Виды служебных документов. Особенности составления и оформления информационно-справочных и справочно-аналитических документов. Виды справочно-аналитических документов Система информационно справочной и справочно аналитической документации

Ответ: Назначение, состав и особенности справочно-информационной документации. Протокол: назначение, структура и порядок составления; характеристика полной и краткой формы протокола. Докладная записка: назначение и структура, внешние и внутренние докладные записки, механизм подготовки. Общая характеристика телеграмм, телексов, факсограмм и телефонограмм. Акт: разновидности актов, процедура подготовки акта, структура акта, порядок его вступления в законную силу, основные правила оформления. Справка: внешние и внутренние справки, структура текста справки, правила оформления.

Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выработать тот или иной способ управленческого воздействия.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу – вверх по системе управления (от работника к руководителю).

Протокол – док., содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятии решения на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встречах. Отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Оформляется на основе черновых записей, стенограммы заседания или звукозаписи, а так же материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, повестки дня). Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на спец. бланке протокола. Обязат. рекв-ты: наименование вида организации, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке указывается название коллег-го органа или заседания (н-р, протокол общего собрания акционеров, протокол заседания правления).Текст протокола состоит из 2-х частей: вводной и основной. Вводная ч.: фамилии председателя и секретаря, фамилии и общее число участников заседания и приглашенных лиц (в алфавит. порядке с указанием места работы и должности; если участников больше 15, их фамилии не указ., а делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.вводная часть заканчиваетсяповесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени важности, формулируются в именительном падеже без предлогов «О», «Об».Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. Текст по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:слушали, выступили, постановили (решили). «Слушали» - кратких протоколах дается фамилия выступавшего и тема его выступления; в полном – фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада. Если текст представлен докладчиком в письменном виде, допускается после темы доклада делать отметку «текст доклада прилагается». «Выступили» - в кратких протоколах указ-я фамилии выступивших в обсуждении, вполных – фиксируются также их выступления и вопросы к докладчику. «Постановили» («Решили») – записывается принятое решение. С решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», воздержавшихся, список лиц не участвовавших в голосовании. Постановляющая часть может подразделятся на пункты. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол (визы проставляются в левом поле документа, на уровне записи выступления). Существует два вида протокола полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании. Краткий – только фамилии и краткую запись о теме выступления. Решение о том какую форму протокола вести принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Акт – док-т, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Разновидности: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (дел, денежных средств); ревизии, инвентаризации, списания и т.д. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и описание его в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные. Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Обязат. реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистр.номер, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом акт (н-р., акт списания материальных ценностей). Датой акта является дата события. Текст состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части указывается основание его составления (распорядительный документ, договор с указанием даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной – сущность, характер, методы, и сроки проделанной работы, установленные факты, выводы, предложения, заключения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты и оформлена таблицей. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. После отметки о кол-ве экз-ров следует отметка о наличии приложений к акту. Акт считается принятым после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформл. на отдельном листе и прилагается к акту. В необходимых случаях акт утверждается руководителем данной или вышестоящей организацией.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Могут быть инициативными, отчетными (составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя). Обязат. реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок, текст, подпись. Текст состоит из трех частей: в 1-ой излагаются причины, факты, события, послужившие поводом для ее написания; во 2-ой – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения; в 3-ей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять. Подписывается составителем, если представляется руководителю подразделения и руководителем подразделения, она представляется руководителю организации. Бывают внутренние (оформл-я на стандартном листе бумаги, вместо наименования организации пишется наименование структурного подразделения, вид док-та, дата, №, адресат, подписывается составителем) и внешние (оформляется на бланке письма).

Предложение – док-т, как разновидность докладной записки, содержащий конкретные предложения по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, но по указанию руководства. На основании предложений готовятся программы, планы, распорядительные документы.

Служебная записка – док-т, составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения. Обязательные рекв-ты: наименование структурного подразделения, наименование вида док-та, дата, регистр. №, заголовок к тексту, адресат, текст (1-я часть – обоснование причины составления записки, 2-я – предложения, просьбы), подпись. Подписывается составителем или руковод-лем подразделения.

Объяснит.записка – док-т, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый высшему должностному лицу. Реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, рег.№, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись. Текст: 2-е части:1-я – факты, послужившие поводом к ее описанию, 2-я – причины и обстоятельства, объясняющие сложившуюся ситуацию. Подписывается составителем.

