Требования к накладным торг 12. Оформление товарной накладной: законодательные пробелы и противоречия. Универсальный передаточный документ

Одним из основных первичных сопроводительных документов, подтверждающих передачу товара от продавца к покупателю является товарная накладная . Применяется она как юридическими, так и физическими лицами и является неотъемлемой частью торговых отношений .

Правильно оформленная товарная накладная позволяет регулировать отношения в процессе купли-продажи – покупатель, принимая товар, сверяет его с соответствием по количеству, качеству, объему и другим показателям, указанным в документе, продавец, отгружая продукцию, ведет ее учет, списывая с остатков на своем балансе.

Товарная накладная также необходима в таких случаях :

К заполнению товарной накладной допускаются только отдельные сотрудники , должностные инструкции которых и обязанности позволяют заполнять подобные документы:

• сотрудники бухгалтерии;
• кладовщики;
• операторы ввода данных;
• администраторы;
• руководители (при необходимости).

Обязательного к употреблению бланка такого документа не существует – есть лишь рекомендованные формы, в связи с этим каждая из организаций, осуществляющая продажу товаров любых категорий, может разработать свой собственный бланк и пользоваться им при оформлении реализуемой продукции.

Не ограничивается также и размер документа – зачастую используют листы бумаги формата А4 и А5, но, при необходимости, можно использовать и любую другую величину.

В настоящее время действующее законодательство Российской Федерации, а именно Закон «О бухгалтерском учете» , определяет использование рекомендованной формы товарной накладной . В том случае, если компания использует свою разработанную форму, она обязательно должна содержать такие сведения :

1. Название организации, которая выписала накладную.
2. Дата создания (стоит отметить, что дата ее создания не всегда обязательно будет совпадать с непосредственной датой доставки товара покупателю. Для подтверждения даты поставки рядом со своей подписью получатель указывает, когда была принята продукция).
3. Наименование субъекта, который составил документ (осуществил продажу указанной в товарной накладной продукции).
4. Перечень товара, проданного по документу.
5. Количество продукции (отдельно каждого наименования, также может быть указано общее количество единиц, но это не является обязательным).
6. Единицы изменения количества продукции и ее стоимость. Стоимость в зависимости от формы субъекта хозяйствования может выражаться как с НДС, так и без него. В конце перечня товара указывается общая стоимость всей продукции, которая подлежит оплате.
7. Должности лиц, ответственных за отгрузку.
8. Подписи ответственных лиц рядом с указанием их фамилии, имени и отчества, а также занимаемой должности.
9. Печать организации. Начиная с 2016 года, использование печати не является обязательным, но фирмы, имеющие ее, ставят на документах.

Оформляется документ в двух экземплярах (при необходимости в трех и более) – один экземпляр остается у фирмы, осуществившей продажу, второй — у принявшей продукцию стороны.

К товарной накладной могут прикладываться сопутствующие документы :

1. – выписывается, если покупателю производится отгрузка товара продавцом или третьей стороной. Водитель-экспедитор в таком случае имеет подтверждающий документ на право перевозки груза.
2. Сертификаты на проданную продукцию и паспорта на нее (при наличии).
3. Счета-фактуры.
4. Акт о передаче товара.

С НДС

Основными пунктами , которые отражаются в документе такого типа, является:

1. Коды организаций.
2. Номер и дата договора, согласно которому производится поставка.
3. При наличии товарно-транспортной накладной — ее номер и дата выписки.
4. При наличии утвержденных кодировок или автоматизированного заполнения указывается соответствующий код в графе «вид операции».
5. Номер накладной (он обязательно соответствует нумерации внутренних документов фирмы).
6. Список проданного товара (перечисления не должны содержать повторов в наименованиях).
7. Количество товара в одном месте – тут указывается единица комплектации (сколько штук содержится в одной упаковке, паке, блоке).
8. Цена (без учета НДС). Если за единицу измерения товара указана какая-то комплектация, в этом случае цена может указываться именно за определенный комплект товара.
9. Общая стоимость проданного товара (также без НДС).
10. В том случае, если продается небольшое количество товара, то графы «Вид упаковки» и «Количество в упаковке» могут оставаться пустыми.
11. Указание массы (нетто и брутто) обязательно лишь в том случае, когда товар доставляется к покупателю при помощи транспортных средств – в основном они необходимы для расчета общей массы груза во избежание ситуаций превышения допустимого веса, отгружаемого машиной.
12. Процентная ставка НДС.
13. Стоимость товара с учетом НДС.

