Global DocFlow в рамках системы Global. Технологии хранения электронных документов. СЭД для государственных организаций

ВОПРОС 1.

Технология WorkFlow

Workflow (в дословном переводе с английского "поток работ") - полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил.

Для выработки стандартов программных продуктов класса workflow в 1993 году был создан международный союз предпринимателей Workflow Management Coalition (WfMC). В отличие от специализированных программ, автоматизирующих отдельные бизнес-функции (например, бухгалтерский учет, финансовое управление, производство, взаимоотношения с клиентами и пр.), системы класса workflow позволяют провести комплексную автоматизацию бизнес-процессов предприятия.

Workflow объединяет целый ряд информационных технологий (электронную почту, управление проектами, работу с базами данных, объектно-ориентированное программирование, CASE-технологии) и является эффективной средой интеграции различных корпоративных приложений, средством создания единого информационного поля для совместного бизнеса в рамках одного или нескольких предприятий. Статистика показывает, что технология workflow в десятки раз сокращает продолжительность рабочих циклов и сводит к минимуму время реакции предприятия на запросы рынка.

Технология Groupware

Groupware – система поддержки коллективной работы. Как и системы, Программы класса groupware облегчают специалистам и менеджерам обмен сообщениями и документами – но, в отличие от систем класса workflow, не привязаны к конкретному бизнес-процессу или проекту.

Кроме того, если технология groupware ориентирована на небольшие коллективы, поддерживает работу группы над одной задачей в данный момент времени и не диктует порядок и очередность работ, то технология workflow ориентирована на масштаб корпорации, поддерживает многопользовательскую работу с несколькими задачами одновременно и четко предписывает порядок обработки документов.

Технология Document Imaging

Document imaging – одна из технологий для систем электронного документооборота, обычно используемых в бизнесе. Document imaging-системы могут работать с различными формами цифрового ввода данных, включая микрофильмы, принтеры, фототелеграфные аппараты, копировальные устройства, многофункциональные принтеры и сканеры. С 1990-ых, технология Document imaging использовалась, чтобы описать основанные на программном обеспечении компьютерные системы, которые принимают, хранят и переиздают изображения.

Document imaging появилась в конце 1980-ых. Эта технология была построена из-за потребности управлять и обеспечить возрастающий объем электронных документов (крупноформатные таблицы, документы обработки текстов, PDFs, электронные письма) в организациях.

Технология DocFlow

DocFlow – это технология систем автоматизации делопроизводственной деятельности, предназначенная для осуществления оперативного контроля движения документов в процессе их исполнения, а также для проведения аналитической, статистической обработки данных о документах и их исполнении.

DocFlow представляет собой совокупность следующих программных модулей:

· регистрация документов - позволяет упорядочить работу канцелярии и других подразделений, занимающихся регистрацией документов;

· электронный документооборот - позволяет сократить бумажный поток между сотрудниками, находящимися как в одном офисе с локальной сетью, так и в территориально разделенных офисах. Обмен документами становится контролируемым и управляемым;

· контроль исполнительской дисциплины - предоставляет визуальные средства контроля исполнения и возможность формирования разнообразных отчетов, отражающих исполнительскую дисциплину.

Гибкость, интеграция, модульность и масштабирование системы максимально конфигурируемы и позволяют:

· настроиться на организационную структуру любой сложности;

· реализовать любые последовательности и правила обработки документов;

· создавать разнообразные логические функциональные наборы АРМ;
создавать шаблоны номеров регистрируемых документов любой сложности;

· настраивать удобный режим автоматического напоминания;

· создавать желаемое цветовое отображение «срочности» исполнения контрольных заданий;

· использовать национальный шрифт при ведении делопроизводства;

· выполнять автоматический запуск сканирования образа документа и его сохранение в централизованном хранилище;

· подключать дополнительные модули отчетов;

· создавать распределенную базу документов, объединяющую удаленные филиалы и центр в единое информационное пространство;

· настраивать систему для работы как в локальной, так и в глобальной сетях.

ВОПРОС 2.

Методы организации хранения электронных документов в СЭД

Главное назначение систем электронного документооборота (СЭД) - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска, как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации - от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.

Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.

СЭД работают, преимущественно, на базе распределенных архитектур и используют разнообразные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов. В большинстве СЭД реализована иерархическая система хранения документов (по принципу “шкаф/полка/папка”). Каждый документ помещается в папку, которая, в свою очередь, находится на полке и т. д.