Справка – док-т, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Отражают основную деятельность организации и подтверждают сведения библиографического или служебного характера. Бывают внутренние и внешние.Внешние – составляются в другую вышестоящую организацию. Оформляются на общем бланке организации. Подписываются руководителем орг-ции или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера подписывается рук-леморг-ции и глав. бухгалтером и заверяется печатью.Внутренние – составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Составляются на листе формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами. Подписываются руковод-лем структурного подразделения или составителем. Текст справки состоит из двух частей:1-я – излагаются факты, послужившие основанием для ее составления, 2-я – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст может состоять только из 1-ой (2-ой части). Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст можно составлять из разделов. Справки, составляемые для подтверждения сведений библиографического или служебного характера, составляются на бланка А5. Подписываются двумя лицами – руководителем и гл. бухгалтером, или руководителем и завед. отделом кадров, заверяется печатью. Для таких справок используются унифицир. бланки с трафаретным текстом.Сводка – док-т, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований). Текст оформляется в табличной форме. Подписывается руководителем подразделения или составителем, при направлении в другуюорг-ю – руковод-леморг-ции. Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии по какому-либо документу или вопросу. Составляются на проекты положений, постановлений, научные работы, дипломные проекты. Текст состоит из двух частей:1-я – краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений, их общая оценка. 2-я – краткие замечания, выводы, предложения.

Телеграммы – краткое текстовое сообщение, предаваемое средствами телеграфной связи. Осуществляется в соответ. с Правилами предоставления услуг телеграфной связи: «внутренняя» и «международная».Реквизиты : отметка о категории (при передаче телеграммы по категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается), отметка о виде телеграммы, адрес и наименование адресата, текст телеграммы, подпись отправителя. В нижней части бланка отправитель должен указать свою фамилию и адрес. Текст телеграммынедолжен содержатьболее 300 слов . Текст излагается кратко, печатается без переноса слов. Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Телекс – телеграмма, предаваемая по сетям внутригосуд. и международного абонентского телеграфа. В качестве абонентской установки (терминала) пользователи сети Телекс могут испльзовать: телеграфный аппарат, рабочее место в составе вычислительной системы, оснащенной соответствующими коммуникационным оборудованием (модемы) и ПО. Вызовы от пользователей (абонентов) делятся на: местные, национальные, международные.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.Текст не более 50слов . Реквизиты: наименование организации, наименование вида док-та – ТЕЛЕФОНОГРАММА, дата док-та, время передачи-приема телефонограммы, рег. №, ссылка на рег. № и дату до-та, место составления или издания док-та, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа. Датой является дата ее передачи. Подписанные телефонограммы регистрируются. После передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера тел. передавшего и принявшего. Входящая телефонограмма должно иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи (на входящей телефонограмме отсутствует). После рассмотрения и проставления резолюции, телефонограмма предается на исполнение.

Факсограмма (факс) – получаемая на бумажном носителе копия документа, преданного по каналам факсимильной связи. Преимущество – отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе. По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа. Передача по факсу не обеспечивает юр. силы документа (является копией) В тех случаях, когда нужно обеспечить оперативность передачи сообщения и юр. силу док-та, исп-ся телеграммы (телексы).

Документы личного происхождения: резюме для участия в конкурсе на замещение вакантной должности, автобиография, заявления – о приеме на работу, об отпуске, об увольнении; личная доверенность, расписка

Ответ: Право на участие в конкурсе на замещение вакантной государственной должности имеют граждане Российской Федерации не моложе 18 лет, владеющие русским языком, отвечающие
установленным федеральными законами, другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, необходимым для замещения вакантной государственной должности.

Решение о дате, времени и месте проведения второго этапа конкурса принимается руководителем государственного органа после проверки достоверности сведений, представленных гражданами, изъявившими желание участвовать в конкурсе, а также после оформления в случае необходимости допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну.

В случае установления в ходе проверки обстоятельств, препятствующих поступлению кандидата на государственную службу, он информируется в письменной форме руководителем государственного органа о причинах отказа в участии в конкурсе.

Информация о дате, времени и месте проведения конкурса сообщается гражданам, допущенным к участию в конкурсе (далее - кандидаты), руководителем государственного органа не позднее чем за неделю до его начала.

Кандидат, изъявивший желание участвовать в конкурсе, представляет в государственный орган:

· личное заявление об участии в конкурсе на замещение вакантной позиции, листок по учету кадров, фотографию;

· документ, удостоверяющий личность (по прибытии на конкурс);

· документы, подтверждающие необходимое профессиональное образование, стаж работы и квалификацию (выписку из трудовой книжки,копии документов об образовании, о повышении квалификации, о присвоении ученого звания, заверенные нотариально или кадровыми службами по месту работы);

· справку из органов государственной налоговой службы о представлении сведений о его имущественном положении;

· медицинское заключение о состоянии здоровья по форме, утвержденной Комитетом здравоохранения;

· другие документы, если это предусмотрено федеральным законом.

Представленные кандидатом на имя руководителя государственного органа сведения подлежат проверке в соответствии с федеральным законом.

