Стандартизация и унификация документов. унифицированные системы документации. презентация к уроку на тему Презентация организационно распорядительные документы стандартизация и унификация

В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного
использования новых информационных технологий, встал вопрос о
необходимости унификации документированной информации,
прежде всего в сфере управления. В 1971 г. было принято
специальное постановление Правительства СССР об ускорении
работ по созданию унифицированных систем документации и
классификаторов технико-экономической информации. Их
разработка велась на основе функциональных систем
документации.
В нашей стране фактически впервые в отечественной и
зарубежной практике была создана система документационного
обеспечения управления с целью установления единого порядка
документирования управленческой деятельности в масштабах
государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая
государственная система делопроизводства). В общей
сложности в Советском Союзе было разработано 16
унифицированных систем документации.
Унифицированная система документации является результатом
проведения унификации документов этой системы.

Унификация – это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к
единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих
объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов).
Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то
достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности,
в том числе и в документировании.
Унификация документов – это приведение документов к единой системе, форме,
единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их
показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению
рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в
документации. Другими словами, суть унификации документов сводится к
сокращению их неоправданного многообразия путем установление рационального
состава форм документов, приведения их к единообразию через единство
структуры, реквизитов, языковых конструкций и операций по обработке, учету и
хранению документов. При унификации сокращение количества видов и форм
документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в
системе документации лишних и дублирующих документов.

Управленческие документы,
используемые в самых
разных сферах и органах
управления, должны
оформляться единообразно.
Это позволяет включать
документы в единую для
страны систему
делопроизводства,
способствует их оперативной
обработке и исполнению,
сокращает затраты времени
на работу с документами не
только
делопроизводственного
персонала, но и всех
работников управленческого
аппарата – от руководителей
до рядовых сотрудников.

Унификация документов– это установление единообразия состава и форм
управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления
однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке,
учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с
многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой
информацией.
Унификация управленческих документов предполагает унификацию
состава документов, создаваемых при решении управленческих задач,
и унификацию формдокументов.
Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление
комплекса документов, необходимых и достаточных для решения
управленческих задач (в результате состав документов организации может
быть значительно сокращен).
Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных
формах документов информационных показателей и реквизитов,
соответствующих назначению документов, и установление единых требований к
их составлению и оформлению.
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так
и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и
требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой
документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных
для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.
Другими словами, стандартизация документов – это установление
единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью
упорядочения управления. Стандартизация является итогом
унификации, ее высшей формой.
Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных
правил и требований к разработке и оформлению управленческих
документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов
создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче
воспринимается получателями.

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как
стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ 7.32-91.
Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила
оформления) или их элементы (например, ГОСТ 9327. Бумага
потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы
документации (например, ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы
документации. Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению
документов). Унифицированные системы документации состоят из
совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих
документированное представление данных в определенных видах
управленческой и хозяйственной деятельности.

Основные задачи совершенствования содержания
документа:
1) при унификации:
отбор реквизитов, соответствующих назначению документа
и методам его обработки;
2) при стандартизации:
установление единых требований к реквизитам,
включаемым в документ. В результате совершенствования
содержания документов создаются унифицированные
формы документов.

Основными задачами совершенствования форм
документовследует считать: при унификации:
целесообразное уменьшение разнообразия документов по
форме и правилам оформления.
при стандартизации:
формирование и внедрение в качестве обязательной нормы
ограничений, позволяющих отобразить наиболее эффективные
формы и правила оформления документов и обеспечить их
длительное хранение.

Существо термина «стандартизация» характеризуется
тремя основными моментами:
1) стандартизация – это устанавливаемые на
длительный промежуток времени общегосударственные
общеобязательные нормы создания документов. При
этом она не только вводит нормы, но и гарантирует их
соблюдение;
2) стандартизация – это унификация свойств и качеств
документа, введение единых размеров форм, правил,
требований для всех документов;
3) стандартизация – это закрепление и распространение
лишь тех свойств, качеств документа, которые имеют
наибольшую функциональную оправданность,
обеспечивают наибольший управленческий эффект.
Унификация и стандартизация документов тесно
связаны. Часто унификация рассматривается как один
из методов стандартизации. Унификация может
проводиться самостоятельно (без стандартизации).

