Составление протокола на месте совершения правонарушения. Юрконсультация: правила составления протокола об административном правонарушении. Действия должностного лица, составляющего протокол об административном правонарушении

Протокол об административном правонарушении — это процессуальный документ, который служит основанием для возбуждения производства по делу об административном правонарушении, и в котором отражаются сведения, связанные с фактом противоправного деяния.

Содержание протокола об административном правонарушении

В протоколе об административном правонарушении указываются:

• дата и место его составления, должность, фамилия и инициалы лица, составившего протокол;
• место, время совершения и событие административного правонарушения, статья КоАП РФ или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающая административную ответственность за данное административное правонарушение;
• сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении;
• фамилии, имена, отчества, адреса места жительства свидетелей, потерпевших и понятых, если они имеются и они необходимы для составления протокола;
• разъяснение прав и обязанностей, предусмотренные КоАП РФ, физическому лицу или законному представителю юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении,
• объяснение или замечание физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело;
• подпись должностного лица, составившего протокол;
• сведения об ознакомлении правонарушителя с протоколом и отметка (подпись) о вручении ему копии протокола;
• могут содержаться иные сведения, необходимые для разрешения дела.

В протоколе в обязательном порядке должны содержаться указанные сведения. Нами представлен тот порядок (сверху – вниз), который чаще всего встречался на практике, но возможно, что отдельные сведения могут быть не в указанной последовательно, однако это не является нарушением.

Должностные лица, уполномоченные составлять протоколы об административных правонарушениях, указаны в ст. 28.3 КоАП РФ. В статье предусмотрено более 90 таких должностных лиц и определены виды административных правонарушений, за деяния которых они могут составлять протокол.

Действия должностного лица, составляющего протокол об административном правонарушении

Протокол может быть напечатан на компьютере или написан от руки. В последнем случае у должностного лица имеется бланк протокола и ему остается только заполнить все его графы.

Для должностного лица, которое составляет протокол, это обыденное занятие, для каких-то органов (например, ГИБДД МВД России) даже ежедневное. Поэтому у него есть «стандартные формулировки» содеянного правонарушения, которые он применяет в «схожих» ситуациях.

В большинстве случаев должностное лицо спешит составить протокол об административных правонарушениях, поскольку есть другая повседневная работа, а также есть другие правонарушители.

Мы думаем, что для всех понятно — чем больше составленных протоколов, тем больше денежных средств получит казна государства (имеется ввиду самый распространённый вид административного наказания – административный штраф). В связи с чем должностное лицо, выписав много протоколов, может надеется в дальнейшем на разные виды поощрений от руководства (от благодарности до продвижения по службе).

Для составления протокола должностному лицу от правонарушителя нужен только документ, удостоверяющий личность, остальное он все сделает быстро и попросит правонарушителя также быстро расписаться, указав где.

Вышеуказанные обстоятельства способствуют нарушениям при составлении протокола со стороны должностного лица.

Действия лица, в отношении которого составляется протокол об административном правонарушении (правонарушитель)

Возбуждение дела об административном правонарушении – это не приятный с психологической точки зрения момент, особенно, когда лицо не виновно в инкриминируемом ему административном правонарушении.

Как указано выше из предыдущей главы должностное лицо попросит предъявить документы и достаточно быстро, с учетом ограниченного время, составит протокол об административном правонарушении, попросив быстро участвующих лиц расписаться.

Необходимо обратить внимание в административном протоколе на заполнение места, времени совершения и что особенно важно на событие административного правонарушения. Попросить должностное лицо разъяснить обстоятельства события административного правонарушения, за которое правонарушитель привлекается к административной ответственности.

При этом, уделить внимание тому, что должностное лицо в целях увеличение размера штрафа, может немного по-другому интерпретировать событие, которое будет предусматривать ответственность по другой статьей КоАП РФ.

Если составление протокола происходит на улице правонарушителю можно посмотреть в интернете, используя мобильный телефон, насколько его действия подпадают под указанную в протоколе об административном правонарушении статью. Лучше посмотреть статьи в КоАП РФ, которые располагаются рядом с вменяемой статьей.

Правонарушителю необходимо обращать внимание на привлечение должностным лицом понятых, если они участвуют.

На нашем опыте расскажем, что в протоколах, где должны быть указаны понятые: либо их там нет вообще, или это заинтересованные лица, либо были вписаны гораздо позже, либо в начале и потом не присутствовали и соответственно ничего подтвердить не могут. Все это является нарушением КоАП РФ. Понятые (два человека) должны присутствовать от начала и до конца, фиксировать все происходящее, более того личности их должны быть установлены. Протокол, в который вписаны такие понятые не является надлежащем доказательством.

Следующий немаловажный этап при составлении протокола — объяснение или замечание физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело об административном правонарушении.

Под эту графу на практике выделяют две-четыре строки и правонарушитель пишет обычно коротко, «я не согласен», «я не совершал» либо вообще отказывается заполнять эту графу.

Для того, чтобы заполнить её необходимо вспомнить обстоятельства, при которых произошло событие, которое должностным лицом расценивается как административное правонарушение:

• фабулу инкриминируемого деяния (события правонарушения);
• наличие свидетелей, которые подтвердят отсутствие состава правонарушения;
• неправомерные действия должностного лица (оскорбление, неуважительное отношение);
• нарушения, допущенные понятыми;
• другие обстоятельства.

В этой графе всего несколько строк, которые не тяжело заполнить с учетом допущенных должностным лицом нарушений либо при имеющихся доказательствах, оправдывающих административный проступок. Может это в дальнейшем укажет на отсутствие состава правонарушения или уменьшения размера штрафа.

