Архивное хранение дел. Хранение документов в архиве. Оформление информационных носителей, принимаемых на хранение

Хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

• документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
• проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
• технологической и конструкторской документации — 20 лет;
• патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
• научной документации — 15 лет;
• кино- и фотодокументов — 5 лет;
• видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Подготовка документов к передаче в архив

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

• проверка правильности группировки документов в дела;
• брошюровка (подшивка);
• нумерация листов;
• составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
• внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
• составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

• не проводить систематизацию документов в деле;
• не нумеровать листы дела;
• не составлять заверительные надписи;
• не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

• наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
• наименование структурного подразделения;
• делопроизводственный индекс дела;
• заголовок дела;
• срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:

• номер тома, если дело имеет несколько томов;
• крайние даты дела;
• количество листов в деле;
• номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из . Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

• порядковый номер дела (тома) по описи;
• индекс дела (тома);
• заголовок дела (тома);
• даты дела (тома);
• число листов в деле (томе);
• срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
• примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи

Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения

В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Вопрос сохранности ценной информации является составной частью единого технологического процесса производственной деятельности предприятий любого вида. Выгодным и наиболее удобным решением данного вопроса является Архивное хранение документов на аутсорсинге. ГК «ТЭЛОС АРХИВ» предоставляет максимально надёжную, удобную комплексную систему внеофисного хранения, соответствующую действующим госстандартам.

Преимущества архивного хранения документов (архивации) в ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

Ответственное хранение документов в архиве ГК «ТЭЛОС АРХИВ» производится в соответствии с Законодательством РФ, учитывая все пожелания клиентов и более чем 20-ти летний опыт работы в архивной отрасли. Преимущества сдачи документов в архив нашей организации заключаются в следующем:

• Сотрудники постоянно проходят переобучение со сдачей квалификационного экзамена.
• Хранение архивов выполняется с учетом обязательных требований климатических условий в помещении, обеспечиваются необходимые параметры влажности и температурный режим.
• Автоматизированный алгоритм размещения документов на полках, позволяет найти материалы и доставить их владельцу в срок до 4 часов.
• Нашим клиентам не нужно беспокоиться об аренде помещений под архив и найме персонала.

Специализация работы ГК «ТЭЛОС АРХИВ» не ограничивается учётом и внеофисным хранением документов.

Для удобства наших клиентов мы также предлагаем следующие услуги:

1. Сканирование бумажных носителей любых форматов, ветхих бумаг, индексацию, введение данных.
2. Интеграцию ПО с актуальными системами, облачные решения, разрабатываем ПО.
3. Услуги архивиста: заполнение описей, формирование дел.
4. Выделение и комплектацию носителей информации к уничтожению с составлением акта согласно нормативным правилам.
5. Качественные переплётные и реставрационные работы.

Услуги архивного хранения в ГК «ТЭЛОС АРХИВ» предоставляют высококвалифицированные специалисты компании. Этапы работы:

1. Заключение договора;
2. Формирование дел или коробов для передачи на архивное хранение;
3. Упаковка дел в архивные короба и маркировка штрих-кодом и RFID метками;
4. Доставка документов в архивохранилище;
5. Выгрузка документов в архивохранилище;
6. Обработка документов, внесение в базу данных;
7. Размещение на стеллажах;
8. Работа с хранящимися документами по запросу.

Собственная служба доставки обеспечит получение документов в течении 4-х часов после запроса. По желанию заказчика мы обеспечим доступ авторизованных лиц к необходимой документации через личный кабинет на сайте ГК «ТЭЛОС АРХИВ».

Сдача документов в архив

Сдача документов в архив проводится с соблюдением утверждённых нормативных стандартов. Процедура архивации документов может быть выполнена как силами самой организации, так и с помощью высококлассных специалистов нашей компании.

ГК «ТЭЛОС АРХИВ» гарантирует быстрое и качественное проведение архивных работ с выездом на объект. Наши специалисты обладают необходимыми знаниями и многолетним опытом по подготовке документов в архив, различной формы секретности, подлинников или копий.

