Вставка подписи в документ MS Word. Что означает подписывать документ Документы где нужно расписываться

Подпись — это то, что может обеспечить неповторимый вид любому текстовому документу, будь то деловая документация или художественный рассказ. Среди богатого функционала программы Microsoft Word возможность вставки подписи тоже имеется, причем, последняя может быть как рукописной, так и печатной.

В этой статье мы расскажем обо всех возможных методах поставить подпись в Word, а также о том, как подготовить для нее специально отведенное место в документе.

Для того, чтобы добавить в документ рукописную подпись, сначала ее необходимо создать. Для этого вам понадобится белый лист бумаги, ручка и сканер, подключенный к компьютеру и настроенный.

Вставка рукописной подписи

1. Возьмите ручку и распишитесь на листе бумаги.

2. Отсканируйте страницу со своей подписью с помощью сканера и сохраните ее на компьютер в одном из распространенных графических форматов (JPG, BMP, PNG).

Примечание: Если у вас возникают сложности с использованием сканера, обратитесь к прилагаемому к нему руководству или посетите веб-сайт производителя, где тоже можно найти детальные инструкции по настройке и использованию оборудования.

Совет: Если у вас нет сканера, заменить его может и камера смартфона или планшета, но в данном случае, возможно, придется хорошенько постараться над тем, чтобы страница с подписью на фото была белоснежной и не выделялась в сравнении со страницей электронного документа Ворд.

3. Добавьте изображение с подписью в документ. Если вы не знаете, как это сделать, воспользуйтесь нашей инструкцией.

4. Вероятнее всего, отсканированное изображение необходимо обрезать, оставив на нем только ту область, в которой располагается подпись. Также, вы можете изменить размер изображения. Наша инструкция вам в этом поможет.

5. Переместите отсканированное, обрезанное и приведенное к необходимым размерам изображение с подписью в нужное место документа.

Если вам необходимо добавить к рукописной подписи машинописный текст, прочтите следующий раздел данной статьи.

Добавление текста к подписи

Довольно часто в документах, в которых необходимо поставить подпись, помимо самой подписи, нужно указать должность, контактные данные или какую-либо другую информацию. Для этого необходимо сохранить текстовые сведения вместе с отсканированной подписью в качестве автотекста.

1. Под вставленным изображением или слева от него введите нужный текст.

2. Используя мышку, выделите введенный текст вместе с изображением подписи.

3. Перейдите во вкладку “Вставка” и нажмите кнопку “Экспресс-блоки” , расположенную в группе “Текст” .

5. В открывшемся диалоговом окне введите необходимую информацию:

• Коллекция — выберите пункт “Автотекст” .
• Остальные пункты оставьте без изменений.

6. Нажмите “ОК”

7. Созданная вами рукописная подпись с сопровождающим текстом будет сохранена в качестве автотекста, готового для дальнейшего использования и вставки в документ.

Вставка рукописной подписи с машинописным текстом

Для вставки созданной вами рукописной подписи с текстом, необходимо открыть и добавить в документ сохраненный вами экспресс-блок “Автотекст” .

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться подпись, и перейдите во вкладку “Вставка” .

2. Нажмите кнопку “Экспресс-блоки” .

3. В выпадающем меню выберите пункт “Автотекст” .

4. Выберите в появившемся списке нужный блок и вставьте его в документ.

5. Рукописная подпись с сопровождающим текстом появится в указанном вами месте документа.

Вставка строки для подписи

Помимо рукописной подписи в документ Microsoft Word можно также добавить и строку для подписи. Последнее можно сделать несколькими способами, каждый из которых будет оптимальным для конкретной ситуации.

Примечание: Метод создания строки для подписи зависит еще и от того, будет ли документ выводиться на печать или нет.

Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в обычном документе

Ранее мы писали о том, как в Ворде подчеркнуть текст и, помимо самих букв и слов, программа позволяет также подчеркивать и пробелы между ними. Непосредственно для создания строки подписи нам понадобится подчеркнуть только пробелы.

Для упрощения и ускорения решения задача вместо пробелов лучше использовать знаки табуляции.