В случае заполнение этих строк и при отсутствии достаточного места можно написать об этом как о нарушении прав, предусмотренных КоАП РФ, в частности право давать объяснения. В этом случае если должностное лицо не очень сильно занято, то даст бланк чистого листа для последующих пояснений.

Лицу, в отношении которого составлен протокол, необходимо знать, что любые исправления в протоколе должны быть заверены подписью должностного лица, составляющего протокол, и подписью нарушителя, удостоверяющей, что он с этими исправлениями ознакомлен и согласен. В противном случае это существенное нарушение при составлении протокола об административном правонарушении.

В случае отказа правонарушителя от подписания протокола в нем делается соответствующая запись.

В случае неявки физического лица, или законного представителя физического лица, или законного представителя юридического лица, в отношении которых ведется производство по делу об административном правонарушении, если они извещены в установленном порядке, протокол об административном правонарушении составляется в их отсутствие.

Сроки составления протокола об административном правонарушении

Протокол об административном правонарушении составляется:

• немедленно после выявления совершения административного правонарушения;
• в течение двух суток с момента выявления административного правонарушения в случае, если требуется дополнительное выяснение обстоятельств дела либо данных о физическом лице или сведений о юридическом лице, в отношении которых возбуждается дело об административном правонарушении, протокол об административном правонарушении составляется;
• по окончании .

Назначение административного наказания без составления протокола (статья 28.6 КоАП РФ).

В случае, если непосредственно на месте совершения физическим лицом административного правонарушения уполномоченным на то должностным лицом назначается административное наказание в виде предупреждения или административного штрафа, протокол об административном правонарушении не составляется, а выносится постановление по делу об административном правонарушении.

Копия постановления по делу об административном правонарушении вручается под расписку лицу, в отношении которого оно вынесено, а также потерпевшему по его просьбе. В случае отказа от получения копии постановления она высылается лицу, в отношении которого вынесено постановление, по почте заказным почтовым отправлением в течение трех дней со дня вынесения указанного постановления.

Но если нарушитель не согласен с вынесенным постановлением (с самим совершением нарушения закона или с примененным к нему взысканием), протокол об административном правонарушении все-таки оформляется и прилагается к постановлению.

Вопросы, комментарии и отзывы просим оставлять в ниже приведенной форме, мы будем рады общению с Вами.

Акт проверки от 16.09.2015, а протокол об административном правонарушении по результатам проверки составлен 23.09.2015г. Есть ли какие-либо нарушения?

Ответ

Административное или уголовное дело возбуждают после того, как составили протокол об административном правонарушении. Его принято составлять тогда, когда наличие такового нарушения обнаружено должностными лицами.

Исключениями могут являться те случаи, которые предусматривает ст. 28.4 (дело возбуждалось прокурором), а еще ч. 1 и 3 ст. 28.6 КоАП (предупреждения, фиксации на камеру).

Протокол об административном правонарушении: общие сведения

1. место и точная дата того, где он составлялся;
2. указание должностей, ФИО лица, которым административный протокол составлялся;
3. данные о нарушителе;
4. ФИО, прописка свидетелей, пострадавших и т.д;
5. временной отрезок и само место нарушения;
6. статья закона субъекта РФ, КоАП, по которой предусматривают ответственность;
7. пояснения лиц, выступающих свидетелями или проходящих по делу;
8. любая иная важная информация.

Тем лицам, против которых , подробно разъясняют список их прав и обязанностей во время заполнения протокола. Это также протоколируется. Эти лица обязаны быть ознакомлены с протоколом об административном правонарушение, в списке их прав имеется возможность писать объяснения и вносить дополнения. Копия административного протокола вручается лицу, подпадающему под инициирование начала делопроизводства. Еще её вручают пострадавшей стороне.

Чем отличается протокол от постановления об административном правонарушении ГИБДД?

Протокол об административном правонарушении

Протокол подписывает то лицо, которое занималось составлением. Также подпись ставит физ. лицо или представитель по делу со стороны юр. лица. Допускается возможность отказа от того, чтобы подписать протокол теми лицами или их представителями, относительно которых данное дело возбудили. Это фиксируют в протоколе.

Учтите, что факт отказа подписать протокол об административном правонарушение просто документируется, а дело все равно получает ход.

Составляют административный протокол сразу после того момента, как выявили нарушение. В том случае, если нужно выяснить больше данных о физ. лице, которое является нарушителем, или же иных обстоятельств, тогда АП составляют в период не позже 2-х суток с того времени, как выявили нарушение. Если идет административное расследование, то составляют протокол в самом его конце.

При совершении нарушения могут ограничиться предупреждением или назначением штрафа. АП в этой ситуации не составляют. Уполномоченное на такие действия лицо выносит постановление. Происходит это на том месте, где совершено нарушение.

Постановление об административном правонарушении

То есть протокол составляется в случае оспаривания наличия события административного правонарушения, а постановление когда гражданин признает свою вину. Постановлением выносится наказание, которое можно обжаловать, в протоколе лишь описываются доказательства правонарушения. То есть, если водитель признает свою вину, то имеет право сразу выписать постановление об административном правонарушение. Обжаловать постановление можно в течение 10 дней. Протокол должен быть рассмотрен на комиссии ГИБДД, при этом в ней должен участвовать тот человек на кого составлен протокол.

Копию постановления об административном правонарушение выдают под расписку тому лицу, относительно которого его выносят. Такая же копия выдается и потерпевшему. Это делают по его просьбе.

Составляться АП начинает тогда, когда оспаривается сам факт события нарушения, админ. наказание и т.д.

Если правонарушение заснято камерой, то административный протокол не составляется. Постановление по делу принято выносить без участия лица, которое совершило нарушение.

Копию постановления, в таком случае, обычно направляют заказным письмом («письма счастья»). Срок отправки составляет не более 3-х суток с того момента, когда постановление вынесли.

Видео: Хитрости ГИБДД. Разница между протоколом и постановлением.

