятельно. Это подтверждает ФНС.

Обновленный бланк УПД в формате Word вы можете скачать на нашем сайте по ссылке , а бланк в формате Excel — ссылке .

Сроки оформления универсального передаточного документа

УПД должен соответствовать требованиям как главы 21 НК РФ, так и закона № 402-ФЗ. Только при соблюдении этих условий он может применяться в целях бухгалтерского учета и налогообложения (письмо ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@). Так, в соответствии с п. 3 ст. 168 НК РФ, счет-фактура при реализации товаров, работ, услуг (передаче имущественных прав) выставляется в срок не позднее 5 календарных дней с даты отгрузки товаров, выполнения работ, оказания услуг (передачи имущественных прав). Первичный учетный документ, на основании п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ, должен быть оформлен при совершении факта хозяйственной жизни либо непосредственно после его окончания.

В силу данных требований УПД следует оформлять при совершении факта хозяйственной жизни либо сразу после него. В этом случае будут выполнены и условия закона № 402-ФЗ, и требования НК РФ. Дата составления документа отражается в строке 1 УПД «Счет-фактура № ____ от __________». Она должна соответствовать дате, которая отражается в строке 11 УПД «Дата отгрузки, передачи (сдачи) «__» __________ 20__ года».

При этом ФНС России допускает незначительную разницу между датой составления документа и датой отгрузки (Приложение № 3 к письму ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@) в следующих случаях:

• если отгрузка состоялась на следующий день после оформления документа;
• если оформление документа происходит после даты фактической отгрузки, когда это невозможно сделать во время совершения операции.

В любом случае УПД необходимо составить не позднее следующего рабочего дня после отгрузки.

Порядок и образец заполнения УПД

Начинается заполнение универсального передаточного документа с указания его статуса. Статус определяет, в каком качестве будет использоваться УПД: как счет-фактура и первичный документ (статус 1) или только как первичный документ (статус 2), обязательность заполнения ряда его строк.

В УПД со статусом 1 должны быть заполнены все реквизиты и для счета-фактуры, и для документа о передаче. Как счет-фактура УПД должен содержать все обязательные для счетов-фактур реквизиты, предусмотренные ст. 169 НК РФ и постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137. Как первичный документ УПД должен содержать все обязательные реквизиты в соответствии с законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

В УПД со статусом 2 заполнение реквизитов для счета-фактуры не требуется. В этом случае данный документ используется только как передаточный и подтверждает лишь факт хозяйственной операции.

После указания статуса заполняется регистрационный номер УПД и дата его составления (строка 1). В УПД, имеющем статус 1, приводится порядковый номер в соответствии с хронологией нумерации счетов-фактур , а УПД со статусом 2 нумеруются в соответствии с хронологией нумерации первичных документов.

В случае исправления ошибок в ранее выставленном УПД по строке 1а отражают номер и дату, когда были внесены исправления. Исправления производят в порядке, аналогичном для исправления счетов-фактур .

Приводятся обязательные данные о продавце (строки 2, 2а, 2б) и покупателе (строки 6, 6а, 6б).

Информация о грузоотправителе (строка 3) и грузополучателе (строка 4) заполняется только при отгрузке товаров. При выполнении работ, оказании услуг в этих строках ставится прочерк .

Строка 5 «К платежно-расчетному документу» может не заполняться, если УПД используется только как передаточный документ.

В строке 7 приводятся указание валюты и ее код, а в строке 8 — идентификатор госконтракта при его наличии.

Заполнение табличной части производится в соответствии с порядком заполнения счетов-фактур с учетом следующих особенностей:

1. В графе А «№ п/п» приводится номер записи в таблице, а графе Б «Код товара/работ, услуг» — артикул для товаров или код ОКВЭД для услуг. Заполнение этих граф не является обязательным.
2. Необязательны к заполнению поля, предназначенные исключительно для счета-фактуры (если у УПД указан статус 2):

• графа 6 «В том числе сумма акциза»;
• графа 7 «Налоговая ставка»;
• графа 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;
• графа 10а « Краткое наименование страны происхождения товара»;
• графа 11 «Регистрационный номер таможенной декларации» .

Затем в УПД проставляется количество листов, на которых он составлен, и под табличной частью документ подписывается ответственными лицами : руководителем и главным бухгалтером / индивидуальным предпринимателем. Полномочия по подписанию УПД могут быть переданы уполномоченным лицам. Если УПД не несет функцию счета-фактуры, а только передаточного акта, то подписи руководителя, главного бухгалтера/ индивидуального предпринимателя необязательны.

Подписи в УПД проставляются следующим образом:

В УПД присутствуют три строки для указания даты:

• строка 1 — дата составления документа;
• строка 11 — дата отгрузки, передачи (сдачи);
• строка 16 — дата получения.

Независимо от того, совпадают ли эти даты или нет, в графе 3 «Дата и номер счета-фактуры продавца» в книге продаж в качестве даты отгрузки будет указана дата, приведенная в строке 11 УПД, за исключением случая, когда моментом определения налоговой базы является дата приемки работ (строка 16 УПД).

В графе 8 «Дата принятия на учет товаров (работ, услуг, имущественных прав) в книге покупок будет указана дата, приведенная в строке 16 УПД.

В строках 14 и 19 указываются наименования хозяйствующих субъектов, которые принимают участие в составлении документов со стороны продавца и покупателя. Здесь могут быть приведены данные о компании, ведущей бухгалтерский учет у продавца/покупателя по договору оказания бухгалтерских услуг. По строке 14 могут указываться также данные о комиссионере (агенте) передающем комитенту товар (работы, услуги), приобретенный у продавца от собственного имени. Если на УПД проставляется печать (необязательный реквизит) составителя документа, то строки 14 и 19 могут не заполняться.

