Срок исполнения неизвестен. Сроки исполнения входящих документов, установленные законодательством

П режде чем переходить к рассмотрению сроков ответа на поступившие в организацию запросы, необходимо понять, с какого момента они исчисляются. Дело в том, что в последние годы гражданское законодательство в этой части довольно заметно изменилось. Теперь действует принцип, что за своевременное получение почтовой корреспонденции отвечает сама организация (т.е. все риски ее неполучения полностью несет получатель ):

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 3 статьи 54 «Наименование, место нахождения и адрес юридического лица» Гражданского кодекса РФ

Юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений, доставленных по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя. Сообщения, доставленные по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу...

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 165.1 «Юридически значимые сообщения» Гражданского кодекса РФ

1. Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.

Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним.

2. Правила пункта 1 настоящей статьи применяются, если иное не предусмотрено законом или условиями сделки либо не следует из обычая или из практики, установившейся во взаимоотношениях сторон.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пункт 4 статьи 31 «Права налоговых органов» Налогового кодекса РФ

В случаях направления документа налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается 6-й день со дня отправки заказного письма.

В случае направления документа налоговым органом через личный кабинет налогоплательщика датой его получения считается день, следующий за днем размещения документа в личном кабинете налогоплательщика...

Для организации сроки ответа на сообщения налоговой инспекции будут зависеть от того, каким способом она получила документы. Налоговики могут передать документы:

• лично;
• по почте заказным письмом;
• в электронной форме по ТКС через оператора электронных данных или
• через личный кабинет налогоплательщика (ЛКН).

Если с первым случаем понятно, то на 3-х оставшихся остановимся подробнее:

1. Если документ направлен заказным письмом по адресу компании (указанному в ЕГРЮЛ), то датой получения будет являться наиболее ранняя из двух дат:

• 6-й рабочий день, считая со дня, следующего за днем отправки письма (например, требование, отправленное по почте 09.01.2018, считается полученным 17.01.2018; методику расчета еще см. в Примере 1);
• дата фактического получения.

2. Если документ направлен по ТКС, то датой получения будет дата, указанная в квитанции о приеме, которую организация должна направить по ТКС в ИФНС .

3. Если документ направлен через ЛКН, то дата получения – (см. Пример 2).

Самый короткий срок для ответов установлен в отношении требований Следственного комитета: .

При ответах на запросы силовых органов (полиция, Следственный комитет, прокуратура) срок считается в рабочих днях. Течь он начинает так же, как в случае со сроками ответов налоговым органам – со следующего за получением запроса дня.

Пример 4

Запрос прокурора о представлении копий документов

Свернуть Показать

На запрос прокурора на представление копий документов, полученный компанией 11.12.2017, ответ должен быть дан «в течение 5 рабочих дней» (согласно п. 2 ст. 6 закона о прокуратуре) – т.е. не позднее 18.12.2017 до 24-00. Естественно, если иное не установлено в самом запросе.

Практика показывает, что большинство запросов от силовиков содержат срок исполнения 30 дней.

Часто они формулируют задание так – информацию представить:

1) «в установленный законом месячный срок» – эта формулировка таит в себе «множество опасностей», потому что существует целых 3 точки зрения относительно того, как ее понимать. Строятся они на разных трактовках словосочетания «срок, исчисляемый месяцами, истекает в соответствующие месяц и число последнего месяца срока»:

• сторонники первой (самой распространенной) позиции полагают, что если запрос получен 11.12.2017, то документ надо отработать до конца дня 11.01.2018;
• вторая позиция заключается в том, что если запрос получен 11.12.2017, то документ надо отработать до конца дня 12.01.2018. Она основывается на правиле, что при исчислении сроков месяцами не принимаются во внимание тот час и те сутки, которыми начинается течение срока;
• при третьем варианте срок начинает течь в день получения запроса, поэтому при получении запроса 11.12.2017 документ следует успеть обработать до 24 часов 10.01.2017.