Под каждой колонкой, для которой предусмотрен подсчет общего количества, заполняются данные, отраженные в строчке «Всего по накладной». Стоит отметить, что из-за разных способов, которыми пользуются организации при расчете общей стоимости товара с НДС итоговая сумма может расходиться в копейках.

Общая стоимость товара с НДС = сумма без НДС * ставка / 100, или

Общая стоимость товара с НДС = цена с НДС * количество товара

Для исправления этого или меняют соответствующие настройки или же обращаются к специалисту.

В нижней части документа ставится подпись уполномоченного представителя как отгружающей, так и принимающей стороны (с указанием ФИО и занимаемой должности). При самовывозе товара (если его принимает доверенное лицо) указываются реквизиты доверенности.

Также необходимо указать дату отгрузки и дату получения (в любом случае, дата отгрузки должна совпадать с фактической датой комплектации товара для отгрузки). Если в накладной остаются пустые строчки, то по правилам в них должен быть проставлен прочерк (данное утверждение касается только полностью пустых строчек).

Без НДС

Товарная накладная такого типа оформляется в том случае, если реализация данного типа товара не предполагает наличие налога на добавленную стоимость .

Основные правила заполнения товарной накладной без НДС аналогичны с теми, которые содержат цену с учетом такого налога.

Отличительными особенностями оформления являются:

1. В графе «13», где должна указываться ставка такого налога, пишется «без НДС» (в том случае, если идет речь о применении специальных режимов или проведении операций, которые не облагаются таким налогом).
2. При осуществлении деятельности, которая облагается по льготной ставке налога (из перечня, указанного в соответствующей статье Налогового кодекса), пишется «0%».

В случае оформления накладной без НДС колонки «сумма без учета НДС» и «сумма с учетом НДС» будут равны .

Существующие в настоящее время компьютерные программы позволяют автоматизировать процесс составления товарных накладных, а также значительно облегчать процесс ведения бухгалтерского учета.

В зависимости от сложности и направленности программ можно также осуществлять такие операции :

Сервисы

В том случае, если организация не имеет потребности в использовании автоматизированных систем учета, для разового или периодического составления товарных накладных можно воспользоваться следующими существующими интернет-сервисами.

Бухсофт (http://www.buhsoft.ru/) позволяет как оформлять накладную в онлайн-режиме, так и скачивать специальную программу. Сам сайт содержит подробную инструкцию использования, придерживаясь которой можно без труда создать необходимый документ.

Service-online (https://service-online.su). Также содержит большое количество форм документов, заполнить которые можно в онлайн-режиме. При оформлении документов в случае допущения ошибок программа при помощи всплывающих подсказок указывает на недопустимые операции.

Таким образом, оформить товарную накладную можно либо в свободной форме, но с обязательным указанием необходимых сведений, либо использовать типовую в бумажном виде, оформленном при помощи или интернет-сервисов.

Как создать товарную накладную в 1С, можно узнать из данной инструкции.

На любом предприятии осуществляются хозяйственные операции. Результатом чего становится бухгалтерская деятельность. Упрощению этого рабочего процесса способствует во многом заполнение первичной документации. Накладная ТОРГ-12 как раз входит в эту группу документов.

Определение, информация об ответственных за заполнение и подпись

ТОРГ 12 – это первичный документ, который оформляется при отпуске продукции или товаров покупателям. Накладная заполняется с использованием унифицированной формы. Которая является обязательной для каждой организации.

Обязательно оформление двух экземпляров накладной. Один передают покупателю, другой остаётся у продавца. Тогда будет легче оприходовать товарно-материальные ценности. Допустимо формирование таких документов не только в бумажной, но и в электронной форме. Не так давно был утверждён формат XML, который можно использовать для связи в Интернете с Налоговой Службой непосредственно.

Подписи на документе ставит руководитель совместно с главным бухгалтером. Или другие лица, но только наделённые соответствующими полномочиями.

Кроме того, обязательно должны присутствовать пять подписей. Три со стороны продавца. Включая руководителя с бухгалтером, а так же сотрудника, который несёт прямую ответственность в связи с отгрузкой. Подпись может поставить только один сотрудник, если организация крупная. Например, достаточно заверения от оператора, который связан с бухгалтерией, складским учётом. Только руководитель должен выпустить отдельный приказ, наделяющий сотрудника соответствующими полномочиями.

Материально-ответственные лица заполняют строку «груз принял». Если именно они и отвечают за принятие груза. Это могут быть как перевозчики сторонних организаций, так и представители того, кто покупает товар. Доверенность не требуется, если за приёмку отвечает сам руководитель. В этом случае пустыми надо оставить и соответствующие поля.