2. Нажмите клавишу “TAB” один или более раз, в зависимости от того, какой длины строка для подписи вам нужна.

3. Включите режим отображения непечатаемых знаков, нажав на кнопку со знаком “пи” в группе “Абзац” , вкладка “Главная” .

4. Выделите знак или знаки табуляции, которые нужно подчеркнуть. Они будут отображаться в виде небольших стрелок.

5. Выполните необходимое действие:

6. На месте установленных вами пробелов (знаков табуляции) появится горизонтальная линия — строка для подписи.

7. Отключите режим отображения непечатаемых знаков.

Добавление строки для подписи путем подчеркивания пробелов в веб-документе

Если вам необходимо создать строку для подписи посредством подчеркивания не в документе, готовящемся к печати, а в веб-форме или веб-документе, для этого необходимо добавить ячейку таблицы, в которой видимой будет только нижняя граница. Именно она и будет выступать в качестве строки для подписи.

В данном случае при вводе текста в документ, добавленная вами линия подчеркивания будет оставаться на своем месте. Линия, добавленная таким образом, может сопровождаться вводным текстом, к примеру, “Дата” , “Подпись” .

Вставка линии

1. Кликните в том месте документа, где нужно добавить строку для подписи.

2. Во вкладке “Вставка” нажмите кнопку “Таблица” .

3. Создайте таблицу размером в одну ячейку.

4. Переместите добавленную ячейку в нужное место документа и измените ее размер в соответствии с необходимым размером создаваемой строки для подписи.

5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице и выберите пункт “Границы и заливка” .

6. В открывшемся окне перейдите во вкладку “Граница” .

7. В разделе “Тип” выберите пункт “Нет” .

8. В разделе “Стиль” выберите необходимый цвет линии строки для подписи, ее тип, толщину.

9. В разделе “Образец” кликните между маркерами отображения нижнего поля на диаграмме, чтобы отобразить только нижнюю границу.

Примечание: Тип границы изменится на “Другая” , вместо ранее выбранного “Нет” .

10. В разделе “Применить к” выберите параметр “Таблица” .

11. Нажмите “ОК” для закрытия окна.

Примечание: Для отображения таблицы без серых линий, которые не будут выведены на бумагу при печати документа, во вкладке “Макет” (раздел “Работа с таблицами” ) выберите параметр “Отобразить сетку” , который расположен в разделе “Таблица” .

Вставка линии с сопровождающим текстом для строки подписи

Этот метод рекомендован для тех случаев, когда вам нужно не только добавить строку для подписи, но и указать возле нее пояснительный текст. Таким текстом может быть слово “Подпись”, “Дата”, “ФИО”, занимаемая должность и многое другое. Важно, чтобы этот текст и сама подпись вместе со строкой для нее, находились на одном уровне.

1. Кликните в том месте документа, где должна находиться строка для подписи.

2. Во вкладке “Вставка” нажмите на кнопку “Таблица” .

3. Добавьте таблицу размером 2 х 1 (два столбца, одна строка).

4. Измените местоположение таблицы, если это необходимо. Измените ее размер, потянув за маркер в правом нижнем углу. Отрегулируйте размер первой ячейки (для пояснительного текста) и второй (строка подписи).

5. Кликните правой кнопкой мышки по таблице, выберите в контекстном меню пункт “Границы и заливка” .

6. В открывшемся диалоговом окне перейдите во вкладку “Граница” .

7.В разделе “Тип” выберите параметр “Нет” .

8. В разделе “Применить к” выберите “Таблица” .

9. Нажмите “ОК” для закрытия диалогового окна.

10. Кликните правой кнопкой в том месте таблицы, где должна находиться строка для подписи, то есть, во второй ячейке, и снова выберите пункт “Границы и заливка” .

11. Перейдите во вкладку “Граница” .

12. В разделе “Стиль” выберите подходящий тип линии, цвет и толщину.

13. В разделе “Образец” кликните по маркеру, на котором отображено нижнее поле, чтобы сделать видимой только нижнюю границу таблицы — это и будет строка для подписи.