Чтобы избежать негативных последствий, рекомендуем подготовить ответ в наименьший из перечисленных срок (тем более, что разница составляет всего 1–2 дня). Если же для вас эти сутки могут оказаться решающими, то уточните у органа, направившего запрос, какая конкретно дата имелась в виду;

2) «не позднее 25.12.2017» (его надо отработать до конца дня 25.12.2017);

3) «до 25.12.2017» (вот с этим вариантом тоже сложно: неизвестно, что под ним подразумевает автор документа – необходимость его исполнения до наступления 25 (т.е. 24 декабря) либо возможность это сделать еще 25-го декабря; поэтому лучше подстраховаться и уложиться в более короткий из этих двух вариантов срок);

4) «к 12.00 14.12.2017» (редко, но встречается и такой вариант – четко указан не только день, но и момент времени в нем, когда все уже должно быть сделано);

5) «в течение месяца со дня вынесения настоящего представления» (тут на всякий случай лучше уложиться в месяц со дня издания представления его автором, например, если дата его регистрации автором 11.12.2017, то, следуя нашим рекомендациям, успеть исполнить представление лучше по 10.01.2018 включительно).

Трудовые отношения

В отношениях между работником и работодателем достаточно много моментов, которые связаны с направлением либо получением каких-либо документов. Вместе с тем сроки направления корреспонденции в этом случае служат скорее точками отсчета, связанными с наступлением определенных юридических фактов, возникновением прав, обязанностей.

Пример 6

Направление уведомления о необходимости забрать трудовую книжку

Свернуть Показать

Направление уволенному работнику уведомления о необходимости забрать трудовую книжку прекращает длящееся нарушение, которое условно можно назвать «незаконное удержание трудовой книжки». До направления такого письма, вне зависимости от причин, по которым книжка осталась у работодателя, он считается виновным в ее удержании. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за это (см. ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

Обычно отслеживание сроков, связанных с трудовыми отношениями, – привилегия и обязанность кадровиков. Служба делопроизводства сталкивается с этими вопросами реже. «Классических» в нашем понимании сроков ответа на запросы работников не много:

• прежде всего, это ответ на требование о предоставлении документов и их копий, связанных с работой. Такие запросы могут поступать от текущих и бывших работников как по внутренним каналам организации, так и по почте. Вне зависимости от способа их получения ст. 62 ТК РФ требует обработать их и направить ответ в течение 3 рабочих дней (например, получив такое требование 11.12.2017, его надо отработать до конца рабочего дня 14.12.2017);
• еще один вариант изложен в ст. 235 ТК РФ – здесь закреплено право работника обратиться в суд, если работодатель не отреагирует на его заявление о возмещении ущерба в течение 10 дней. Соответственно, срок ответа на подобный запрос для работодателя составляет именно 10 дней. Впрочем, здесь установлен «мягкий» вариант срока, поскольку законодатель фактически постановил считать молчание компании равным ее отрицательному ответу. Хотя и в этой ситуации (когда компания согласна с требованиями работника) промедление может привести к отрицательным последствиям. Если работник успеет подать в суд до получения согласия о выплате от организации, с нее дополнительно могут взыскать судебные расходы. Суммы будут не очень большие (госпошлина и расходы на юридические услуги) но тем обиднее, что их можно было избежать, просто своевременно отправив письмо или вручив ответ лично сотруднику.

Кроме явных, прямо указанных сроков, ТК РФ содержит и некоторые пробелы. Так, в ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ предусмотрено право работника потребовать выслать ему трудовую книжку по почте. При этом срок, в течение которого трудовая книжка направляется сотруднику, не указан. Представляется, что в этой ситуации возможны 2 варианта:

Порядок определения сроков ответов на требования работника в трудовых отношениях определяется по правилам очень близким к тем, что приняты для расчета сроков в налоговых отношениях. Исчисление сроков в трудовом праве определено в ст. 14 ТК РФ:

• сроки, исчисляемые годами / месяцами / неделями, истекают в соответствующее число последнего года / месяца / недели;
• в срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни;
• если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.

В тексте ТК РФ при определении сроков в днях они, как правило, сразу формулируются именно в рабочих днях (например, «не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления»).

Однако есть и отличие – ТК РФ различает сроки, связанные с возникновением и прекращением прав:

• срок, связанный с возникновением трудовых прав / обязанностей, начинается с календарной даты, которой определено их начало (например, испытательный срок начинает течь в день заключения трудового договора);
• срок, связанный с их прекращением, начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений (например, срок обращения в суд из-за нарушений при увольнении начинается со дня, следующего за днем увольнения).

Отдельно стоит остановиться на сроках ответов на запросы Государственной трудовой инспекции (ГИТ). Трудовой кодекс РФ не содержит указаний, как быстро компания должна на них реагировать. Порядок взаимодействия данного госоргана и организаций определен подзаконным актом – административным регламентом . Согласно его п. 87 ГИТ самостоятельно определяет данные сроки и указывает их в своих запросах и предписаниях.