Унифицированная форма документа

УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА
Унифицированная форма документа – это «совокупность реквизитов,
установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности
задачами и расположенных в определенном порядке на носителе
информации».
(Пример)

ВИДЫ
УНИФИЦИРОВАННОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ

Униицированная система первичной учетной документации.

УНИИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.
Униицированная система первичной учетной документации:
- документация по учету труда и его оплаты;
- документация по учету основных средств и нематериальных активов;
- документация по учету кассовых операций;
- документация по учету материалов ментация по учету результатов
инвентаризации;
- документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
- документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтностроительных работ;
- документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья;
- документация по учету движения зерна;
- документация по учету движения другой продукции растениеводства;
- документация по учету движения животных;
- документация по учету движения продукции животноводства;
- документация по учету реализации продукции;
- документация по учету продукции,товарно-материальных ценностей в местах
хранения;
- документация по учету работы строительных машин и механизмов;
- документация по учету работ в автомобильном транспорте.

Унифицированная система банковской документации.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.
Унифицированная система банковской документации:
- платежная документация по безналичным расчетам;
- документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям;
- документация по квитовке авизо;
- документация по организации валютного регулирования и валютного
контроля;
- документация по контролю расчетов с применением авизо между
учреждениями Банка России;
- документация по кредитным операциям банков;
- документация по денежному обращению;
- документация банковской отчетности;
- документация депозитарного учета.

Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БЮДЖЕТНОЙ ФИНАНСОВОЙ,
УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ.
Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и
отчетной документации:
- финансовая документация;
- документация по бюджетной отчетности;
- документация по бюджетному учету;
- документация по отчетности об исполнении федерального бюджета,
представляемая в Правительство Российской Федерации;
- документация по финансовой отчетности об исполнении федерального
бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации.

Унифицированная система отчетно-статистической документации:
- документация по институциональным преобразованиям в экономике, развитию
негосударственного сектора;
- документация по макроэкономическим показателям и экономическим балансам;
- документация по доходам и уровню жизни населения;
- документация по науке и инновациям;
- документация по демографическим показателям и правонарушениям;
- документация по экономической активности населения, оплате и условиям труда
работников;
- документация по оптовой торговле;
- документация по финансам (государственные финансы и денежное обращение,
финансы организации);
- документация по природным ресурсам и охране окружающей среды, жилищнокоммунальному хозяйству, здравоохранению, туризму и отдыху, образованию и
культуре, платным услугам;
- документация по статистике промышленности;
- документация по сельскому хозяйству;
- документация по строительству;
- документация по внешнеэкономической деятельности;
- документация по розничной торговле и общественному питанию;
- документация по транспорту и связи;
- документация по ценам и тарифам;
- документация по инвестициям.

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской
документации предприятий:
- отчетная бухгалтерская документация;
- регистры бухгалтерского учета;
- первичная учетная документация;
- бланки строгой отчетности.

Унифицированная система документации по труду.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ.
Унифицированная система документации по труду:
- документация по состоянию рынка труда;
- документация по трудовым отношениям;
- документация по повышению квалификации работников органов по
труду;
- документация по охране труда;
- документация по минимальным потребительским бюджетам;
- документация по обращениям в органы по труду.

Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО
ФОНДА РФ.
Унифицированная система документации Пенсионного
фонда РФ:
- документация по учету и распределению средств;
- документация по планово-экономической деятельности;
- документация по контрольно-проверочной
деятельности.

Унифицированная система внешнеторговой документации.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ВНЕШНЕТОРГОВОЙ
ДОКУМЕНТАЦИИ.
Унифицированная система внешнеторговой документации:
- оперативно-коммерческая документация;
- товаросопроводительная документация;
- расчетная внешнеторговая документация;
- страховая внешнеторговая документация;
- документация, оформляемая при ввозе (вывозе) ;
- транспортная внешнеторговая документация;
- экспедиторская внешнеторговая документация.

Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Также, унификация – это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге. Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом. Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав УСД входят:

УС организационно-распорядительной документации;

УС банковской документации;

УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

УС отчетно-статистической документации;

УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

УС документации по труду;

УС документации пенсионного фонда;

УС внешнеторговой документации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

Разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

Внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

Ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

Разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Унификация документов является одним из методов их стандартизации. Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг. В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

Министерства РФ по налогам и сборам

Основные требования, предъявляемые к унифицированным формам документов. Приложение 2 1. Формы документов должны быть стабильны во времени. 2. Унифицированные формы налоговых документов и бланки, применяемые для их изготовления, должны иметь стандартный формат ряда А: А3; А4; А5; А6. 3. Документы должны иметь однообразную структуру расположения основных реквизитов, основанную на формулярах - образцах. 4. Формы документов должны быть максимально приспособлены для машинной обработки содержащейся в них информации и удобны для восприятия их человеком. 5. Количество разнообразных форм документов должно сводиться к минимуму. 6. Расположение реквизитов в документах должно обеспечивать удобство их заполнения и последующей обработки. 7. Наименования реквизитов УФНД должны соответствовать наименованиям, принятым в ОК ТЭИ. 8. Содержащиеся в документах термины и единицы измерения должны быть унифицированы для сопоставимости взаимосвязанных экономических показателей. 9. Реквизиты должны располагаться с учетом рационального использования площади и формата бланка. 20. Форма документа должна содержать идентификационные признаки ответственного исполнителя и содействовать выполнению процедур, обеспечивающих придание юридической силы документу.

В последней трети XX столетия, с началом широкомасштабного использования новых информационных технологий, встал вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. В 1971 г. было принято специальное постановление Правительства СССР об ускорении работ по созданию унифицированных систем документации и классификаторов технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации. В нашей стране фактически впервые в отечественной и зарубежной практике была создана система документационного обеспечения управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная система делопроизводства). В общей сложности в Советском Союзе было разработано 16 унифицированных систем документации. Унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы.

Унификация – это приведение каких-либо объектов (в том числе документов) к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества этих объектов (например, форм или видов документов, их показателей и реквизитов). Унификация обязательно приводит к установлению рационального (на какое-то достаточно продолжительное время) единообразия в любой области деятельности, в том числе и в документировании. Унификация документов – это приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документации. Другими словами, суть унификации документов сводится к сокращению их неоправданного многообразия путем установление рационального состава форм документов, приведения их к единообразию через единство структуры, реквизитов, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению документов. При унификации сокращение количества видов и форм документов достигается за счет изъятия из документных цепочек сложившихся в системе документации лишних и дублирующих документов.

Управленческие документы, используемые в самых разных сферах и органах управления, должны оформляться единообразно. Это позволяет включать документы в единую для страны систему делопроизводства, способствует их оперативной обработке и исполнению, сокращает затраты времени на работу с документами не только делопроизводственного персонала, но и всех работников управленческого аппарата – от руководителей до рядовых сотрудников.

Унификация документов– это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация позволяет упорядочить работу с многочисленными документами, упрощает и ускоряет обмен деловой информацией. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов. Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен). Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.

Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке, оформлению, учету и хранению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Другими словами, стандартизация документов – это установление единых норм и правил, предъявляемых к документам с целью упорядочения управления. Стандартизация является итогом унификации, ее высшей формой. Стандартизация означает возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями.

Результатом работ по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например, ГОСТ Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления) или их элементы (например, ГОСТ Бумага потребительская. Форматы), так и на унифицированные системы документации (например, ГОСТ Р Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов). Унифицированные системы документации состоят из совокупности взаимоувязанных форм документов, обеспечивающих документированное представление данных в определенных видах управленческой и хозяйственной деятельности.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД) Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизованному определению, – это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности» . Как видим, данное определение отражает сущность двух понятий: «системы документации» и «унификация документов». Если система документации формируется исходя из потребностей документирования той или иной деятельности, то унифицированная система документации является результатом проведения унификации документов этой системы: приведение документов к единой системе, форме, единообразию и сокращение исходного множества форм или видов документов, их показателей и реквизитов. Унификация обязательно приводит к установлению рационального на какое-то достаточно продолжительное время единообразия в документировании.

Унифицированная система документации способствует: 1) сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов); 2)широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т. п.); 3)упорядочению информационных потоков; 4)сокращению количества документов; 5)дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

Всё это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как достигается большая оперативность в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами. Сказанное относится не только к российской сфере работы с документами. Так, согласно проведённым в США исследованиям, стоимость индивидуально составленного и напечатанного служебного письма достигала суммы в 3 доллара 75 центов, тогда как стоимость составления письма-формы, т. е. унифицированного документа, равнялась всего лишь 25 центам.

Стандартизация является формой юридического закрепления результатов унификации. Поэтому УСД представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в неё документов. Другими словами, в состав унифицированной системы документации (УСД) входят: 1) государственные стандарты; 2) унифицированные формы документов, 3) методические указания по их применению. Ядро всей УСД составляют унифицированные формы документов.