С согласия гражданина (государственного служащего) проводитсяпроцедура оформления допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, если исполнение должностных обязанностей по государственной должности связано с использованием
таких сведений.

Государственный служащий, изъявивший желание участвовать в конкурсе, направляет заявление на имя руководителя государственного органа. Государственный орган обеспечивает ему
получение документов, необходимых для участия в конкурсе.

Проверка достоверности сведений, представляемых государственным служащим, изъявившим желание участвовать в конкурсе, осуществляется только в случае его участия в конкурсе на замещение высшей
государственной должности.

Гражданин не допускается к участию в конкурсе в случае:

· признания его недееспособным или ограниченно дееспособным решением суда, вступившим в законную силу;

· лишения его права занимать государственные должности государственной службы в течение определенного срока решением суда, вступившим в законную силу;

· наличия подтвержденного заключением медицинского учреждения заболевания, препятствующего исполнению им должностных обязанностей;

· отказа от прохождения процедуры оформления допуска к сведениям, составляющим государственную и иную охраняемую законом тайну, если исполнение должностных обязанностей по государственной должности, на которую претендует гражданин, связано с использованием таких сведений;

· близкого родства или свойства (родители, супруги, братья, сестры, сыновья, дочери, а также братья, сестры, родители и дети супругов) гражданина с государственным служащим, если его предстоящая федеральная государственная служба связана с непосредственной подчиненностью или подконтрольностью одного другому;

· утраты гражданства Российской Федерации, наличия гражданства иностранного государства, за исключением случаев, когда доступ к государственной службе урегулирован на взаимной основе межгосударственными соглашениями;

· отказа от представления сведений о полученных им доходах и имуществе, принадлежащем ему на правах собственности, являющихся объектами налогообложения

Организационно-распорядительные документы

Организации, учреждения, предприятия наделены правом издания распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: администрация предприятий (объединений), учреждений, организаций –приказы, инструкции, указания ; кооперативные организации – решения ; общественные организации –постановления , распоряжения .

Язык, стиль, структура распорядительных документов имеют особенности, обусловленные их особой ролью в системе управленческой документации: жесткую регламентированность, стандартизацию языковых моделей, четкую структуру.

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из двух взаимозависимых частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются мотивы, причины, цели данного распоряжения. Она начинается словами: В соответствии…, В целях…, Во исполнение … и др. В этой части могут быть перечислены факты, события, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящей организации, во исполнение которого издается данный распорядительный документ.

Констатирующая часть не обязательна, она может отсутствовать, если нет необходимости давать разъяснения. Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, в которой содержится перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения. Данная часть излагается в повествовательной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет, в коллегиальном постановлении, решает, решил – в решении,приказываю – в приказе, предлагаю – в распоряжении.

Далее следует постановляющая часть, к которой предъявляются наиболее жесткие требования. Формулировки должны быть конкретными, не противоречить по смыслу ранее изданным распорядительным документам, четкими, не допускающими различных толкований. Используются языковые формулы: создать комиссию в составе…, назначить…на должность…, освободить от занимаемой должности…,контроль за исполнением… возложить на…, представить к награждению…и др.

Предписываемые к распорядительным документам действия выражаются также глаголами в неопределенной форме: зачислить, подготовить, организовать, обеспечить . Здесь следует избегать употребления глаголов с неконкретным, абстрактным значением (усилить, увеличить, повысить, улучшить, активизировать ), поскольку неконкретные, «расплывчатые» формулировки затрудняют проверку их выполнения.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, который начинается предлогом о/об и формируется с помощью отглагольных существительных (О реорганизации…, О выполнении…, О создании…, Об утверждении… ) или существительных, указывающих на предмет разъяснения (Об итогах…, О мерах… ).

Виды распорядительных документов

Постановление . Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.

Распоряжение. Это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции в целях разрешения оперативных вопросов.

Указание . Распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями, руководителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.

Приказ . Это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия.

Информационно-справочные

и справочно-аналитические документы

Большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной и других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.

К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и т.д. По отношению к организационно-распорядительным документам они носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята к сведению.

Справка . Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт, необходимой частному лицу для представления в организацию или учреждение.

^ Докладная записка . Это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер.

^ Объяснительная записка . Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения.

Заявление. Внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), Частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или всего коллектива.

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу. Цель личного заявления – реализация или защита своих интересов.

Ключевое слово этого жанра – Прошу . Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность…, Довожу до Вашего сведения…, Ввиду того, что…, В связи с тем, что…, Прошу Вашего разрешения…, Прошу дать ответ…, Прошу оказать содействие…, Прошу принять меры…, В случае неполучения ответа…

Акт . Документ, подтверждающий установленный факт, событие. Чаще всего акты выставляются комиссиями, в отдельных случаях – одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей); уничтожения дел; инвентаризации и т.д. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. Далее следует словоСоставлен и перечисляются фамилии (с инициалами) составителей акта.