14. В разделе “Применить к” выберите параметр “Ячейка” . Нажмите “ОК” для закрытия окна.

15. Введите необходимый поясняющий текст в первой ячейке таблицы (ее границы, в том числе и нижняя линия, не будут отображаться).

Примечание: Серая пунктирная граница, обрамляющая ячейки созданной вами таблицы, на печать не выводится. Чтобы скрыть ее или, наоборот, отобразить, если она скрыта, нажмите на кнопку “Границы” , расположенную в группе “Абзац” (вкладка “Главная” ) и выберите параметр “Отобразить сетку” .

Вот, собственно, и все, теперь вы знаете обо всех возможных методах поставить подпись в документе Microsoft Word. Это может быть как рукописная подпись, так и строка для добавления подписи вручную на уже распечатанном документе. В обоих случаях подпись или место для подписи могут сопровождаться пояснительным текстом, о способах добавления которого мы вам тоже рассказали.

Функция подписи в широком смысле заключается в заверении человеком содержания написанного, а также в защите написанного от фальсификации. Что касается официальных документов, то значение собственноручно написанной фамилии, согласно пункту 1 статьи 160 Гражданского кодекса РФ, состоит в скреплении документа, выражающего содержание сделки в письменном виде. Под сделкой в данном случае понимаются любые «действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение и прекращение гражданских прав и обязанностей (ст. 153 ГК РФ). Таким образом, подпись придает документу юридическую силу, подтверждает его подлинность, а также позволяет идентифицировать расписавшееся лицо.

Что входит в состав реквизита подпись

Реквизит подпись в официальных бумагах должен соответствовать требованиям, которые в настоящее время регламентируются ГОСТом Р 6.30-2003. Впоследствии этот стандарт сменит ГОСТ Р 7.0.97-2016, вступающий в силу с 01.07.2018. Итак, по действующему ГОСТу, в состав реквизита подпись входят:

• наименование должности расписавшегося лица;
• его собственноручную подпись;
• расшифровка (инициалы, фамилия).

Выше перечислены базовые составляющие данного реквизита, которые могут варьировать в зависимости от того, на каком бланке он проставляется. Если это нефирменный бланк, то в реквизит добавляется наименование организации. Если же применяется бланк должностного лица, то наименование должности с указанием организации исключается.

Как правильно расписаться

П. 3.22 Госстандарта Р 6.30-2003 содержит некоторые указания на этот счет. Так, например, допускается центрирование наименования должности расписавшегося лица по отношению к самой длинной строке. В случае когда требуются автографы нескольких должностных лиц, они располагаются один под другим согласно иерархии должностей. Если указанные лица занимают равные должности, их подписи располагают на одном уровне. На этом предписания ГОСТа заканчиваются.

В то же время на практике нередко возникает вопрос: какими чернилами и ручками следует расписываться в официальных бумагах? Если речь не идет об отдельных банковских формах, то единого законодательного требования не существует. Тем не менее, предпочтение рекомендуется отдавать шариковой ручке с синими или фиолетовыми чернилами. Это позволит обеспечить внешние признаки оригинала, тогда как автограф, выполненный черной (особенно гелевой) ручкой может быть расценен как ксерокопия.

Где расписаться исполнителю

Еще один реквизит, в котором задействована собственноручная подпись, — это отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Отметка проставляется в том случае, когда вопрос, описанный в тексте, решен или на него получен письменный ответ.

Наличие данного реквизита означает, что работа завершена и бумагу необходимо подшить в дело. Отметка об исполнении сопровождается указанием на дату и номер свидетельствующего об этом документа.

В случае отсутствия такового следует оставить краткие сведения об исполнении, слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ (п. 3.28 ГОСТа Р 6.30-2003).

В том и другом случаях отметка подписывается исполнителем (разработчиком) документа или руководителем структурного подразделения. Располагаться реквизит должен в левой части нижнего поля.