Количество уровней вложения при хранении документов не ограничено. Один и тот же документ может входить в состав нескольких папок и полок за счет применения механизма ссылок (исходный документ в этом случае остается неизменным и хранится на месте, определенном администратором СЭД). В ряде СЭД реализованы еще более мощные возможности хранения за счет организации связей между документами (эти связи можно устанавливать и редактировать в графическом виде).

Любому документу в СЭД присущ определенный набор атрибутов (например, его название, автор документа, время его создания и др.). Набор атрибутов может меняться от одного типа документа к другому (в пределах одного типа документов он сохраняется неизменным). В СЭД атрибуты документа хранятся в реляционной базе данных. Для каждого типа документов с помощью визуальных средств создается шаблон карточки, где в понятном графическом виде представлены наименования атрибутов документа. При введении документа в СЭД берется необходимый шаблон и заполняется карточка (заносятся значения атрибутов). После заполнения карточка оказывается связанной с самим документом.

В большинстве случаев, серверная часть СЭД состоит из следующих логических компонентов (которые могут располагаться как на одном, так и на нескольких серверах):

• Хранилища атрибутов документов (карточек);



Похожая информация.




Возможности системы
Единая картотека документов, электронный архив
Система позволяет вести в единой картотеке как электронные, так и бумажные документы, имеющие хождение на предприятии. Каждый документ, зафиксированный в системе, автоматически получает следующие возможности:

• Прикрепление произвольного количества файлов (с текстом, изображением или другим форматом представления документа);
• Множественное отнесение к иерархической структуре каталогов;
• Определение произвольного количества характеристик, свойственных этому типу документа.

Управление маршрутизацией документов
Для каждого типа документов может быть настроен свой уникальный маршрут его движения и обработки, как в подразделениях предприятия, так и конкретными сотрудниками. Маршрут может содержать развилки, циклы и является описанием всех возможных вариантов перемещений документа. Global DocFlow поддерживает возможность параллельной обработки документа в различных подразделениях компании.



Выбор направления очередного перемещения документа в случае наличия нескольких вариантов, определяется пользователем или самим программным комплексом, с учетом проверки условий возможности перемещения.

Планирование движения документов
При создании документа для него автоматически формируется план его обработки согласно настроенному маршруту. План формируется по типовым переходам между состояниями маршрута, в нем отражаются сроки и исполнители (как подразделения, так и конкретные сотрудники), которые принимают участие в типовой обработке документа. В любой момент времени план каждого документа может быть отредактирован в соответствии с потребностями его обработки. В связи с тем, что фактическое перемещение (траектория движения в рамках выбранного маршрута) документа может отличаться от запланированного, система предлагает удобные возможности для сравнения запланированной обработки с фактической.

Управление задачами сотрудников предприятия
В результате перемещения документа в очередное состояние от него может быть сформирована одна или несколько задач конкретным исполнителям. В реестре собственных задач для каждого сотрудника фиксируются те действия, которые ему необходимо выполнить согласно очередным этапам движения документов. При этом для каждой задачи могут быть определены планируемые сроки ее выполнения. По выполнению всех задач текущего состояния документа, осуществляется его переход в следующее состояние, согласно условиям его маршрута.

Управление оповещениями и визуализаций документов
Программный комплекс Global DocFlow имеет богатые возможности по своевременному оповещению сотрудников и заинтересованных лиц о назначаемых задачах, выполняемых перемещениях и других событиях, осуществляемых над документами. Имеются возможности online-оповещений, формирования e-mail, напоминаний при старте приложения. При этом по гиперссылке в оповещении или напоминании можно сразу перейти к документу для осуществления над ним необходимых действий.
При определении маршрута имеется возможность настроить способ визуального отображения документа в списочных формах. Можно определить пиктограмму, раскраску строки, а также доступность документа для каждого состояния в зависимости от выполненных перемещений согласно маршруту движения документа.

Анализ и формирование отчетности
Программный комплекс имеет богатейшие возможности для анализа документооборота и построения регламентной и произвольной отчетности. Печать может производиться как для отдельных документов, так и для отобранного набора документов; для каждого документа может быть отправлено на печать необходимое количество печатных бланков, конвертов и т.п. Система поддерживает версионность отчетов - возможность модификации отчетных форм во времени.