В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Заключительная часть акта содержит выводы и рекомендации. Эта часть не является обязательной – текст может заканчиваться и констатацией фактов. В конце ставятся подписи, при этом должности перед фамилиями не указываются.

^ 5.3. Договор и доверенность

Некоторые виды документов используются для реализации юридических и информационных связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения организациями и должностными лицами, т.е. обмен документами следует по горизонтали. К таким документам относятся договор и доверенность.

^ Договор и трудовой договор. Договор – это документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

^ Трудовой договор – юридически оформленное письменное соглашение сторон (именуемых «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т.д.).

Договоры оформляются на трафаретных бланках, где типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, а которые вписывается информация о конкретных участниках договора.

^ Доверенность: личная и официальная . Доверенность – это документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или частного лица). Личная доверенность выдается для получения заработной платы и других платежей, на управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, на получение свидетельства о праве на наследство.

В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид деятельности по договоренности. Обязательными реквизитами доверенности являются: 1) наименование жанра документа; 2) место написания; 3) дата написания; 4) основной текст; 5) удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.

Доверенность удостоверяется в одном экземпляре.

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации. В тексте официальной доверенности указываются должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по договоренности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

^ 5.4. Деловые письма

Деловые письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в том числе электронной, передача по факсу). Они применяются для решения многочисленных оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности.

Классификация деловых писем соответствует классификации производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. К первой группе относятся: письмо-вопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй – письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-приглашение и др.

Одно и то же письмо может быть многоаспектным, т.е. содержать одновременно и гарантию, и напоминание, и просьбу.

По структурным признакам различают письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют жесткого соблюдения стандарта в аспекте содержания, в использовании языковых средств, в составе реквизитов, в оформлении всех элементов письма. Нерегламентированные письма содержат элементы стандартизации, но требования к их содержанию и структуре менее жестки, чем к письмам первой группы.

^ Сопроводительное письмо . Это письменный текст, который информирует адресата о направлении документов, прилагаемых к письму. Используются языковые формулы: Направляем, высылаем (заявку, проект, план и т.д.)…, Представляем на утверждение, на подпись…, Высылаем наложенным платежом….

В начале сопроводительного письма возможны ссылки на предшествующие контакты: В соответствии с Вашей просьбой, нашей договоренностью….

^ Гарантийное письмо . Этот документ обеспечивает исполнение изложенных в нем обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего-либо (места работы, проживания, проведения исследований и т.д.).

Гарантийное письмо имеет повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным.

Письмо-приглашение . Это письменное приглашение адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятия (конференции, выставке, переговорах и т.п.). В письмах-приглашениях используются устойчивые языковые конструкции: Приглашаем, имеем честь пригласить Вас на…, принять участие в…, посетить…, Мы будем признательны, благодарны, если Вы сможете принять участие в….

Письмо-благодарность содержит благодарность за что-либо (за полученную информацию, приглашение, каталог и т.д.) В таких письмах целесообразно использовать следующие языковые формулы: Благодарим Вас…, Мы признательны Вам…, Выражаем благодарность за….

Письмо-сообщение содержит извещение, уведомление, информации. О предмете, представляющем взаимный интерес. Используются стандартные выражения: Сообщаем, информируем, уведомляем Вас…, Ставим Вас в известность…, Нам приятно сообщить…, В ответ на Ваш факс сообщаем…

Заключение

Итак, каждый документ выполняет свою функцию и должен отвечать государственным стандартам. Соблюдение этих правил придает деловой бумаге официальный статус, облегчает восприятие служебной информации, поступающей по каналам письменной связи, и упрощает процедуру обработки корреспонденции.

Основное требование письменного делового общения – ясное, четкое, логичное изложение информации. Этому подчинены и требования, предъявляемые к языковым средствам и стилю изложения в документе: однозначность используемых слов, соблюдение лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих ясность и точность изложения.

Смысловая точность деловых бумаг во многом определяется точностью словоупотребления, т.е. использованием слов в том значении, в каком они должны употребляться в данном стиле и жанре.

Документ должен быть информационно насыщенным, реализовывать определенную коммуникативную задачу – убедить, побудить, привлечь внимание, выразить согласие/несогласие. Для реализации этих задач количество информации должно быть необходимым и достаточным. Разнородность и избыточность включаемой в документ информации затрудняет восприятие, а значит снижает ее убедительность.

В разных сферах общения существуют свои нормы и правила этикета. В письменном деловом общении этикет проявляется в форме и содержании документов. Он требует соблюдения регламентированности официально-деловых отношений.

В деловой переписке между адресатом и адресантом регламентированность официально-деловых отношений выражается с помощью формул речевого этикета и общей фоновой тональности учтивости и корректности. В деловой письменной речи недопустимы ирония, сарказм, оскорбления.