Если организация посчитает, что не в состоянии выполнить данные требования в срок, она вправе в пределах установленного в первоначальном предписании периода обратиться с аргументированным запросом об увеличении срока предоставления документов / выполнения иного предписания. Если аргументы сочтут убедительными, срок продлят (п. 88).

* * *

В этом номере журнала мы рассмотрели только часть случаев, когда службе делопроизводства необходимо ориентироваться в законодательно установленных сроках ответов на поступающие в организацию документы.

В следующем номере поможем вам разобраться, как определить сроки ответов своим контрагентам-организациям в рамках гражданско-правовых отношений, а также при общении с потребителями собственных товаров и услуг по правилам закона о защите прав потребителей.

Боитесь, что не сможете правильно определить срок исполнения того или иного документа? Тогда этот материал для вас.

Из статьи вы узнаете:

Вся документация, подлежащая исполнению сотрудниками, имеет сроки, в течение которых данное поручение должно быть выполнено. При этом наличие определенных временных рамок позволяет не только осуществлять контроль исполнения документов, но и определять личную эффективность работников.

Что подразумевает срок исполнения документа

Сроки исполнения документов существуют в каждой организации и отображают временные рамки, в течение которых поручение или решение по данной деловой бумаге должно быть исполнено. При этом существует два вида: они могут быть как типовыми, так и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения документов определяются постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452. Ознакомиться с данным документом более подробно вы можете по этой ссылке .

Из названий становится понятно, что типовые сроки исполнения документов устанавливаются определенными нормативными актами и законами. Данная категория имеет определенные временные рамки, в течение которых должны быть приняты определенные меры в отношении данной деловой бумаги.

К примеру, ярким представителем типовых сроков являются письменные обращения граждан в государственные сроки. По законодательству на их рассмотрение выделяется 30 дней. Более подробно о рассмотрении обращений граждан вы можете узнать .

Название индивидуальных сроков говорит само за себя. В данном случае время, отведенное на выполнение деловой бумаги, устанавливается непосредственно в рамках одной компании. Как правило данная категория закрепляется изданием соответствующего документа. В этом случае порядок и время рассмотрения определенных категорий деловых бумаг может быть закреплен в инструкции по делопроизводству. При этом установленный период выполнения документа может быть изменен только внесением соответствующего изменения в саму инструкцию.

Важно понимать, что сроки исполнения документов устанавливаются для того, чтобы унифицировать всю работу с документами в организации. Именно их наличие позволяет качественно и своевременно осуществлять работу в отношении входящей документации, выполнять поручения и приказы руководителя и т.д. Таким образом, наличие временных рамок помогает существенно регламентировать работу в отношении определенных категорий деловых бумаг.

Индивидуальные сроки исполнения

Как уже было сказано выше, индивидуальный период предъявления документа к выполнению могут устанавливаться руководителем компании или автором документа. Во втором случае изменять временные рамки также может лишь сам автор деловой бумаги.

Не стоит забывать и о том, что типовые сроки также могут быть пересмотрены в рамках одной организации. Для этого требуется принятие соответствующего акта. Более подробно о процедуре вы можете узнать .

Таким образом, то же предложение о сотрудничестве, полученное от другой компании, может получить временной период на выполнение после просмотра руководителем. В данном случае он может быть установлен в виде резолюции на документе и иметь подробную информацию о дальнейших действиях.

Приказы

Не стоит забывать и о том, что все приказы требуют выполнения в определенное время. При этом текст приказа всегда содержит дату, с которой вступают в силу определенные изменения. В большинстве своем формат даты, в котором указывается исполнительный период, отображается последним днем исполнения. К примеру, "… по 20.09.2017…", "… до 20.09.2017…" и так далее. В таком случае может быть и указано время, к которому поручение должно быть исполнено. К примеру, речь может идти о необходимости подготовить определенную документацию к 10 часам утра последнего дня, указанного в периоде исполнения.

Следует отметить и тот факт, что ряд приказов может содержать информацию о введении каких-либо изменений в деятельность организации. В таком случае период исполнения с которого изменения вступают в силу указывается в виде "… с 15.09.2017" и т.д.