Учёт и хранение документов

Выбор в пользу ГК «ТЭЛОС АРХИВ» является правильным не только с точки зрения надёжности, но и с точки зрения экономии. Хранение архивов производится в специальных коробах разных форматов с прикреплённым идентификационным номером, обеспечивающим оперативный поиск запрашиваемых документов в самые короткие сроки. Цена хранения короба на аутсорсинге всегда ниже. При хранении архивов своими силами появляются расходы на помещение, персонал, противопожарную систему, также необходимо выполнять действующие требования законодательства РФ в области хранения документации. Это приводит к ежемесячному росту расходов организации на содержание собственного архивохранилища.

Архивохранилища класса А++ ГК «ТЭЛОС АРХИВ» расположены в Москве и других крупных промышленных городах России, поэтому можно быстро осуществить доставку документации клиенту или поработать с документами в специально-оборудованной аудит-комнате на территории архивохранилища.

Помещения для хранения архива ГК «ТЭЛОС АРХИВ» оснащены в соответствии с требованиями к данному виду хранилищ:

• Установлена газовая система пожаротушения.
• Поддерживается необходимый для сохранности документов температурно-влажностный режим.
• Защиту обеспечивает круглосуточная охрана, установлены видеокамеры и система наблюдения.
• На территорию архива могут проходить только авторизированные сотрудники.

Что получают клиенты ГК «ТЭЛОС АРХИВ»

Доверив ответственное хранение Ваших документов ГК «ТЭЛОС АРХИВ», Вы получаете:

• Экономию денежных средств — внеофисное хранение документов избавляет Вас от необходимости оплачивать аренду помещения, инженерные системы, коммунальные платежи и другие обязательные статьи расходов на содержание собственного хранилища;
• Безопасность — Ваши документы находятся в специализированно оборудованных хранилищах Класса А++, доступ к ним возможен только авторизированным лицам, документы не могут пропасть, а благодаря специальным условиям в хранилище, срок эксплуатации бумажных носителей информации продлен на много лет;
• Быстрый доступ к информации – благодаря специальным возможностям личного кабинета на сайте или срочной доставки документации, Вы получаете быстрый доступ к необходимым документам;
• Увеличение КПД сотрудников – благодаря аутсорсингу хранения архива, Вы освобождаете своих сотрудников от непрофильных функций в компании. Подготовкой документов, учетом и их хранением занимаются квалифицированные сотрудники ГК «ТЭЛОС АРХИВ»
• Контроль всех манипуляциях с документами – Вы получаете протоколирование всех действий с документами в архиве;
• Освобождение дополнительного пространства для профильного функционирования компании — в Вашем офисе находится минимум документов, что позволяет более выгодно использовать освобожденные квадратные метры помещений.

НАШИ КЛИЕНТЫ

ОТЗЫВЫ:

Е.В. Кардыш, руководитель канцелярии АО «ОПК «ОБОРОНПРОМ» Работаем с компанией ТЭЛОС АРХИВ с 2015 года. За это время было реализовано несколько проектов, в том числе организовано внеофисное хранение документов, проведено обследование документального фонда. Благодаря профессиональной работе команды менеджеров и архивистов ГК "ТЭЛОС АРХИВ" нам удалось в кратчайшие сроки передать архивный фонд в Федеральный архив экономики. Е.П. Котельникова, начальник отдела комплектования и хранения архивных документов ООО «ГАЗПРОМ ГАЗЭНЕРГОСЕТЬ» Наша компания сотрудничает с ГК «ТЭЛОС» на протяжении многих лет. Мы очень довольны выбором именно этой компании для обслуживания нашего бизнеса. За годы работы не было ни одного сбоя – всегда четко и вовремя вывезут документы на аутсорсинговое хранение, если нужно запросить какие-то документы обратно для оперативной работы – сроки очень сжатые, компания всегда идет навстречу, если нужно сделать подборку пораньше. Компания экономит нам огромное количество площадей, которые мы бы вынуждены были арендовать под хранение архивных документов. Работают четко и слаженно, менеджер Солодянкина всегда на связи и всегда готова помочь! Спасибо большое!

Архивное хранение документов является обязательным для каждой организации, поскольку это регламентируется множеством российских законов. Именно благодаря такому содержанию документов можно добиться того, что они будут всегда в сохранности, а также при необходимости можно легко и быстро найти необходимый документ.