Для адресата официальной корреспонденции с точки зрения этических норм обязательным является оперативный и четкий ответ. Задержка или отсутствие ответа могут быть расценены отправителем как нежелание сотрудничать.

Правильный выбор языковых средств в общении с партнерами определяет успех деловой коммуникации. От того, как отражается в деловой переписке та или иная коммуникативная ситуация, какие для этого выбраны языковые средства, зависит не только понимание партнерами друг друга, но и дальнейшее развитие их отношений.

справочно-аналитической документации

5.4.1. Назначение и состав справочно-информационной

и справочно-аналитической документации

Процесс принятия обоснованных управленческих решений ос­нован на сборе и обработке объективной и достоверной инфор­мации. Информация о фактическом положении дел в.системе уп­равления содержится в различных источниках, но важнейшее ме­сто среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, докладные записки, переписка и др.

Эти документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам. Доку­менты этой группы не содержат поручений, не обязывают действо­вать строго предписанным образом, как распорядительные докумен­ты, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, иначе говоря, - инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ действия.

Особенность этих документов состоит в том, что, как прави­ло, это документы, идущие снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю структурного подразделения, от ру­ководителя подразделения к заместителю руководителя организа­ции или руководителю организации, от подведомственной орга­низации к вышестоящей. Отдельные разновидности справочно-ин-формационных документов, например переписка, используются для реализации информационных связей между равными, не со­стоящими в отношениях соподчинения организациями и должно­стными лицами.

Не существует сколько-нибудь непротиворечивой классифика­ции этих документов. В достаточной степени условно всю совокуп­ность этих документов можно разделить на справочно-информационные и справочно-аналитические документы.

Особое место в системе информационно-справочной докумен­тации занимает переписка - обобщенное название различных по содержанию документов, выступающих в качестве инструмента опе­ративного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документаль­ном массиве учреждений. Являясь связующим звеном между органи­зациями, переписка занимает около 80% входящей и исходящей до­кументации.

Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факсограмма (факс), телефонограмма) определяются спосо­бами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида - почтовая связь и электронная связь.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имею­щих нормативный характер писем и телеграмм государственных ор­ганов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием пере­писки могут быть запросы, уведомления, соглашения, претензии, соглашения, напоминания, требования, разъяснения, подтвержде­ния, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.

При ведении переписки должны соблюдаться следующие требо­вания:

письма оформляются на специальных бланках - бланках для писем и подписываются руководителем организации или его замес­тителями в рамках предоставленной им компетенции;

письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений;

независимо от содержания письмо должно излагаться спокой­ным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать доста­точной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характери­стик, краткостью и последовательностью изложения;

Информационный обмен с помощью переписки следует исполь­зовать только в том случае, когда затруднен или невозможен иной спо­соб обмена мнениями (телефонные переговоры, личная встреча и др.).

5.4.2. Составление и оформление справочно-

информационных документов

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конфе­ренциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию ре­шения коллегиальным органом или группой работников. От прото­колов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности орга­низаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых ад­министративных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногла­сий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии феде­ральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллек­тивов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также мате­риалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступле­ний, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашен­ных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к про­токолу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соот­ветствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре ру­ководителя. Секретарь несет ответственность за правильность запи­сей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, крат­кий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме вы­ступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседа­нии, принимает руководитель коллегиального органа или руководи­тель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указа­нием наименования вида документа - «ПРОТОКОЛ» или на специ­альном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с назва­нием вида документа, например: Протокол общего собрания акцио­неров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - «Список участников прилагается»), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должно­сти, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присут­ствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повест­ке дня располагаются по степени их сложности, важности и в поряд­ке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов «о», «об». Наряду с вопросом указывается фамилия до­кладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНО­ВИЛИ (РЕШИЛИ)...

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной фор­ме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по во­просу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необхо­димости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается приня­тое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением ука­зывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержав­шихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего реше­ния.

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю дан­ной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное из­ложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями состави­теля .

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутрен­няя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по за­данию его непосредственного руководителя и преследуют цель по­вышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование ор­ганизации (для внутренней - наименование структурного подразде­ления), наименование вида документа, дата и номер, место состав­ления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, под­пись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, по­служившие поводом для ее написания. Во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части - выводы и пред­ложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фак­тами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом слу­чае текст докладной записки состоит только из вводной и заключи­тельной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководи­телем подразделения, если она представляется руководителю орга­низации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подпи­сания. Образец докладной записки:

ОТДЕЛ НОВЫХ ПРОЕКТОВ Генеральному директору

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА агентства

10.03.97 №_______ г-ну Петрову И.Л.