В графе «груз получил» свою роспись ставят покупатели. Подпись при этом может ставить только лицо, наделённое соответствующими полномочиями.

Что относится к обязательным реквизитам?

Важно с самого начала понять, какие реквизиты обязательны для любого документа, а какие стали дополнительными. Документ не будет считаться действительным, если ошибочно введена хоть одна из необходимых позиций.

Список обязательных данных состоит из:

О правилах заполнения ТОРГ 12

Информация об организации, проводящей отгрузку товаров, располагается на самом верху. Она должна представить сведения о:

• Телефоне и факсе.
• Адресе, по которому находится фактически, и юридически.
• Индексе для почтовых отправлений.
• Банковском БИКе.
• Номере счёта для расчётов.
• Своём наименовании.

Табличная часть в накладной и счёт-фактура должны соответствовать друг другу практически во всём.

Заполнение табличной части

Прайс станет основанием для заполнения графы, в которой следует указать код товара. Но информацию можно взять и из специального классификатора. Этот реквизит с рекомендательным, но не обязательным характером.

А вот наличие единиц измерения – требование, которое нужно выполнять. Для этого рекомендуется так же воспользоваться классификатором.

Далее идёт информация об упаковке. Например, пишут, что используется ящик. Количество в одном месте – так называется колонка, где надо указать, сколько именно изделий уместилось внутри одной тары. Далее идёт колонка с массой. Её надо заполнять, если речь не о штучном, а о весовом товаре.

Стоимость обычно указывается без учёта дополнительных сборов в бюджет субъектов Российской Федерации. Ставку налога пишут в графе с номером 13. Чаще всего она равна 18 процентам. Сама сумма по рассчитанному налогу идёт в следующей графе. Наконец, последняя нужна для определения стоимости товара уже с учётом НДС.

Итого – последняя строка, отображающая суммарные результаты по всем предыдущим операциям.

Как быть с исправлениями ошибок?

Это возможно, но только тремя способами.

1. Аннулировать документ, а затем создать новый.
2. Составить акты о расхождении информации. Тогда в первоначальном документе ставятся отметки, подтверждающие их создание.
3. Вычеркнуть информацию, которая не соответствует действительности. При этом правка делается в обеих версиях документа. Дату и подпись ставят рядом с самими правками в документе.

Получение товара по доверенностям

Получение товаров доступно не только ответственным сотрудникам, но и доверенным лицам. На основании документа, который заполнен по форме М2. Сам документ закрепляется только за продавцом. Действуют дополнительные правила заполнения ТОРГ12, если товары передаются именно на основании доверенности. Обязательно наличие номера доверенности и даты, когда она была оформлена. Допустима ситуация, когда на накладной ставят только дату.

Должно присутствовать и имя фирмы, которая выдала доверенность исполнителю.
В графе «груз принял» стоят сведения о лицах-получателях документации. И грузов, которые переданы на основании информации.

Правила заполнения графы 13

Накладная относится к первичной документации. Потому её заполняют только после совершённой, реальной операции. В 13 графе ставят ставку НДС, которая полностью соответствует параметрам отгрузки.

Если ведётся деятельность, на которую распространяются льготы, то указывают 0 процентов. В статье 164 НК РФ легко найти перечень соответствующих занятий.

Без НДС – это пишут те, кто применяет спецрежимы, проводят операции, которые налогом не облагаются.
Недопустимо наличие прочерков и пустых мест в графе 13. Должна отсутствовать и путаница по ставкам, иначе проверяющие органы будут присматриваться к организации.

Приём товара по документу

Выгружаемый товар надо сопоставить с информацией, которая указана в документах. И проверить соответствие фактически отгруженных ценностей с заявкой, оставленной заказчиком.

Проще всего работать с накладными, оформленными в бумажной форме. Водитель должен просто передать документы. Ответственное лицо проводит проверку подлинности и соответствия уже на месте. После этого на бумаге ставят подпись, а затем отправляют её бухгалтерии.

В случае создания электронных версий надо отдельно проработать вопрос о том, как именно проводить процедуру. И работать с самими документами. Например, ввести требование по распечатке. После проставления подписей документ лучше автоматически направлять бухгалтерам. Тогда он не будет задерживаться при передаче, и теряться.

Хранение и учёт документов

Нет никаких особых правил, по которым надо вести учёт для товарных накладных. Организация и её руководство сами устанавливают, в каком именно порядке надо работать с документацией. Практика говорит о том, что на складах составляют так называемые товарные отчёты. Это разновидность первичных бумаг, на основании которых в других документах отражаются сведения по себестоимости, реализационным процессам.