Организация архивного хранения документов

Такое хранение должно быть обеспечено в отношении всей документации, которая относится к деятельности каждой компании. Особенно это касается бухгалтерских документов, которые являются подтверждением совершения той или иной сделки. Сегодня наибольшей популярностью пользуются электронные архивы, которые могут располагаться как на платных, так и на бесплатных сервисах. С помощью этих сервисов можно хранить документы в правильном порядке, а найти определённый файл очень легко за счет удобного поиска.

Однако важно помнить, что хранить документы следует не только в электронном виде, но и в бумажном, а для этого лучше всего выделить в офисе определенный кабинет или хранить их в отдельном строении. Чаще всего хранятся документы около 5 лет, поскольку в это время они сохраняют свою актуальность, однако можно выделить насколько документов, которые вовсе не могут быть удалены. Сюда относится документация, которая указывает, какое количество работников работало в конкретной фирме в определенный момент времени. Во время ликвидации конкретного предприятия необходимо все документы передать в государственный архив. После этого за сохранность документов отвечает государство.

Архив, в котором будут храниться бумажные варианты документов, должен располагаться только в подходящем здании, поэтому запрещается хранить документацию в строениях из дерева или в тех, которые причисляются к ветхим. При этом важно изолировать архив от других помещения, а особенно от различных заведений общественного питания. В архиве должен работать сотрудник, который отвечает за все документы, ведет их учет, а также нумерует и раскладывает их.

Сроки хранения документов в архиве

Каждый документ должен быть сохранен на определенное время. Чаще всего данный срок составляет 5 лет, однако многие документы различных организаций должны храниться больше 10 лет. К ним относятся годовые отчетности или налоговые декларации, а также статистические отчеты и книги, в которых осуществляется учет информирования работников о технике безопасности. 5 лет хранятся документы, которые представляют собой квартальную отчетность или план счетов, счета-фактуры и путевые листы, книги продаж и другие схожие документы.

Хранение и учет архивных документов

Важно помнить, что документы, которые должны быть в обязательном порядке сохранены определённый срок, должны содержаться в оптимальных условиях, а иначе они могут быть повреждены. Храниться они должны только в том месте, о котором осведомлен руководитель компании, а также в штате должен быть работник, который является ответственным за хранение документов.

Правила хранения архивных документов

Во время хранения различной документации необходимо учитывать определенные правила и требования. К ним в первую очередь относится то, что должен соблюдаться определенный световой режим, поэтому освещение в архиве должно быть соответствующим и качественным. При этом на документы не должен падать яркий свет, поэтому идеальным решением становится создание архива на северной стороне строения, а также в помещении вовсе могут отсутствовать окна, в результате чего будет использоваться исключительно искусственное освещение. Использовать можно только качественные осветительные приборы, снабжённые специальным плафоном.

Дополнительно в помещении должны быть установлены оптимальные показатели температуры и влажности. Особенно это относится к влажности, поскольку при ее повышенном значении может произойти быстрое разрушение определенных материалов. Также на бумагу негативно воздействуют резкие и постоянные смены температуры, поэтому нужно использовать специальные электрические приборы, которые будут поддерживать оптимальные условия в помещении. Следует учитывать, что в архиве всегда должно быть очень чисто, поэтому необходимо регулярно проводить уборку, а также должна быть обеспечена хорошая охрана документов, которые могут стать целью злоумышленников и конкурентов.

Как происходит передача документов на архивное хранение?

Обычно передаются документы из компании в архив поочерёдно, а сами сотрудники архива чаще всего самостоятельно создают и утверждают определённый график принятия документов из компании. При этом руководитель фирмы должен знать об этом графике и должен подписать его. Обычно сдача документов осуществляется сотрудниками предприятия, которые назначаются ответственными за данную работу соответствующим приказом.

Как проходит подготовка документов к архивному хранению?

Передавать документацию в архив нужно в определенном состоянии, поэтому она еще на фирме проходит через специальную процедуру подготовки. Изначально необходимо точно определить, когда именно документы компании будут отправлены на архивное хранение. После этого в фирме создаётся специальная комиссия, в составе которой обычно имеется около 5 человек. Эта комиссия является ответственной за подготовку документов, которая происходит в несколько этапов. Изначально выполняется оформление всех дел, после чего осуществляется специальная экспертиза, на основе которой определяется, являются ли документы ценными и подлежат ли архивному хранению. На дела, которые должны быть уничтожены, составляется особый акт, а в конце проводится опись всех документов.