Об увеличении штатной

численности отдела

В настоящее время для успешной работы нашего агентства необходимо увеличение базы данных потенциальных клиентов. Одним из наиболее реаль­ных путей ее расширения является постоянный анализ средств массовой ин­формации, в частности прессы (информация о наиболее крупных клиентах агентства была получена из аналитического журнала «Эксперт»).

В связи с тем, что отдел в его теперешнем составе (5 сотрудников) не имеет возможности организовать подробное изучение аналитических изда­ний, считаю целесообразным ввести в штат отдела 2 должности менеджеров для изучения и анализа прессы с целью выявления потенциальных клиентов, а также подготовки оперативной информации о положении на рынке СМИ в форме еженедельных отчетов. Сотрудников на эти должности предлагаю по­добрать из числа студентов 4-5 курсов факультета журналистики МГУ или Школы рекламы.

Руководитель отдела Подпись И.А. Чернышева

Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу . Составляются предложения аналогично до­кладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

Объяснительная записка - документ, объясняющий причины како­го-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бу­маги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адре­сат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вто­рая - причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содер­жащий просьбу работника.

Работниками организации заявления, как правило, составляют­ся по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.

Заявление адресуется руководителю организации или его замес­тителю (в крупных организациях - руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандарт­ном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер до­кумента, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, под­пись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного су­щества вопроса («Прошу перевести»... «Прошу предоставить»... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). Заявление подписывается автором.

Представление - документ, содержащий предложение о назначе­нии, перемещении или поощрении работника учреждения .

Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обя­зательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заго­ловок, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фами­лия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая долж­ность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном под­разделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, переме­щения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом пере­дачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или А5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизита­ми письма являются: наименование организации-автора, почтовые реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к.тексту, под­пись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - от­метка о наличии приложений.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убеди­тельным и корректным по форме. Факты и события должны изла­гаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допу­скать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из од­ной - двух частей: вступления и заключения. Сложные в композици­онном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказа­тельство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникно­вения вопроса или его краткая история. Если поводом для составле­ния письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него.

В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть долж­на быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильнос­ти и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь за­головок к тексту, построенный по схеме «О чем?», например:

«О нарушении договорных обязательств»

«Об оказании научно-технической помощи»

Если письмо является ответным, то в бланке письма указывают­ся номер и дата письма, на который дается ответ.

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполни­телем составляется список рассылки.

Всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-аналитическим документам относят акты, справки, сводки, заключение, отзыв, список, перечень и др.

Акт – понятие, структура, оформление

Акт – это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) с целью подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акты могут составляться одним или несколькими должностными лицами.

По своему назначению и содержанию акты отличаются большим разнообразием, например, акт приема-передачи материальных ценностей, акт обследования, акт испытаний, акт ревизии, акт нарушения установленных правил и др.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие ход работы и количественные данные. Чистовик акта оформляется на общем бланке организации. Для значительного количества повторяющихся ситуаций создаются унифицированные трафаретные формы.

Обязательными реквизитами акта являются : наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.

Текст акта состоит из трех частей :

• Введение . Здесь указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии далее фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.
  В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.
• Констатирующая часть , в которой излагаются установленные факты.
• Выводы (выводы, рекомендации, предложения содержатся не во всех актах, но обязательны в актах проверок, обследований, ревизий др.).

Все части акта оформляются абзацами, выводы могут быть выделены соответствующим заголовком. Ряд актов требуют утверждения, после утверждения акта «Выводы» приобретают силу приказа и становится обязательными для исполнения соответствующими должностными лицами.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Справка – назначение, виды, содержание, оформление

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера , подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже), которому она выдана. Кроме того, в справке личного характера указывают:

• указание, в удостоверении каких сведений выдана справка;
• для каких целей или в какую организацию выдана справка;
• подпись и указание должности лица, выдавшего справку;
• дату составления и оттиск печати.

Составляются справки в двух экземплярах, один направляется адресату, другой – подшивается в дело.

Обязательными реквизитами справки являются : наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Сводка, заключение, перечень и другие справочно-аналитические документы

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований).

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляют на проекты положений, постановлений, инструкций. Кроме того заключения составляют на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.

Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа (может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами). При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По рассматриваемому вопросу замечаний нет».

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, документов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется перечень на общем бланке организации. Составляют перечни в табличной форме или в виде текста, содержащего разделы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.

Список является сопутствующим, пояснительным документом к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и др. Список приглашенных, список на рассылку и др. требуют утверждения.

Оформляется списки на общем бланке организации или стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами сводки, заключения, отзыва, списка, перечня являются : наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, печать (при составлении на стандартном листе бумаги).