Особенности составления и заполнения протокола об административном правонарушение инспектором ГИБДД

1. Если инспектор ГИБДД предлагает сесть в машину ДПС

Если поступило предложение сесть в машину ДПС для оформления протокола, то именно Вы принимаете решение ответить согласием либо отказом. Нет такого нормативно-правового акта, который бы обязывал Вас принудительно садиться в машину ДПС для того, чтобы приступить к началу процесса оформления АП.

2. Свидетели

Когда в Вашей машине находится еще и пассажир, то ему тоже будет лучше выйти. Это существенно уменьшает риск попыток для совершения любого «развода» и часто помогает избежать наказания за действительно совершенное незначительное правонарушение. К исключениям, само собой, относятся тяжкие правонарушения: вождение нетрезвыми, серьезное ДТП и т.д.

Наличие свидетеля заставляет инспектора ГИБДД тщательно обдумывать каждое свое слово или действие. Если Вы уже находитесь в машине ДПС, то можно дать возможность свидетелю полностью и без препятствий послушать Вашу беседу. Инспектор может попросить посторонних удалиться, но Вам следует заявить, что именно этот человек Ваш свидетель.

Также можно ссылаться и акцентировать внимание на указе о «Гарантиях прав гражданина на информацию» из соответствующего подраздела про «Диктофоны, видеокамеры и фотоаппараты». Обязательно включите звукозапись, если имеете при себе аппарат с подобной функцией и такую возможность.

3. Задержки с оформлением административного протокола

Протоколирование должно начаться незамедлительно. К этому обязывает ст.28.5 КоАП. Задержка является уже административным нарушением инспектора ГИБДД согласно ст. 12.35 КоАП. Если имеет место затягивание процесса без оснований, то предложите инспектору взяться уже за составление протокола задержания. Так Вы прямо намекнете, что инспектор не имеет повода для Вашего задержания.

4. Ознакомление с протоколом

Выданный на руки протокол читайте с предельным вниманием и спокойствием. Знайте, что инспектор будет пытаться Вас поторопить, а в некоторых ситуациях попытается даже выхватить документ из рук. Стоит напомнить инспектору о том, что Вы наделены правом вписать свои объяснения, а подобные действия инспектора можно толковать как нарушение против Вас.

• в подпункте «объяснения лица» лучше вписывать: «Не согласен»;
• если нет составленных схем и другого рисунка, то укажите «Схема не была составлена». Это исключает факт последующего добавления к протоколу схемы самим инспектором ГИБДД, который может сделать запись «Водитель ТС отказался подписывать АП». Если схема составлялась, но есть только один экземпляр, тогда указывайте: «Копия схемы мне не выдавалась»;
• Перед тем, как подписать схему, указывайте: «Не согласен». Её составляют весьма приблизительно, нет нужных замеров, привязки к местности и т.п. Ваше несогласие с этим вполне логично.

5. Не вписали свидетелей в протокол об административном правонарушении

Когда с Вами пассажиры, значит, у Вас появляются и свидетели. Если свидетелей отказываются вносить в АП, настаивайте на вписании. Инспектор может отказываться, мотивировать отказ тем, что эти лица заинтересованные и т.д.

В таком случае, в пояснении к протоколу об административном правонарушении пропишите: « Настоятельно прошу учесть тот факт, что ИДПС ответил отказом на просьбу внести свидетелей (ля) в данный протокол. Возможно, что он испугался того, что свидетели правдиво все расскажут. Не нашел иной причины для отказа». Если же свидетелей рядом нет, стоит ставить «Z» в этой графе, чтобы свидетели не нашлись «случайным» образом.

6. Подаем ходатайство

Видео: Как подать ходатайство при составление административного протокола ГИБДД?

Помните, что имеете право подать ходатайство относительно того, чтобы дело рассматривалось там, где зарегистрировано ТС, а еще по месту Вашего проживания. Ходатайство будет лучше подать пере тем как подписать протокол об административном правонарушение. Имейте под рукой собственные готовые бланки ходатайства и будьте готовы к подобным ситуациям. Так вы сможете выиграть дополнительное время и спокойно разобраться в ситуации, прибегнуть к помощи и придерживаться рекомендаций адвоката.

Если же Вы знаете то, о чем писать и уже на месте пишете объяснения, но в протоколе мало свободного места, тогда Вы можете использовать отдельный листок. В протоколе есть графа «объяснения лица». В ней нужно написать, что эти пояснения Вы приложили к протоколу и на отдельном листе бумаги. Делать записи на таком отдельном листе бумаги лучше «под копирку», которую Вы приготовили заранее. Она всегда должна быть рядом в легкодоступном месте у Вас в автомобиле.

Следующим шагом будет найти в протоколе то место, где Вам необходимо расписаться в том, что инспектор ГИБДД провел разъяснения Ваших обязанностей и разъяснил также права. Если же он или уклонился от разъяснений, или поступило предложение ознакомиться с ними там, где они расписаны на оборотной стороне в протоколе, тогда вместо подписания ставите прочерки или слово: «Нет».

К протоколу подобным образом можно прикладывать любую другую важную и необходимую документацию. Главное то, что нужно фиксировать это в протоколе.

7. Получаем копию протокола

Завершающим этапом следует предложение от инспектора ГИБДД подписать протокол. Перед подписью необходимо уточнить возможность забрать его копию. Если инспектор ответит отрицательно, то следует уточнить причину и ссылаться на то, что протокол об административном правонарушении уже составили и инспектор уже подписал.

Инспектор ГИБДД, который расположился в машине ДПС, не имеет права составлять протокол. Если Вы были остановлены одним инспектором в тот самый момент времени, когда второй занимался протоколированием нарушения другого водителя, то получается, что он физически не мог наблюдать то нарушение, за которое Вас останавливали. Стоит сделать для всех акцент на этом факте. Это очень важный момент.