Можно разделить все документы на две основные группы. Первая группа состоит из дел, которые хранятся только временно, а вторая из материалов, которые должны храниться постоянно. Временное хранение документов осуществляется не больше 10 лет, а вот постоянные должны быть в сохранности минимум 75 лет.

Таким образом, каждый документ организации должен быть в сохранности, а для этого он передается в специальный архив, где содержится в оптимальных условиях определенное время.

Каждая организация должна ежегодно сдавать на хранение дела, состоящие из завершенных документов. Это необходимо для того, чтобы освободить место для текущих документов, а также чтобы обеспечить сохранность и доступность архивных документов. О том, как правильно организовать архивное хранение дел – читайте в статье.

Из данной статьи вы узнаете:

• что такое архивное хранение дел в организации;
• правила архивного хранения дел;
• сроки архивного хранения дел.

Каждая организация или предприятие обязаны обеспечивать сохранность документов, которые так или иначе имеют отношение к деятельности организации. Это касается как бухгалтерской и налоговой отчетности, так и бумаг по личному составу. Более того, срок хранения последних документов может доходить до 75 лет. Вполне логично, что обеспечить сохранность кадровых документов без надлежащих условий на протяжении такого длительного периода практически не представляется возможным. А если учитывать тот факт, что за 75 лет документы по личному составу будут исчисляться тысячами листов, то станет понятна необходимость организации архивного хранения дел.

Архивное хранение дел в организации

Для удобства и практичности хранения документов необходимо включать их в состав дел. Причем каждое подразделение в организации группирует документы в дела самостоятельно с учетом их специфики и сроков хранения. К примеру, ни в коем случае нельзя включать в состав одного дела бухгалтерскую документацию и кадровые документы. Таким образом вы рискуете потерять важные деловые бумаги или случайно их уничтожить. Более того, формирование дел в подразделении лучше организовывать с учетом сроков хранения. Этот метод оправдан тем, что при проведении экспертизы ценности документов, включенных в состав дела, потребуется значительно меньше времени для проверки сроков хранения. В противном случае необходимо выполнять полистную проверку документов дела.

Архивное хранение дел в организации подразумевает наличие действующей и эффективной номенклатуры дел. Она необходима для того, чтобы при первом взгляде на дело можно было определить к какому подразделению оно относится и какого рода документацию содержит. Отсутствие номенклатуры дел чревато постоянной путаницей в документах и неправильной организацией дел, что недопустимо при организации документооборота.

Качество ведения архивных дел обусловливается подготовкой к отправке на хранение, включающей:

• экспертизу ценности дел;
• последующее оформление;
• опись документов;
• составление актов для уничтожения бумаг, не представляющих ценности.

Правила архивного хранения дел

Правила архивного хранения дел регламентируются нормативными документами, федеральными законами, а также правилами Росархива. Такое большое количество требований и нормативов объясняется сложностью организации длительного хранения бумаги. Поэтому у любого руководителя компании всегда есть два варианта: оборудовать собственный архив или сдать документы на хранение в государственный или муниципальный архив. Второй способ является наиболее простым и надежным, так как данные архивы полностью соответствуют всем требованиям к архивному хранению и гарантируют сохранность деловых бумаг.

В случае, если вы планируете создать свой собственный архив, необходимо соблюдать основные правила архивного хранения дел. Так, сами дела должны быть подшиты в скоросшиватели и иметь опись, которая содержит подробный перечень документов, включенных в состав дела. Обложка дела должна содержать наименование подразделения, номенклатуру и заголовок, который даст представление о составе дела. К примеру, «Приказы об отпуске», «Объяснительные сотрудников», «Зарплатные ведомости» и т.д.

Кроме того, правила архивного хранения дел предусматривают и подготовку помещения под архив.