Любая бумага становится официальным документом после того, как на ней появляется подпись. Этот реквизит имеет огромное значение в делопроизводстве и отчетности. Подпись может быть собственноручной и электронной, к ней применяются разные требования. Что входит в состав реквизита «Подпись» и как его правильно оформить в различных ситуациях, подскажет эта статья.

Казалось бы, в чем состоит сложность просто подписать документ? Если речь идет о типографском бланке какого-то отчета, так там вообще есть специальное поле для подписи. Но нюансов на самом деле очень много, и реквизит «Подпись» требует серьезного и внимательного подхода. Ведь при неправильном применении могут возникнуть тяжелые юридические последствия. Разберемся, как же правильно подписывать различные официальные документы.

Место имеет значение

Оформление реквизита «Подпись» всегда начинается с выбора правильного места для него. Обычно он всегда располагается под текстом, в самом конце бланка. Это связано с тем, что подписать бумагу означает удостоверить то, что в ней сказано. Вот типичный пример реквизита «Подпись», когда руководитель компании подписал официальное письмо к партнерам:

Обратите внимание, что для проставления подписи от текста нужно отступить 3 межстрочных интервала. Поскольку полномочия разных должностных лиц на подписание тех или иных документов отличаются, перед подписью принято указывать должность того, кто ее поставил. Должностные права и обязанности определяются учредительными документами, внутренними нормативными актами организации:

• приказами;
• положениями;
• инструкциями.

Иногда автографов может быть несколько, тогда они располагаются одна под другой в соответствии с иерархией лиц, которые их поставили.

Интервал между такими автографами обычно составляет одну строчку. Если, например, договор или акт сверки подписывают должностные лица двух организаций, то их автографы со всеми сопутствующими данными располагаются на одной строчке по разным краям бланка. При этом сам автограф располагается на строчку ниже наименования должности вместе с расшифровкой.

Очень важно помнить, что подписывать нужно именно текст, поэтому отрывать его заверение от основного документа и располагать этот реквизит на отдельном листе категорически нельзя. При недостатке места на другой лист переносится весь последний абзац написанного в бумаге. Страницы при этом должны быть пронумерованы. От краев документа этот реквизит обычно расположен по центру, но в некоторых случаях (обычно в типографских бланках) может быть смещен к левому краю.

Состав реквизита

В состав реквизита «Подпись» всегда входят такие данные, их всего три:

1. Название должности лица, которое ее поставило.
2. Сама подпись.
3. Инициалы и фамилия в качестве расшифровки.

Перед тем, как подписать, необходимо указать должность, отступая от левого поля документа, а расшифровка делается после:

Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ИВАНОВ С.П. Иванов

При использовании фирменного бланка организации название фирмы можно не дублировать и указать только должность подписанта. Вне зависимости от этого обстоятельства должность всегда указывается с заглавной буквы. Это не зависит от того, закончился ли текст точкой, таблицей или какими-то диаграммами и схемами. Название должности обязательно должно соответствовать штатному расписанию. Если этим пренебречь, весь документ может быть признан недействительным, так как в нем указана несуществующая должность, а значит, и лицо, ее занимающее.

Между названием должности и расшифровкой необходимо оставить достаточно места для самого размашистого автографа.

Внешний вид и содержание

К самой личной подписи никаких требований нет, и быть не может. Каждый человек подписывается так, как считает нужным и удобным. Конечно, в идеале в любой закорючке должны быть намеки на первые буквы фамилии и имени, но это необязательно. Более того, обычно облеченные властью граждане стараются сделать свой автограф максимально индивидуальным и сложным, чтобы его было сложнее подделать. Ставить точку после автографа не нужно. А вот расшифровка должна соответствовать паспортным данным. Особенно это касается таких взаимозаменяемых букв, как «е» и «ё».

Факсимиле

Если документов, которые требуют визы руководства, в организации много, то для таких «поточных» бумаг в крупных компаниях принято использовать факсимиле, то есть заменитель личного автографа. Оттиск ставят на письмах и претензиях, а также внутренних документах. Законодательно этот вопрос никак не урегулирован, поэтому желательно избегать проставления факсимиле на отчетах и договорах, то есть на тех бумагах, которые имеют важное юридическое значение.