Общероссийские унифицированные формы являются межотраслевыми. Эти формы применяются для документирования типовых управленческих процессов, присущих всем организациям, независимо от видов деятельности и организационно-правовых форм. Данные формы утверждаются на федеральном уровне. Разработчиками унифицированных форм на общероссийском уровне выступают Федеральное архивное агентство, Федеральная служба государственной статистики, Минфин России, Центральный банк Российской Федерации. Общегосударственные унифицированные формы документов обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Примером унифицированных форм документов на общегосударственном уровне могут служить унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 05 января 2004 г. 1.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбоме форм документов. В целях сокращения количества применяемых форм документов на строго правовой и функциональной основе в министерствах, ведомствах, конкретных организациях по итогам унификации разрабатываются Табели унифицированных форм документов.

ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ Табель унифицированных форм документов – это «перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов». Примерный Табель форм – это единый нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности предприятия, с характеристикой их юридического статуса, основных этапов подготовки и прохождения, представления и установленной обязательной формы. Практически, Табель является реальным способом упорядочить процесс документирования или составления документов, создать наглядную схему фиксации в документах всех видов деятельности. Табель устанавливает жесткие правила этой фиксации относительно места, времени, лиц, принимающих решение, и документальной формы. В Табель должны включаться все документы независимо от того, кем и на каком носителе они изготавливаются.

В текущей деятельности Табель форм документов выполняет функцию справочника, содержащего в упорядоченном виде формы документов, используемых организацией для документирования собственной управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа. Табель форм документов предназначен для: - оптимизации состава применяемых в организации форм документов и их закрепления в едином нормативном документе; -классификации применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и направлениям деятельности; - унификации и нормативного закрепления процедуры подготовки документов в организации; - унификации форм документов; - упорядочения документальной базы организации в целях повышения эффективности использования компьютерных информационных технологий в управленческой деятельности.

Наряду с разработкой Табеля форм документов целесообразно разрабатывать Альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в Табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации. И Альбом, и Табель форм документов утверждаются руководителем организации. На основе Альбома форм документов проектируются бланки документов. Альбом форм документов содержит унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляет результаты проведенной унификации состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

Альбом форм документов – сборник эталонных унифицированных форм документов, необходимых для документационного обеспечения управления данной конкретной организации, учреждения, предприятия Альбом форм документов в организации должен быть представлен в двух вариантах: - бумажный (эталонный образец), который хранится в Службе делопроизводства организации (в канцелярии); - электронная копия, которая должна быть на каждом автоматизированном рабочем месте.

Характерными особенностями альбомов унифицированных форм документов, включенных в унифицированные системы управленческой документации, являются: - единообразие построения форм и регламентации содержания документов, входящих в каждую систему; исключение из документов дублируемых данных, а также традиционно включаемых в них данных, но не используемых при решении конкретных задач, что позволяет добиваться однократности ввода информации в процессе решения управленческой задачи; - единство применяемой терминологии и условных обозначений, позволяющее добиваться сопоставимости показателей при переходе с одного уровня управления на другой и от одной системы к другой на основе унификации алгоритмов формирования показателей и документов; - определенная конечная совокупность реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения видов документов и конкретных форм; - установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Применение Табеля и Альбома форм документов обеспечивает: - соответствие используемых форм документов решаемым задачам; - оперативность реализации управленческих функций; - сокращение затрат рабочего времени на составление, оформление и обработку документов. УСД позиционируются органами стандартизации и разработчиками как обязательные для любых структур управления и организаций, применяющих различные технологии документационного обеспечения управления (ДОУ). Наиболее обширным по составу задач и документов является комплекс нормативных документов (стандартов) и разработанных на их основе унифицированных систем управленческой документации, включающий несколько сотен форм документов. Наиболее полный свод унифицированных систем управленческой документации и соответствующих форм документов представлен в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК (ОКУД), где каждый вид документа получил свое кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает соответствие утвержденному для обязательного применения образцу- эталону. В настоящее время в Российской Федерации существуют следующие унифицированные системы управленческой документации.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: - документация по созданию организации, предприятия; - документация по реорганизации организации, предприятия; - документация по ликвидации организации, предприятия; - документация по приватизации государственных и муниципальных организаций, предприятий; - документация по распорядительной деятельности организации предприятия - документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия; - документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия; - документация по приему на работу; - документация по увольнению с работы; - документация по оформлению отпусков; - документация по оформлению поощрений; - документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД)имеет особое значение для делопроизводства. Сбольшинством документов этой системы работают практически все делопроизводственные службы независимо от направления деятельности организации и ее организационно-правовой формы. УСОРД включает государственный стандарт, альбом унифицированных форм документов и инструкции по их заполнению и применению Государственный стандарт на организационно-распорядительную документацию имел несколько редакций, первая из которых введена в действие в 1972 г. Постановлением Госстандарта России от утвержден ГОСТ Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 01 июля 2003 г. В этом стандарте установлены основные правила оформления документов, требования к содержанию информации бланка, порядок оформления адресования, согласования, подписания, утверждения ОРД.

УНИИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ПЕРВИЧНОЙ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Униицированная система первичной учетной документации: - документация по учету труда и его оплаты; - документация по учету основных средств и нематериальных активов; - документация по учету кассовых операций; - документация по учету материалов ментация по учету результатов инвентаризации; - документация по учету малоценных и быстроизнашивающихся предметов; - документация по учету работ в капитальном строительстве и ремонтно- строительных работ; - документация по учету сельскохозяйственной продукции и сырья; - документация по учету движения зерна; - документация по учету движения другой продукции растениеводства; - документация по учету движения животных; - документация по учету движения продукции животноводства; - документация по учету реализации продукции; - документация по учету продукции,товарно-материальных ценностей в местах хранения; - документация по учету работы строительных машин и механизмов; - документация по учету работ в автомобильном транспорте.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БАНКОВСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Унифицированная система банковской документации: - платежная документация по безналичным расчетам; - документация по эмиссионно-кассовым и бюджетным операциям; - документация по квитовке авизо; - документация по организации валютного регулирования и валютного контроля; - документация по контролю расчетов с применением авизо между учреждениями Банка России; - документация по кредитным операциям банков; - документация по денежному обращению; - документация банковской отчетности; - документация депозитарного учета.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА БЮДЖЕТНОЙ ФИНАНСОВОЙ, УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации: - финансовая документация; - документация по бюджетной отчетности; - документация по бюджетному учету; - документация по отчетности об исполнении федерального бюджета, представляемая в Правительство Российской Федерации; - документация по финансовой отчетности об исполнении федерального бюджета для представления в Счетную палату Российской Федерации.

Унифицированная система отчетно-статистической документации: - документация по институциональным преобразованиям в экономике, развитию негосударственного сектора; - документация по макроэкономическим показателям и экономическим балансам; - документация по доходам и уровню жизни населения; - документация по науке и инновациям; - документация по демографическим показателям и правонарушениям; - документация по экономической активности населения, оплате и условиям труда работников; - документация по оптовой торговле; - документация по финансам (государственные финансы и денежное обращение, финансы организации); - документация по природным ресурсам и охране окружающей среды, жилищно- коммунальному хозяйству, здравоохранению, туризму и отдыху, образованию и культуре, платным услугам; - документация по статистике промышленности; - документация по сельскому хозяйству; - документация по строительству; - документация по внешнеэкономической деятельности; - документация по розничной торговле и общественному питанию; - документация по транспорту и связи; - документация по ценам и тарифам; - документация по инвестициям.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА УЧЕТНОЙ И ОТЧЕТНОЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ПРЕДПРИЯТИЙ Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий: - отчетная бухгалтерская документация; - регистры бухгалтерского учета; - первичная учетная документация; - бланки строгой отчетности.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПО ТРУДУ. Унифицированная система документации по труду: - документация по состоянию рынка труда; - документация по трудовым отношениям; - документация по повышению квалификации работников органов по труду; - документация по охране труда; - документация по минимальным потребительским бюджетам; - документация по обращениям в органы по труду.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РФ. Унифицированная система документации Пенсионного фонда РФ: - документация по учету и распределению средств; - документация по планово-экономической деятельности; - документация по контрольно-проверочной деятельности.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ВНЕШНЕТОРГОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. Унифицированная система внешнеторговой документации: - оперативно-коммерческая документация; - товаросопроводительная документация; - расчетная внешнеторговая документация; - страховая внешнеторговая документация; - документация, оформляемая при ввозе (вывозе) ; - транспортная внешнеторговая документация; - экспедиторская внешнеторговая документация.