Именно к этим отчётам прикладываются товарные накладные, в хронологическом порядке.

Расходные и доходные учётные книги должны вести ИП, которые используют упрощённые системы налогообложения. Их составляют, основываясь только на первичной документации. Можно использовать электронный формат для ведения таких книг, но тогда их нужно будет распечатывать по окончании налогового периода.

Документы в бумажной форме хранятся с использованием шкафов и коробок, полок. Хранение и передача товарных накладных позволяет использовать как бумажный, так и электронный вид. Это позволит повысить безопасность при передаче, сэкономить время и силы. Главное – закупить официальные электронные подписи перед тем, как переходить на такой вид документооборота. И продумать способ, которым свои подписи должны ставить водители. Порядок оформления возврата по товарам разрабатывается совместно с каждым из контрагентов.

Вконтакте

Новая форма "Товарная накладная" официально утверждена документом Постановление Госкомстата РФ от 25.12.1998 N 132.

Подробнее о применении формы "Товарная накладная":

• Порядок документального оформления возврата бракованного товара поставщику

  Товарная накладная (по форме N ТОРГ-12). На накладной целесообразно сделать пометку... ; (может быть применена форма N ТОРГ-12, если данная форма утверждена в... договора); товарную накладную (форма N ТОРГ-12) или иной документ, в соответствии...

• Обязательно ли проверять полномочия лиц, подписавших первичные документы со стороны контрагентов?

  Принята за основу форма N ТОРГ-12, утвержденная постановлением Госкомстата России от... отсутствуют в унифицированной форме N ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от... , например в накладной формы N ТОРГ-12. В постановлении Первого арбитражного апелляционного...

• У организации есть обособленное подразделение, которое имеет свой расчетный счет: как это указывать в договорах, актах, накладных, счетах-фактурах?

  ... ;Плательщик" унифицированной формы накладной ТОРГ-12 должны быть указаны наименование и... N ТОРГ-12. При этом, учитывая, что в товарной накладной N ТОРГ-12 не... , то в качестве грузополучателя в ТОРГ-12 и счетах-фактурах указываются наименование...

• Когда могут отказать в вычете НДС при отсутствии ТТН?

  В двух экземплярах (по форме ТОРГ-12, если компания использует унифицированные формы... быть товарная накладная по форме ТОРГ-12, УПД, либо любой первичный учетный... основании товарной накладной по форме ТОРГ-12 налогоплательщиком, не являющимся заказчиком перевозки... основании товарной накладной по форме №ТОРГ-12 (письмо ФНС РФ от 18 ...

• Первичные документы в 2017 году: что нужно знать о новых форматах

  Документ может быть аналогом как ТОРГ-12, так и акта выполненных работ... товарной накладной по унифицированной форме № ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ... @. Оба формата заменяют старые форматы –ТОРГ-12 и акта приемки-сдачи работ...

• Оформляем возврат брака от покупателя

  Брака", например, формы N°ТОРГ-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от...

• Обзор изменений законодательства за июль 2016 г.

  Товаров, была составлена товарная накладная ТОРГ-12, наличие которой является достаточным условием... , при условии оприходования товара по ТОРГ-12. Постановления АС Западно-Сибирского округа...

• Юридические «ляпы» или такого не может быть

  Товарные накладные (как правило, формы ТОРГ-12) , о чем прямо указывают в... №132, товарная накладня по форме ТОРГ-12 применяется для оформления продажи (отпуска...

• Первичные документы

  ...); товарно-транспортную накладную; товарную накладную (ТОРГ-12). Соответственно, если электронный формат для...

Товар может получить доверенное лицо, предоставив доверенность формы М-2, М-2а, оформленную в установленном порядке, с обязательным предъявлением удостоверяющего документа (паспорт).

Заполнение ТОРГ-12 по доверенности .

В случае, если товар получают по доверенности, необходимо заполнить следующие три графы:

• По доверенности № _ - указывается номер и дата выдачи доверенности. В случае, если доверенность без номера, то указывается б/н и дата её выдачи.
• выданной _ - указывается наименование организации, выдавшей доверенность (например, ООО «Покупатель», экспедитору Иванову А. В.).
• Далее в графе Груз принял - ставится должность, подпись и ФИО лица, которому выдана доверенность.

Доверенность формы М-2, М-2а даёт конкретное право, а именно получение товарно-материальных ценностей, соответственно право расписаться только в графе Груз принял .