Что касается документооборота по уже подписанному договору, то в силу статьи 160 ГК РФ , регламентирующей письменную форму заключения сделок, в случаях, предусмотренных законами, иными правовыми актами или соглашением сторон, разрешено использование факсимильного воспроизведения личной подписи с помощью средств механического или иного копирования. То есть нужно прописать такое условие в самом договоре. Иначе налоговики могут забраковать все подписанные таким способом документы для целей налогообложения.

Подписи третьих лиц

Иногда руководителя нет на месте, факсимиле использовать нельзя, а заверить какой-либо документ нужно срочно. Казалось бы, для таких целей у директора есть заместитель или даже несколько. Но вот правом подписи он может и не обладать, если это не прописано специально. Если в таких документах, как трудовой договор или учредительные документы, не сказано о праве заместителя заверять официальные бумаги, отбывая в командировку или отпуск, директор должен делегировать это право отдельным приказом с указанием точной должности и персоналии.

При указании такой должности в бумагах перед автографом ее нельзя сокращать. Например, неправильным будет такой вариант:

Первый зам. директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Нужно писать только так:

Первый заместитель генерального директора ООО «ВЕСНА» ВАСИН Г.Д. Васин

Если в компании принято, то словосочетание «генеральный директор» можно указать с заглавной буквы. Допустимы оба варианта. Другие названия должностей при заверении официальных бумаг сокращать также не нужно.

Отдельно нужно отметить практику, которая сложилась в некоторых организациях. При отсутствии нужного человека, например директора, за него бумагу может подписать другое лицо, например секретарь, поставив свой личный автограф, а перед должностью поместив косую черту, примерно так:

/Генеральный директор ООО «ВЕСНА» ВАСИН С.П. Иванов

Но такая косая черта недопустима! Также нельзя использовать предлог «за» перед должностью. Подписывать имеет право только тот человек, данные которого указаны в бланке. С подписью другого лица бумага будет недействительной. Более того, этот вариант не заверит ни один нотариус, и его можно легко оспорить в суде. Поэтому таких ситуаций, а также исправлений этого важного реквизита желательно не допускать.

Под ним понимаются полномочия всех должностных лиц, которые обладают возможностью лично или печатью удостоверять документ. Обратите внимание, что подписывать и утверждать печатью юридически значимые бумаги может лишь соответствующее должностное лицо, полномочия которого прописаны в должностной инструкции. Данные нормы, как правило, содержатся в должностных инструкциях соответствующих лиц, положениях организации и иных учредительных документах. Кроме того, начальник может выносить приказ о делегировании права подписи. Подпись директора требует особого к себе внимания, так как данное должностное лицо является ключевой фигурой развития компании. Значимые символы невозможно перепечатать, нельзя оторвать от подписанного текста. Состав реквизита Как правило, изначально на документе ставится дата, подпись идёт далее, справа.

Расшифровка подписи. как правильно подписывать документы

Внимание

Если текст необходимо подписать должностными лицами, равными по должности, то их фамилии располагаются на одной строчке. Точно также оформляется документ в том случае, когда договор подписывается несколькими партнёрами или сторонами, заключающими сделку.

Что означает подписывать документ

О том, какие именно действия можно расценивать как одобрение сделки, сказано в пункте 5 информационного письма Президиума ВАС РФ от 23.10.2000 № 57. Партнера можно считать одобрившим сделку, если он полностью или частично оплатил товары, принял их для использования, полностью или частично уплатил санкции или другие суммы в связи с нарушением обязательства, реализует другие права и обязанности по сделке и т. д. Особо о счетах-фактурах Еще один важный документ, на котором должен ставить подпись руководитель: счет-фактура (п.
6 ст. 169 НК РФ). Что делать, если к вам поступит счет-фактура с косой чертой перед подписью? Как выяснила «УНП», в отделе косвенных налогов департамента налоговой и таможенно-тарифной политики Минфина России считают, что сама по себе косая черта перед должностью руководителя не приведет к отказу в вычете НДС.