ВЫВОД: Все унифицированные системы включают стандарты, комплекты конкретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов. Однотипность значительного числа решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость значительного объема обязательной информации позволили в практических целях выделить ряд других единых систем документации и базовых требований к их применению. Каждая из вышеназванных систем включает нормативные документы, определяющие порядок изготовления и оформления соответствующих документов, организации их учета, особенности хранения. Работа по унификации и стандартизации документов ведётся и за рубежом (в Бельгии, Великобритании, Норвегии, Швеции, ФРГ, Китайской Народной Республике и других странах). В этой работе участвуют международные организации, в том числе ИСО, ЕЭК и другие. Унифицированные системы документации непосредственно связаны с классификаторами технико-экономической и социальной информации.

ТЕМА: УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ 1. Унификация и стандартизация документов: цель, нормативная база, принципы 2. Методы унификации

Решение задачи создания в России единого информационного пространства и включения его в мировое информационное пространство возможно только при условии гармонизации российских и зарубежных информационных систем и обеспечении информационной совместимости всех взаимодействующих информационных систем.

Под информационной совместимостью понимается взаимное соответствие различных частей на стыках, позволяющее объединять их друг с другом, что обеспечивает функционирование системы как единого целого.

Достижение информационной совместимости обеспечивается унификацией и стандартизацией: средств информационной техники, носителей информации, языка формализованного описания данных, структуры информационных систем, технологических процессов в них.

Унификация в широком смысле слова представляет собой «приведение элементов заданного множества к единообразию по установленным признакам или сокращение числа элементов заданного множества» .

Под унификацией документов понимается: выбор рациональных структур построения систем документации, приведение к единообразию на основе: установления рационального количества их форм; типизации построения.

Основная цель унификации документов заключается в создании стабильных комплексов документов, содержащих необходимую и достаточную информацию для эффективного решения задач управления как в традиционных условиях, так и в условиях использования новых информационных технологий, при минимальных затратах средств на сбор, обработку, передачу и хранение данных.

В качестве объекта унификации могут быть документы на любых видах носителей. Унификация может быть как самостоятельным направлением совершенствования документов, так и составлять одну из стадий технологического процесса стандартизации. В данном случае стандартизация является нормативным закреплением результатов унификации.

Унификация и стандартизация документов осуществляется на международном, региональном, национальном уровнях. На международном уровне ведущая роль в вопросах унификации и стандартизации документов принадлежит Международной организации по стандартизации (ИСО). ИСО приняты международные стандарты по различным аспектам рассматриваемой проблемы:

ИСО 216 -1975 Бумага писчая и некоторые виды печатной продукции. Потребительские формы рядов А и В; ИСО 353 -1975 Деловая документация и некоторые виды бланков. Способ выражения размеров; ИСО 3535 -1977 Формуляр-образец и конструкционная сетка; ИСО 6422 -1985 Типовые бланки для торговой документации;

ИСО 269 -1985 Конверты для корреспонденции. Назначение и размеры; ИСО 51271 -83 Документация и информация. Словарь терминов. Часть 1. Основные понятия; ИСО/Р 800 -88 Понятия и термины. Международная унификация; ИСО 8439 -90 Разработка бланков. Основные положения; ИСО 11180 -1993 Адресация почтовая

На региональном уровне в рамках СНГ унификацией и стандартизацией документов занимается Межгосударственный совет по стандартизации, метрологии и сертификации. На национальном уровне унификация документов осуществляется самими учреждениями и организациями на основе организационно-методических и нормативно-технических документов Ростехрегулирования.

Нормативной базой для проведения, унификации документов являются: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» ; межгосударственные и национальные стандарты РФ на унифицированные системы документации (УСД): ГОСТ 6. 10. 3 -83 УСД. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате; ГОСТ 6. 10. 4 -84 УСД. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники;

ГОСТ 6. 10. 5 -87 УСД. Требования к построению формуляра-образца. М. : Изд-во стандартов, 1987; ГОСТ Р 6. 30 -2003 УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ Р ИСО 15489 -1– 2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования. руководящие документы Ростехрегулирования; общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Большое значение для проведения унификации документов имеют также ГОСТы, входящие в серию 1 «Стандартизация в РФ»: ГОСТ Р 1. 0 -2004 Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения; ГОСТ Р 1. 2 -2004 Стандартизация в Российской Федерации Стандарты национальные Российской Федерации. Правила разработки, утверждения, обновления и отмены и др.