Д анная статья - наглядное методическое пособие по оформлению протоколов. Она поможет вам правильно и быстро создать протокол. Она пригодится и когда вы решите научить этому своих коллег, чтобы избавить себя от необходимости исправлять допускаемые ими ошибки.

Название вида и принадлежность к системам и подсистемам документации

Протокол - документ, фиксирующий ход заседания и порядок принятия решений коллегиальным органом.

Обязательному протоколированию подлежат:

• заседания постоянно действующих коллегиальных органов государственной власти и управления, муниципальных органов управления, органов управления предприятиями и организациями (общие собрания учредителей, акционеров, заседания советов директоров, правлений комитетов, комиссий, дирекций и др.) и
• разовые или периодически созываемые конференции, собрания, совещания.

Отражение в цели создания документа управленческого принципа коллегиальности , коллегиального принятия решений позволяет говорить о протоколе как о самостоятельном виде документа .

Протокол является документом, относящимся прежде всего к системе организационно-распорядительной документации. Протоколы являются управленческими распорядительными документами (относятся к подсистеме распорядительной документации), которые выполняют управленческую и правовую функции, причем правовая функция протокола является приоритетной и выступает на первый план.

Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.

В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы. Подобные протоколы относятся к системам научно-исследовательской или учебно-методической документации (к определенным их подсистемам в зависимости от цели создания протокола и его содержания).

В практике бизнеса составляются протоколы деловых встреч, протоколы о намерениях, протоколы передачи конфиденциальной информации, протоколы разногласий и другие, в которых фиксируются не управленческие решения, а договоренности и достигнутое сторонами (т.е. коллегиальное, коллективное, а не «комиссионное», как иногда неправильно говорят ) согласие в решении вопросов взаимной заинтересованности. Подобные протоколы возможно отнести к подсистеме информационно-справочных документов системы организационно-распорядительной документации или к подсистеме гражданско-правовой договорной документации этой же системы, т.к. в них закрепляется ход исполнения договоров и соглашений, подтверждается заинтересованность и возможные сферы сотрудничества, а также фиксируются основные условия для заключения в дальнейшем конкретных сделок.

Протоколы, создаваемые с целью подтверждения расчетов, входят в состав подсистемы по кассовым операциям системы банковской документации.

По некоторым функциям управления персоналом составляются протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, которые входят в специальную подсистему кадровой документации.

Протоколы общих собраний акционеров (и документы к ним), обязательный состав информации которых устанавливается Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об акционерных обществах», требованиями регулятора - Федеральной службы по финансовым рынкам, образуют подсистему организационных документов, на основе которой уже сформировалась специальная подсистема учредительной документации, а в настоящее время можно говорить о процессе формирования подсистемы/системы документации, обеспечивающей процедуры корпоративного управления.

Классификация протоколов

Все виды и разновидности протоколов, независимо от принадлежности к системе или подсистеме документации, классифицируются по двум основаниям - способу документирования и степени полноты записи хода заседания, которые действуют одновременно. Так, по степени полноты записи протоколы подразделяются на краткие и полные .

Полные протоколы могут быть подробными текстовыми (текстовый способ документирования), стенографическими (текстовый способ с использованием специальных условных обозначений, которые должны быть расшифрованы при оформлении протокола), фонографическими (звукозапись), видеопротоколами (применяется видеозвукозапись, особенно при проведении видеоконференций). Они содержат запись всего заседания, включая реплики, вопросы, замечания, выступления и справки по ходу заседания, шум, аплодисменты и т.п. в зависимости от способа документирования.

Краткий протокол последовательно фиксирует только фамилии председателя, секретаря, состав присутствовавших, перечень рассмотренных вопросов и принятые решения. Разновидностью краткого протокола является протокол, составленный по сокращенной форме, которая предусматривает краткое последовательное изложение рассмотренных вопросов по схеме «вопрос - принятое решение».

Протокол ведется во время заседания специально выбранным или назначенным лицом или секретарем постоянно действующего коллегиального органа по должности, а протоколы оперативных совещаний, которые проходят под председательством руководителей, ведут и оформляют секретари или помощники руководителей.

Секретарь заседания при оформлении протокола использует заранее подготовленные к заседанию документы: повестку дня, списки приглашенных, списки членов коллегиального органа, тексты докладов, выступлений, информационные справки, проекты решений и др.

Составляемый непосредственно на заседании протокол является черновиком. Он должен быть уточнен, сверен со стенограммой или фонограммой (если на заседании велась стенограмма или производилась запись на диктофон), отредактирован и оформлен не позднее 3 или 5 дней с даты заседания . Эти сроки или другие стандарты сроков подготовки протокола к подписанию - «в день заседания», «не позднее следующего рабочего дня» и т.п. - обычно регламентируются положениями о соответствующих коллегиальных органах и должностной инструкцией/должностным регламентом секретаря конкретного коллегиального органа.

Формуляр протокола

Протокол является основным распорядительным документом коллегиального управления и почти всегда оформляется как многостраничный документ. Поэтому при оформлении первого листа протокола необходимо использовать общий бланк организации или предприятия, а если общий бланк отсутствует, протокол оформляется на листах бумаги формата А4 с расположением реквизитов по образцу общего бланка.

Если бланк для оформления первого листа протокола не используется, реквизиты оформляются обычно продольным способом (вдоль верхнего поля листа бумаги) центрованно.

В типовой формуляр протокола входят следующие обязательные реквизиты:

• полное наименование организации или предприятия;
• название вида документа (ПРОТОКОЛ);
• дата;
• индекс (в протоколах, которые относятся к распорядительным документам);
• место составления;
• заголовок;
• текст;
• подписи.