Подпись

Составные элементы подписи Оба стандарта по оформлению организационно-распорядительных документов (еще действующий ГОСТ Р 6.30-2003 и новый ГОСТ Р 7.0.97-2016) говорят о том, что реквизит «подпись» состоит из следующих атрибутов:

• наименование должности лица, подписавшего документ;
• собственноручная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

В качестве наименований должностей используются «родовые» слова, например: начальник отдела, начальник управления, генеральный директор, директор института, председатель правления, заместитель генерального директора, заместитель директора по административно-организационной деятельности, коммерческий директор, руководитель службы, директор департамента и т.п. Наименование должности оформляется с прописной буквы от границы левого поля.

Оформление подписи в документах

На этой странице:

• Необходимость подписи
• У кого есть полномочия подписи?
• ИП один за всех
• Подпись по доверенности
• Кому подписать документ, если директор отсутствует?
• Как оформляется реквизит «подпись»
• Рекомендации подписывающим сторонам

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

Косая черта перед подписью — как ее понимать?

Подпись При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника в силу п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением N 225. Руководители организаций, предприятий и учреждений крайне редко занимаются заполнением трудовых книжек. Чаще всего обязанности по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек исполняет лицо, уполномоченное на то приказом (распоряжением) работодателя.

Обычно это кадровик (инспектор по кадрам, менеджер по персоналу) или бухгалтер, на которого возложили дополнительную функцию по кадровому делопроизводству и работе с трудовыми книжками.

Как правильно подписывать документы

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

• связанных с банковскими расчетами;
• различных ведомостях;
• кадровых бумагах;
• декларациях;
• счетах-фактурах;
• кассовых документах;
• договорах, которые нужно регистрировать;
• доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

• в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
• между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Оформление реквизита «подпись»

Как оформляется реквизит «подпись» Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству. Элементы подписи Подпись как реквизит состоит из трех частей.

1. Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием.
   Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
2. Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами.

Что означает подпись на документе

Так, старое, доброе «главбух» никем не приветствуется как из числа партнёров, так из числа проверяющих органов.Когда документ подписывается несколькими лицами Если документ подписывается несколькими должностными лицами, то их личные символы располагаются в одну колонку друг под другом. При оформлении документа в печатном виде используется полуторный межстрочный интервал. Подписывают документы сначала те лица, которые располагаются на высшей ступеньке должностной лестницы, то есть удостоверение документа происходит сверху вниз.

Если текст необходимо подписать должностными лицами, равными по должности, то их фамилии располагаются на одной строчке. Точно также оформляется документ в том случае, когда договор подписывается несколькими партнёрами или сторонами, заключающими сделку. Содержание:

• Расшифровка подписи.

Что означает подписывать документы

Контролирующие органы удостоверяют проверку электронной подписью. Так как данная разработка стала широко распространена, налицо простота её использования. Сертификат электронной подписи, который выдаётся при её оформлении, придаёт юридическую значимость документам.

Любой гражданин государства имеет право на получение электронной подписи для того, чтобы воспользоваться перечнем государственных услуг, определённых на сайте. С её помощью можно заверять документы, подавать заявления на оформление новых, а также получать соответствующие письма и уведомления. Благодаря предоставленной возможности, каждый пользователь, не выходя из дома, может заверить отправленное письмо.

Кроме того, с начала 2013 года был налажен выпуск электронных карт, где автоматически размещается электронная подпись. Подобные разработки привнесли необходимый вклад в развитие общества.
В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые последствия. Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина. В оформлении этого реквизита мелочей не бывает, зато при неправильном составлении существуют непредсказуемые (в том числе юридические) последствия.

Как правильно оформить подпись в документе, рассказывает консультант по вопросам делопроизводства, автор и ведущий практических семинаров Ирина Мурнина. Подпись на документе располагается ниже текста или реквизита «Приложение» через 3 межстрочных интервала. Это значит: место подписи практически в конце документа.

