Правила работы архивов организаций 2015

С сентября 2015 года вступил в силу приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 №526. Он утвердил «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях». Дальше в тексте статьи для краткости будем называть их «Правила-2015 ».

Стоит заметить, что революции в архивном деле с изданием Правил-2015 не произошло. Разве что новые правила более дружелюбны к электронным документам… О статусе новых и старых правил по архивному делу говорим в этой статье. Скачать правила работы архивов организаций 2015 тоже можно здесь.

Вспомним, как было до вступления в действие приказа: организации работали по двум документам.

Первый из них – Основные правила работы ведомственных архивов (утв. приказом Главархива СССР от 5 сентября 1985 г. N 263). Это был единственный нормативный (то есть обязательный) документ по архивному делу в России до 21.09.15.

В письме Федерального архивного агентства от 18 сентября 2015 г. N 2/2133-А указывается, что с момента вступления в силу приказа №526 «Основные правила работы ведомственных архивов не подлежат применению». Пользоваться ими более нельзя.

Второй – Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Это методический (необязательный, зато информативный) документ, который никто не отменял, но пользоваться им можно и даже нужно, т.к. в Правилах-2015 остались за кадром многие вопросы, посвященные практическим действиям по хранению документов в организациях.

Таким образом, у нас осталось два рабочих документа: Правила-2015 и Основные правила. У них совершенно разный статус:

Основные правила – методический документ. Применять его необязательно, хотя в этом случае создание архива в организации представляется сильно затруднительным. Основные правила всего лишь одобрены решением Коллегии Росархива, а значит, их статус намного ниже, чем у Правил-2015.

Скачать Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (PDF, 4.02 Мб).

В прошлом номере журнала мы рассказывали о порядке работы с архивными документами - начиная с проведения экспертизы ценности документов и заканчивая подготовкой дел для передачи их в архив.

Переданные на архивное хранение дела подлежат хранению в специально отведенном для этого помещении. Далее речь пойдет о том, как организовать хранение документов, а также о процедуре приема-передачи дел на архивное хранение.

ПОМЕЩЕНИЕ АРХИВА

Итак, где же в организации должен находиться архив, каковы основные требования к его размещению, а также условия хранения документов?

Требования к зданиям, в которых размещается архив

Требования к зданиям и помещениям архива установлены п. 4.2 Основных правил работы архивов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В первую очередь стоит учесть, что размещение архива не допускается в ветхих строениях, деревянных постройках, зданиях с сырыми основными, подвальными, чердачными помещениями, печным отоплением.

Предназначенные для хранения архивных документов помещения в приспособленных зданиях должны быть изолированы от остальных помещений здания. Не допускается размещение архивных документов в помещениях здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами, организациями, хранящими пожароопасные и агрессивные вещества или применяющими пожароопасные и химические технологии.

Архив организации должен быть расположен в специально построенном или приспособленном для хранения документов здании или отдельном помещении здания.

Помещение должно быть удалено от опасных с точки зрения пожарной безопасности объектов. К таковым, например, можно отнести бензоколонки, стоянки автомашин, гаражи.

Также поблизости от здания (помещения) архива организации не должно быть объектов, загрязняющих воздух .

При выборе здания (помещения), подходящего для хранения архивных документов, стоит учесть, что для полноценной работы архива необходимы следующие обособленные помещения:

1) архивохранилище;

2) помещение для приема, временного хранения документов, акклиматизации документов;

3) помещение для использования документов;

4) рабочие комнаты (комната) сотрудников архива.

Оснащение архивохранилища

Само архивохранилище должно быть по возможности удалено от лабораторных, производственных, бытовых помещений и не должно иметь общих с ними вентиляционных каналов. Оно отделяется от соседних помещений огнеупорными стенами и перекрытиями с пределами огнестойкости не менее двух часов. В помещении архивохранилища исключена прокладка труб водоснабжения и канализации, технологические или бытовые выводы воды.

При планировании места размещения архивохранилища стоит учесть, что для него предпочтительнее помещения с северной ориентацией окон .