Среди встроенных отчетов необходимо отметить:

• отчет по планируемому и фактическому времени прохождения документов по предопределенным маршрутам в различных разрезах: подразделений, сотрудников, типов документов и т.д.;
• отчет по отклонениям от планируемого движения документов;
• диаграммы динамики количества обработанных документов в разрезах времени, типов документов, подразделений, сотрудников и т.п.;
Кроме того, система предлагает пользователю весь спектр возможностей для получения и анализа информации, хранящейся в базе данных, в различных разрезах - таблицы, графики, диаграммы и т.д.
Данные построенных отчетов можно не только просмотреть в табличном виде и вывести на печать, но и сохранить в Excel, XML, Html, Txt и другие форматы. Уникальные особенностью системы является наличие возможностей многомерного анализа, построение OLAP-кубов на основе произвольно построенного отчета. Пользователь может настроить аналитические разрезы, по которым он хочет группировать и анализировать данные в произвольном порядке, как по столбцам, так и по строкам отчета.

Эти решения стали такими же привычными, как системы электронного документооборота, а новизну в программу привнесли Большие Данные, бизнес-аналитика, совместная работа и распознавание данных, мобильность и облака.

Вендоры представляли самые свежие продукты из своего ассортимента, такие как, например, облачное решение для автоматизации документооборота в средних компаниях DirectumRX и система «1С:Документооборот 2.0» с интерфейсом «Такси». Всего доклады на Docflow представили 19 организаций, в том числе компания «Ферреро Россия», сумевшая перейти на новую платформу без остановки согласования документов, Евразийский банк, где переход на новую СЭД в 16 филиалах занял всего четыре дня, и «Такеда», серьезно инвестирующая в кастомизацию WSS Docs. Один из наиболее масштабных и эффектных проектов реализован в холдинге «Комплексные энергетические системы», там консолидировали поддержку и разработку, заменив единой системой порядка 20 решений. При этом стоимость внедрения единой системы оказалась сопоставима с затратами только на поддержку одной из прежних СЭД.

Места хватит всем

Основная особенность российского рынка СЭД/ECM – использование самых различных подходов и технологий – от бумажного делопроизводства до современных методов управления контентом, в том числе мобильных и облачных решений, отметила в своем обзорном докладе Наталья Храмцовская, эксперт компании ЭОС по управлению документацией. Такая многоукладность означает, что на рынке по-прежнему существуют ниши для продуктов разного класса. Одни компании только осваивают простенькие системы, а другие уже ставят перед собой задачу интеграции созданного ПО.

Но большинство внедренных СЭД ориентированы на «конвейерное производство» бумажных и подобных им организационно-распорядительных документов и не рассчитаны на потребности сегодняшнего дня - применение в качестве корпоративных хранилищ информации и документов. В них нет развитых инструментов структуризации, поиска и бизнес-аналитики, не предусмотрено отслеживание сроков хранения, проведение экспертизы ценности, уничтожение документов и передача на архивное хранение. Между тем именно эти возможности все чаще и чаще необходимы пользователям.

Меняются не только технологии – законодательство переписывается каждый квартал, оставаясь при этом достаточно «дырявым». А потому в ряде случаев, например при разработке ПО для длительного хранения документов, разработчикам и заказчикам приходится действовать на свой страх и риск, отметила Храмцовская.

Выступления на Docflow подтверждают: организации, в том числе государственные, постепенно уходят от традиционной российской системы документооборота и обмена неструктурированными электронными документами, переходя к коллективному использованию баз данных и обмену структурированными документами. При этом центр тяжести автоматизации смещается с организационно-распорядительной документации на поддержку основной деятельности – от бухгалтерской «первички» до научно-технической документации. К примеру, ФНС фактически отказалась от прежней системы и перешла на технологии массовой обработки документов от ABBYY, уменьшив потребность в персонале, занятом в этом бизнес-процессе, в десять раз.

Кризис ECM не помеха

Кризисные явления не подрывают интерес к СЭД/ECM и даже способны стимулировать его, поскольку сотрудники стоят дороже, чем оборудование и ПО, полагает Храмцовская. Сокращение персонала и одновременное увеличение объемов работы заставляют организации, включая государственные, автоматизировать свои рутинные процессы.