Инфо

Оно может оформляться на бланке или без его применения. Пример 19 Подписи на бланке письма организации СвернутьПоказать Пример 20 Подписи на документе, оформляемом не на бланке СвернутьПоказать Если подписывается совместный документ (например, приказ или указание, письмо инструктивного характера) должностными лицами, представляющими разные органы управления / организации, то это не предусматривает использования бланков и требует оформления полного наименования аналогичных должностей на одинаковом уровне: Пример 21 Подписи на совместном документе СвернутьПоказать Это же правило соблюдается при подписании договора. Только перед подписями еще указываются «родовые» слова, введенные в преамбуле и используемые далее в документе в качестве условных сокращенных имен сторон договора (например, «Заказчик» и «Исполнитель» или «Покупатель» и «Поставщик»).

См. Пример 18.

Подпись - обязательный реквизит служебного документа, придающий ему юридическую силу.

Должностные лица подписывают документы в пределах их компетенции. Документы, составляемые в организациях, действующих на правах единоначалия, подписываются одним должностным лицом. На документах, принимаемых коллегиальными органами, ставятся две подписи. Например, протокол подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Документы, направляемые профсоюзными организациями в вышестоящие органы (крайком Профсоюза, ЦК Профсоюза) подписываются руководителем — председателем профсоюзной организации, заместителем председателя профсоюзной организации по поручению председателя профсоюзной организации.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа и сокращённое – на документе, оформленном на бланке), личная подпись и её расшифровка (инициалы, фамилия).

Например :

Председатель профкома КГПУ личная подпись О.Г. Софронова

или на бланке:

Председатель профкома личная подпись О.Г. Софронова

ГОСТ Р 6.30 – 2003 допускает в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Председатель профкома

МОУ № 124 личная подпись Н.А. Борисова

Подпись располагают после текста и отметки о наличии приложений, отступив 2-3 межстрочных интервала.

В документах, подготовленных комиссией, например акты, указываются не должности подписавших лиц, а их обязанности в составе комиссии, в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии

Профкома по охране труда личная подпись Ю.Н. Смирнова

Председатель комиссии личная подпись В.Н. Моисеева

Члены комиссии: личная подпись Е.В. Иванова

личная подпись Л.В. Павлова

Две и более подписи ставятся на документах, за содержание которых отвечают несколько лиц. Договоры и контракты подписывают договаривающиеся стороны.

Финансовые документы имеют особенности в составе удостоверения. Их подписывает руководитель организации и главный бухгалтер. Специальный пункт Федерального закона «О бухгалтерском учете» посвящен порядку подписания первичных учетных документов. В нем говорится: «Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами».

При оформлении документа на бланке должностного лица, должность этого лица в подписи не указывают.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой, в последовательности, соответствующей должности.

Например:

Председатель профорганизации личная подпись Е.Н. Белова

Бухгалтер личная подпись Л.В. Панова

Две подписи оформляются на документах коллегиальных органов – протоколы и выписки из них подписывают председатель и секретарь.

При подписи документа несколькими лицами, равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Председатель Председатель

профорганизации КГПУ профорганизации КГТУ

личная подпись О.Г. Софронова личная подпись В.И. Петров

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности или его заместителем.

Не допускается косой черты перед наименованием должности, или предлога «За», подпись от руки «Зам» и т.д. Это является грубой ошибкой.

В некоторых случаях (для подписания приглашений, извещений, справок, внутренних документов) может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись – это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя организации – председателя профсоюзной организации. Профсоюзная организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи и виды документов, которыми она заверяется. Правила использования факсимиле закрепляются изданием распорядительного документа.

Электронная цифровая подпись. Порядок подписания документов, создаваемых и передаваемых с помощью компьютерных систем, определен в ст. 5 Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации»:

1. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.
2. Документ, полученный из автоматизированной информационной системы, приобретает юридическую силу после его подписания должностным лицом в порядке, установленном законодательством РФ.
3. Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.
4. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования.
5. Право удостоверять идентичность электронной цифровой подписи осуществляется на основании лицензии. Порядок выдачи лицензий определяется законодательством РФ.

Электронные документы с электронной подписью в последнее время получают все более широкое распространение, что связано с принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи». Целью Закона «является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.