Определение срока исполнения

Как уже было сказано выше, сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными. Для определения типовых сроков секретарям удобнее всегда иметь под рукой перечень данных временных рамок. Наличие такой шпаргалки позволит не допустить срыва исполнения, что может привести к определенным последствиям, в том числе и административным наказаниям.

В случае, если речь идет о входящих документах, как правило, автор письма самостоятельно указывает срок, в течение которого требования по данной деловой бумаге должны быть выполнены. При отсутствии срока во входящем документе, он может быть проставлен в виде резолюции руководителем компании при рассмотрении деловой бумаги.

Вся документация с пометкой «Срочно» подлежит исполнению в течение 3 дней. При этом речь идет о календарных днях. В таком случае, если письмо с данной отметкой поступило в вашу организацию в пятницу, рекомендуем незамедлительно передать его исполнителю, так как срок его исполнения подойдет к концу уже в понедельник.

Также при нанесении резолюции на документ рекомендуем уточнять, в календарных или рабочих днях исчисляется указанный временной период. Подобное уточнение поможет исполнителю выполнить все требования точно в срок. Более подробно об использовании резолюции со сроком исполнения вы можете узнать .

При этом началом срока исполнения входящего документа является дата его поступления в вашу организацию. При работе с внутренней документацией началом срока принято считать тот день, когда деловая бумага была подписана, утверждена или в ее отношении было принято решение.

Изменение и нарушение сроков исполнения

В том случае, если исполнитель не успевает выполнить определенные указания по работе с документацией в строго установленное время, он должен составить служебную записку. Содержанием данной деловой бумаги должна стать просьба о переносе/продлении временного периода и указание причины, по которой это необходимо. Служебная записка должна быть составлена на имя того человека, который устанавливал временной период требований.

При просрочке секретарь должен потребовать наличие объяснительной записки, в которой бы указывалась причина, по которой определенные требования не были исполнены вовремя. При этом объяснительная записка должна быть написана в том структурном подразделении, в задачи которого входило исполнение деловой бумаги и требований, изложенных к ней.

Отметим, что переносить сроки исполнения документа можно только в том случае, если речь идет о индивидуальных сроках. При этом одобрение на продление или перенос временного периода вам может дать только автор самого документа или резолюции. Получить более подробную информацию о переносе сроков вы можете .

Принципиальным вопросом в организации контроля является срок исполнения документа.

Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения. Типовые сроки исполнения устанавливаются законодательно.

Например, сроки исполнения поручений Правительства РФ, поручений руководителей федеральных органов исполнительной власти, депутатских и парламентских запросов, обращений граждан, исполнения ряда документов органов управления в негосударственных коммерческих организациях и др. установлены федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ.

Индивидуальные сроки устанавливаются либо в тексте документа (это характерно для распорядительных и нормативных документов, для отчетной и статистической документации), либо в резолюции и устных указаниях руководителя, который принимает решение об исполнении документа. В регламентах установлены сроки исполнения по каждому виду документов отдельно. Предусмотрено три категории сроков - от 3 до 30 дней.

Например, поручения, содержащие указание "срочно", "незамедлительно" (или аналогичное), подлежат исполнению в течение 3 дней с даты подписания поручения.

Обратите внимание, что срок установлен не с даты получения документа исполнителем, а с даты подписания документа.

Указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения поручения.

Если срок исполнения в поручении не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца с даты его подписания.

Не каждый документ и не каждое задание возможно исполнить в установленный срок, поэтому важно, чтобы в любой организации был четко установлен порядок изменения срока. В любом случае это является исключительной мерой. Решение о продлении срока исполнения может быть принято только тем должностным лицом, которое установило первоначальный срок. В действующих правилах делопроизводства эта процедура не регламентирована.

Считается, что срок исполнения документов может быть изменен не менее чем за 2-3 дня до его истечения. Инициативу должен проявить исполнитель, которому поручено исполнение, он обязан обосновать и согласовать с руководителем изменение срока. Он же должен сообщить об изменении срока в контрольное подразделение службы ДОУ.

В типовых регламентах установлен четкий порядок переноса срока исполнения документов. При этом стоит обратить внимание на то, что действие по переносу срока должно быть документировано. Ру¬ководитель (или структурное подразделение), которому было поручено исполнение, обязан представить соответствующий документ. Это может быть:

предложение о переносе срока, если задание не может быть исполнено в установленный срок;

предложение о привлечении соисполнителей, если у первоначально назначенных учреждений или органов управления не хватает полномочий на исполнение;

проект доклада с предложением о назначении другого исполнителя поручения.