Немаловажное значение имеет и то, что строительные материалы , применяемые для покрытия стен, полов, потолков, внутренней отделки помещения архивохранилища, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В помещении архивохранилища должна быть предусмотрена естественная или искусственная вентиляция . Если говорить о системах кондиционирования воздуха, то они должны соответствовать следующим характеристикам:

обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2–3;

поддерживать стабильный температурно-влажностный режим;

производить очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;

отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Высота архивохранилища ( пункт 2.11.1.2 Правил организации хранения комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (утверждены приказом Минкультуры России от 18.01.2007 № 19, в ред. от 16.02.2009)) зависит от размеров и параметров оборудования, предназначенного для хранения архивных документов, но не должна быть менее 2,25 м до низа выступающих конструкций и не выше 4 м.

В архивохранилище запрещается применение огня , нагревательных приборов, размещение посторонних объектов.

Экспертиза пригодности помещения для размещения в нем архива

Окончательное решение о пригодности того или иного здания (помещения) для архива организации принимается с учетом заключений Государственного пожарного надзора и санэпидемстанции.

Только после проведения соответствующей экспертизы в приспособленных зданиях или помещениях организации осуществляется размещение архива.

Данная экспертиза необходима для определения огнестойкости зданий или помещений архива, долговечности основных конструкций и прочности межэтажных перекрытий с учетом потенциальных нагрузок, наличия и состояния отопительных и вентиляционных систем.

Она проводится силами представителей самой организации (как правило, сотрудников архива), пожарных, охранных, строительных, санитарноэпидемиологических и других специальных служб.

По итогам проведенной экспертизы должен быть составлен акт.

ПЕРЕДАЧА ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫЙ АРХИВ

Документы не всегда хранятся в самой организации. Часть из них передается в государственный (муниципальный) архив после заключения соответствующего договора между сторонами.

Согласно п. 9.9 Основных правил документы передаются в государственный архив по утвержденным экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения описям дел.

Передача дел проводится поединично. На каждом экземпляре описи делаются пометки о приеме документов в государственный архив, оформляется акт приема-передачи дел.

В случае первичной передачи документов в государственный архив организация должна передать историческую справку на архивный фонд организации. В дальнейшем при передачах документов дается дополнение к исторической справке об изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности организации, составе и состоянии документов (если таковые имели место быть).

В случае обнаружения при передаче расхождений между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел , в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номера отсутствующих дел. Номера отсутствующих дел также оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение. В прилагаемой к акту справке организации указываются причины их отсутствия.

Архив организации также несет ответственность за розыск документов.

В случае отсутствия документов, если меры по их розыску не дали результатов, составляется акт о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны.

Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями.

Непосредственно перед передачей архивных документов организации на постоянное хранение в государственный архив, совместно с представителем государственного архива проводится проверка правильности научнотехнической обработки дел, физического и санитарно-гигиенического состояния документов .

При обнаружении ошибок, дефектов, недочетов также составляется соответствующий акт. Далее производится устранение обнаруженных дефектов силами организации (п. 9.10 Основных правил).

С архивными документами организация передает в государственный архив три экземпляра описи и один экземпляр акта приема-передачи дел .

Все вышеописанные процедуры организации хранения архивных документов подразумевают наличие в организации специалистов соответствующего уровня квалификации и образования.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ АРХИВА

Структурная организация работы архива зависит от объема документов в компании. Иногда архив организуется как самостоятельный отдел или подразделение в составе службы делопроизводства. При организации архива необходимо соблюсти ряд обязательных правил. Для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об архиве организации.

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

организация работы архива;

ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 Уголовного кодекса РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Архивариусу необходимо периодически проходить инструктаж, и в некоторых случаях (например, введение новых методов организации работы, таких как электронные базы данных архивных документов) - стажировку.

КСТАТИ. Инструктаж архивариуса в организации осуществляется руководителем архивного отдела либо лицом, исполняющим такие функции. Стажировка же может быть проведена в рамках обучающего семинара по соответствующей тематике в образовательном учреждении, оказывающем данный вид услуг.

Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Архив предприятия может функционировать на правах:

1) самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива - на руководителя самостоятельного структурного подразделения;

2) структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Основными задачами архивариуса организации являются:

1) комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;

2) учет и обеспечение сохранности документов;

3) создание научно-справочного аппарата к документам архива;

4) использование хранящихся в архиве документов;

5) подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

В целях выполнения основных задач архивариус осуществляет следующие функции:

1) ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;

2) прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;

3) учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;

4) создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;

5) организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении содержания архивных документов;

6) организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа использования таковых;

7) участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;

8) проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;

9) работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;

10) оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с документами;

11) участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления внутри организации;

12) участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕТОВ

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, который составляется архивом, согласовывается с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утверждается руководителем организации (п. 3.7.25 Основных правил).