Существует несколько основных режимов, в соответствии с которыми необходимо хранить полученные в архив дела. Рассмотрим некоторые из них:

• Световой режим. Немаловажным фактором длительного хранения дел в архиве является правильная организация освещения. Лучше всего оборудовать архив в помещении без окон. Прямое попадание солнечного света на бумагу лишь сокращает срок ее хранения. Если же исключить естественный свет не предвидится возможным, то необходимо хранить дела в закрывающихся шкафах.
• Температурно-влажностный режим. В любом архивном помещении температура, а также влажность имеет очень большое значение при хранении документов. Резкое изменение температуры внутри помещения может пагубно влиять на бумагу. Следует постоянно контролировать данные показатели около 2 раза в неделю с помощью специальных приборов. Для того чтобы контролировать температуру, можно установить кондиционер.
• Санитарно-гигиенический режим. В архивном помещении необходимо постоянно поддерживать чистоту. Важно не допустить появление грызунов плесени, а также грибка. Для этого необходимо регулярно проводить уборку архива.

Сроки архивного хранения дел

Сроки архивного хранения дел могут варьироваться в зависимости от их значимости. Средний срок хранения документации составляет 3 года. Однако он может составлять как 1 год, так и 75 лет, например, личные дела сотрудников. Кроме того, есть определенные виды документов, которые необходимо хранить постоянно. Законодательство регламентирует условия и сроки хранения архивных дел и обязывает организацию сдавать необходимые деловые бумаги в ведомственный архив. Важно соблюдение норм и правил оформления актов, сопутствующих архивоведению.

Правила архивного делопроизводства содержат ключевые требования к работе с бумагами и материалами, не участвующими в текущей деятельности компании. Они сформулированы в соответствии с существующей регламентирующей сферу обработки, обобщения и хранения информации. Ключевые понятия, используемые в рамках деятельности, устанавливает ГОСТ по архивному делопроизводству. При их составлении учитывались современные достижения в использовании технических средств и передовых информационных технологий. Рассмотрим далее основы архивного делопроизводства.

Сфера распространения

По архивному делопроизводству действуют в отношении государственных учреждений. Они также обязательны для коммерческих предприятий, осуществляющих определенные виды работ. В частности, предписания действуют в части обеспечения описания, учета, сохранности и использования документации из Архивного фонда РФ, отнесенной к госсобственности.

Подразделения предприятий, работающие с кино-, фоно-, видео-, фотоматериалами, картографическими, научно-техническими, телеметрическими сведениями, руководствуются установленными положениями в части планирования и отчетности.

Обязанность и право формирования архивов в организациях для временного хранения документации АФ РФ предусматривается Основами отраслевого законодательства (от 1993 г.), Положениями (от 1994 и 1998 гг.). Нормативную базу формируют также правовые акты регионального значения. Рассматриваемые правила не действуют в отношении документов, работа с которыми регулируется ФЗ № 5485-1 и Указом Президента № 1203 от 30.11.1995 г.

Комплектование

Оно представляет собой систематическое пополнение документальной базы подразделений предприятия. Комплектование включает в себя определение:

1. Источников.
2. Состава материалов, подлежащих приему.

В рамках данной деятельности также осуществляется непосредственная передача документов в архив. В качестве источников выступают:

1. Подразделения предприятия.
2. Физлица.
3. Подведомственные структуры.

Состав материалов

Инструкция по архивному делопроизводству устанавливает, что комплектование осуществляется делами временного (более 10 лет) и постоянного хранения. Обобщаются также сведения по личному составу. Дела, срок хранения которых менее 10 лет, как правило, в архив не передаются. Они содержатся в соответствующих подразделениях предприятия. По окончании срока хранения такие дела подлежат уничтожению. Сведения индивидуального характера передаются по заявлению владельца. Впоследствии они направляются в госархив для постоянного содержания. Передаче также подлежат материалы предприятий-предшественников и ликвидированных подчиненных структур.

Архивное делопроизводство и номенклатура

Уполномоченные служащие, осуществляющие работу с информационными материалами предприятия, составляют систематизированный перечень дел. Он именуется номенклатурой. При ее формировании указываются материалов. Инструкция по архивному делопроизводству предписывает уполномоченному подразделению осуществлять контроль и содействие службе обеспечения в составлении номенклатуры. Систематизированный перечень выступает в качестве базы для формирования описей информационных материалов постоянного и временного (до 10 лет) хранения. Номенклатура также является главным учетным документом. Она используется для регистрации дел временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет. Установленная номенклатурой схема систематизации может применяться при разработке картотеки на исполненные акты.