Посмотреть и распечатать образец универсального передаточного документа можно здесь.

Итоги

Универсальный передаточный документ был разработан для облегчения оформления транзакций по продаже товаров, работ и услуг: один документ вместо двух. УПД является основанием для начисления или вычета НДС, для подтверждения доходов для продавца или расходов для покупателя. Проверка УПД налоговыми органами происходит по тем же критериям, что и проверка привычной первички и счетов-фактур. Налоговых рисков при применении УПД не возникает при условии его правильного заполнения.

УПД – универсальный передаточный документ – рекомендованная «первичка», которая сокращает документооборот. Но оформлять этот документ можно не всегда. Рассмотрим особые случаи.

Читайте в статье:

УПД: что это такое

Универсальный передаточный документ уникален тем, что подтверждает и отгрузку для получения вычетов по НДС, и расходы для целей бухучета и налогообложения. Такая возможность обусловлена тем, что этот бланк объединяет в себе счет-фактуру и передаточный документ.

Универсальный передаточный документ

Форма УПД не обязательна для фирм и предпринимателей, они могут оформлять одновременно разные бланки.

1. Традиционный счет-фактуру – в подтверждение отгрузки для целей НДС;
2. Передаточную «первичку» – в подтверждение отгрузки продукции, товаров, передачи имущественных прав, результатов работ или услуг.

Если же организация или ИП захотят сократить документооборот, то УПД позволит им:

• подтвердить обоснованность вычета НДС;
• обосновать отражение операции в бухучете;
• подтвердить факт несения расходов для целей налогообложения, в том числе по налогу на прибыль, УСН и ЕСХН.

Какие документы заменяет УПД

УПД – это своего рода универсальный передаточный акт. Он заменяет одновременно счет-фактуру и передаточную «первичку», а именно:

• акт передачи основных средств, в том числе унифицированный - по форме № ОС-1;
• накладную на товары, в том числе типовую – по форме № ТОРГ-12;
• товарный раздел ТТН, в том числе унифицированной – по форме № 1-Т;
• накладную на отпуск материалов на сторону, в том числе типовую – по форме № М-15.

Использовать универсальный передаточный документ можно:

• или как комплексный бланк по НДС и расходам – со статусом 1;
• или как передаточную «первичку» - со статусом 2.

В зависимости от способа применения УПД заполняют по-разному.

Счет фактура или УПД

Ответ на вопрос «УПД или счет фактура» подтверждает преимущества любого решения фирмы или предпринимателя. Ведь применение УПД не препятствует организации или ИП составлять счета-фактуры. Подробнее об этом читайте в таблице.

Таблица. УПД или счет фактура

Заменив счета-фактуры и передаточную «первичку» на УПД, фирма или предприниматель получают сразу несколько преимуществ.

1. Уменьшается число бумаг по сделкам с контрагентами.
2. Сокращается количество документов, интересующих налоговиков.
3. Снижаются финансовые и трудовые затраты на ведение документооборота, включая оформление, хранение, учет и уничтожение бумаг.
4. Отсутствуют проблемы с подтверждением расходов и НДС-вычета.

Универсальный передаточный документ: когда можно применять

Чтобы перейти на УПД, фирме или предпринимателю придется выполнить четыре основных действия.

Шаг 1. Оформить применение УПД в рамках учетной политики, закрепив в ней:

• решение применять УПД с отказом от использования счетов-фактур;
• утвержденный руководителем бланк УПД;
• ситуации и случаи, когда составляется УПД.

Шаг 2. Изменить шаблоны договоров с контрагентами.

В тексте договора желательно согласовать, как стороны используют УПД – как передаточную «первичку» или как комплексный бланк, сочетающий в себе «первичку» и счет-фактуру. Текст соглашения может быть таким:

«Исполнитель выставляет Заказчику универсальный передаточный документ по форме из письма ФНС России от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 – как первичный документ в подтверждение отгрузки и как счет-фактуру для подтверждения права на вычет НДС».

• Скачать пример оформления допсоглашения о применении УПД .

Шаг 3. Контролировать актуальность универсального передаточного документа.

Бланк УПД приходится менять по мере корректировки бланка стандартного счета-фактуры. Так как УПД разрешено дополнять любыми реквизитами, в случае внесения изменений в бланк счета-фактуры передаточный документ нужно привести в соответствие с новшествами.

Шаг 4. Не применять УПД при авансах для:

• вычета НДС при уплате аванса;
• начисления НДС при получении аванса;
• вычета НДС, начисленного при получении аванса;
• восстановления НДС, заявленного к вычету при уплате аванса.

УПД статус 1

Указав статус «1», можно использовать универсальный передаточный документ как комплексный бланк, заменяющий одновременно:

• счет-фактуру в обоснование вычета НДС;
• передаточную «первичку» в обоснование бухгалтерских и налоговых расходов.

В этом случае придется заполнить все поля бланка УПД.

УПД статус 2 образец

Указав статус «2», использовать универсальный передаточный документ можно только как передаточную «первичку». В нем не нужно заполнять поля для счета-фактуры – строку 7 и графы 6, 7, 10, 10а и 11.

Такой бланк подойдет:

• неплательщикам НДС, в том числе фирмам и предпринимателям, работающим на спецрежимах;
• плательщикам НДС при отгрузках и реализации вне территории России.

Вложенные файлы

• Бланк УПД.xls
• Пример заполнения УПД со статусом 1.doc
• Пример заполнения УПД со статусом 2.doc
• Пример заполнения УПД, выставленного обособленному подразделению.doc
• Пример заполнения УПД, полученного от обособленного подразделения.doc
• Бланк дополнительного соглашения о применении УПД.doc
• Пример оформления дополнительного соглашения о применении УПД.doc