При этом важно отметить, что эти предложения представляются в течение 7-10 дней с даты подписания поручения, а не за два-три дня до окончания срока.

Предложения с обоснованием необходимости изменения головного исполнителя представляются руководству федерального органа исполнительной власти руководителем заинтересованного структурного подразделения в течение 3 дней с даты оформления поручения, а по срочным и оперативным поручениям - незамедлительно.

В нормативных документах межотраслевого действия практически не предусмотрена процедура информирования руководителя, давшего задание, о срыве срока исполнения. Формы информирования руководителей могут быть разными, как правило, это перечень неисполненных документов. Наиболее привычной формой является справка.

В такой справке работник делопроизводственной службы указывает наименования структурных подразделений, сведения о корреспонденте (авторе), документе, номере, дате, кратком содержании, сроке исполнения, фамилии исполнителя и др.

При этом следует отметить, что периодичность представления такой информации в нормативных документах не определена.

В Типовых регламентах определен порядок информирования о срыве срока исполнения. Структурное подразделение, обеспечивающее контроль за исполнением, еженедельно представляет руководителю информацию о находящихся на контроле документах по форме, определенной руководителем федерального органа исполнительной власти. Кроме того, должностное лицо, ответственное за исполнение, в течение 2-3 дней после истечения срока обязано представить руководителю, который давал задание, объяснение о ходе исполнения поручения, перечислить исполнителей (должностных лиц), причины неисполнения в установленный срок и меры ответственности, предлагаемые или принятые в отношении виновных в неисполнении поручения работников.

Последняя операция по контролю входящих документов - снятие с контроля после завершения исполнения. Однако и эта операция не регламентирована действующими нормативными документами по делопроизводству. Служба контроля не должна самостоятельно снимать документы с контроля, это могут делать только те должностные лица, которые ставили документы на контроль.

На практике снятие с контроля осуществляется и на основе устных сообщений об исполнении и на основе соответствующим образом оформленного и подписанного ответного документа.

При этом специалист группы контроля службы ДОУ делает соответствующие отметки в регистрационно-контрольной форме (карточке), а ответственный исполнитель на входящем документе ставит отметку об исполнении, удостоверяя ее своей подписью.

Обобщение, анализ и использование данных об исполнении документов в условиях традиционной и автоматизированной технологии обработки документов. Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

Общее количество документов на исполнении;

Количество исполненных документов в срок (%);

Количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

Причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами

Автоматизированные системы контроля за исполнением документов, опыт их применения.

Наиболее рациональным является на сегодняшний день ав­томатизированный контроль за исполнением документов, кото­рый секретарь ведет на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматиче­ски при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная да­та)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле - специальный штамп в виде буквы «К», слова «Кон­троль» или просто делается отметка ярким карандашом (К). Это привлекает внимание исполнителя к контролируемому докумен­ту. Отметка о взятии документа на контроль проставляется на левом поле документа на уровне заголовка.

При ведении текущего контроля ответственные за кон­троль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) еже­дневно, как правило, в начале рабочего дня вызывают на эк­ран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых (поле «Контрольная да­та») истекает сегодня. При соответствующих настройках про­граммы список может автоматически распечатываться в нача­ле каждого рабочего дня.

В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сро­ком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Специальные программы позволяют выводить на экран спи­ски документов, исполнение которых истекает в определенный срок. Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполни­телям и таким образом видеть загрузку каждого. Так как маши­на фиксирует все задержки исполнения документов, программу контроля можно увязать с премированием сотрудников. При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в лю­бой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных ис­полнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по ви­дам документов. Соответствующие аналитические справки могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

При создании (настройке) системы регистрации рекомендует­ся сразу заложить определенный перечень типовых справок (от­четов), создаваемых в автоматическом режиме. Это могут быть:

Справка (отчет) об отправленных документах (список от­правленных документов или количественные данные);

Справка (отчет) о поступивших (входящих) документах (список или количественные данные);

Справка (отчет) о документах, числящихся за исполнителя­ми, т.е. находящихся в стадии исполнения (полный список или количественные данные);

Справка (отчет) о количестве выполненных исходящих до­кументов (исполнителями, списочный или количественно);

Справка (отчет) о движении документов (используется для фиксации передачи документа от исполнителя ис­полнителю);

Справка (отчет) о неисполненных входящих документах (списочный или количественно);

Справка (отчет) о неисполненных исходящих документах (списочный или количественно);

Справка (отчет) о ходе выполнения внутренних документов;

Для получения определенного вида справки (отчета) в меню программы выбирается соответствующий тип отчета, а затем в открывшемся экране задаются начальная и конечная даты инте­ресующего периода.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой, документ должен быть передан исполнителю (ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения.