Классификация

Ведение архивного делопроизводства осуществляется по трем видам номенклатур:

1. Типовой.
2. Примерной.
3. Индивидуальной (для конкретного предприятия).

Первая определяет состав материалов, формируемых в однотипных учреждениях. Типовая номенклатура считается нормативным документом. Примерная систематизация определяет приблизительный состав информационных материалов для предприятий, на которые распространяется ее действие, с указанием индексов. Она обладает рекомендательным характером. Указанные виды систематизации используются при формировании индивидуальной номенклатуры и переносятся в нее без изменений.

Особенности подготовки

Документы по архивному делопроизводству предприятия систематизируются по установленной форме в соответствии с номенклатурами структурных подразделений. Последние должны быть согласованы и подписаны руководителями.

Номенклатура предприятия оформляется на общем бланке. Она визируется начальником архива либо ответственным лицом, подписывается руководителем службы обеспечения или уполномоченным им работником. Номенклатура должна быть одобрена экспертной комиссией, после чего утверждена директором компании. После проведения указанных процедур руководителям структурных подразделений предприятия предоставляются выписки соответствующих разделов.

Номенклатура на предстоящий год формируется в течение последнего квартала текущего периода. Согласование осуществляется не реже 1 раза в 5 лет. При изменении структуры и функций предприятия формируется новая номенклатура.

Порядок составления дел

Формированием именуется группировка выполненных актов в соответствии с номенклатурой. Архивное делопроизводство организации включает в себя систематизацию информационных материалов в соответствии с наименованием папок. Не допускается группировка дублетных и черновых экземпляров. Исключение составляют особо ценные носители. Запрещено помещать в папки бумаги, подлежащие возврату.

Ведение архивного делопроизводства осуществляется при централизованной работе с материалами службой информационного обеспечения, а при децентрализованной - как структурными подразделениями, так и указанным выше отделом. Группировка выполняется под непосредственным руководством лиц, ответственных за сохранность носителей данных. При необходимости могут привлекаться служащие госархива.

Ключевые требования

Архивное делопроизводство осуществляется в соответствии с предписаниями нормативных актов. При формировании папок с необходимо соблюдать следующие требования:

1. Материалы для временного и постоянного хранения группируются по отдельности.
2. В папку включается по одному экземпляру каждой бумаги.
3. В папке должны присутствовать материалы по одному календарному году. Из данного предписания, однако, есть исключения. К ним относят:

• личные дела, формирующиеся на протяжении всего времени работы соответствующего служащего;
• материалы выборных структур и постоянно действующих комиссий при них, депутатских групп, систематизируемых в течение периода их созыва;
• бумаги образовательных учреждений, оформляемые и группируемые на протяжении учебного года;
• театральные материалы, характеризующие деятельность за сезон;
• истории болезней и проч.

В папке должно быть не больше 250 страниц при толщине не более 4 см.

Группировка распорядительных актов

Архивное делопроизводство предполагает систематизацию разных видов информационных носителей. К ним в том числе относят и распорядительные акты. Они группируются в соответствии с видом и хронологией с приложениями:

1. Положения, уставы, утвержденные распорядительными актами, выступают в качестве приложений к ним. Они группируются вместе. Если положения, инструкции, уставы были утверждены как самостоятельные акты, их систематизируют в отдельные дела.
2. Поручения вышестоящих структур и постановления по их выполнению группируются по направлениям работы предприятия.
3. Приказы, относящиеся к личному составу, систематизируются согласно срокам хранения. При большом объеме информационных материалов целесообразно акты, касающиеся разных сторон работы компании, группировать по отдельности.
4. Распоряжения по ключевому направлению деятельности систематизируются отдельно от актов по личному составу. Например, приказ по архивному делопроизводству включается в одну папку, а по назначению руководителя ответственного подразделения - в другую.
5. Утвержденные лимиты, отчеты, сметы, титульные списки, планы и проч. группируются отдельно от проектов по ним.
6. Расположение документов в личных делах осуществляется в порядке их поступления.
7. Лицевые счета сотрудников по зарплате систематизируются в отдельные папки. Их располагают в алфавитном порядке.
8. Жалобы, предложения, заявления граждан, касающиеся деятельности предприятия, документация по их рассмотрению и выполнению группируются отдельно от обращений физлиц по личным вопросам.
9. Систематизация переписки осуществляется обычно за календарный период в хронологической последовательности. При этом ответы помещаются после вопросов. В случае возобновления переписки по отдельной теме, начатой в предыдущем году, документы включают в папку текущего периода. При этом указывается индекс дела прошлого года.