Дополнительными реквизитами протокола являются:

• наименование структурного подразделения;
• гриф утверждения;
• отметка о наличии приложений;
• место (помещение, офис) и время проведения заседания;
• фамилия и инициалы председательствующего на совещании, заседании;
• дата подписания протокола;
• способ голосования (открытое, тайное, заочное).

Особенности оформления обязательных реквизитов протокола, а также наличие, количество и правила оформления дополнительных реквизитов, особенности формуляра определяются требованиями действующего законодательства, обычаями делового оборота или конкретной управленческой ситуацией. Но все особенности оформления базируются на общем алгоритме , который исторически сложился в процессе составления и оформления протокола как одного из основных видов распорядительных документов.

Заголовочная часть протокола

Для обеспечения юридической силы протокола необходимо правильно оформить полное наименование организации или предприятия , в качестве которого признается зарегистрированное в Едином государственном реестре юридических лиц наименование юридического лица в соответствии с его учредительными документами и уставом, (т.е. с обязательным указанием организационно-правовой формы):

Пример 1

Свернуть Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Ваш партнер»

Пример 2

Свернуть Показать

Закрытое акционерное общество «АБВГД»

Наименование структурного подразделения (дополнительный реквизит протокола) обычно оформляется на документе в следующих случаях:

• протоколом фиксируются все виды коллегиальной деятельности в обособленном подразделении предприятия (см. Пример 3);
• протоколом оформляются заседания (прежде всего оперативного характера), которые проводятся в одном из внутренних структурных подразделений предприятия (см. Пример 4).

Пример 3

Свернуть Показать

Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Пятый элемент»
Филиал «Северо-Западный»

Пример 4

Свернуть Показать

Открытое акционерное общество «Реммеханизация»
Департамент бухгалтерского учета и налоговой отчетности

Названия структурных подразделений в протоколе должны соответствовать точным названиям, закрепленным в схеме организационной структуры, штатном расписании или других внутренних документах организации.

Название вида документа (ПРОТОКОЛ) всегда оформляется прописными буквами и располагается одной-двумя строками ниже наименования предприятия или структурного подразделения (при продольном расположении реквизитов - центрованным способом).

Дата протокола является датой заседания, а не окончательного оформления и подписания документа. Если заседание коллегиального органа продолжалось несколько дней, то в протоколе указывают дату его начала и дату окончания. Способы оформления даты могут быть различными. Например, цифровой способ:

Пример 5 Цифровой способ оформления даты

Свернуть Показать

Пример 6 Цифровой способ оформления даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Свернуть Показать

04.05.2011 - 05.05.2011

Цифровой способ используется преимущественно при оформлении дат оперативных заседаний и совещаний.

При оформлении даты в протоколах коллегиальных органов (высших органов управления и исполнительных) преимущественным является буквенно-цифровой способ.

Пример 7 Буквенно-цифровой способ оформления даты

Свернуть Показать

Пример 8 Оформление даты заседания, продолжавшегося 2 дня

Свернуть Показать

Дата располагается одной строчкой ниже названия вида документа или над специальной ограничительной линией в общем бланке.

Индекс (номер) протокола оформляется на той же строке, что и дата заседания над ограничительной линией в общем бланке или в пределах общей площади, отведенной для даты и индекса в заголовочной части документа. Индекс протокола является порядковым номером заседания в пределах календарного года или в пределах срока полномочий коллегиального органа. Следует заметить, что при оформлении индексов с № 1 по 9 необходимо использовать минимум два знака. Например, самые простые индексы правильно обозначать: «№ 01», «№ 07» и т.п. (см. Примеры 7 и 8).

Реквизит «место составления или издания» оформляется на отдельной строке ниже даты и индекса (при продольном расположении реквизитов - в центре следующей строки).

Этот реквизит содержит название географического пункта, в котором реально состоялось заседание коллегиального органа. Условные сокращения, применяемые при обозначении географических названий, должны соответствовать Правилам оказания услуг почтовой связи.

Пример 9

Свернуть Показать

г. Коломна Московской обл.

Пример 11

Свернуть Показать

с. Малеево Коломенского р-на
Московской обл.

В качестве заголовка протокола оформляется краткая формулировка вида заседания (вида коллегиальной деятельности) в родительном падеже, которая согласуется с названием вида документа (ПРОТОКОЛ - чего?), названием коллегиального органа и начинается с прописной буквы.

Пример 12 Угловое расположение реквизитов оформляющей части протокола

Свернуть Показать

Пример 13 Продольное расположение реквизитов оформляющей части протокола

Свернуть Показать

Заголовок протокола как вид заседания оформляется одной-двумя строками ниже реквизита «место составления или издания» обязательно от границы левого поля или на площади, отмеченной в общем бланке ограничительными уголками в левом верхнем углу листа бумаги. Это расположение обязательно и при продольном, и при угловом расположении реквизитов (см. Примеры 12 и 13).

Текст протокола является самым сложным реквизитом и состоит из двух частей - вводной и основной. Вводная часть текста строго формализована. В ней оформляются сведения о составе присутствующих на заседании и повестка дня (список вопросов, вынесенных на обсуждение), которые являются вполне самостоятельными элементами текста и формулируются по стандартным правилам.

Состав присутствующих оформляется двумя строками ниже вида заседания от границы левого поля и начинается с указания председателя и секретаря заседания. Фамилии председателя и секретаря оформляются после тире, инициалы следуют за фамилией.

Пример 14

Свернуть Показать

Председатель - Марков С.В.
Секретарь - Петрова А.И.

Фамилии и инициалы присутствовавших на заседании постоянных членов коллегиальных органов (избранных или входящих в состав коллегии по должности) перечисляются по алфавиту фамилий без наименования должности после слова «Присутствовали:», которое оформляется двумя строками ниже, обязательно от границы левого поля, и заканчивается двоеточием. Фамилии присутствовавших оформляются по всей ширине строки через один межстрочный интервал.