Срок исполнения документа -- это срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией. Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовой срок исполнения документа -- срок исполнения документа, установленный нормативно-правовым актом. Типовые сроки исполнения документов наиболее часто устанавливаются для периодически создаваемых документов (для документов наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации). Типовые сроки установлены законодательно в указах Президента РФ, правительственных нормативных актах, ведомственных подзаконных актах. Так, в Типовом регламенте внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденном Постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. № 452, предусмотрены следующие типовые сроки:

• - поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства, содержащие указание «срочно», «незамедлительно» (или аналогичное), подлежат исполнению в течение трех дней с даты подписания поручения;
• - указания Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства с отметкой «оперативно» предусматривают десятидневный сро к исполнения поручения;
• - если срок исполнения в поручении Президента Российской Федерации, Председателя Правительства и заместителя Председателя Правительства не указан, оно подлежит исполнению в течение одного месяца от даты его подписания;
• - запросы, поступающие в соответствии с законодательством Российской Федерации из правоохранительных органов, исполняются в федеральном органе исполнительной власти в указанный в запросе срок, а если срок не установлен - в течение тридцати дней ;
• - обращения граждан рассматриваются в федеральном органе исполнительной власти в течение тридцати дней от даты поступления. При необходимости срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен заместителем руководителя федерального органа исполнительной власти, но не более чем на тридцать дней , с одновременным информированием заявителя и указанием причин продления.

Часть типовых сроков исполнения зафиксирована в Приложении № 10 Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), например:

• - письма предприятий (объединений), учреждений, организаций - срок их рассмотрения и исполнения - десять дней ;
• - протокол разногласий: составление и направление в десятидневный срок; рассмотрение - в двадцатидневный срок и т.д.

Кроме этого, в рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах. После их включения в табель форм документов или инструкцию по делопроизводству, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальный срок исполнения документа -- это срок исполнения документа, который установлен отдельным организационно-распорядительным документом организации или резолюцией. Индивидуальные сроки исполнения должны указываться в тексте документа или резолюции при получении входящего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне типовых сроков.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях от даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других организаций -- с момента (даты) их поступления.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме (карточке). Реквизит 19 (отметка о контроле) -- это реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу первого листа документа в виде заглавной буквы «К» или слова «Контроль». Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, постановку его на контроль осуществляет служба ДОУ в момент регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

• - типовые сроки - принятием нового акта;
• - индивидуальные - руководителями, которые их установили.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящая организация, организация - автор документа и органы госнадзора. В течение срока исполнения документа должны осуществляться предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, фиксируются в регистрационно-контрольных карточках. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители. Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях. Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствуют заданию, то она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Факт исполнения документа и снятия его с контроля подтверждает отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28) - это реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «в дело»; номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем доку-мента или руководителем структурного подразделения, в котором был исполнен документ. Снять документы с контроля может только лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов, сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения. На самом документе в правом нижнем углу может проставляться отметка о снятии документа с контроля только в самом контрольном массиве. Передача доку-ментов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения.

Позволяет находить зарегистрированные документы по любому показателю. Так как в регистрационную форму вносится срок, к которому документ должен быть исполнен, можно подобрать документы и по этому показателю, т.е. сроку исполнения. Именно на этом показателе регистрационной формы строится контроль за сроками исполнения документов.

Контроль за исполнением документов

Контроль за исполнением документов — совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Контроль можно разделить на два вида:

• контроль по существу решения вопроса — осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица;
• контроль за сроками исполнения документов — ведет служба документационного обеспечения управления или в небольшой фирме — секретарь.

Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, поставленных в документе, несут как руководители структурных подразделений, так и сотрудники, которым поручено исполнение документа.