Быстро возрастает роль хранилищ электронных документов, а также инструментов, обеспечивающих их сохранность и эффективное использование, в том числе бизнес-аналитики и Больших Данных. Причем для управления большими объемами информации нужны новые инструменты и масштабируемые решения. Надежды на то, что единым хранилищем электронных документов сможет стать корпоративная система ECM, не оправдались. Большая часть документов создается и хранится в специализированных системах (учетных, почтовых, мгновенных сообщений). Попытки заставить сотрудников перебрасывать в документные системы всю документированную информацию влекут за собой большие затраты, которые не всегда окупаются, даже под угрозой увольнения сотрудники не делают того, в чем не видят практического смысла. По мнению Храмцовской, концепция централизованного управления документами с использованием одной системы не оправдала ожиданий, и СЭД/ECM нового поколения должны будут стать для пользователя интерфейсом ко всем информационным ресурсам, необходимым в принятии управленческих решений: государственным реестрам и регистрам, электронным архивам, социальным сетям и сайтам.

Вопрос об интероперабельности решений различных производителей при оперативном обмене документами или переносе базы в новую систему сегодня перешел в практическую плоскость: интероперабельности требуют клиенты, так что поставщикам предстоит вплотную заняться стандартизацией СЭД/ECM.

Курс на импортозамещение значительно облегчил российским разработчикам конкуренцию с иностранными поставщиками, дал определенное преимущество отечественным производителям и собственникам инфраструктуры, а также повысил интерес к вопросам информационной безопасности, в частности к защите персональных данных.

Рискованное счастье

Наряду с ростом интереса к современным решениям Храмцовская отметила еще одну немаловажную тенденцию, несущую риск участникам рынка СЭД/ECM. Активный переход государства и бизнеса на электронные технологии бросил «в объятия» поставщиков ПО массу новых пользователей, которым нужны недорогие решения, автоматизирующие привычную им технологию работы с документами. В результате компании-лидеры становятся заложниками собственного успеха: они тратят много сил на обслуживание «экосистемы», сложившейся вокруг старых решений, но уделяют недостаточно внимания созданию и продвижению инновационных продуктов. В условиях стремительных технологических, организационных и правовых перемен такое поведение чревато отставанием.

Через пять-семь лет технологии, законодательство и деловые процессы настолько изменятся, что большинство ныне продаваемых решений превратятся в лучшем случае в продукты для начинающих, уверена Храмцовская. Преимущество получат те разработчики, которые уже сегодня займутся формированием облика ПО завтрашнего дня. «Нам придется решать проблему долговременного хранения, никуда не денемся», – констатировала она.

Масштабы использования облаков, вероятнее всего, будут расти относительно спокойно, а мобильные технологии переориентируются с руководителей на поддержку деятельности основной массы сотрудников. В среднесрочной перспективе можно ожидать появления обязательных требований к электронным документам и системам, где они хранятся. Поставщикам придется разработать новые продукты либо существенно переработать старые, а часть ныне широко используемых систем уйдет с рынка, прогнозирует Храмцовская.

Основан в 1995 году. В 90-х годах в России началось формирование рынка СЭД (систем электронного документооборота). Российские заказчики СЭД тогда впервые продемонстрировали заинтересованность в повышении эффективности своей работы за счет внедрения новых технологий электронного оперативного учета и автоматизации бизнес процессов. В 1995 году состоялась первая конференция-выставка DOCFLOW по теме электронного документооборота и автоматизации управления. Это было первое мероприятие подобного рода в России.

На сегодняшний день DOCFLOW представляет собой масштабный проект, объединяющий регулярные отраслевые мероприятия по документообороту, специализированный информационно-аналитический портал, образовательные программы международного уровня, регулярные открытые вебинары с ведущими экспертами отрасли, исследования и аналитику рынка. В конце 2008 года был созван Экспертный Совет DOCFLOW.

Отраслевые мероприятия DOCFLOW

Ежегодные конференции, выставки и форумы, признанные большинством специалистов отрасли ключевыми событиями на рынке электронного документооборота и автоматизации управления в России и странах СНГ. Это объясняется расширенным форматом их проведения, сочетающим экспозиционную выставочную программу и дискуссионно-аналитические секции. Специальный формат мероприятий по документообороту позволяет узнать о новостях электронного документооборота, увидеть решения в действии, обменяться опытом. В ходе профессиональных дискуссий и общения сами посетители и участники мероприятий DOCFLOW вносят значительный вклад в развитие рынка электронного документооборота.