Прием-передача каждого дела в архив производится в присутствии работника - представителя структурного подразделения.

Так как наличие архива организации подразумевает не только хранение документов, но и их использование, необходимо разработать и принять регламент выдачи документов из архива. Данная процедура должна осуществляться по заявкам сотрудников организации.

Например, правилами работы архивов установлено, что выдача документов должна регистрироваться в книгах выдачи дел работникам организации.

Непосредственно выдача оформляется требованиями на выдачу дел сотрудникам организации, актами о выдаче дел во временное пользование другим организациям.

Срок выдачи документов во временное пользование не должен превышать одного месяца для использования работниками организации и трех месяцев - для временного пользования другими организациями.

Отметим, что организация архивного хранения документов в организации необходима еще и в силу того, что существует ряд контролирующих органов, уполномоченных проводить соответствующие проверки.

КОНТРОЛЬ РАБОТЫ АРХИВОВ

Контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе специально уполномоченный Правительством РФ федеральный орган исполнительной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации (ст. 16 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»; в ред. от 27.07.2010).

Таким образом, архив организации могут проверять:

1) Налоговая инспекция РФ;

2) Пенсионный фонд РФ.

В итоге по закону юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации» несут гражданскоправовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В заключение хотелось бы отметить, что на сегодняшний день непроработанными в большинстве современных организаций остаются вопросы обеспечения сохранности документов, в частности создания материально-технических условий для их физической сохранности и надлежащего режима хранения, исключающих порчу, утрату, хищение документов. Для эффективной работы архивов необходимы профессиональные рекомендации по расчету площадей архивохранилищ, их размещению внутри организации, наиболее оптимальным температурно-влажностным режимам хранения документов с разными носителями информации, по обеспечению пожарной безопасности, материально-техническому оснащению архивов и рациональному размещению документов для обеспечения быстрого к ним доступа.

М. В. Гришина, специалист отдела кадров, менеджер по персоналу ООО «Стелмон»

Хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

• документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
• проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
• технологической и конструкторской документации — 20 лет;
• патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
• научной документации — 15 лет;
• кино- и фотодокументов — 5 лет;
• видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Подготовка документов к передаче в архив

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

• проверка правильности группировки документов в дела;
• брошюровка (подшивка);
• нумерация листов;
• составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
• составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле;
• не нумеровать листы дела;
• не составлять заверительные надписи;
• не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

• наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• делопроизводственный индекс дела;
• заголовок дела;
• срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:

• номер тома, если дело имеет несколько томов;
• крайние даты дела;
• количество листов в деле;
• номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из . Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

• порядковый номер дела (тома) по описи;
• индекс дела (тома);
• заголовок дела (тома);
• даты дела (тома);
• число листов в деле (томе);
• срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
• примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи

Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения

В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Многие организации сталкиваются с большим количеством трудностей и ошибок при организации архива документов. Поэтому рекомендуем ознакомиться с основами ведения архива, которые позволят избежать многих ошибок и помогут создать в вашей организации правильное архивное хранение.

Из данной статьи вы узнаете:

• как организовать ведение архива организации;
• основные правила ведения архива;
• наиболее распространенные ошибки при ведении архива.

Ведение архива организации

Зачастую в должностные обязанности секретаря вменяется работа с архивом организации. Как правило, работа по ведению архива возлагается на секретаря в небольшой компании, когда нанимать на работу архивариуса не представляется возможным либо сопряжено с большими затратами. В таком случае секретарю необходимо ознакомиться с основами ведения архива.

Локальные нормативные акты, регламентирующие работу архива организации, призваны обеспечивать решение управленческих задач в вопросах упорядочения архивных документов организации, а также организовывать их сохранность. Также каждая организация должна заняться разработкой и утверждением своих локальных актов, которые будут направлены на регламентацию работы архива. Причем локальные акты должны быть разработаны вне зависимости от размера организации и ее архива, в противном случае даже самый небольшой архив рискует превратиться в беспорядочную кучу бумаг.