Организация ведения контроля за сроками исполнения документов включает следующие операции:

• фиксация в процессе регистрации всех поставленных на контроль документов и указаний руководства;
• проверка доведения документа до исполнителя в срок;
• напоминание исполнителям и руководителям подразделений о приближении или истечении сроков исполнения документов;
• внесение данных о передаче документа от исполнителя исполнителю или изменении сроков исполнения документов в регистрационную форму;
• информирование руководителей (подразделений и организации) о ходе исполнения документов;
• внесение в регистрационную форму данных об исполнении документов (снятии документа с контроля);
• составление аналитических справок по сроковому контролю за исполнением документов.

На контроль ставятся все документы, требующие ответа и исполнения. Так как в распорядительных документах предметом контроля являются содержащиеся в них решения, на контроль ставится каждый пункт, т.е. каждое задание или поручение, зафиксированное в распорядительном документе. Секретарь руководителя должен ставить на контроль и устные поручения руководства.

Сроки исполнения документов

Срок исполнения документа — срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Сроки исполнения документов могут быть:

• типовые;
• индивидуальные.

Типовые сроки исполнения определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан, или закрепляются в организации для постоянно повторяющихся .

Индивидуальные сроки указываются в самом документе или в резолюции руководства. Например, в документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.

Исполнение документов, с длительным сроком исполнения

Исполнение документов, содержащих сложные задания, с длительным сроком исполнения (несколько месяцев, полгода, год) ставится на поэтапный контроль.

В сроковом контроле выделяют текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.

Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня, и напоминание исполнителю о необходимости завершения работы над документом.

Текущий контроль помогает составить план работы на день и сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (подписание контракта, отправка сообщения, решение вопроса на совещании и т.д.).

Предупредительный контроль отличается от текущего тем, что он проводится по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудник имеет еще время для решения вопроса.

Если в процессе контроля выясняется, что документ не может быть исполнен в срок, вопрос об изменении срока исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты.

Изменить срок исполнения может только руководитель, установивший его ранее.

Снятие документа с контроля осуществляется после полного исполнения документа: подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа записывается в регистрационной карточке. Например: направлена телефонограмма, командирован сотрудник, составлен договор и т.п.

В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.

В крупных учреждениях служба делопроизводства ведет и итоговый контроль. Он осуществляется сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой анализ исполнительской дисциплины в организации, фирме и ее структурных подразделениях.

Отчет по контролю исполнения документов

По результатам анализа составляются обобщающие отчеты. Например, форма отчета по контролю:

Такая таблица является основой для итогового контроля.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня все чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов.

Сроковая картотека обычно ведется сегодня в структурных подразделениях или небольших фирмах. Для ее ведения используются регистрационные карточки и небольшой картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2-3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченнымсроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.

Зарегистрировав полностью документы, расставляют карточки по срокам исполнения, т.е. ставят каждую карточку за то число» на которое документ должен быть исполнен. Таким образом, по сроковой картотеке легко можно узнать, что на какой день должно быть исполнено.

Когда исполнен, на оборотной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Если в процессе решения вопроса документ передавался от одного исполнителя к другому, все это также фиксируется на оборотной стороне карточки.

Но наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов , который ведется на персональном компьютере.

Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении данных (поля) «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. При ведении текущего контроля ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме — секретарь) ежедневно в начале рабочего дня вызывают на экран компьютера и при необходимости распечатывают список документов, срок исполнения которых истекает сегодня. При соответствующих настройках программы список может автоматически распечатываться в начале каждого рабочего дня.

Предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении).

Автоматизированная система контроля легко позволяет просмотреть все задания не только по срокам, но и по исполнителям и таким образом видеть загрузку каждого. Аналитические справки по сроковому контролю могут автоматически составляться компьютером по заданной форме и поступать на компьютер руководителя.

Например, руководитель подразделения может автоматически каждое утро получать список документов (заданий) с просроченным сроком исполнения по следующей форме:

Или справку о документах за исполнителями, как общую:

так и по конкретному исполнителю.

Такие справки позволяют руководителю более равномерно распределить работу между сотрудниками и используются при составлении должностных инструкций.

Аналитические справки о состоянии исполнения (заданий) являются важным критерием для определения эффективности работы сотрудников и используются при определении степени материального поощрения всех работников сферы управления. Использование автоматизированных технологий значительно сокращает трудозатраты на регистрацию» контроль исполнения и справочно-информационное обслуживание.

Четко налаженный контроль исполнения является средством создания деловой атмосферы в офисе, условием понимания, что каждое задание должно быть выполнено в срок, и эффективным средством повышения производительности труда в сфере управления.