Оформление информационных носителей, принимаемых на хранение

Архивное делопроизводство предусматривает ряд предписаний для структурных подразделений, работающих с бумажными актами. Оформление носителей может быть частичным или полным. Это зависит от сроков хранения. Полное оформление осуществляется в отношении документов временного (более 10 лет), постоянного содержания, а также актов по личному составу. Оно подразумевает:

1. Переплет/подшивку папки.
2. Нумерацию листов.
3. Составление страницы-заверителя.
4. Формирование внутренней описи в случае необходимости.
5. Внесение уточнений в реквизиты Они могут касаться наименования предприятия, регистрационного номера папки, крайних дат и проч.

Материалы временного хранения, в том числе со сроком менее 10 лет, оформляются частично. Так, разрешено не выполнять систематизацию бумаг в папке, не нумеровать листы, не составлять заверительные надписи.

Нюансы

Архивное делопроизводство - вид деятельности, в рамках которого специалисты обеспечивают не только сохранность информационных носителей, но и возможность работы с ними при возникновении такой необходимости. Для этого акты, составляющие папки, подшиваются на четыре прокола в картонную обложку. Их также допускается переплетать с учетом возможности чтения текстов, резолюций, дат, виз во всех бумагах.

При подготовке к группировке все металлические скрепляющие элементы удаляются. Материалы, предназначенные для постоянного хранения и состоящие из особенно ценных либо неформатных актов, содержатся в папках закрытого типа с тремя клапанами с завязками либо в специальных коробках.

В случае присутствия в деле невостребованных документов личного характера (трудовых книжек, удостоверений, военных билетов и проч.) они вкладываются в отдельный конверт и подшиваются в нем к остальным материалам. В конце папок должен присутствовать чистый лист-заверителя. В начале папки подшивают бланк для внутренней описи. Для обеспечения сохранности и порядка расположения бумаг каждый лист нумеруется арабскими цифрами. Это правило не относится к странице-заверителю и бланку для описи. Номер ставится простым карандашом в правом углу вверху.

Лист-заверитель

Он составляется по установленному порядку. В нем указываются прописью и цифрами:

1. Количество листов с нумерацией.
2. Число страниц внутренней описи.

В листе-заверителе также оговаривается специфика нумерации. В частности определяется наличие литерных индексов, пропущенных кодов, номера страниц с наклеенными фотоматериалами, крупноформатных страниц и проч. Кроме того, на листе указывают присутствие типографских брошюр в папке, если они не были отмечены в основной нумерации. Лист-заверитель визируется составителем. Последующие изменения в состоянии и составе папки должны отмечаться в нем со ссылкой на соответствующие акты. Не допускается выносить лист-заверитель на титульный лист папки либо чистый оборот страницы последнего документа в ней.

Внутренняя опись

Она формируется для хранения и учета информационных материалов временного (более 10 лет) и постоянного содержания. Внутренняя опись составляется также для дел, созданных по разновидностям документов, в заголовках которых их содержание не раскрывается. В бланке должны присутствовать данные о порядковых номерах актов в папке, индексах, заголовках, датах и номерах страниц.

К внутренней описи прилагается итоговая запись. В ней указывают цифрами и прописью число документов, включенных в нее, а также количество листов, ее формирующих. Внутреннюю опись визирует составитель. Если папка переплетена или подшита без бланка, то составленный лист приклеивается к внутренней части лицевой обложки.

Изменения в составе материалов в папке должны отражаться в поле "Примечания". В частности имеется в виду изъятие, замена бумаг копиями, включение дополнительных документов в папку. При этом проставляются ссылки на соответствующие акты. В случае необходимости может формироваться новая обобщающая запись к листу внутренней описи, а также заверительная надпись папки.