В локальные акты организации должны войти такие документы, как:

• инструкция по делопроизводству;
• положение об архиве (положение о службе ДОУ, если в организации имеется соответствующее подразделение), положение об архивной службе или регламент по работе с документами архива;
• должностные инструкции сотрудника архива;
• инструкция по охране труда для архивиста (сотрудника, который выполняет его обязанности);
• приказ о составе экспертной комиссии, которая должна будет осуществлять экспертизу ценности документов;
• положение об экспертной комиссии;
• положения, инструкции и прочие документы, которые регламентируют различные мероприятия, касающиеся архива.

Первоначально необходимо заняться разработкой инструкции по делопроизводству. Именно этот документ регламентирует правила работы с документами, в том числе и правила текущего (оперативного) хранения документов, которые устанавливают границу между документами и архивными документами.

Иногда, часто при отсутствии архива в организации, тематические разделы Инструкции по делопроизводству дополняются положениями, регулирующими архивное хранение документов. Но для этих сюжетов лучше подходит Положение об архиве (работе с архивными документами).

Правила ведения архива

Правила ведения архива во многом зависят от его размера. Архив может быть как самостоятельным подразделением в составе организации, так и относиться к службе документационного управления. Так, при создании полноценного архива следует руководствоваться требованиями к помещению, в котором будут храниться документы. Если же возможность создания полноценного архива отсутствует либо в этом нет необходимости, то архивные документы могут храниться в специальных запирающихся шкафах или сейфе, при этом доступ к ним должен быть ограничен.

Также правила ведения архива подразумевают создание графиков для проведения основных мероприятий, касающихся архива. Необходимо позаботиться о разработке графика приема документов от подразделений организации. Даже при минимальном объеме документов данная мера позволит избежать многих ошибок. Также нужно составить график проведения экспертизы ценности документов. Данное мероприятие позволит своевременно отслеживать и уничтожать документы с истекшими сроками хранения.

Ошибки при ведении архива

Наиболее распространенные ошибки в ведении архива возникают из-за неправильного оформления дел, передаваемых в архив. Поэтому порядок передачи дел и документов должен быть строго регламентирован. Рекомендуем внимательно изучить порядок составления и оформления номенклатуры дел, чтобы свести к минимуму возможные ошибки.

Также причиной ошибок может стать неверное определение сроков хранения документов. Во избежание случайного уничтожения документов, сроки хранения которых еще не истекли, можно создать перечень документов с их сроками хранения. Соответственно и хранить архивные документы рекомендуется в соответствии с их сроками. Недопустимо хранение постоянных документов с бумагами временного хранения, так как это может стать причиной случайного уничтожения документов. А это в свою очередь может стать причиной многих неприятностей с контролирующими органами.

Следует помнить, что архив должен обеспечивать сохранность документов на протяжении многих лет, а то и десятилетий. Поэтому следует уделить пристальное внимание организации хранения, ведь это и является основной задачей архива организации.

Правила архивного делопроизводства содержат ключевые требования к работе с бумагами и материалами, не участвующими в текущей деятельности компании. Они сформулированы в соответствии с существующей регламентирующей сферу обработки, обобщения и хранения информации. Ключевые понятия, используемые в рамках деятельности, устанавливает ГОСТ по архивному делопроизводству. При их составлении учитывались современные достижения в использовании технических средств и передовых информационных технологий. Рассмотрим далее основы архивного делопроизводства.

Сфера распространения

По архивному делопроизводству действуют в отношении государственных учреждений. Они также обязательны для коммерческих предприятий, осуществляющих определенные виды работ. В частности, предписания действуют в части обеспечения описания, учета, сохранности и использования документации из Архивного фонда РФ, отнесенной к госсобственности.

Подразделения предприятий, работающие с кино-, фоно-, видео-, фотоматериалами, картографическими, научно-техническими, телеметрическими сведениями, руководствуются установленными положениями в части планирования и отчетности.

Обязанность и право формирования архивов в организациях для временного хранения документации АФ РФ предусматривается Основами отраслевого законодательства (от 1993 г.), Положениями (от 1994 и 1998 гг.). Нормативную базу формируют также правовые акты регионального значения. Рассматриваемые правила не действуют в отношении документов, работа с которыми регулируется ФЗ № 5485-1 и Указом Президента № 1203 от 30.11.1995 г.

Комплектование

Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия. Комплектование включает в себя определение:

1. Источников.
2. Состава материалов, подлежащих приему.

В рамках данной деятельности также осуществляется непосредственная передача документов в архив. В качестве источников выступают:

1. Подразделения предприятия.
2. Физлица.
3. Подведомственные структуры.