Эффективность деятельности организаций и учреждений находится в прямой зависимости от наличия достоверной и своевременной информации. Лишенный информации государственный организм начинает работать вхолостую и теряет управляемость. Однако действенность управления обусловлена не только наличием информации, но и состоянием технологий ее накопления, обработки и рационального использования и хранения.

Важнейшее место среди источников информации о фактическом положении дел в системе управления занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы. Хотя по сравнению с организационно-распорядительными документами они выполняют служебную, вспомогательную роль и не содержат поручений, без них невозможен процесс подготовки, принятия и реализации обоснованных решений.

В отличие от организационно-распорядительных документов, идущих сверху вниз от управляющего органа к управляемому, справочно-информационные документы, наоборот, направляются по системе управления снизу вверх – от исполнителя к руководителю, от структурного подразделения к организации в лице ее руководителя или его заместителей или по горизонтальным связям – между соподчиненными организациями или структурными подразделениями, должностными лицами.

К справочно-информационным документам относятся:

• докладная записка;
• объяснительная записка;
• заявление;
• представление;
• предложение;
• протокол;
• служебное письмо и др.
• Докладная записка – документ справочно-информационного характера, адресованный руководителю или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение вопроса, который отражает определенную сторону деятельности организации, с выводами и предложениями, или информацию о событиях, фактах, требующих принятия решения.

Докладная записка может быть внешней и внутренней.

Внешняя докладная записка адресуется руководителю вышестоящей организации. Она составляется на общем бланке организации и включает следующие реквизиты:

• наименование вида документа;
• дата и номер документа;
• заголовок к тексту;
• подпись;
• резолюция;
• отметка об исполнении.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписи.

Внутренняя докладная записка инициируется работником или создается по заданию его непосредственного руководителя и адресуется руководителю подразделения. Она оформляется на стандартном листе бумаге с теми же реквизитами, что и внешняя докладная записка.

Объяснительная записка – документ, составляемый работником для представления непосредственному руководителю с объяснением причин невыполнения какого-либо поручения, нарушения дисциплины или иных действий, событий или фактов.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги, ее обязательными реквизитами являются:

• наименование структурного подразделения;
• дата и номер документа;
• наименование вида документа;
• заголовок к тексту;
• подпись;
• резолюция;
• отметка об исполнении.

Допускается исполнение объяснительной записки рукописным способом.

Заявление – документ, адресованный руководителю и содержащий просьбу, касающуюся принятия на работу, увольнения, предоставления отпуска и т.д.

Заявление оформляется на стандартном листе бумаги, его обязательные реквизиты:

• наименование подразделения;
• название документа;
• дата и номер документа;
• инициалы, фамилия и должность заявителя;
• подпись автора заявления;
• резолюция.

Представление – документ, в котором содержится предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Представление оформляется на стандартном листе бумаги, его обязательные реквизиты:

• наименование подразделения;
• название вида документа;
• дата, номер документа;
• адресат;
• заголовок.

В текст представления может быть включена следующая информация:

• фамилия, имя и отчество представляемого;
• дата рождения;
• образование;
• занимаемая должность;
• наименование структурного подразделения;
• стаж работы (в том числе общий, в данном подразделении и в настоящей должности);
• оценка служебной деятельности;
• оценка деловых и моральных качеств;
• повышение профессионального уровня;
• участие в общественной работе;
• мотивы назначения, перемещения или поощрения;
• должность и структурное подразделение, куда предлагается назначить или переместить работника.

Представление подписывает руководитель подразделения, адресуя его руководителю организации.

Предложение – документ, который составляется по поручению руководителя и содержит предложения по определенному вопросу.

Текст предложения состоит из обоснования и перечня предложений.

Предложение составляется так же, как и докладная записка.

Протокол – документ, с помощью которого документируются процедуры коллегиального принятия управленческих решений и сами решения.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др. Записи во время совещания (заседания), сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или службу документационного обеспечения управления (ДОУ) и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола размером шрифта № 14 или на общем бланке организации формата А4 и имеют следующие реквизиты:

• наименование документа;
• вид заседания (совещания);
• место проведения заседания (совещания);
• дата и номер протокола;
• подпись.

Наименование документа – ПРОТОКОЛ – печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

Реквизит "Вид заседания" отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через один интервал и выравнивается по центру.

Реквизит "Место проведения заседания" выравнивается по центру и отделяется от реквизитов "Дата" и "Номер" протокола линейкой.

Дата оформляется словесно-цифровым способом и отделяется двумя междустрочными интервалами от предыдущего реквизита.

Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака "№" и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один междустрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. Постоянная информация вводной части (слова "председатель", "секретарь", "присутствовали") печатается прописными буквами непосредственно от края левого поля листа. Фамилии присутствующих, составляющие переменную информацию, располагаются в алфавитном порядке и печатаются через один интервал. Если их количество превышает 15 человек, составляется список присутствовавших.