Права расписываться в графе Груз получил грузополучатель данная доверенность не даёт.

Правила заполнения и выдачи доверенности

Доверенность на получение товара выдается должностному лицу предприятия, организации и учреждения и должна содержать следующие обязательные реквизиты (либо оформлена на бланке типовой формы М-2):

• данные организации (наименование, юридический адрес, ИНН);
• Ф.И.О., паспортные данные, место жительства представителя;
• подпись руководителя или иного лица, уполномоченного на то учредительными документами;
• печать юридического лица;
• дату совершения доверенности;

Доверенности подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицами, ими на то уполномоченными. Право подписи доверенности лицами, уполномоченными на то руководством и главным (старшим) бухгалтером предприятия, организации, учреждения, оформляется приказом.
Доверенности выдаются на получение товара, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению или другому заменяющему их документу.
В случаях, когда доверенное лицо должно получать требуемые товары, в одном месте (с одного склада), но по нескольким нарядам, счетам и другим заменяющим их документам, ему может быть выдана одна доверенность с указанием в ней номеров и дат выдачи всех нарядов, счетов и других аналогичных документов
Отпуск товара по доверенности, полностью или частично не заполненной, и по доверенности без образца подписи лица, на имя которого она выписана, не допускается.
Срок действия доверенности устанавливается в зависимости от возможности получения и вывоза соответствующих ценностей по наряду, счету, накладной или другому заменяющему их документу, на основании которого выдана доверенность, но, как правило, не более чем на 15 дней.
Доверенности на получение товара, расчеты за которые производятся в порядке плановых платежей, допускается выдавать на весь календарный месяц.
При лишении доверенного лица права на получение ценностей по выданным ему доверенностям, срок действия которых еще не истек, доверенности у такого лица отбираются, при этом получатель товара немедленно ставит в известность поставщика об аннулировании соответствующих доверенностей. С момента получения такого извещения отпуск ценностей по аннулированной доверенности прекращается. В этих случаях за отпуск ценностей по аннулированным доверенностям ответственность несет поставщик.
Доверенности, независимо от срока их действия, остаются у поставщика при первом отпуске товарно — материальных ценностей. Следует иметь в виду, что перечень подлежащих получению товарно — материальных ценностей, предусмотренный на оборотной стороне доверенности, заполняется в случаях, когда в документе на отпуск (соглашении и т.п.), указанном на лицевой стороне, не приведены наименования и количества ценностей, подлежащих получению. Если же в указанных документах приводятся наименования и количества товарно — материальных ценностей, подлежащих получению, перечень ценностей на оборотной стороне доверенности прочеркивается.
Заполнение доверенности по строкам:

• Организация – название указывается обязательно.
• Дата выдачи доверенности – обязательно.
• Доверенность действительно по – обязательно указать дату.
• Наименования потребителя и его адрес – обязательно указание формы собственности, название и адрес.
• Наименования плательщика и его адрес – пишется «он же» либо указывается все из предыдущего пункта.
• Счет № ____ в___ — указание номера р/счета и название банка желательно, но не обязательно.
• Доверенность выдана – обязательно должность, ФИО полностью.
• Паспорт – обязательно серия, номер, кем выдан, дата выдачи.
• На получение от – пишется ООО «Садторг» , НЕ ДОПУСКАЕТСЯ ИСКАЖЕНИЕ НАЗВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ, НЕЛЬЗЯ УКАЗЫВАТЬ ООО «СадТорг», ООО «Сад-Торг», ООО «Сад Торг», ООО «Дом-сад», ООО «Техносад» и т.д.
• Товарно-материальных ценностей по – обязательно указывается № товарной накладной (или счета) и дата.
• Перечень товарно-материальных ценностей, подлежащих получению – заполнить перечень, указав: название груза, единицы измерения (штук), количество (количество по товарной накладной ООО «Садторг» — прописью).
• Подпись лица, получившего доверенность – обязательно .
• Руководитель – .
• Главный бухгалтер – подпись и расшифровка обязательно (не допускается использование факсимиле) .
• Печать – синяя круглая печать, зарегистрированная в государственном реестре, не допускается использование наборных штампов.

НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ, ВЫДАВШЕЙ ДОВЕРЕННОСТЬ, И НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ В ПЕЧАТИ ДОЛЖНО СОВПАДАТЬ С НАЗВАНИЕМ ПОЛУЧАТЕЛЯ ПО ТОВАРНОЙ НАКЛАДНОЙ, ВЫДАННОЙ ООО «САДТОРГ».