Состав материалов

Инструкция по архивному делопроизводству устанавливает, что комплектование осуществляется делами временного (более 10 лет) и постоянного хранения. Обобщаются также сведения по личному составу. Дела, срок хранения которых менее 10 лет, как правило, в архив не передаются. Они содержатся в соответствующих подразделениях предприятия. По окончании срока хранения такие дела подлежат уничтожению. Сведения индивидуального характера передаются по заявлению владельца. Впоследствии они направляются в госархив для постоянного содержания. Передаче также подлежат материалы предприятий-предшественников и ликвидированных подчиненных структур.

Архивное делопроизводство и номенклатура

Уполномоченные служащие, осуществляющие работу с информационными материалами предприятия, составляют систематизированный перечень дел. Он именуется номенклатурой. При ее формировании указываются материалов. Инструкция по архивному делопроизводству предписывает уполномоченному подразделению осуществлять контроль и содействие службе обеспечения в составлении номенклатуры. Систематизированный перечень выступает в качестве базы для формирования описей информационных материалов постоянного и временного (до 10 лет) хранения. Номенклатура также является главным учетным документом. Она используется для регистрации дел временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет. Установленная номенклатурой схема систематизации может применяться при разработке картотеки на исполненные акты.

Классификация

Ведение архивного делопроизводства осуществляется по трем видам номенклатур:

1. Типовой.
2. Примерной.
3. Индивидуальной (для конкретного предприятия).

Первая определяет состав материалов, формируемых в однотипных учреждениях. Типовая номенклатура считается нормативным документом. Примерная систематизация определяет приблизительный состав информационных материалов для предприятий, на которые распространяется ее действие, с указанием индексов. Она обладает рекомендательным характером. Указанные виды систематизации используются при формировании индивидуальной номенклатуры и переносятся в нее без изменений.

Особенности подготовки

Документы по архивному делопроизводству предприятия систематизируются по установленной форме в соответствии с номенклатурами структурных подразделений. Последние должны быть согласованы и подписаны руководителями.

Номенклатура предприятия оформляется на общем бланке. Она визируется начальником архива либо ответственным лицом, подписывается руководителем службы обеспечения или уполномоченным им работником. Номенклатура должна быть одобрена экспертной комиссией, после чего утверждена директором компании. После проведения указанных процедур руководителям структурных подразделений предприятия предоставляются выписки соответствующих разделов.

Номенклатура на предстоящий год формируется в течение последнего квартала текущего периода. Согласование осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. При изменении структуры и функций предприятия формируется новая номенклатура.

Порядок составления дел

Формированием именуется группировка выполненных актов в соответствии с номенклатурой. Архивное делопроизводство организации включает в себя систематизацию информационных материалов в соответствии с наименованием папок. Не допускается группировка дублетных и черновых экземпляров. Исключение составляют особо ценные носители. Запрещено помещать в папки бумаги, подлежащие возврату.

Ведение архивного делопроизводства осуществляется при централизованной работе с материалами службой информационного обеспечения, а при децентрализованной - как структурными подразделениями, так и указанным выше отделом. Группировка выполняется под непосредственным руководством лиц, ответственных за сохранность носителей данных. При необходимости могут привлекаться служащие госархива.

Ключевые требования

Архивное делопроизводство осуществляется в соответствии с предписаниями нормативных актов. При формировании папок с необходимо соблюдать следующие требования:

1. Материалы для временного и постоянного хранения группируются по отдельности.
2. В папку включается по одному экземпляру каждой бумаги.
3. В папке должны присутствовать материалы по одному календарному году. Из данного предписания, однако, есть исключения. К ним относят:

• личные дела, формирующиеся на протяжении всего времени работы соответствующего служащего;
• материалы выборных структур и постоянно действующих комиссий при них, депутатских групп, систематизируемых в течение периода их созыва;
• бумаги образовательных учреждений, оформляемые и группируемые на протяжении учебного года;
• театральные материалы, характеризующие деятельность за сезон;
• истории болезней и проч.

В папке должно быть не больше 250 страниц при толщине не более 4 см.