Пример 15

Свернуть Показать

Присутствовали: Борисов А.М., Виноградов В.В., Громов П.С., Дмитриев П.Е., Иванов Л.М., Фомин П.П.

Если в состав членов коллегиального органа входит более 15 человек, то состав присутствующих указывается количественно, а пофамильный список прилагается к протоколу, о чем делается отметка.

Пример 16

Свернуть Показать

Присутствовали: 20 человек (список прилагается)

Фамилии и инициалы приглашенных должностных лиц, которые не являются членами коллегиального органа, но присутствовали на заседании, перечисляются после слова «Приглашенные:». Оно оформляется от границы левого поля двумя строками ниже слова «Присутствовали:» и заканчивается двоеточием. Должности этих лиц принято указывать.

Пример 17

Свернуть Показать

Приглашенные: клиентский менеджер Агеева Н.О., начальник отдела клиентского обслуживания Котова Л.П.

Перечень вопросов, вынесенных для обсуждения и принятия решения коллегиальным органом, оформляется после слов «Повестка дня:» , которые располагаются от границы левого поля двумя строками ниже состава присутствующих и заканчивается двоеточием.

Каждый вопрос повестки дня формулируется с предлогом «O», отвечает на вопрос «О чем?» и содержит указание должности, фамилии и инициалов докладчика. Причем слово «докладчик» в протоколе не используется, правильной является речевая формула: «Доклад - (чей?) должность, фамилия, инициалы».

Вопросы нумеруются арабскими цифрами, располагаются в повестке дня по степени их значимости (или в соответствии с предполагаемым временем обсуждения) и оформляются с красной строки.

Пример 18

Свернуть Показать

Повестка дня:

1. Об утверждении Учетной политики на 2011 г.
   Доклад заместителя главного бухгалтера Краснова А.И.
2. О подготовке кредитной заявки в московское отделение Северо-Западного банка (ОАО).
   Доклад начальника правового управления Смолина А.Г.

Пункты повестки дня должны быть сформулированы четко и конкретно, поскольку именно они и представляют собой собственно заголовки к последующему тексту протокола , который будет излагаться по пунктам в последовательности рассмотрения вопросов на заседании.

Формулировка «Разное» в повестке дня оформленного протокола считается неуместной, т.к. документ составляется после состоявшегося заседания, когда уже возможно точно сформулировать все рассмотренные вопросы.

Даже в тех случаях, когда повестка дня заседания оформляется как самостоятельный информационный документ и заранее рассылается участникам заседания и членам коллегиального органа, в текст протокола должны быть внесены формулировки всех обсужденных вопросов. Отметка в тексте протокола: «Повестка дня прилагается» недопустима, даже когда повестка дня формируется в дело вместе с протоколом как отдельный информационный документ.

Основную часть текста протокола, т.е весь ход заседания и принятые решения, секретарь заседания составляет, работая почти как синхронный переводчик, только речь «переводится» из устной формы (часто спонтанной, эмоциональной и не всегда подготовленной) в письменную форму, т.е. упорядоченную, построенную по речевым моделям, преимущественно с прямым порядком слов и использованием специальной лексики и терминов делового стиля.

Основная часть текста протокола строится в соответствии с пунктами повестки дня по разделам. Каждый раздел, отражая ход заседания, состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Слово «СЛУШАЛИ» нумеруется в соответствии с номером пункта повестки дня, оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Далее с красной строки оформляются в родительном падеже фамилия и инициалы докладчика (СЛУШАЛИ - кого?), ставится тире, и после него кратко или подробно записывается содержание доклада. Изложение обычно ведется от третьего лица единственного числа в прошедшем времени:

Пример 19

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. - доложил об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Отметил, что она полностью переработана в связи с изменениями, внесенными в Налоговый кодекс Российской Федерации. Предложил утвердить Учетную политику предприятия на 2011 г.

Если текст основного доклада готовился заранее и после рассмотрения вопроса был передан в секретариат/секретарю заседания, то при изложении текста удобно использовать и другой прием: кратко сформулировать тему доклада в соответствии с повесткой дня и после точки сделать отметку: «Текст доклада прилагается».

Пример 20

Свернуть Показать

1. СЛУШАЛИ:

Краснова А.И. - об основных положениях Учетной политики предприятия на 2011 г. Текст доклада прилагается.

При этом заранее подготовленный доклад должен быть оформлен, подписан и датирован автором, чтобы его можно было действительно оформить в качестве самостоятельного документа-приложения к протоколу.

Слово «ВЫСТУПИЛИ» оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. Фамилия и инициалы каждого из выступающих оформляются с красной строки и указываются в именительном падеже (ВЫСТУПИЛИ - кто?). После тире в форме косвенной речи записывается краткое или подробное содержание выступления.

Все вопросы к докладчику и выступившим, а также ответы на них записываются в порядке их поступления и оформляются также с красной строки. Фамилию лица, задавшего вопрос, допускается не указывать.

Пример 21

Свернуть Показать

Вопрос: Все ли группы учета основных средств отражены в Учетной политике?

Да, все группы, которые нужны для правильного отражения основных средств в бухгалтерском учете на нашем предприятии.

Решения , принятые коллегиально по каждому из обсуждаемых вопросов, записываются после слова «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ». Эти слова являются терминами делового стиля, отражающими принятие решения на основе принципа коллегиальности (подразумевается местоимение «мы»). В деловой практике за каждым термином закрепилась своя сфера употребления при составлении протоколов. Так, в протоколах общих собраний акционеров, учредителей, заседаний советов директоров, собраний трудовых коллективов, собраний сотрудников (в рамках самоуправления, установленного и разрешенного кодексом корпоративного поведения), инициативных групп правильным считается употребление термина «РЕШИЛИ» (оформляется деятельность высших коллегиальных органов, «власть»). В протоколах заседаний комитетов, правлений, рабочих групп, оперативных совещаний и других коллегиальных исполнительных органов (оформляется «оперативное управление») правильным считается термин «ПОСТАНОВИЛИ».