Проведение унификации опирается на реализацию следующих принципов: унификация от общего к частному, заключающаяся в построении формуляра-образца документов, а на его основе разработке конкретных форм документов; единообразие построения форм документов и правил построения и оформления, обеспечиваемое путем: максимальной типизации и трафаретизации текстов, выработки единых требований к документации различных уровней управления, унификации расположения данных по полю документа;

комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, исполнения, обработки и хранения; информативность, т. е. включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач или их комплексов с заданной точностью, а также для придания документам юридической силы; группировка реквизитов в документах в соответствии с последовательностью их заполнения;

обоснованное определение минимально допустимых площадей для размещения реквизитов; стабильность требований к документам, исходя из использования форм документов в течение достаточно длительного периода времени; экономичность за счет обоснованного включения документов в систему документации и широкого применения бланков; сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

Унификация управленческих документов рассматривается как организационная деятельность, направленная на повышение эффективности функционирования документов в сфере управления.

Унификация управленческих документов позволяет решить следующие задачи: упорядочить состав документов организации, фиксирующих осуществление однотипных функций и задач; унифицировать формы и тексты управленческих документов с ориентацией их на автоматизированную подготовку на базе российских государственных стандартов;

сократить затраты на создание документов за счет использования структурированной информации; использовать унифицированные шаблоны текстов документов для компьютерных автоматизированных систем делопроизводства; ускорить процессы принятия управленческих решений.

2. Методы унификации При проведении унификации документов применяют методы содержательной и и формальной унификации. Содержательная унификация связана с анализом содержания конкретных форм документов и их систем. Она осуществляется на основе классификации документов по различным признакам.

Методы содержательной унификации: : установление состава форм (установление ограничительных номенклатур действующих форм), создание типовых форм, построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием формуляра-образца, унификация и стандартизация информационных элементов и используемых показателей.

В масштабе РФ ограничительной номенклатурой является Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), представляющий собой систематизированный перечень унифицированных форм управленческих документов, разрешенных к применению во всех учреждениях и организациях России.

В масштабе отрасли или конкретного предприятия или учреждения такими ограничительными номенклатурами являются отраслевые (ведомственные) классификаторы управленческих документов, аналогичные классификаторы документов предприятий или табели документов.

Табели документов представляют собой классификационные схемы разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации задач и функций, стоящих перед организациями-разработчиками Табелей, с указанием статуса, пользователей, технологии подготовки и прохождения. Такие Табели разрабатываются чаще всего на основе разделения всей совокупности применяемых документов по их функциональной принадлежности.

Унификация текстов управленческих документов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание регулярно повторяющихся управленческих ситуаций или действий. Унифицированы могут быть отдельные фразы, части текста, текст документа в целом. В результате появляется возможность большей оперативности подготовки документов.

В процессе унификации текстов проводится: унификация структуры текста, наиболее полно отвечающей назначению документа, унификация языковых средств выражения содержания документа, разработка унифицированных текстов в виде типового связного текста, трафарета, анкеты или таблицы.

Текст унифицированных документов оформляют в виде: связного текста; трафарета; анкеты; таблицы; соединения форм (композиции в виде связного текста, анкет, таблиц).

Связный текст – это текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что исключает возможность выделения в нем постоянной и переменной информации. Связный текст унифицированного документа с различными видами связи (согласование, управление, примыкание) содержит грамматически согласованную информацию об управленческих действиях.

Связный текст применяется при составлении всех видов писем, правил, положений, уставов, распорядительных документов. Связные тексты унифицированных документов могут состоять из разделов, имеющих в необходимых случаях заголовки и нумерацию. Связный текст может быть составлен на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, зависящей от конкретной ситуации.

В основном в унифицированных текстах, представленных связным текстом, используется форма изложения от 3 -го лица ед. числа (Министерство не возражает). В распорядительных документах, принимаемых коллегиальными органами управления, используется форма изложения от 3 -го лица ед. числа («Собрание акционеров постановляет»), что является отражением принципа коллегиальности.

В распорядительных документах, в которых отражается принцип единоначалия, используется форма изложения от 1 -го лица ед. числа («приказываю», «обязываю», «предлагаю») или от 1 -го лица мн. числа («просим», «направляем»). В документах типа объяснительной записки форма изложения от 1 -го лица ед. числа также является нормой делового стиля документов («считаю необходимым», «прошу направить»). В связных текстах слова должны подбираться с учетом их смысловой сочетаемости («контроль возложить на», «объявляется выговор»).