Портал DOCFLOW.ru

Независимый информационный ресурс с ежемесячной аудиторией более 35 000 посетителей. На портале размещены материалы по теме электронного документооборота и смежным тематикам. Вниманию читателей представлены актуальные новости участников рынка СЭД и ECM, описания успешных внедрений, аналитические обзоры, каталоги компаний и продуктов.
Команда создателей портала ставит своей целью облегчить общение поставщиков и покупателей и объединить в едином информационном пространстве DOCFLOW людей, заинтересованных в развитии отрасли электронного документооборота.

Вебинары DOCFLOW

Регулярные online семинары, посвещенные самым актуальным вопросам рынка управления корпоративной информацией. Проект призван дать системное представление о том, какие задачи может решить компания за счет ECM (Enterprise Content Management), как, и с помощью каких технологий. Online семинары читают руководители ведущих российских и международных компаний, члены Экспертного Совета DOCFLOW. Вебинары проходят в трех формах: мастер-классы, успешные проекты и тренды. На мастер-классах профессионалы рынка дают практические советы, обсуждают методы, технологии и обзоры решений в области СЭД и ECM. Вебинар в форме успешных проектов предлагает конкретные примеры внедрений и обзор используемых технологий. Доклады в форме трендов предоставляют собой анализ результатов исследований, аналитические обзоры рынка, обсуждение тенденций. Записи всех вебинаров доступны для скачивания на сайте проекта.

Исследования DOCFLOW

В рамках проекта ежегодно проводятся исследования опыта заказчиков и потребительских предпочтений на российском рынке СЭД и ECM. Данные исследования включают вопросы готовности заказчиков к использованию систем автоматизации документооборота и решений класса ECM на своих предприятиях, возможные трудности при внедрении и выбираемые пути их преодоления, предпочтения компаний в выборе технологий и предлагаемых решений, динамику расходов и инвестиционные тенденции. Участие в опросе принимают не менее 500 респондентов.

Обзоры рынка DOCFLOW

Одним из направлений деятельности проекта DOCFLOW является создание практических руководств для специалистов в области ЕСМ, включающих в себя полезную и актуальную информацию по вопросам внедрения и использования технологий управления корпоративной информацией. Материалы, разрабатываемые DOCFLOW, содержат обзоры экспертных мнений, практические советы от ведущих специалистов рынка, аналитику, учебные пособия и подборку тематических статей.

Электронный офис

ИТ электронного офиса предназначены для автоматизации обработки документов и коммуникации сотрудников организации.

Программное обеспечение технологии электронного офиса состоит из двух компонентов, в состав каждого из которых может входить любое количество соответствующих приложений в зависимости от потребностей конкретной организации:

I. Компонент электронной обработки документов. Включает стандартные офисные приложения для работы со стандартными типами документов:

- Текстовый процессор (Microsoft Word, OpenOffice Writer);

- Табличный процессор (Microsoft Excel, OpenOffice Calc). Современные табличные процессоры способны выполнять многочисленные операции над данными, представленными в табличной форме вплоть до проведения инженерных, финансовых, статистических расчетов, а также математического моделирования;

- Графический редактор (Adobe Photoshop, Corel Draw, GIMP) или редактор диаграмм (Microsoft Visio, DIA);

- Средства работы с презентациями (Microsoft PowerPoint, OpenOffice Impress);

- СУБД (Microsoft Access, OpenOffice Base);

- Электронные календари, планировщики .

II. Коммуникативный компонент.

- Электронная почта (e-mаil);

- Факсимильная связь .

- Телеконференции используют компьютерные сети для обмена информацией между участниками группы, решающей определенную проблему. Различают три вида телеконференций: аудио, видео и компьютерную. Последняя практически не имеет ограничений на число участников.

Одна из самых востребованных технологий электронного офиса - электронный документооборот (ЭД).

Под документом в рамках ЭД понимается материальный носитель, на котором зафиксированы некоторые сведения, отражающие состояние системы, или принятое решение строго установленного содержания по строго регламентированной форме. Он обладает двумя отличительными свойствами: полифункциональностью и наличием юридической силы. К числу функций, которые реализуются с помощью документа, относятся: регистрация первичной информации или принятого решения, передача, обработка и хранение информации. Наличие юридической силы обеспечивается реквизитом-подписью лица, ответственного за достоверность сведений, содержащихся в документе.

Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД).

Документопоток - процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю.

Под документооборотом понимается регламентированная совокупность взаимосвязан-ных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на опреде-ленных рабочих местах с использованием определенных методов и средств, т. е. технология обработки, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.




Для автоматизации этого процесса используется технология электронного документооборота. С ее помощью могут решаться следующие задачи:

Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях;

Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации;

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия;

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива;

Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации;

Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам;

Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей истории его деятельности;

Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности);

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Основной частью информационного обеспечения технологии электронного документооборота является база данных электронных документов.

Программное обеспечение рассматриваемой технологии обычно включает следующие ключевые компоненты:

- Электронная система управления документооборотом (ЭСУД) - программное обеспечение, реализующее администрирование документооборота, управление маршрутизацией и движением документов, координацию документопотоков, контроль за передвижением документов, за своевременной их обработкой и т. д.;

- Система управления хранением документов - ПО, реализующее функции управления единым документарным фондом организации (централизованным архивом). Эта система обеспечивает выполнение следующих функций:

1. Централизованная регистрация всех документов, которые циркулируют в организации;

2. Ведение централизованного каталога документов организации, обеспечивающего возможность их поиска (по ключевым атрибутам, с использованием полнотекстового поиска и т. д.);

3. Хранение документов в электронном виде в различных форматах;

4. Хранение полной истории работы с документами (кто, когда и как работал с документом), а также различных версий документов;

- Система экспорта / импорта документов ;

- Набор стандартных бизнес-приложений , используемых сотрудниками организации для подготовки документов, - текстовых процессоров, электронных таблиц и т. п., набор специализированных функциональных приложений, предназначенных для подготовки документов (в отличие от стандартных бизнес-приложений они взаимодействуют с БД, поддерживающей структурированную информацию).

- Система управления полномочиями пользователей , обеспечивающая разграничение доступа пользователей к информации (в том числе к документам различной степени секретности) и регламентацию доступа пользователей к функциям, предоставляемым системой.

В зависимости от объема и сложности выполняемых операций современные ЭСУД можно подразделить на следующие категории:

1. Системы электронной почты с расширенным функционалом . Предназначаются для структурированных процессов, состоящих из небольшого количества простых шагов. Инициатор запускает процесс, направляя электронную почту исполнителям, от которых требуются определенные действия в определенный промежуток времени.

2. Автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД) с электронной почтой применяются в малых и средних организациях с большими объемами потоков управленческих документов, характеризующимися ограниченным перечнем выполняемых, строго регламентирован-ных деловых процессов, с целью совершенствования выполнения основных делопроизводственных процедур.

3. Системы коллективной работы (groupware). В эту категорию входят многие почтовые системы (MS Exchange), главное назначение которых - обеспечение коллективной работы пользователей на общем уровне, т. е. обмен сообщениями, документами, общие или персональные папки для хранения информации и механизмы для определения простых маршрутов. Системы коллективной работы класса groupware ориентированы на проект и рассчитаны на группы взаимодействующих сотрудников небольшого или среднего размера, совместно использующих информацию из баз данных.

4. АИС управления потоком документов (технология «docflow»). Ориентированы на использование форм электронных документов, при разработке которых планируются маршруты прохождения этих документов через специалистов определенных отделов. Обработка, исполнение и передвижение каждого документа в организации осуществляются согласно прописанному для него маршруту. Такие системы применяются для средних и крупных предприятий и организаций с большими потоками разнообразной документации, имеющих строго регламентированные процедуры обработки. Пример популярной АИС этого класса - Documentum.

5. Системы автоматизации бизнес-процессов (технология «workflow»). Ориентированы на модель бизнес-процесса, в который может быть вовлечено большое коли-чество сотрудников, имеющих дело с различными типами информации. Автоматизируются все стадии - от описания сценария взаимодействия сотрудников (карта или маршрут бизнес-процесса): кто, что, как и когда должен сделать в рамках конкретного процесса, до реального управления выполнением заданий: уведомления о необходимости провести ту или иную работу, ее контроль и мониторинг, замена исполнителей и т. п. К наиболее известным АИС такого класса относятся WorkRout-II (АО «Весть»), Staffware (StaffwarePlc) и FormFlow (JetForm).