Это слово оформляется от границы левого поля прописными буквами и заканчивается двоеточием. С красной строки по пунктам кратко и точно формулируются распорядительные действия, которые должны быть пронумерованы в соответствии с номером вопроса в повестке дня. Номер принятого решения состоит из двух частей, разделенных точкой, при этом первая цифра соответствует номеру вопроса в повестке дня, а вторая - номеру решения по данному вопросу (ведь часто бывает, что по одному вопросу повестки дня принимается несколько решений, поручений). См. Пример 22.

Пункт, устанавливающий правовую норму («нормативный»), формулируется по стандартной речевой модели: что сделать - в какой (с какого или на какой) срок? См. решение 1.1 в Примере 22.

1. кому - что сделать - к какому сроку? (см. решение 1.2 в Примере 22) или

Если решение было принято путем голосования, то его результаты оформляются по форме: «За - 10, против - 0, воздержались - 2» или «Единогласно». Соблюдение этой формы обязательно, когда оформляются решения о назначении, избрании или утверждении кандидатур или о персональном составе комиссий, комитетов и т.п.

О кумулятивном голосовании читайте в статье Сергея Россола "

Оформляющая часть протокола

Подписи председателя и секретаря заседания оформляются на отредактированном и сверенном протоколе. Они располагаются тремя-четырьмя строками ниже текста от границы левого поля и разделяются одной строкой. В расшифровках подписей инициалы располагаются перед фамилией. Личные подписи председателя и секретаря оформляются на оригинале протокола.

Пример 24

Свернуть Показать

Поскольку протокол является внутренним распорядительным документом предприятия, его удостоверения печатью обычно не требуется .

Копии (ксерокопии) оформленного и подписанного протокола или выписки из протокола, которые необходимы в процессе направления документа на исполнение, имеет право удостоверять своей подписью секретарь (секретарь заседания или секретарь коллегиального органа по должности), правильно оформляя отметку о заверении копии. Если копия или выписка из протокола используется внутри организации, то печать на нее (как и на сам протокол) не ставится. Если же выписка или копия протокола предназначена для использования вне стен родной организации, на нее стоит поставить оттиск печати.

Пример 25 Отметка о заверении копии протокола

Свернуть Показать

Некоторые разновидности протоколов подлежат утверждению первым руководителем предприятия или организации. Например, утверждаются протоколы заседаний экспертной комиссии организации, экспертной комиссии по присвоению/снятию грифов ограничения доступа к информации и документам организации, протоколы заседаний проектных групп/проектных офисов в проектном управлении и т.п.

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом углу документа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», сокращенного наименования должности руководителя (т.к. полное наименование организации или предприятия указано в заголовочной части документа или в общем бланке), личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.

Особенностям оформления протокола общего собрания участников в ООО и протокола акционеров в АО посвящена статья Сергея Россола "Протокол общего собрания акционеров и участников " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 4" 2011 на стр. 33

О том, как провести общее собрание акционеров / участников в АО и в ООО, читайте статью Сергея Россола "Годовое собрание в хозяйственных обществах " в журнале "Делопроизводство и документооборот на предприятии" № 3" 2011 на стр. 62

Довольно часто стало встречаться такое понятие как административное правонарушение. Его, как правило, можно выявить в ходе проверки, осуществляемой органами государственного контроля. По ее результатам составляется протокол. Рассмотрим более подробно, что собой представляет административное нарушение и каковы сроки составления протокола об административном правонарушении.

Причины возбуждения дела

Кодекс об административных правонарушениях РФ относит к числу причин следующие факты:

1. Обнаружение лицами, имеющие полномочия составлять акты о такого рода нарушениях, необходимых данных, указывающих на наличие нарушения.
2. Поступление от правоохранительных органов, госорганов, общественных организаций материалов, которые доказывают факт нарушения.
3. Сообщение или заявление лиц, сообщение в СМИ, которые содержат данные, указывающие на факт нарушения.
4. Регистрация нарушения в месте дорожного движения или в области устройства территорий, которые предусматривает законодательство, совершенная некоторым лицом при помощи транспортного средства или строения, оснащенных средствами, которые могут фотографировать и вести видеосъемку.
5. Подтверждение данных, указанных в заявлении лица, владеющего транспортным средством или объектом недвижимости, о которых говорилось выше, о том, что транспорт или объект собственности находились в момент фиксации у другого лица.

Дело считается открытым

Кодекс об административных правонарушениях РФ считает дело открытым, если произошли следующие события:

• Написан документ осмотра места, где произошедшло нарушение.
• Составлен первый акт об использовании мер по делу о правонарушении.
• Составлен акт о нарушении или прокуратурой вынесено постановление об открытии дела по данному факту.
• Вынесено определение об открытии дела о нарушении при необходимости проведения расследования, согласно условий законодательства.
• Вынесено постановление по факту рассматриваемого дела о назначении наказания без написания протокола.

Если в открытии дела о правонарушении при предоставлении всех необходимых материалов было отказано, то должностное лицо, которое рассматривает все предоставленные факты и материалы, должно вынести мотивированное определение об отказе в открытии дела.