Трафарет – форма представления унифицированного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.

В связных текстах унифицированных документов, составленных на основе трафарета, следует учитывать то, что заполняемая часть должна быть согласована с заданной постоянной информацией («В соответствии с приказом генерального директора»). Устойчивые обороты представляют собой предложение, воспроизводимое как самостоятельная синтаксическая единица («Контроль за исполнением приказа генерального директора завода возложить на начальника отдела кадров Кузнецова Н. И. «).

В связных текстах сложных документов (положениях, уставах, инструкциях) используется параллелизм языковых выражений («Основными задачами института являются: осуществление исследований, подготовка рекомендаций, изучение научного опыта. . . «).

При построении словосочетаний в связных текстах следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в деловом языке, для которого характерно широкое употребление: отглагольных существительных («внедрение», «развитие»), глагольно-именных сочетаний («оказать поддержку»), отыменных предлогов («на основании», «в соответствии», «в целях»), сложных союзов («вследствие того, что», «в связи с тем, что»).

Для связного текста унифицированных документов характерно использование: сжатых синтаксических конструкций, двусоставных полных распространенных предложений с прямым порядком слов.

Из односоставных используются, как правило, безличные и определенно-личные распространенные предложения, которые наиболее четко передают управленческое действие («Утвердить следующее распределение обязанностей», «Контроль за исполнением указания директора возложить на заместителя директора по научной работе Иванова К. С. «).

Связные тексты, представленные в форме сложных предложений, употребляются в: констатирующей части распорядительных документов, в вводной части писем, докладных, объяснительных записок, актов, протоколов, инструкций и других сложных по своей структуре документах.

Анкета – форма представления унифицированного текста; в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам. Форма анкеты применяется для изложения словесной или цифровой информации при описании одного объекта по определенному набору признаков.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, а переменной – их конкретные характеристики. Перечень обобщенных признаков (постоянная информация) и пустые строки для заполнения их переменной информацией располагаются вертикально.

Наименование обобщенных признаков (постоянная информация) и их характеристики (переменная информация) должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с опорным существительным в именительном падеже («пол», «прием на работу»). Показатели переменной информации могут быть выражены цифровой информацией («Дата приема на работу – 28. 10. 2006»). Анкетные тексты применяются в организационно-распорядительной, финансовой, учетной документации.

Таблица – форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков. В таблице постоянная информация представлена в виде общих наименований показателей, которые внесены в соответствующие графы. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный уровень (графы) и горизонтальный (строки).

Постоянная информация представлена в виде обобщенных показателей и вносится в графы. Переменная информация представлена в словесной или цифровой форме и вносится в строки.

Графы таблицы должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице, на последующих страницах указываются номера граф. При большом количестве граф в таблице допустимо повторение их заголовков. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже ед. числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения.

Табличный способ организации текста используется в тех случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным управленческим ситуациям. В распорядительных документах, описывающих управленческие ситуации на группу лиц, применяются табличные формы текста. Допускается построение части текста унифицированных документов в форме таблицы (в приказах – в распорядительной части, в отдельных видах докладных записок, актах – в заключительной части).

Соединение форм представления унифицированных текстов – интегрированная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или с таблицей.

Методы формальной унификации документов: унификация структуры документов; создание общих синтаксических правил построения документов; унификация методов контроля информации в документах; унификация типов носителей и форматов документов.

Важнейшим направлением унификации документов является их машиноориентация. Машинно-ориентированным называется документ, предназначенный для обработки информации, содержащейся в нем, средствами вычислительной техники. Разновидностью машинно-ориентированных документов являются машиночитаемые документы, предназначенные для автоматического считывания содержащейся в них информации.

Признаки машиноориентации документа: наличие в нем кодовой зоны для простановки кодов реквизитов заголовочной части документа; присутствие в структуре документа специальных граф или полей для простановки кодов показателей содержательной части документа. При этом для кодирования должны использоваться коды ОК ТЭСИ;

выделение в содержательной части документа утолщенной линией специальной зоны (зоны перфорации), предназначенной для размещения в ней данных, подлежащих обработке средствами вычислительной техники; наличие в документе специальных граф или строк для простановки контрольных сумм при использовании метода контрольного суммирования для обеспечения достоверности данных.