Группировка распорядительных актов

Архивное делопроизводство предполагает систематизацию разных видов информационных носителей. К ним в том числе относят и распорядительные акты. Они группируются в соответствии с видом и хронологией с приложениями:

1. Положения, уставы, утвержденные распорядительными актами, выступают в качестве приложений к ним. Они группируются вместе. Если положения, инструкции, уставы были утверждены как самостоятельные акты, их систематизируют в отдельные дела.
2. Поручения вышестоящих структур и постановления по их выполнению группируются по направлениям работы предприятия.
3. Приказы, относящиеся к личному составу, систематизируются согласно срокам хранения. При большом объеме информационных материалов целесообразно акты, касающиеся разных сторон работы компании, группировать по отдельности.
4. Распоряжения по ключевому направлению деятельности систематизируются отдельно от актов по личному составу. Например, приказ по архивному делопроизводству включается в одну папку, а по назначению руководителя ответственного подразделения - в другую.
5. Утвержденные лимиты, отчеты, сметы, титульные списки, планы и проч. группируются отдельно от проектов по ним.
6. Расположение документов в личных делах осуществляется в порядке их поступления.
7. Лицевые счета сотрудников по зарплате систематизируются в отдельные папки. Их располагают в алфавитном порядке.
8. Жалобы, предложения, заявления граждан, касающиеся деятельности предприятия, документация по их рассмотрению и выполнению группируются отдельно от обращений физлиц по личным вопросам.
9. Систематизация переписки осуществляется обычно за календарный период в хронологической последовательности. При этом ответы помещаются после вопросов. В случае возобновления переписки по отдельной теме, начатой в предыдущем году, документы включают в папку текущего периода. При этом указывается индекс дела прошлого года.

Оформление информационных носителей, принимаемых на хранение

Архивное делопроизводство предусматривает ряд предписаний для структурных подразделений, работающих с бумажными актами. Оформление носителей может быть частичным или полным. Это зависит от сроков хранения. Полное оформление осуществляется в отношении документов временного (более 10 лет), постоянного содержания, а также актов по личному составу. Оно подразумевает:

1. Переплет/подшивку папки.
2. Нумерацию листов.
3. Составление страницы-заверителя.
4. Формирование внутренней описи в случае необходимости.
5. Внесение уточнений в реквизиты Они могут касаться наименования предприятия, регистрационного номера папки, крайних дат и проч.

Материалы временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет, оформляются частично. Так, разрешено не выполнять систематизацию бумаг в папке, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи.

Нюансы

Архивное делопроизводство - вид деятельности, в рамках которого специалисты обеспечивают не только сохранность информационных носителей, но и возможность работы с ними при возникновении такой необходимости. Для этого акты, составляющие папки, подшиваются на четыре прокола в картонную обложку. Их также допускается переплетать с учетом возможности чтения текстов, резолюций, дат, виз во всех бумагах.

При подготовке к группировке все металлические скрепляющие элементы удаляются. Материалы, предназначенные для постоянного хранения и состоящие из особенно ценных либо неформатных актов, содержатся в папках закрытого типа с тремя клапанами с завязками либо в специальных коробках.

В случае присутствия в деле невостребованных документов личного характера (трудовых книжек, удостоверений, военных билетов и проч.) они вкладываются в отдельный конверт и подшиваются в нем к остальным материалам. В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами. Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху.

Лист-заверитель

Он составляется по установленному порядку. В нем указываются прописью и цифрами:

1. Количество листов с нумерацией.
2. Число страниц внутренней описи.

В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч. Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации. Лист-заверитель визируется составителем. Последующие изменения в состоянии и составе папки должны отмечаться в нем со ссылкой на соответствующие акты. Не допускается выносить лист-заверитель на титульный лист папки либо чистый оборот страницы последнего документа в ней.

Внутренняя опись

Она формируется для хранения и учета информационных материалов временного (более 10 лет) и постоянного содержания. Внутренняя опись составляется также для дел, созданных по разновидностям документов, в заголовках которых их содержание не раскрывается. В бланке должны присутствовать данные о порядковых номерах актов в папке, индексах, заголовках, датах и номерах страниц.

К внутренней описи прилагается итоговая запись. В ней указывают цифрами и прописью число документов, включенных в нее, а также количество листов, ее формирующих. Внутреннюю опись визирует составитель. Если папка переплетена или подшита без бланка, то составленный лист приклеивается к внутренней части лицевой обложки.

Изменения в составе материалов в папке должны отражаться в поле "Примечания". В частности имеется в виду изъятие, замена бумаг копиями, включение дополнительных документов в папку. При этом проставляются ссылки на соответствующие акты. В случае необходимости может формироваться новая обобщающая запись к листу внутренней описи, а также заверительная надпись папки.