Составление акта

1. Если правонарушение произошло в случае, который предусмотрен ст.12.24 или ч.2 ст.12.30 КоАП РФ и оно повлекло за собой причинение легкого или среднего вреда здоровью пострадавшего.
2. Составление происходит незамедлительно после установления факта нарушения.
3. Осмотр места нарушения осуществляется должностными лицами, которым законодательно разрешено составлять протоколы в присутствии двух свидетелей.
4. В документе необходимо указать число, место написания, реквизиты должностного лица, сведения о нарушителе, сведения о свидетелях и пострадавших, иные сведения, необходимые для составления акта.
5. В акте осмотра места, где произошло административное правонарушение, должны быть описаны:
1. Действия должного лица, которое уполномочено составлять протоколы о выявлении данного факта в порядке его произведения.
2. Состояние и качество дорожного покрытия, наличие разметки, должное освещение или его отсутствие той части дороги, на котором установлено правонарушение.
3. Вид перекрестка, на котором зафиксирован факт административного правонарушения, исправность светофора, наличие знаков.
4. Иные обстоятельства, являющиеся существенными для уточнения факта нарушения.
6. Выслушиваются те лица и их заявления фиксируются, кто участвовал в производстве осмотра.
7. Лицам, которые принимали участие в написании протокола о совершении факта административного правонарушения, объясняются их права и обязанности, предусмотренные законодательством. Данный факт фиксируется в протоколе.
8. В документе необходимо зафиксировать факт фотосъемки и видео, если таковые осуществлялись, как способ фиксации вещественных доказательств. Такие материалы прикладываются к делу.
9. Подписи в протоколе ставятся уполномоченными лицами и теми, кто участвовал в осмотре места правонарушения.

Недостатки протокола

Главным недостатком протокола можно назвать отсутствие данных, которые указаны в части 2 статьи 28, а также других сведений в зависимости от их значимости по отношению к конкретному административному делу.

К примеру, отсутствие информации о владении лицом тем языком, на котором заведено дело, а также о предоставлении переводчика.

Сроки составления

Сроки составления протокола об административном правонарушении предусматриваются статьей 25.8 соответствующего кодекса РФ. Здесь указано следующее:

• Протокол обязаны составить незамедлительно после выявления события с нарушением.
• Документ оформляется в течение нескольких суток с момента обнаружения нарушения, если для этого требуется выяснение дополнительных обстоятельств или данных конкретных лиц, в отношении которых возбуждается данное дело.
• Протокол может быть составлен после административного расследования, сроки которого оговорены в ст. 27.7.

Соответственно последней части статьи 28.5, срок давности составления протокола об административном правонарушении ограничивается временем проведения расследования, что составляет 1 месяц.

Незамедлительное составление протокола

Учитывая сведения ст.28.5 КоАП РФ с комментариями, незамедлительно акт об административном правонарушении составляется, если:

a) Имеются все необходимые сведения для разрешения дела.

b) Уполномоченное лицо владеет всеми сведениями и материалами, приобщаемыми к делу.

Когда требуется время

Учитывая ст.28.5 КоАП РФ с последними изменениями, к сведениям, выясняемым в течение 2 суток относят:

• Информацию о некоторых обстоятельствах, которые смягчают или отягощают ответственность правонарушителя, либо доказывают малую значимость нарушения.
• Информацию о лице, совершившем правонарушение. Сюда относятся стандартные реквизиты, место, где работает нарушитель, его должность, адрес по прописке и фактическое место жительства, семейный статус, наличие иждивенцев, наличие судимости, размер дохода и т.д.
• Если правонарушитель юрлицо, то основными сведениями будут: ИНН, ОКПО, наименование организации, фактический и юридический адрес, расчетные счета.

Сроки составления протокола об административном правонарушении могут доходить до 2 суток, потому как уполномоченному лицу необходимо будет сделать запросы в налоговые органы, ОВД, по месту работы и в другие учреждения, данные из которых могут быть приобщены к делу. При этом в некоторых случаях возможно административное задержание лица до выяснения обстоятельств.

Исходя из данных в ст.28.5 КоАП РФ, промежуток времени, в котором может быть составлен протокол, может растягиваться до полугода. Это связано с тем, что может возникнуть необходимость проведения расследования, которое длится до месяца или двух (если было подано ходатайство на продление сроков).

А если нарушение повлекло за собой причинение вреда (легкого или среднего), то как раз сроки составления протокола об административном правонарушении растягиваются на шесть месяцев.

Подписание и вручение документа

Подписание и вручение протокола о нарушении также регулирует КоАП. Срок составления протокола об административном правонарушении не нарушен, все сведения собраны? Значит можно подписывать данный документ.

Подпись в протоколе должны поставить уполномоченное лицо, а также лицо, против которого возбуждается дело. Если это физлицо, то подпись ставится непосредственно данным лицом. Если лицо юридическое, то либо им, либо его законным представителем.

После проставленных подписей копия акта передается под расписку правонарушителю и пострадавшему.

Нужно знать, что право подписи, а также право получения копии протокола не имеют ни адвокаты, ни юристы, ни представители правонарушевшей стороны. Они не являются законными представителями.

На практике нередко возникает вопрос об обжаловании акта. Так вот, на обжалование самого документа подавать нельзя, потому как он всего лишь фиксирует факт нарушения. Если гражданин, в отношении которого открывается дело, не согласен с указанными фактами или предоставленными материалами, он может на судебном заседании опровергнуть обстоятельства, указанные в протоколе, доказав свою правоту.

А что делать, если произошло нарушение срока составления протокола об административном правонарушении? Если доказано и признано нарушение по срокам, то привлечь лицо к административной ответственности за нарушение нельзя.

Рассмотрение дела

В течение 3 дней протокол о правонарушении должен быть передан судье на рассмотрение. Документ передается в суд незамедлительно после написания, если:

• Административное наказание предполагает арест лица или его выдворение.
• Применена мера административного наказания в виде временного запрета на деятельность.

Административные органы, которые имеют право составлять акт об административном правонарушении, указаны в статье 28.3 кодекса, органы, которые могут рассматривать дела о правонарушениях, указаны в главе 23.