Слова "повестка дня" печатают прописными буквами и располагают от левого края поля листа. Вопросы, перечисленные в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня, нумеруются арабскими цифрами.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью. При необходимости приводятся итоги голосования. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Образец оформления полного протокола

Текст краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через один межстрочный интервал. Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой.

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрированным способом размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через один межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Образец оформления краткого протокола

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой в федеральном органе исполнительной власти.

Справка – документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации либо подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Например:

Внешние справки составляются для представления в вышестоящую или другую организацию, оформляются на общем бланке организации и включают в себя реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата и номер документа;
• заголовок к тексту;
• адресат;
• отметка о наличии приложений;
• подпись.

Внутренние справки составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Заголовок отвечает на вопрос "О чем?" и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в ней сведения.

Текст справки может быть оформлен в виде таблицы, если он включает однородную систематизированную информацию. Если в справке содержатся сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем. Если справка содержит информацию финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью.

Внутренние справки подписываются заместителем структурного подразделения.

Служебное письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, которые служат средством общения с организациями, частными лицами, сообщения или уведомления о чем-либо.

Около 4/5 всех входящих и исходящих документов в системе справочно-информационной документации организации занимает деловая переписка, выполняющая функцию связи между организациями.

Многообразие видов переписки обусловлено различными способами передачи информации для решения оперативных вопросов (почтовая связь, электронная связь), содержанием переписки (запросы, уведомления, соглашения, претензии, требования, напоминания, подтверждения, разъяснения, просьбы, рекомендации, гарантии и т.д.).

Однако ко всем видам переписки предъявляются единые требования. Все письма оформляются на специальных бланках для писем.

Служебное письмо – один из наиболее распространенных на государственной службе документов передачи информации посредством пересылки по почте.

Служебное письмо оформляется на бланке для писем формата А4 или А5. Его обязательные реквизиты:

• наименование организации-автора;
• почтовые реквизиты организации;
• номер телефона, телетайпа, факса;
• дата и номер документа;
• ссылка на дату и номер входящего документа (для исходящих писем);
• адресат (кому направляется);
• заголовок к тексту, отвечающий на вопрос: "О чем?";
• текст;
• подпись;
• отметка об исполнителе;
• отметка о наличии приложений (в сопроводительном письме).

Служебные письма визируются на втором экземпляре, который остается в архиве организации, руководителем соответствующего структурного подразделения и заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение.

На входящих письмах проставляются отметка о поступлении, резолюция руководителя организации или структурного подразделения, отметка о контроле (если исполнение письма контролировалось службой ДОУ, отметка об исполнении документа и направлении его в дело).

Важно запомнить!

При ведении международной деловой переписки необходимо соблюдать правила, установленные стандартом международной организацией ISO в отношении расположения и оформления некоторых реквизитов. Так, почтовый адрес частных лиц располагается в левой части поля документа и включает:

• наименование адресата (указание семейного положения или титула лица), например мистер, миссис, мисс, Его Превосходительство и др.;
• имена (имена и фамилии, фамилия семьи, приставка к имени (старший, младший));
• занятие, функция (судья, нотариус, торговый атташе и т.д.);
• пункт доставки (номер дома, вид и название улицы, название населенного пункта, почтовый ящик);
• почтовый код;
• название территории (региона, графства, района, кантона, страны).

Оформление даты осуществляется в соответствии со стандартом ИСО 8601:2000 в последовательности:

• год – четырьмя цифрами;
• месяц – двумя цифрами от 01 до 12;
• день месяца – двумя цифрами от 01 до 31. Например: 2014-06-25.
• Телеграмма – группа различных по содержанию документов, передаваемых по телеграфной сети общего пользования.

Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках или на обычном листе бумаги в двух экземплярах на одной стороне листа прописными буквами через два интервала.

Существуют различные категории и виды телеграмм. В соответствии с этим в верхней части телеграммы (кроме простой) пишется:

• Президент Российской Федерации;
• Высшая правительственная;
• Правительственная;
• Срочная.

Основные реквизиты телеграммы включают:

• служебный заголовок;
• указание категории телеграммы;
• отметку о виде телеграммы;
• телеграфный адрес получателя;
• текст телеграммы (составляемый без союзов, предлогов и знаков препинания, без переносов слов);
• подпись;
• регистрационный делопроизводственный номер и дату регистрации;
• адрес и наименование организации-отправителя;
• номер и дату документа, на который дается ответ (в ответных телеграммах);
• визу исполнителя;
• подпись руководителя организации;
• печать.

В тексте телеграммы используются сокращенные обозначения знаков препинания:

• точка – тчк;
• запятая – зпт;
• двоеточие – двтч;
• кавычки – квч;
• скобки – скб;
• номер – нр.

Обратный адрес пишется без сокращений, со всеми знаками препинания.